內(nèi)部控制視角下對(duì)高校經(jīng)濟(jì)合同管理的思考

陸 靜

（作者單位：江蘇開(kāi)放大學(xué)）

一、內(nèi)部控制理論下高校經(jīng)濟(jì)合同管理的內(nèi)容

內(nèi)部控制制度的定義由美國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)（American Institute of Certified Public Accountants，AICPA）于1936年確定，即一種為了實(shí)現(xiàn)組織特定目標(biāo)而在組織內(nèi)部實(shí)施的一系列控制措施。其目的是保護(hù)組織的資產(chǎn)安全和確保組織運(yùn)營(yíng)的效率與有效性。2012 年11 月29 日，財(cái)政部印發(fā)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，從風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和控制方法、單位層面內(nèi)部控制、業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制等方面對(duì)行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制工作提出了要求。高校作為事業(yè)單位法人組織，在教育活動(dòng)日益復(fù)雜和風(fēng)險(xiǎn)性日益增強(qiáng)的當(dāng)下，需要按照上級(jí)主管部門(mén)的要求理解內(nèi)部控制相關(guān)理論并落實(shí)內(nèi)部控制規(guī)范的要求。

將內(nèi)部控制理論作為高校經(jīng)濟(jì)合同管理的有效指導(dǎo)思想和方法，首先需要明確高校經(jīng)濟(jì)合同管理的內(nèi)容，進(jìn)而設(shè)計(jì)出一系列控制措施。按照流程梳理，高校經(jīng)濟(jì)合同管理內(nèi)容可以細(xì)分為事前、事中、事后3 個(gè)階段所涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)和各項(xiàng)事務(wù)。具體來(lái)看，其主要包括以下內(nèi)容：事前審批環(huán)節(jié)，需要進(jìn)行背景調(diào)查、資質(zhì)審核，確保合同在法律上的有效性；事中履行環(huán)節(jié)，對(duì)合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中的問(wèn)題，掌握合同維持、變更或解除情況，確保合同能夠全面履行；在事后糾紛處理環(huán)節(jié)，限制矛盾量級(jí)，在維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，通過(guò)協(xié)商或仲裁、訴訟厘清權(quán)利與義務(wù)，妥善解決矛盾糾紛；事后歸檔環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)承辦部門(mén)、歸口管理部門(mén)、綜合管理部門(mén)的協(xié)同管理，確保合同歸檔完整性，并對(duì)涉密合同管理實(shí)現(xiàn)閉環(huán)[1]。

二、高校經(jīng)濟(jì)合同管理存在的問(wèn)題

（一）管理主體不明確

高校的經(jīng)濟(jì)合同項(xiàng)目數(shù)量巨大、種類(lèi)繁雜，缺乏實(shí)現(xiàn)集中管理的機(jī)制和模式，部分高校沒(méi)有形成科學(xué)合理的經(jīng)濟(jì)合同管理組織架構(gòu)。在高校經(jīng)濟(jì)合同管理實(shí)踐中，由于沒(méi)有按照管理層級(jí)劃分承辦部門(mén)、歸口管理部門(mén)、綜合管理部門(mén)等機(jī)構(gòu)，高校無(wú)法對(duì)經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容進(jìn)行全面掌握，因而經(jīng)常出現(xiàn)因管理主體不明確、權(quán)責(zé)不清晰導(dǎo)致的多頭管理、難以協(xié)同合作、效率低下等問(wèn)題[2]。同時(shí)，部分高校對(duì)于同一類(lèi)型的合同存在歸口管理部門(mén)分工不明確的問(wèn)題，造成管理權(quán)限重疊、管理不規(guī)范。

（二）流程設(shè)計(jì)不合理

部分高校沒(méi)有對(duì)經(jīng)濟(jì)合同事務(wù)進(jìn)行全流程系統(tǒng)化梳理，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)合同管理出現(xiàn)流程設(shè)計(jì)不合理的問(wèn)題。在高校經(jīng)濟(jì)合同管理中，流程設(shè)計(jì)不合理主要表現(xiàn)為談判環(huán)節(jié)、起草環(huán)節(jié)、審批環(huán)節(jié)、簽訂環(huán)節(jié)、履行環(huán)節(jié)、歸檔環(huán)節(jié)缺乏管理和監(jiān)督主體，所有流程都被置于高風(fēng)險(xiǎn)中。例如，部分高校的經(jīng)濟(jì)合同管理審批環(huán)節(jié)缺位，未能形成完備的審批授權(quán)模式，經(jīng)濟(jì)合同的發(fā)起、審批、履行等環(huán)節(jié)都無(wú)法做到科學(xué)有效監(jiān)控，高校管理者無(wú)法對(duì)經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行宏觀掌握。此外，部分高校經(jīng)濟(jì)合同簽訂、履行、歸檔的各環(huán)節(jié)缺乏協(xié)同管理，各部門(mén)溝通不暢，這不但導(dǎo)致工作效率低下，還使高校面臨法律風(fēng)險(xiǎn)。

（三）風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)淡薄

在高校經(jīng)濟(jì)合同管理中，風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)淡薄是一個(gè)普遍存在的問(wèn)題。一方面，高校缺乏風(fēng)險(xiǎn)防范的意識(shí)，往往將合同簽訂和履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)視為低概率事件或者不重要的問(wèn)題。這導(dǎo)致高校在合同管理中缺乏全面性和長(zhǎng)遠(yuǎn)性的考慮，不能及時(shí)預(yù)見(jiàn)和防范可能存在的風(fēng)險(xiǎn)[3]。另一方面，高校在合同管理中缺乏完善的風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制。例如，缺乏專(zhuān)業(yè)的法務(wù)或合規(guī)部門(mén)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和預(yù)警，缺乏專(zhuān)業(yè)的合同起草和審核人員，以及缺乏完善的合同履行監(jiān)督機(jī)制等。這些都導(dǎo)致高校經(jīng)濟(jì)合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)得不到有效管控，潛在風(fēng)險(xiǎn)難以被識(shí)別和防范，給高校帶來(lái)不良的影響。

（四）協(xié)同監(jiān)督工作缺位

當(dāng)前，部分高校在經(jīng)濟(jì)合同管理過(guò)程中缺乏有效的協(xié)同監(jiān)督機(jī)制，對(duì)合同管理的監(jiān)督和審計(jì)工作缺乏重視，導(dǎo)致合同履行情況難以得到有效的監(jiān)控和評(píng)估，滋生了合同風(fēng)險(xiǎn)。高校經(jīng)濟(jì)合同管理具有一定的動(dòng)態(tài)屬性，每個(gè)合同管理環(huán)節(jié)都需要跟蹤監(jiān)督和管理，尤其是重大、重點(diǎn)經(jīng)濟(jì)合同的實(shí)際履行情況。高校經(jīng)濟(jì)合同的動(dòng)態(tài)監(jiān)控需要財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)、紀(jì)檢部門(mén)等部門(mén)協(xié)同監(jiān)督，然而實(shí)踐中部分高校只有合同經(jīng)辦人會(huì)注重合同的履行效果，當(dāng)合同履行出現(xiàn)問(wèn)題和糾紛時(shí)，監(jiān)督工作并沒(méi)有及時(shí)跟進(jìn)。

三、高校經(jīng)濟(jì)合同管理存在問(wèn)題的原因

（一）合同管理制度體系不健全

合同管理制度體系是合同管理的基礎(chǔ)，它包括合同管理法規(guī)、管理制度、管理流程、管理規(guī)范等多個(gè)方面?，F(xiàn)實(shí)中，許多高校的合同管理制度建設(shè)不完善，只是依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)等簡(jiǎn)單制定了一些管理規(guī)定或流程，缺乏系統(tǒng)性、連續(xù)性和完整性[4]。一些高校的合同管理制度甚至存在各自為政的情況，各個(gè)部門(mén)之間缺乏協(xié)調(diào)，工作流程不規(guī)范，從而導(dǎo)致合同管理效率低下。缺乏完整的合同管理制度體系，會(huì)導(dǎo)致合同管理各環(huán)節(jié)無(wú)法協(xié)調(diào)配合、工作流程不規(guī)范，從而影響合同管理的質(zhì)量和效率。例如，合同簽訂環(huán)節(jié)，由于合同管理制度缺失，一些工作人員在合同簽訂過(guò)程中未對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致審查，導(dǎo)致簽訂合同存在漏洞。合同履行環(huán)節(jié)，由于制度不完善，一些高校部門(mén)在履行合同過(guò)程中存在推諉扯皮、違反合同約定等情況。而在合同歸檔環(huán)節(jié)，則存在合同歸檔管理不規(guī)范的問(wèn)題，造成合同資料不全面、不準(zhǔn)確，難以滿(mǎn)足后續(xù)工作的需要。

（二）監(jiān)督機(jī)制不完善

除了缺乏專(zhuān)業(yè)的監(jiān)督機(jī)構(gòu)和監(jiān)督人員，高校合同管理的監(jiān)督體系也存在不足。一方面，高校缺乏科學(xué)合理的監(jiān)督制度和標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督機(jī)制不夠完善，難以對(duì)合同管理過(guò)程中的各環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)的監(jiān)督評(píng)估。另一方面，高校合同管理的監(jiān)督責(zé)任主體不明確，導(dǎo)致監(jiān)督責(zé)任無(wú)法有效落實(shí)，難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理合同管理過(guò)程中的問(wèn)題。此外，高校合同管理監(jiān)督中的審計(jì)和監(jiān)督手段，缺乏相應(yīng)的技術(shù)支撐和工具，也制約了高校合同管理的監(jiān)督能力和效果。

（三）信息化建設(shè)落后

高校經(jīng)濟(jì)合同管理信息化建設(shè)落后的原因是多方面的。首先，高校對(duì)信息化建設(shè)的投入不足，信息化建設(shè)缺乏足夠的資金和技術(shù)支持。其次，合同管理的信息化技術(shù)水平相對(duì)滯后，缺乏先進(jìn)的合同管理系統(tǒng)和相關(guān)軟件。此外，由于合同管理涉及不同的部門(mén)和人員，各部門(mén)之間的信息流轉(zhuǎn)和溝通存在問(wèn)題，難以形成統(tǒng)一的信息化管理平臺(tái)[5]。

（四）專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍缺失

高校經(jīng)濟(jì)合同管理方面的專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍缺失是一個(gè)普遍存在的問(wèn)題。高校作為一個(gè)專(zhuān)業(yè)化程度較高的組織，其經(jīng)濟(jì)合同管理需要具備較高的專(zhuān)業(yè)化水平。但是，當(dāng)前不少高校經(jīng)濟(jì)合同管理中缺乏專(zhuān)業(yè)化的管理人才，導(dǎo)致合同管理工作難以得到專(zhuān)業(yè)化的支持和指導(dǎo)。此外，由于合同管理工作涉及法律、財(cái)務(wù)、采購(gòu)等多個(gè)領(lǐng)域，參與此項(xiàng)工作的人員需要具備跨領(lǐng)域的綜合能力。但是，很多高校的經(jīng)濟(jì)合同管理人員只具備單一領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)能力，難以勝任合同管理工作。同時(shí)，由于高校的經(jīng)濟(jì)合同涉及多個(gè)學(xué)科領(lǐng)域，缺乏相應(yīng)學(xué)科領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)人才也會(huì)影響到合同管理的效果。

四、加強(qiáng)高校經(jīng)濟(jì)合同管理的對(duì)策與建議

（一）加強(qiáng)合同管理制度體系建設(shè)

高校需要建立健全合同管理制度體系，確保合同管理各個(gè)環(huán)節(jié)有序、高效、規(guī)范地運(yùn)作。高校應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、結(jié)合實(shí)際情況制定經(jīng)濟(jì)合同管理辦法，運(yùn)用系統(tǒng)化思維梳理經(jīng)濟(jì)合同管理的各個(gè)流程，將其納入經(jīng)濟(jì)合同管理制度體系。針對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的立項(xiàng)、審核、報(bào)批、結(jié)算、備案、履約檢查、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，要用制度的方式明確各管理主體的責(zé)任；針對(duì)招標(biāo)采購(gòu)等過(guò)程性工作，要制定或完善相應(yīng)的管理辦法，加強(qiáng)招標(biāo)工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，規(guī)范招標(biāo)采購(gòu)行為，完善監(jiān)督機(jī)制，提高資金使用效益；針對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，要制定或完善經(jīng)濟(jì)合同授權(quán)審批等相關(guān)管理辦法，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任；針對(duì)表見(jiàn)代理風(fēng)險(xiǎn)，要制定合同專(zhuān)用章制度，學(xué)校對(duì)外簽訂經(jīng)濟(jì)合同加蓋的印章統(tǒng)一為合同專(zhuān)用章[6]。除了制定經(jīng)濟(jì)合同管理各環(huán)節(jié)的管理細(xì)則，高校還需要在內(nèi)部實(shí)行不相容崗位分離制度，使各職能部門(mén)之間相互牽制。高校還應(yīng)建立合同管理辦法配套制度，確保各項(xiàng)制度能夠嚴(yán)格落實(shí)和執(zhí)行，各崗位責(zé)任都能實(shí)現(xiàn)，提高制度的執(zhí)行力。

（二）建立合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制

建立合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制可以推動(dòng)高校合同管理工作質(zhì)量提升。一方面，合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制可以增強(qiáng)高校各相關(guān)部門(mén)的積極性和主動(dòng)性，讓其更加注重合同管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，形成合同管理工作的良好氛圍；另一方面，合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制可以幫助高校進(jìn)行全面、系統(tǒng)的評(píng)估和反饋，發(fā)現(xiàn)合同管理工作中存在的問(wèn)題，從而提出相應(yīng)的改進(jìn)措施和加強(qiáng)管理的方案。具體來(lái)說(shuō)，建立合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，首先應(yīng)該制定合理的考核標(biāo)準(zhǔn)和考核辦法，明確考核的對(duì)象、范圍、內(nèi)容和權(quán)重等要素，以確?？己说目茖W(xué)性和公正性[7]。其次，應(yīng)該建立健全考核評(píng)價(jià)體系，包括對(duì)合同管理工作各環(huán)節(jié)進(jìn)行綜合評(píng)估和分項(xiàng)評(píng)價(jià)等，以達(dá)到全面、客觀、公正的考核效果。此外，合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制應(yīng)該將考核結(jié)果作為重要的參考因素，對(duì)于評(píng)價(jià)結(jié)果不理想的部門(mén)或個(gè)人，應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)、整改和督促，確保高校合同管理工作順利開(kāi)展。

（三）推進(jìn)合同信息化管理

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的趨勢(shì)已經(jīng)深入各個(gè)領(lǐng)域。在高校經(jīng)濟(jì)合同管理方面，推進(jìn)合同信息化管理已成為提高管理效率和質(zhì)量的關(guān)鍵所在。具體來(lái)說(shuō)，推進(jìn)合同信息化管理需要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。首先，建立合同信息化管理系統(tǒng)。合同管理系統(tǒng)應(yīng)該具備合同簽訂、履行、審批和歸檔等功能，能夠自動(dòng)化和智能化地完成合同管理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。系統(tǒng)應(yīng)該具備高度安全性和保密性，確保合同信息不會(huì)泄露和丟失。其次，推廣電子合同。電子合同是指在數(shù)字化環(huán)境下生成的電子文檔，與傳統(tǒng)紙質(zhì)合同具有同等法律效力。高校應(yīng)該推廣電子合同的使用，減少紙質(zhì)合同的使用，提高合同簽訂和管理的效率。

在引入信息化管理系統(tǒng)之后，學(xué)校需根據(jù)經(jīng)濟(jì)合同的類(lèi)型和特點(diǎn)，利用信息化優(yōu)勢(shì)重點(diǎn)關(guān)注和防控合同簽訂、付款、履約驗(yàn)收及歸檔等方面的風(fēng)險(xiǎn)。一方面，可以根據(jù)學(xué)?！逗贤芾磙k法》等明確崗位權(quán)限，將審批流程確定為一個(gè)固定的模式。例如，可結(jié)合學(xué)校組織架構(gòu)及人員管理權(quán)限在平臺(tái)中設(shè)計(jì)各個(gè)歸口管理崗位的審批員權(quán)限，搭建合同簽訂、付款、履約驗(yàn)收及歸檔等各主要管控環(huán)節(jié)審批流程，通過(guò)在線系統(tǒng)操作，使崗位權(quán)限審批過(guò)程能夠?qū)崿F(xiàn)完整留痕，強(qiáng)化權(quán)責(zé)一致的意識(shí)，提高工作效率。另一方面，合同信息化管理平臺(tái)能夠自動(dòng)生成按照既定編號(hào)規(guī)則設(shè)計(jì)的合同編號(hào)，有效避免各類(lèi)型合同編號(hào)疏漏及混亂的問(wèn)題，確保將學(xué)校涉及經(jīng)濟(jì)合同業(yè)務(wù)的文本納入合同管理范疇。此外，合同信息化管理建設(shè)過(guò)程中還應(yīng)當(dāng)注重與學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)、審計(jì)系統(tǒng)等其他平臺(tái)的數(shù)據(jù)共享和聯(lián)動(dòng)。一是通過(guò)數(shù)據(jù)的傳輸實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)付款工作有據(jù)可查；二是探索嵌入合同驗(yàn)收管控環(huán)節(jié)，使審計(jì)監(jiān)督部門(mén)能夠根據(jù)合同約定按時(shí)對(duì)合同履行情況進(jìn)行驗(yàn)收，強(qiáng)化合同績(jī)效管理。

（四）重視對(duì)合同管理人員的培養(yǎng)

為了提高高校經(jīng)濟(jì)合同管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和管理水平，高校應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)。合同管理人員應(yīng)該了解國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、高校管理制度、經(jīng)濟(jì)合同管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范等方面的知識(shí)，掌握合同管理流程和相關(guān)技能，具有良好的職業(yè)道德和團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神。此外，合同管理人員還應(yīng)該不斷提高自身的學(xué)術(shù)水平和管理能力，了解最新的經(jīng)濟(jì)合同管理技術(shù)和管理理念，不斷提升自身的管理能力和素質(zhì)[8]。同時(shí)，高校應(yīng)該加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理人員激勵(lì)機(jī)制建設(shè)，建立一套科學(xué)、合理的激勵(lì)機(jī)制，提高其工作積極性和責(zé)任感。高校可以通過(guò)設(shè)置崗位職責(zé)、明確考核評(píng)價(jià)制度和職業(yè)發(fā)展通道等方式激勵(lì)合同管理人員，讓他們感受到高校的關(guān)心和支持，同時(shí)也可以提高他們的歸屬感和責(zé)任感，從而使其更好地開(kāi)展經(jīng)濟(jì)合同管理工作。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著高校規(guī)模不斷擴(kuò)大和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)日益復(fù)雜，高校經(jīng)濟(jì)合同管理逐漸成為一項(xiàng)重要的工作。針對(duì)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)合同管理中存在的問(wèn)題，高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)、完善管理制度、提升信息化建設(shè)水平以及加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍培養(yǎng)等方面的工作使經(jīng)濟(jì)合同管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化，從而更好地服務(wù)于自身的發(fā)展。