事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的研究

紀(jì)志鋼

摘要：信息技術(shù)的發(fā)展推動了社會各領(lǐng)域的發(fā)展與變革，在這樣的時代背景下，要提高檔案管理的質(zhì)量和水平，必須有效的應(yīng)用信息技術(shù)，建設(shè)信息化的管理模式，從而提高事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量，這是時代發(fā)展的必然趨勢。本文將探究事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化管理

引言：當(dāng)前，社會各領(lǐng)域的發(fā)展都離不開信息技術(shù)，信息技術(shù)已經(jīng)成為生產(chǎn)中的重要推動力。通過信息技術(shù)手段，能更好的管理檔案，為單位的運行和發(fā)展服務(wù)。在事業(yè)單位中，檔案管理是一項重要的管理工作。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在許多不足，建設(shè)信息化的管理模式是非常必要的。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化的重要性

在事業(yè)單位中，檔案能夠為單位的建設(shè)與發(fā)展提供信息支持，幫助事業(yè)單位解決問題，制定決策，因此，需要做好檔案管理工作。建立信息化的管理平臺，能夠?qū)n案信息以數(shù)據(jù)的形式保存起來，使檔案管理的準(zhǔn)確性得到提高，降低檔案管理中的人為影響，減少管理中出現(xiàn)的差錯。另外，采用信息化的管理方式，能夠減少傳統(tǒng)管理方式在人力方面的投入，節(jié)省時間和精力，減輕管理人員的壓力，降低管理的成本。因此，信息化檔案管理的建設(shè)對于事業(yè)單位來說是非常必要的。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

傳統(tǒng)的管理方式存在許多弊端，第一，檔案信息占用空間大，給單位的空間利用造成了一定的負(fù)擔(dān)；第二，檔案的分類和查詢非常不便，給管理工作造成了一定的麻煩；第三；難以有效的保證檔案的完整性，可能受到意外的破壞。信息化的檔案管理模式能夠有效的解決這些問題，自產(chǎn)生就受到了行業(yè)的認(rèn)可和青睞，但是在信息化建設(shè)的過程中，也存在一些問題，如信息化設(shè)備不先進(jìn)、信息技術(shù)落后、管理人員素質(zhì)不高、管理制度不完善等問題。這些問題給事業(yè)單位的服務(wù)工作造成了一定的阻礙。

三、檔案信息化建設(shè)的方法

（一）改進(jìn)軟、硬件設(shè)施條件

為了解決傳統(tǒng)的檔案管理方式的不足，應(yīng)采用信息化的管理方式。采用這種方式，能有效的減少檔案所占用的空間，減少管理工作的時間消耗。要想實現(xiàn)這一目的，必須要對檔案管理的相關(guān)設(shè)備進(jìn)行升級。計算機(jī)設(shè)備是信息化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，能夠為檔案信息提供存儲的空間，提供分類、查找和篩選功能，因此，事業(yè)單位應(yīng)加大計算機(jī)設(shè)備以及相關(guān)技術(shù)的投入，采購配套的設(shè)備，對檔案進(jìn)行有效的管理，提高管理人員的計算機(jī)和軟件應(yīng)用的相關(guān)技術(shù)能力，為管理人員提供培訓(xùn)，確保設(shè)備的有效使用和運行[1]。信息技術(shù)的有效利用對檔案管理工作有重要的促進(jìn)作用，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的長期存儲與保護(hù)。計算機(jī)管理技術(shù)在信息存儲與管理中發(fā)揮著重要的作用，能夠為事業(yè)單位的檔案信息提供巨大的存儲空間，解決存儲的問題。同時，也能實現(xiàn)對信息的加密處理，提高信息的保密性和安全性。計算機(jī)技術(shù)的備份功能可以有效的避免數(shù)據(jù)丟失造成的損失。另外，通過計算機(jī)能夠迅速有效的查詢檔案信息，提供管理工作的效率。這些功能都需要優(yōu)質(zhì)的軟硬件設(shè)備的支持才能實現(xiàn)，因此，事業(yè)單位必須引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，更好的實現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)。

（二）規(guī)范檔案管理與監(jiān)督制度

當(dāng)前，我國的事業(yè)單位對于檔案管理的重視程度還不夠高，管理工作存在一定的不規(guī)范性，甚至沒有成文的管理制度。尤其是在信息化管理方面，存在的問題更多。因此，事業(yè)單位在信息化檔案建設(shè)中，一定要制定規(guī)范的管理制度，對檔案信息化的管理過程進(jìn)行約束，做到有法可依。同時，要根據(jù)國家的相關(guān)法律，在法律的基礎(chǔ)上，結(jié)合單位的具體情況和管理需求，進(jìn)一步完善信息化檔案的管理制度。使檔案信息化管理工作更加規(guī)范。另外，檔案信息化建設(shè)工作中，還要對工作過程進(jìn)行有效的監(jiān)督，制定嚴(yán)格的監(jiān)督制度，提高檔案信息的安全性，并對管理人員的工作行為進(jìn)行約束，提高管理的水平。單位可以指定監(jiān)督人員，對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督。

（三）應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)

信息技術(shù)是信息化檔案建設(shè)的核心。應(yīng)用信息技能有效的錄入、整合、檢索檔案信息。建立數(shù)據(jù)檔案庫，對檔案信息進(jìn)行集中的、信息化的管理。利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，對檔案進(jìn)行分析，挖掘有價值的信息，為單位的發(fā)展提供一定的信息參考，讓檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。在管理的過程中，通過信息平臺，分享管理經(jīng)驗，并尋求解決問題的方法，對檔案進(jìn)行更好的管理。同時，注意檔案歸類的合理性。在傳統(tǒng)的管理模式中，基本采用人工分類的方式，在信息化管理平臺中，可以利用計算機(jī)軟件等相關(guān)技術(shù)，對錄入的檔案信息進(jìn)行自動分類。在以后的管理工作中，可以通過關(guān)鍵詞來檢索檔案信息。

信息技術(shù)為檔案管理提供了便利的條件，同時也帶來了安全風(fēng)險。在信息技術(shù)下，檔案的存儲和管理的問題確實得到了有效的解決，但是，數(shù)據(jù)的安全受到了一定的威脅。計算機(jī)設(shè)備以及程序可能遭到破壞，如病毒的入侵、黑客攻擊等，造成檔案信息的泄露、丟失、損壞等問題，給企業(yè)造成損失。云存儲以及云計算等技術(shù)在應(yīng)用的過程中，也難以為檔案數(shù)據(jù)提供有效的安全保障。檔案信息可能遭到非法訪問，信息被竊取，不利于企業(yè)的發(fā)展。因此，建設(shè)信息化的檔案管理模式必須要及時的掌握信息技術(shù)的最新動態(tài)，采用最先進(jìn)的技術(shù)，通過身份認(rèn)證、數(shù)字加密、防火墻、入侵檢測等技術(shù)手段，提高檔案信息的保密性，保證檔案信息在存儲和處理及傳輸過程的安全性和完整性。從而促進(jìn)事業(yè)單位更好的服務(wù)。

（五）提高管理人員的素質(zhì)

在事業(yè)單位檔案管理工作中，管理人員的素質(zhì)對管理工作有重要的影響，工作能力和素質(zhì)，決定了管理的效率和水平。事業(yè)單位要結(jié)合本單位檔案管理工作的實際情況，對工作人員進(jìn)行專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，將管理知識與工作實踐相結(jié)合，提高檔案管理者的管理素養(yǎng)和能力，從而提高信息化檔案管理的質(zhì)量。同時，應(yīng)鼓勵管理人員自覺、主動的學(xué)習(xí)相關(guān)的管理理論和技術(shù)，并對信息技術(shù)有一定的掌握和應(yīng)用能力，將信息技術(shù)與檔案管理方法有效的結(jié)合在一起，促進(jìn)信息化檔案管理工作的正常進(jìn)行。把握行業(yè)發(fā)展的動態(tài)，適應(yīng)時代的需求，用科學(xué)的檔案管理知識武裝自己，并有效的運用到管理工作中，推動檔案管理信息化的進(jìn)程[2]。另外，事業(yè)單位應(yīng)采取定崗定位的形式，落實管理責(zé)任，提高檔案信息化管理的效果。

結(jié)語：綜上所述，信息化管理在事業(yè)單位的檔案管理中有重要的作用，在發(fā)展的過程中，事業(yè)單位必須要改進(jìn)檔案管理的方式，采用信息化的管理手段，提高檔案的管理效率和水平，充分發(fā)揮檔案的作用和價值，為單位的有效工作提供必要的信息參考。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮躍萍.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].黑龍江科學(xué)，2016，13：138-139.

[2]趙春輝.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑[J].科技展望，2017，15：267.endprint