企業(yè)行政管理工作的信息化建設(shè)

袁子茗　邱加加

在企業(yè)的正常運(yùn)作中，行政管理工作非常關(guān)鍵，是保證企業(yè)整體管理有序開(kāi)展的基礎(chǔ)，對(duì)于企業(yè)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展具有重要的促進(jìn)作用。企業(yè)行政管理工作主要具有計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制的功能。在新時(shí)代背景下，對(duì)企業(yè)行政管理工作有了新的要求。為了更好地發(fā)揮行政管理工作的作用，提升行政管理工作的質(zhì)量和效率，就必須加強(qiáng)企業(yè)行政管理工作中的信息化構(gòu)建?；诖?，本文詳細(xì)闡述了信息化建設(shè)對(duì)于企業(yè)行政管理工作的作用和價(jià)值，同時(shí)根據(jù)當(dāng)前我國(guó)企業(yè)行政管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)的實(shí)際情況，指出當(dāng)前存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的建議，希望對(duì)我國(guó)企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)提供參考。

行政管理工作信息化建設(shè)可以有效促進(jìn)企業(yè)整體管理水平的提升，同時(shí)有助于促進(jìn)企業(yè)行政管理工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，從而提高企業(yè)行政管理的效率和效益。在這種情況下，企業(yè)如何有效加強(qiáng)信息化建設(shè)，提升自身行政管理水平，成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者不得不思考的問(wèn)題。

一、企業(yè)行政管理信息化建設(shè)的作用

（一）有利于促進(jìn)企業(yè)整體管理水平的提升

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)行政管理工作的信息化建設(shè)逐漸受到了更多的關(guān)注。在這種情況下，企業(yè)整體管理水平的提升也就有了更多的可能。首先，信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)管理中，在很大程度上降低了企業(yè)行政管理工作的復(fù)雜性，并通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用提升了企業(yè)行政管理工作人員對(duì)企業(yè)運(yùn)行狀況進(jìn)行分析和處理的能力。同時(shí)，通過(guò)對(duì)企業(yè)行政管理工作的信息化建設(shè)，可以大大降低行政管理工作中出現(xiàn)失誤帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，從而為企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)水平的提升打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次，信息化建設(shè)可以幫助企業(yè)在日常的行政管理工作中及時(shí)、有效地獲取相關(guān)數(shù)據(jù)信息，從而提高企業(yè)決策方案制定的準(zhǔn)確性。同時(shí)，通過(guò)信息技術(shù)手段對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集和整理，就可以在很大程度上降低因行政管理人員信息不足而導(dǎo)致的決策失誤。最后，信息化建設(shè)還能夠在一定程度上促使行政管理工作人員優(yōu)化工作模式，在提升信息化管理水平的同時(shí)，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)整體管理水平的提升。

（二）有利于提高企業(yè)的工作效率和效益

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)行政管理工作也逐漸朝著信息化方向發(fā)展。現(xiàn)代化管理模式不僅能提高企業(yè)的整體效率，還能改善管理人員與員工之間的溝通交流。在傳統(tǒng)的企業(yè)行政管理中，由于信息傳遞存在滯后性，導(dǎo)致員工之間的交流不夠及時(shí)，各部門之間缺少溝通，不僅浪費(fèi)了人力、物力、財(cái)力，還造成企業(yè)工作效率低下。在行政管理工作中加強(qiáng)信息化建設(shè)就可以有效解決這一問(wèn)題。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，將企業(yè)的每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都進(jìn)行了連接和優(yōu)化，每個(gè)員工可以及時(shí)將信息傳遞給相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)，行政管理人員可以根據(jù)相關(guān)部門提供的信息制定相應(yīng)的計(jì)劃和方案，從而使公司領(lǐng)導(dǎo)能夠更好地進(jìn)行決策。因此，在行政管理工作中利用信息化技術(shù)可以有效地提高企業(yè)的工作效率，所以，信息化建設(shè)對(duì)于促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升有著重要的價(jià)值。

（三）有利于促進(jìn)企業(yè)行政管理工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化

現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)科學(xué)的管理。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就必須借助現(xiàn)代化的管理方式提高自身的競(jìng)爭(zhēng)力。傳統(tǒng)模式下，企業(yè)行政管理工作人員需要依靠人工處理的方式對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行記錄和存檔，不僅要花費(fèi)大量的時(shí)間處理信息資料，同時(shí)也會(huì)受到時(shí)間和空間等多方面因素的限制；通過(guò)信息化建設(shè)，可以幫助企業(yè)行政管理工作運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)手段將人力資源、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等多方面內(nèi)容整合為一個(gè)完整的信息系統(tǒng)，工作人員利用這個(gè)信息系統(tǒng)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了企業(yè)行政管理工作的優(yōu)化。

二、企業(yè)行政管理工作的信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）信息數(shù)據(jù)化程度較低

企業(yè)行政管理工作的信息化建設(shè)需要對(duì)企業(yè)管理和行政管理有充分的認(rèn)識(shí)和了解，特別是企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和工作流程等方面，要按照信息化建設(shè)的具體要求實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)進(jìn)行管理。目前，有的企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理中利用信息的數(shù)據(jù)化程度不高，信息的即時(shí)傳輸不到位。一些企業(yè)在推動(dòng)行政管理工作的信息化建設(shè)的時(shí)候，信息數(shù)據(jù)化所涵蓋的行政管理工作范圍較小，并沒(méi)有通過(guò)電子信息的方式將經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的具體內(nèi)容進(jìn)行歸納和保存，只是單一地將文字資料進(jìn)行信息化處理，而行政管理工作產(chǎn)生的其他信息、數(shù)據(jù)仍然依靠人工進(jìn)行收集、整理和保存，導(dǎo)致企業(yè)行政管理工作的信息數(shù)據(jù)化程度較低，尤其是在實(shí)時(shí)傳輸上做得不夠，尚未發(fā)揮其提升行政管理工作效能的作用。

（二）不能有效滿足企業(yè)行政管理工作實(shí)際需求

企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)的目的是進(jìn)一步提升行政管理工作的效率和質(zhì)量，減少工作過(guò)程中的失誤。因此，企業(yè)行政管理信息化建設(shè)無(wú)論是在設(shè)計(jì)流程還是具體內(nèi)容都應(yīng)當(dāng)切實(shí)滿足行政管理工作的實(shí)際需求，體現(xiàn)企業(yè)行政管理工作開(kāi)展信息化建設(shè)的實(shí)用性。但是，從企業(yè)行政管理工作開(kāi)展信息化建設(shè)的實(shí)際成果來(lái)看，仍然存在一些問(wèn)題。特別是在行政管理流程的設(shè)計(jì)和完善等方面，未能與企業(yè)行政管理工作的實(shí)際情況相結(jié)合，忽略了與企業(yè)行政管理工作的發(fā)展需求相契合，導(dǎo)致企業(yè)的信息化程度較低，對(duì)行政管理工作的引導(dǎo)和促進(jìn)作用不明顯，甚至還對(duì)正常的行政管理工作造成了一定程度的約束和限制。確切來(lái)講，主要存在以下問(wèn)題：首先，企業(yè)行政管理工作的信息化設(shè)計(jì)流程與具體工作環(huán)節(jié)的實(shí)際情況不符，導(dǎo)致企業(yè)行政管理工作的開(kāi)展需要花費(fèi)更多的時(shí)間、費(fèi)用。其次，企業(yè)行政管理信息化建設(shè)忽略了創(chuàng)新和發(fā)展，特別是在企業(yè)發(fā)展壯大之后，信息化建設(shè)仍然是按照原有的方案進(jìn)行建設(shè)，導(dǎo)致其不能滿足當(dāng)前企業(yè)行政管理工作的實(shí)際需求。

（三） 信息化建設(shè)執(zhí)行不到位， 缺少相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制

企業(yè)行政管理工作有序開(kāi)展，是推動(dòng)企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展的基礎(chǔ)，為進(jìn)一步提升企業(yè)行政管理工作的信息化建設(shè)質(zhì)量和效果，必須在信息化建設(shè)的過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)具體工作的執(zhí)行和落實(shí)進(jìn)行有效的監(jiān)督管理。只有保證信息化建設(shè)落實(shí)到行政管理工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)，才能充分發(fā)揮信息化建設(shè)在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的價(jià)值。然而，從當(dāng)前我國(guó)企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)的實(shí)際情況來(lái)看，一些企業(yè)忽略了對(duì)建設(shè)過(guò)程的監(jiān)督和管理，許多具體的信息化建設(shè)內(nèi)容并沒(méi)有及時(shí)有效地落實(shí)到行政管理工作的具體流程中去，導(dǎo)致企業(yè)信息化建設(shè)在行政管理工作中的成效較低。另一方面，在企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)的過(guò)程中，缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制，導(dǎo)致企業(yè)的部分員工缺乏參與行政管理工作信息化建設(shè)的積極性，往往都是在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的要求下被動(dòng)參與，導(dǎo)致企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)的質(zhì)量未能達(dá)到理想的效果。

三、企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)的有效途徑

（一）加大對(duì)信息化建設(shè)的投入， 有效提高信息數(shù)據(jù)化水平

為進(jìn)一步提升企業(yè)的信息化水平，推動(dòng)企業(yè)行政管理工作信息化發(fā)展，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此給予充分的重視和支持，特別是給予行政管理工作信息化建設(shè)所必需的人才支持和資金保證。首先，企業(yè)需要提供充足的信息化建設(shè)專項(xiàng)資金，用于公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的升級(jí)和信息化智能辦公軟件的開(kāi)發(fā)和購(gòu)買，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)先進(jìn)信息技術(shù)的充分利用，進(jìn)一步開(kāi)拓信息數(shù)據(jù)的利用范圍，保證信息化建設(shè)的效果。同時(shí)，通過(guò)購(gòu)買、開(kāi)發(fā)相關(guān)信息化智能軟件的方式，有效提升企業(yè)的信息化和數(shù)據(jù)化水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)傳遞和有效共享。其次，企業(yè)需要加強(qiáng)信息化人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，可以邀請(qǐng)?jiān)谛畔⒒ㄔO(shè)領(lǐng)域有重要建樹(shù)和豐富經(jīng)驗(yàn)的專家到企業(yè)開(kāi)展培訓(xùn)，向企業(yè)員工講解行政管理工作信息化建設(shè)的關(guān)鍵技術(shù)和應(yīng)當(dāng)注意的具體事項(xiàng)，處理員工在信息化建設(shè)過(guò)程中遇到的問(wèn)題。

（二）深入研究企業(yè)行政管理流程，提升信息化建設(shè)的實(shí)用性和適用性

為進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)信息化水平不斷發(fā)展，保證企業(yè)行政管理的各項(xiàng)工作能夠高效率、高質(zhì)量進(jìn)行，在信息化建設(shè)的過(guò)程中需要進(jìn)一步了解行政管理工作的實(shí)施流程和具體內(nèi)容，這也是實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的重要前提。只有掌握了行政管理工作各項(xiàng)流程在信息化建設(shè)方面的真實(shí)情況，根據(jù)各項(xiàng)流程的不同要求進(jìn)行不同實(shí)施方案的制定，才能充分保證信息化建設(shè)的實(shí)用性和適用性。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以選擇在行政管理工作中有豐富經(jīng)驗(yàn)的工作人員參與到信息化建設(shè)中去，對(duì)行政管理工作的具體流程和內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范和設(shè)定，為信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)，在降本增效的原則下，保證企業(yè)信息化建設(shè)能夠滿足行政管理工作的實(shí)際需求。此外，為有效加強(qiáng)信息化建設(shè)的適用性，應(yīng)當(dāng)保證信息化建設(shè)的具體方案和內(nèi)容能夠依據(jù)企業(yè)當(dāng)前發(fā)展階段的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和創(chuàng)新，特別是隨著企業(yè)規(guī)模的不斷發(fā)展，面對(duì)日益龐大的信息數(shù)據(jù)，應(yīng)當(dāng)開(kāi)發(fā)信息化水平更高的辦公軟件，減少行政管理工作失誤造成的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

（三）有效落實(shí)信息化建設(shè)， 建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制

企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)的重點(diǎn)，是對(duì)執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理，只有保證信息化建設(shè)的具體內(nèi)容嵌入到行政管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，才能充分體現(xiàn)信息化建設(shè)的功能，從而提升行政管理工作的效率和質(zhì)量。首先，企業(yè)在進(jìn)行行政管理工作信息化建設(shè)方案的制定過(guò)程中，要將重點(diǎn)放在信息化建設(shè)的執(zhí)行層面上，將信息化建設(shè)的進(jìn)展和實(shí)施效果落實(shí)到每一個(gè)責(zé)任人。定期對(duì)信息化建設(shè)工作進(jìn)行監(jiān)督和管理，審核信息化建設(shè)方案的執(zhí)行結(jié)果。其次，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際情況，建立健全相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，積極引導(dǎo)和鼓勵(lì)企業(yè)員工參與到信息化建設(shè)中去。一方面，對(duì)于在信息化建設(shè)和執(zhí)行過(guò)程中取得成績(jī)的優(yōu)秀員工，企業(yè)應(yīng)當(dāng)給予必要的表?yè)P(yáng)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)員工參與信息化建設(shè)的積極性和主動(dòng)性。另一方面，企業(yè)還可以將行政管理工作在信息化建設(shè)過(guò)程中的執(zhí)行情況作為對(duì)員工考核的重要內(nèi)容，對(duì)信息化建設(shè)執(zhí)行工作落實(shí)不到位的責(zé)任人進(jìn)行適度的懲罰，讓員工充分認(rèn)識(shí)到行政管理工作信息化建設(shè)的重要作用，進(jìn)而積極主動(dòng)地將信息化建設(shè)的具體內(nèi)容落實(shí)到具體工作中去，有效提升企業(yè)行政管理工作的信息化水平。

結(jié)語(yǔ)：

加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)是提升企業(yè)信息化管理水平的必然要求，也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要途徑。從企業(yè)行政管理工作來(lái)看，加強(qiáng)信息化建設(shè)可以有效促進(jìn)企業(yè)整體管理水平提升，同時(shí)又能夠進(jìn)一步提升企業(yè)行政管理工作的質(zhì)量和效率。然而，從當(dāng)前一些企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)的實(shí)際情況來(lái)看，仍然存在一系列的問(wèn)題，導(dǎo)致部分企業(yè)的行政管理工作信息化水平與一流企業(yè)相比還存在較大的差距。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)信息化建設(shè)的投入，有效提高信息化程度。同時(shí)，在信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)結(jié)合企業(yè)行政管理工作的具體流程，并采取多種手段有效激發(fā)企業(yè)員工參與信息化建設(shè)的積極性。

（作者單位：共青科技職業(yè)學(xué)院）