中國(guó)物流企業(yè)內(nèi)控管理存在的問(wèn)題與內(nèi)控管理搭建思路

樊思文

在現(xiàn)代物流企業(yè)發(fā)展中，能否建立一套完善的內(nèi)控管理體系是直接影響企業(yè)生存的關(guān)鍵因素。本文從目前物流企業(yè)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題出發(fā)，結(jié)合內(nèi)控管理理論、廣泛使用的管理工具，探索物流企業(yè)內(nèi)控管理體系的搭建路徑，助力物流企業(yè)發(fā)展。

一、內(nèi)控管理基本概述

（一）內(nèi)控管理

內(nèi)控管理，是企業(yè)以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，由企業(yè)管理層和全體員工共同實(shí)施的一系列管理控制活動(dòng)。內(nèi)控管理的目標(biāo)是合理保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、提高經(jīng)營(yíng)效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展目標(biāo)。

（二）物流企業(yè)內(nèi)部控制管理的重要性

受復(fù)雜嚴(yán)峻的外部環(huán)境以及行業(yè)自身周期性問(wèn)題影響，目前物流企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)已進(jìn)入白熱化程度，而缺乏有效的內(nèi)控管理體系是絕大多數(shù)物流企業(yè)存在中高風(fēng)險(xiǎn)的重要原因。如何有體系、有章法地進(jìn)行內(nèi)控管理、風(fēng)險(xiǎn)防范，成為保障物流企業(yè)健康成長(zhǎng)的關(guān)鍵。

二、物流企業(yè)內(nèi)部控制管理存在的主要問(wèn)題

（一）內(nèi)控環(huán)境建設(shè)不足

內(nèi)控環(huán)境是企業(yè)建立和實(shí)施內(nèi)部控制管理的基礎(chǔ)。目前物流行業(yè)仍為勞動(dòng)密集型行業(yè)，人員流動(dòng)大，管理難度高，難以形成全員風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)。風(fēng)險(xiǎn)管理多視為個(gè)別人員或部門的責(zé)任，導(dǎo)致內(nèi)控管理更多的是事后補(bǔ)救，不能有效地進(jìn)行事前預(yù)防與警示，事中的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與分析，對(duì)重大風(fēng)險(xiǎn)的管控及應(yīng)對(duì)能力不足，甚至一些小問(wèn)題也能引起暴雷事件發(fā)生。特別是中國(guó)早期的民營(yíng)物流企業(yè)內(nèi)控環(huán)境建設(shè)意識(shí)明顯不足，抗風(fēng)險(xiǎn)能力較差，這是中國(guó)物流行業(yè)的主要問(wèn)題。

（二）不具備完善的內(nèi)控管理體系

物流企業(yè)普遍缺乏完善的內(nèi)部控制管理體系。目前中國(guó)物流企業(yè)絕大多數(shù)為中小企業(yè)，根據(jù)中國(guó)企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)顯示，截至2022年底物流企業(yè)的上市率為1.34%。對(duì)于大部分物流企業(yè)而言，業(yè)務(wù)優(yōu)先，更多的還是將短期效益放在首要位置，對(duì)內(nèi)部控制體系搭建重視不足，也缺乏管理人才，導(dǎo)致內(nèi)部控制管理體系不完善，自身抗風(fēng)險(xiǎn)能力較弱，制約了企業(yè)的發(fā)展。

（三）不具備理想的監(jiān)管水平

物流企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)居高不下往往存在以下監(jiān)管問(wèn)題：

1.缺少獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)部門。小型物流企業(yè)基本未建立內(nèi)部審計(jì)部門，靠親信監(jiān)管或負(fù)責(zé)高風(fēng)險(xiǎn)位置，往往風(fēng)險(xiǎn)管理適得其反；少數(shù)中大型物流企業(yè)雖設(shè)立了內(nèi)審部門，但多掛在財(cái)務(wù)部門之下，缺乏應(yīng)有的獨(dú)立性。

2.各部門之間缺乏相互制衡的機(jī)制。

3.制度體系不健全，容易形成管理漏洞。

4.監(jiān)管基本靠人，現(xiàn)代化信息系統(tǒng)運(yùn)用不足，未能將各控制點(diǎn)有效融入信息化管理系統(tǒng)。

5.未能將日常監(jiān)督、專項(xiàng)監(jiān)督、外部監(jiān)督、改進(jìn)跟蹤進(jìn)行有機(jī)結(jié)合。

三、物流企業(yè)的內(nèi)控管理體系搭建思路

物流企業(yè)面對(duì)日益嚴(yán)峻的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，在尋求業(yè)務(wù)模式創(chuàng)新的同時(shí)只有加強(qiáng)內(nèi)控管理，才能保障企業(yè)健康持久發(fā)展。物流企業(yè)可以利用現(xiàn)代管理理論結(jié)合物流行業(yè)及企業(yè)特點(diǎn)，完善內(nèi)控管理體系建設(shè)。

（一）通過(guò)內(nèi)控環(huán)境建設(shè)，讓內(nèi)控管理融入企業(yè)文化

內(nèi)控環(huán)境是董事會(huì)和管理層對(duì)企業(yè)內(nèi)控管理的重要性的態(tài)度，規(guī)定了企業(yè)的紀(jì)律與治理架構(gòu)，影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)的制定、企業(yè)文化氛圍、員工的風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí)，這是任何企業(yè)建立和實(shí)施內(nèi)控的基礎(chǔ)。

物流企業(yè)可以從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)內(nèi)控環(huán)境建設(shè)。

1.應(yīng)樹(shù)立良好的道德價(jià)值觀和問(wèn)責(zé)的企業(yè)文化，把風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)寫入員工行為守則。

2.董事會(huì)獨(dú)立于管理層，對(duì)內(nèi)部控制的推進(jìn)成效進(jìn)行監(jiān)督。

3.管理層在董事會(huì)的監(jiān)督下圍繞其目標(biāo)建立健全組織架構(gòu)。

4.建立一個(gè)獨(dú)立于管理層的內(nèi)部審計(jì)部門，對(duì)董事會(huì)負(fù)責(zé)，保持內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立、客觀。

5.由董事會(huì)確定企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)偏好，并監(jiān)督企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理工作。

6.規(guī)范授權(quán)及責(zé)任機(jī)制。

7.積極的人力資源政策與管理。

8.完善的人員勝任能力考評(píng)、晉升與優(yōu)化機(jī)制。

9.加強(qiáng)內(nèi)控管理宣傳與培訓(xùn)。

10.暢通的能對(duì)接內(nèi)部審計(jì)部門、且能快速響應(yīng)的投訴、舉報(bào)平臺(tái)。

通過(guò)內(nèi)控環(huán)境建設(shè)，將內(nèi)控管理融入企業(yè)文化。

（二）利用三線模型，搭建高效的風(fēng)險(xiǎn)治理體系

完善的內(nèi)控管理是需要組織治理機(jī)構(gòu)（組織治理機(jī)構(gòu)為董事會(huì)或董事會(huì)常務(wù)辦公機(jī)構(gòu)）、管理層、內(nèi)部審計(jì)共同努力的結(jié)果。物流企業(yè)可運(yùn)用國(guó)際內(nèi)部審計(jì)師協(xié)會(huì)（IIA）發(fā)布的“三線模型”來(lái)發(fā)揮董事會(huì)、管理層、內(nèi)部審計(jì)的職能，促進(jìn)內(nèi)控管理的完善?！叭€模型”如下圖：

1.物流企業(yè)董事會(huì)可通過(guò)企業(yè)發(fā)展愿景、使命、價(jià)值觀及風(fēng)險(xiǎn)偏好來(lái)明確企業(yè)的發(fā)展方向，將實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)所需的各項(xiàng)職責(zé)、必要的資源分配給管理層。董事會(huì)受各利益相關(guān)方的委托，通過(guò)檢查管理層匯報(bào)的各項(xiàng)指標(biāo)的達(dá)成情況、內(nèi)部審計(jì)、外部審計(jì)或監(jiān)管機(jī)構(gòu)的信息反饋，監(jiān)督企業(yè)的運(yùn)營(yíng)。

2.管理層負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、進(jìn)行內(nèi)控管理的具體行動(dòng)，對(duì)董事會(huì)負(fù)責(zé)，并向其報(bào)告，其職責(zé)包含第一線、第二線職能。第一道防線是核心業(yè)務(wù)部門，如運(yùn)輸部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、運(yùn)營(yíng)部門、采購(gòu)部門等，是為客戶提供產(chǎn)品、服務(wù)與支持的前沿職能部門，這些部門在物流作業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制過(guò)程中，是最重要的一道防線也是第一責(zé)任部門。根據(jù)企業(yè)規(guī)模與業(yè)務(wù)特點(diǎn)設(shè)計(jì)規(guī)范的業(yè)務(wù)流程、作業(yè)規(guī)范，建立可實(shí)時(shí)監(jiān)控的風(fēng)險(xiǎn)管理體系。第二道防線為各職能部門，負(fù)責(zé)協(xié)助第一道防線完善內(nèi)控管理，如進(jìn)行的財(cái)務(wù)控制、安全控制、風(fēng)險(xiǎn)管理、質(zhì)量控制、檢查控制、合規(guī)管理等。

3.內(nèi)部審計(jì)是內(nèi)控管理的第三道防線，需要具有足夠的獨(dú)立性與客觀性。物流企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期或不定期組織稽核檢查，對(duì)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理與控制結(jié)果進(jìn)行獨(dú)立的評(píng)估與確認(rèn)，將審計(jì)發(fā)現(xiàn)報(bào)告給董事會(huì)及管理層，提出整改建議與持續(xù)監(jiān)督。內(nèi)部審計(jì)部門在職能上直接接受董事會(huì)管理并向其匯報(bào)工作，同時(shí)在行政上接受總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)，是雙向負(fù)責(zé)制內(nèi)部審計(jì)管理模式，內(nèi)部審計(jì)與管理層保持目標(biāo)的一致性，溝通協(xié)調(diào)，相互作用。

4.外部確認(rèn)提供方主要為外部審計(jì)、行業(yè)或國(guó)家相關(guān)監(jiān)管機(jī)構(gòu)。通過(guò)必要的外部審計(jì)，以及外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)，進(jìn)一步完善物流企業(yè)的內(nèi)控治理。如外部審計(jì)可以評(píng)估內(nèi)部審計(jì)的有效性，展示成功實(shí)務(wù)、提供內(nèi)部審計(jì)改進(jìn)建議等。

三線模型控制管理可以將治理機(jī)構(gòu)、管理層、內(nèi)部審計(jì)有機(jī)地結(jié)合在一起、相互協(xié)同，明晰各層級(jí)、部門的職責(zé)，保障良好的信息與溝通渠道，可實(shí)現(xiàn)內(nèi)控管理與財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范效能的最大化。

（三）完善內(nèi)控制度體系建設(shè)，讓內(nèi)控管理“有法可依”

內(nèi)控制度體系是企業(yè)內(nèi)部為了有效經(jīng)營(yíng)管理制定的一系列相互聯(lián)系、相互制約、相互監(jiān)督的制度、管理措施。完善的內(nèi)控制度體系是企業(yè)規(guī)范運(yùn)營(yíng)管理、核算管理、風(fēng)險(xiǎn)防范的保障，也是內(nèi)控管理的依據(jù)。

物流企業(yè)應(yīng)建立嚴(yán)格審批授權(quán)管理制度、健全的會(huì)計(jì)制度、嚴(yán)密的保管保衛(wèi)制度、有效的內(nèi)部審計(jì)制度等。如建立財(cái)務(wù)審批管理制度，要求業(yè)務(wù)開(kāi)展前應(yīng)有相應(yīng)的方案呈批或事前申請(qǐng)，不同業(yè)務(wù)及不同金額的付款應(yīng)有對(duì)應(yīng)的審批節(jié)點(diǎn)流程管控；物流企業(yè)制定全面預(yù)算管理制度，可合理配置資源，實(shí)現(xiàn)企業(yè)全范圍、全流程管控。企業(yè)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行富有前瞻性的內(nèi)控制度體系建設(shè)，并組織學(xué)習(xí)與執(zhí)行檢查。對(duì)發(fā)現(xiàn)的制度設(shè)計(jì)缺陷應(yīng)及時(shí)完善，做到各項(xiàng)管理有據(jù)可查，有章可依。

（四）運(yùn)用現(xiàn)代化信息系統(tǒng)，讓內(nèi)控管理“有法必依”

物流企業(yè)應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代信息化系統(tǒng)，進(jìn)行全流程業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防與監(jiān)管。諸如運(yùn)用物流運(yùn)輸管理系統(tǒng)TMS、倉(cāng)儲(chǔ)管理系統(tǒng)WMS、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)ERP、OA自動(dòng)化辦公管理系統(tǒng)，使用SAAS建立虛擬財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心等，通過(guò)現(xiàn)代信息化系統(tǒng)建設(shè)與使用，將各風(fēng)險(xiǎn)控制節(jié)點(diǎn)注入管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)管控、實(shí)時(shí)監(jiān)控，減少或消除人為操控因素，可有效提升內(nèi)控管理的效率與效果，讓內(nèi)控管理“有法必依”。如將《財(cái)務(wù)審批管理制度》各審批節(jié)點(diǎn)、所需方案呈批、事前申請(qǐng)、已簽批的合同等附件要求植入OA辦公系統(tǒng)，進(jìn)行付款流程財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制，將年度預(yù)算植入財(cái)務(wù)ERP系統(tǒng)及財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)，進(jìn)行實(shí)時(shí)預(yù)算管控，通過(guò)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)還可以對(duì)票據(jù)即時(shí)監(jiān)控。

需要注意的是，在利用信息化帶來(lái)內(nèi)控管理便利的同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)信息化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與維護(hù)、數(shù)據(jù)輸入與輸出、文件資料的存儲(chǔ)與保管、訪問(wèn)權(quán)限、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)加固、系統(tǒng)等級(jí)保護(hù)評(píng)測(cè)等，全面提升信息安全。

（五）持續(xù)的監(jiān)督與改進(jìn)，讓內(nèi)控管理“違法必究”

內(nèi)控監(jiān)督與改進(jìn)是企業(yè)通過(guò)對(duì)內(nèi)控管理及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范體系建立與實(shí)施情況進(jìn)行的監(jiān)督檢查、內(nèi)控管理設(shè)計(jì)與執(zhí)行的有效性進(jìn)行評(píng)估，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的缺陷問(wèn)題，及時(shí)糾正與改進(jìn)的過(guò)程，是有效實(shí)施內(nèi)控管理的重要保障，包含日常監(jiān)督、專項(xiàng)監(jiān)督、外部監(jiān)督、改進(jìn)跟蹤。

1.日常監(jiān)督是企業(yè)實(shí)施內(nèi)控管理的常規(guī)、持續(xù)性檢查。物流企業(yè)在日常的管理過(guò)程中，能夠獲得內(nèi)控管理執(zhí)行的有效性；通過(guò)定期或不定期的前后復(fù)核、內(nèi)部自查、不同業(yè)務(wù)單元或部門之間的交叉檢查、高層級(jí)對(duì)低層級(jí)組織的稽核檢查監(jiān)督；內(nèi)部審計(jì)部門進(jìn)行的日常稽核檢查監(jiān)督。

2.專項(xiàng)監(jiān)督是企業(yè)對(duì)某些重點(diǎn)關(guān)注事項(xiàng)進(jìn)行有針對(duì)性的監(jiān)督檢查，如企業(yè)戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、業(yè)務(wù)流程、關(guān)鍵崗位等發(fā)生重大變動(dòng)，日常監(jiān)督或舉報(bào)等其他途徑反饋的有較大風(fēng)險(xiǎn)征兆事項(xiàng)，以及治理機(jī)構(gòu)授權(quán)推動(dòng)的各項(xiàng)重點(diǎn)監(jiān)督事項(xiàng)。專項(xiàng)監(jiān)督主要由內(nèi)部審計(jì)部門組織進(jìn)行，管理層也可根據(jù)需要對(duì)下級(jí)部門進(jìn)行專項(xiàng)監(jiān)督檢查。

3.外部監(jiān)督是對(duì)內(nèi)部控制的外部監(jiān)督約束機(jī)制，主要是通過(guò)邀請(qǐng)獨(dú)立的外部審計(jì)單位來(lái)評(píng)估企業(yè)內(nèi)部控制的有效性、內(nèi)部審計(jì)工作的有效性、為企業(yè)內(nèi)控管理提供改進(jìn)建議。當(dāng)物流企業(yè)資源有限時(shí)，可以不采用完全的外部審計(jì)監(jiān)督，還可以通過(guò)內(nèi)部審計(jì)部門先進(jìn)行企業(yè)的自我檢查，然后再由合格、獨(dú)立的外部審計(jì)單位進(jìn)行審定。物流行業(yè)協(xié)會(huì)、財(cái)政部門等政府單位也是權(quán)威的外部監(jiān)督單位，依法對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制實(shí)施監(jiān)督檢查，共同營(yíng)造一個(gè)促進(jìn)內(nèi)部控制有效實(shí)施的良好環(huán)境。

4.改進(jìn)跟蹤是對(duì)日常監(jiān)督、專項(xiàng)監(jiān)督以及外部監(jiān)督發(fā)現(xiàn)內(nèi)控管理缺陷的糾正、改進(jìn)機(jī)制，能有效發(fā)揮內(nèi)控監(jiān)督效力，提升公司治理水平。管理層應(yīng)定期跟蹤控制缺陷的整改情況，可利用PDCA循環(huán)管理方法持續(xù)改進(jìn)。內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期評(píng)估整改完成情況。

物流企業(yè)可以將日常監(jiān)督、專項(xiàng)監(jiān)督、外部監(jiān)督相結(jié)合，日常監(jiān)督是基礎(chǔ)，專項(xiàng)監(jiān)督作為內(nèi)部監(jiān)督的補(bǔ)充，外部監(jiān)督促進(jìn)內(nèi)部監(jiān)督的有效開(kāi)展。各項(xiàng)監(jiān)督報(bào)告應(yīng)客觀反映存在的內(nèi)控管理缺陷，應(yīng)有暢通的報(bào)告渠道，確保重大問(wèn)題能及時(shí)送達(dá)治理機(jī)構(gòu)、管理層。通過(guò)持續(xù)的內(nèi)控監(jiān)督與改進(jìn)程序，讓物流企業(yè)內(nèi)控問(wèn)題得到及時(shí)糾正、管理水平實(shí)現(xiàn)不斷提升，保障企業(yè)高質(zhì)量健康發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)：

中國(guó)物流企業(yè)想要提升企業(yè)內(nèi)部管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，更有力地參與國(guó)內(nèi)國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，必須有一整套行之有效的內(nèi)部控制管理體系。企業(yè)可以結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)及企業(yè)自身實(shí)際，從內(nèi)控環(huán)境建設(shè)、治理體系搭建、制度完善、現(xiàn)代化信息管理工具運(yùn)用、持續(xù)的監(jiān)督與改進(jìn)等多維度來(lái)進(jìn)行。內(nèi)控管理體系搭建與管理需要得到董事會(huì)、高級(jí)管理層的大力支持和全體員工的共同參與，在實(shí)踐中不斷地總結(jié)與完善，從而為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展保駕護(hù)航。

（作者單位：鄭州傳化華商匯物流有限公司）