王宇冰, 馬映冰, 高智偉, 劉 婷
(廣州賽寶認證中心服務有限公司, 廣東 廣州 511370)
《數(shù)字中國發(fā)展報告(2021 年)》數(shù)據(jù)顯示,我國數(shù)據(jù)產(chǎn)量從2017 年的2.3ZB 增長至2021 年的6.6ZB,全球占比達9.9%,位居世界第二?!吨袊鴶?shù)字經(jīng)濟發(fā)展報告(2022 年)》指出,2021 年,我國數(shù)字經(jīng)濟規(guī)模達45.5 萬億元,占GDP 比重達39.8%,超出名義GDP 增長率3.4 個百分點,數(shù)字經(jīng)濟作為國民經(jīng)濟“穩(wěn)定器”和“加速器”的作用更加凸顯。產(chǎn)業(yè)數(shù)字化則是我國數(shù)字經(jīng)濟增長的主引擎,2021 年,其規(guī)模達到37.18 萬億元,占數(shù)字經(jīng)濟比重高達81.7%,占GDP比重達到32.5%。
伴隨產(chǎn)業(yè)數(shù)字化的縱深發(fā)展,未來,企業(yè)間的競爭不僅局限于資本、人才等傳統(tǒng)要素,更取決于企業(yè)掌握的數(shù)據(jù)量、數(shù)字技術(shù)應用程度等數(shù)字化能力。企業(yè)能否實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型并不斷提升其數(shù)字化水平,不僅事關(guān)企業(yè)自身的戰(zhàn)略發(fā)展方向甚至生死存亡,也關(guān)系到我國能否搶占數(shù)字經(jīng)濟時代“新制高點”和發(fā)展先機。
業(yè)務作業(yè)和運營模式的深刻變革與重構(gòu)是企業(yè)開展數(shù)字化戰(zhàn)略的必經(jīng)之路。數(shù)字化作業(yè)能消除企業(yè)內(nèi)部運作中業(yè)務量大、工作效率低下、涉及多角色相繼作業(yè)的堵點,數(shù)字化運營能簡化管理、精準指揮、高效決策。但業(yè)務領(lǐng)域海量數(shù)據(jù)存在的數(shù)據(jù)冗余和數(shù)據(jù)治理無序等問題,將嚴重制約業(yè)務模式轉(zhuǎn)變進程。如何安全可靠地挖掘并釋放數(shù)據(jù)內(nèi)在閉環(huán)價值,支撐企業(yè)開展數(shù)字化轉(zhuǎn)型,是每一位企業(yè)管理者值得深入思考的數(shù)字化命題。
1.1.1 生產(chǎn)規(guī)模擴大導致錯失決策時機
伴隨生產(chǎn)規(guī)模擴大,企業(yè)引入大量裝備、先進機器和流水線等硬件,相應的采購人員、維護人員、技術(shù)人員、管理人員、操作人員越來越多。人員多方溝通、流程多方協(xié)調(diào)和組織多方配合往往會造成信息傳遞障礙,信息失真和管理官僚化等弊端凸顯,企業(yè)管理成本大幅增加、管理效率顯著下降,貽誤決策時機,導致市場需求響應不及時,逐漸喪失行業(yè)競爭力。
1.1.2 信息延遲失信導致運營預測困難
企業(yè)業(yè)務運營決策的制定,依賴于各部門在各自IT 系統(tǒng)中上傳的數(shù)據(jù)及運營報告。各負責人往往按每周、每雙周或每月等固定周期,并按市場分析、指標統(tǒng)計、銷售情況、未來計劃等固定模板提供與更新,導致高層管理者不能及時從不同維度靈活審視運營情況。同時,口徑不同、對相同市場機會的識別和預估能力不同、真實情況告知程度不同等因素會導致高層管理者從不同渠道獲得的數(shù)據(jù)與運營情況缺乏完整性、真實性與準確性,造成運營管理失效。
1.2.1 信息傳遞不暢拉低業(yè)務流程整體效率
以電子信息產(chǎn)業(yè)為例,生產(chǎn)業(yè)務中,現(xiàn)場業(yè)務人員通過后臺管理系統(tǒng)將生產(chǎn)線缺料預警反饋給管理人員,由管理人員與倉儲管理系統(tǒng)后臺人員協(xié)調(diào),指定倉庫人員的送料時間。產(chǎn)線、管理和倉庫三方人員,通過信息的有效傳遞實現(xiàn)物料供應協(xié)同,避免產(chǎn)線缺料停機。但在實際工作中,經(jīng)常會出現(xiàn)信息傳遞不清晰和不準確,需要管理人員和后臺人員親自到現(xiàn)場反復確認,效率低下。
運營業(yè)務中,運營報告以各業(yè)務人員在運營管理系統(tǒng)人工填寫并申報的數(shù)據(jù)為基礎產(chǎn)生。當運營管理人員開展運營過程計劃、組織、實施等工作時,需要讓各業(yè)務環(huán)節(jié)反饋相關(guān)數(shù)據(jù),既對業(yè)務作業(yè)造成頻繁干擾,增加業(yè)務人員的額外工作,又導致運營人員將大量時間耗費在多方溝通和等待上,降低工作效率[1]。
1.2.2 未知未定阻礙效率低下環(huán)節(jié)流程改進
企業(yè)業(yè)務流程中存在一些以線下手工作業(yè)為主、等待時間長、按固定方式重復作業(yè)等低效率環(huán)節(jié),嚴重拖累業(yè)務整體實施效率和效果。但業(yè)務流程的改變存在未知性和不確定性,決策層、管理層和執(zhí)行層都會擔心改變將導致更糟糕的結(jié)果。是否需要改進流程、流程改變是否會影響當前生產(chǎn)力和效益、流程改變是否會提升工作量、對開展流程變化的人缺乏信心、企業(yè)曾有過失敗的流程轉(zhuǎn)變經(jīng)歷等,都是企業(yè)業(yè)務流程數(shù)字化變革的阻力。
1.3.1 被動接受式建設導致系統(tǒng)與業(yè)務割裂
企業(yè)信息化建設過程中,為快速滿足各部門業(yè)務需求,IT 系統(tǒng)的設計與開發(fā)通常是由項目觸發(fā)且被動接受需求,以功能開發(fā)成功、系統(tǒng)驗收并交付給部門線上使用作為建設完成標志。
而在企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中,業(yè)務作業(yè)和決策對數(shù)據(jù)、算法與IT 系統(tǒng)的依賴程度大幅提升,業(yè)務部門的功能變革、優(yōu)化和運營等全周期需求不斷爆發(fā),IT部門系統(tǒng)建設時間也被不斷壓縮?!皹I(yè)務想要什么,IT就做什么”的傳統(tǒng)建設模式將導致系統(tǒng)與業(yè)務割裂運作,IT 部門永遠只是需求接收方,而不能充分了解業(yè)務,主動感知業(yè)務數(shù)字化需求變化,并高效支撐業(yè)務開展[2]。
1.3.2 系統(tǒng)分散脫節(jié)導致數(shù)據(jù)不清操作復雜
企業(yè)各業(yè)務部門在信息化建設中積累了大量IT系統(tǒng),但存在按項目需求或職能領(lǐng)域分散建設的問題,在軟件使用和數(shù)據(jù)管理上相互獨立。
以設備采購為例,研發(fā)部門至少需要完成預算審批、采購需求審批、招標申請報批、評標結(jié)果報批、采購合同評審、首期款支付報批六個流程,要相繼在管理系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、招標系統(tǒng)、財務系統(tǒng)等不同系統(tǒng)中填報。由于各系統(tǒng)數(shù)據(jù)導入導出口徑各異,填報人員不得不在多個系統(tǒng)間來回切換,并手工調(diào)整數(shù)據(jù)格式,操作復雜費時費力。
同時,由于與研發(fā)設備采購交易流程相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)分散存儲在多個系統(tǒng)中,且各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)類型、格式、填報口徑等存在差異,管理人員在開展全流程管理時,會耗費大量時間尋找所需數(shù)據(jù),甚至需要經(jīng)過IT 人員和填報人員的人工轉(zhuǎn)換和校驗,大幅提升管理難度[3]。
業(yè)務人員不懂數(shù)據(jù)制約數(shù)據(jù)增值利用。數(shù)據(jù)產(chǎn)生于業(yè)務流程,業(yè)務流程如何做、分幾步做、能不能記錄,決定了有哪些數(shù)據(jù)可以分析。業(yè)務人員缺乏數(shù)據(jù)能力,就會產(chǎn)生手動錄入數(shù)據(jù)不準確和不真實、獲取數(shù)據(jù)不能滿足企業(yè)當下業(yè)務需求、未能識別并采集到具備引導企業(yè)創(chuàng)造新業(yè)務需求的潛在價值的數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)質(zhì)量低下問題,增加數(shù)據(jù)清洗難度,影響數(shù)據(jù)在提高生產(chǎn)制造效率、提升售后服務質(zhì)量、開發(fā)設計新產(chǎn)品和二次銷售產(chǎn)品服務中的增值利用效果[4]。
數(shù)據(jù)從業(yè)務活動中產(chǎn)生,承載著豐富的業(yè)務信息,揭示了企業(yè)整體運行狀況,數(shù)據(jù)管理問題才是導致企業(yè)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中面臨眾多業(yè)務問題的根本。
2018 年,我國發(fā)布數(shù)據(jù)管理領(lǐng)域首個國家標準——數(shù)據(jù)管理能力成熟度評估模型(DCMM),包括數(shù)據(jù)戰(zhàn)略、數(shù)據(jù)治理、數(shù)據(jù)架構(gòu)、數(shù)據(jù)應用、數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)質(zhì)量、數(shù)據(jù)標準和數(shù)據(jù)生存周期8 個能力域,旨在幫助企業(yè)利用數(shù)據(jù)管理理念和方法建立數(shù)據(jù)管理能力,并完善數(shù)據(jù)管理組織、程序和制度,充分發(fā)揮數(shù)據(jù)在促進企業(yè)向信息化、數(shù)字化、智能化方面發(fā)展的價值[5]。
如圖1 所示,基于對百余家企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程的分析提煉,業(yè)務問題通常由多個數(shù)據(jù)管理能力域及能力項的缺失導致。整體而言,數(shù)據(jù)標準管理缺失是業(yè)務問題頻發(fā)的核心原因,其次是數(shù)據(jù)戰(zhàn)略管理不當和數(shù)據(jù)治理缺失問題。
圖1 企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的主要業(yè)務問題及其數(shù)據(jù)管理能力域問題
2.1.1 參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)管理缺失
各系統(tǒng)、各部門的數(shù)據(jù)范圍、屬性、類別、格式、記錄方式和編碼規(guī)則等標準不統(tǒng)一,阻礙數(shù)據(jù)跨系統(tǒng)、跨部門共享使用;數(shù)據(jù)管理規(guī)范不清,造成數(shù)據(jù)流向不明、權(quán)威數(shù)據(jù)源不明、系統(tǒng)間集成關(guān)系不明等問題,不利于企業(yè)內(nèi)各業(yè)務參考數(shù)據(jù)及主數(shù)據(jù)的整合、存儲、維護和質(zhì)量提升等。
對業(yè)務決策而言,參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)管理不當,會導致數(shù)據(jù)在各部門人員間、系統(tǒng)間和流程間傳遞失真、流轉(zhuǎn)延遲且共享受限,不能及時對企業(yè)總體業(yè)務運營展開數(shù)據(jù)分析,顯著拉低決策效率,錯失最佳決策時機。對系統(tǒng)建設而言,企業(yè)信息化進程遺留大量分散又獨立的系統(tǒng),疊加數(shù)字化轉(zhuǎn)型中對參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)的管理缺位,共同造就一個個數(shù)據(jù)孤島。企業(yè)不明確其內(nèi)部數(shù)據(jù)到底有什么、在哪里和誰管理,既導致數(shù)據(jù)不清,又使得數(shù)據(jù)調(diào)取操作復雜[6]。
2.1.2 指標數(shù)據(jù)管理缺失
企業(yè)內(nèi)各業(yè)務部門對指標數(shù)據(jù)的定義、分類、計算公式、統(tǒng)計口徑、統(tǒng)計方式等標準不一,未能形成并發(fā)布企業(yè)層面統(tǒng)一的指標庫或指標字典,導致數(shù)據(jù)缺乏整體的全面性和分類的獨立性;歸口管理部門、管理職責和管理流程不清,導致相關(guān)應用系統(tǒng)和部門未能定期開展數(shù)據(jù)采集、生成、應用、監(jiān)控和維護,指標數(shù)據(jù)的準確性與及時性得不到保證。
對業(yè)務決策而言,指標數(shù)據(jù)管理缺位,可能導致多部門重復采集并上報同類數(shù)據(jù)或所有部門均未采集并上報某種數(shù)據(jù),同時也會因各自標準不同使數(shù)據(jù)存在差異,經(jīng)營預測結(jié)果出現(xiàn)矛盾。存在不完整、失真和延時等問題的數(shù)據(jù)無法支撐進一步的數(shù)據(jù)分析,導致管理層在決策依據(jù)不夠、決策把握不準的情況下,不得不全憑主觀作出決策。
2.1.3 業(yè)務術(shù)語管理缺失
業(yè)務術(shù)語標準不一而未能形成企業(yè)級業(yè)務術(shù)語索引目錄,導致內(nèi)部對具體業(yè)務概念的理解存在偏差,不利于各業(yè)務數(shù)據(jù)的共享和應用;組織、人員職責、應用原則等業(yè)務術(shù)語管理制度不健全,缺少收集、審批、發(fā)布、檢查和變更各業(yè)務領(lǐng)域業(yè)務術(shù)語的專職人員,對業(yè)務術(shù)語應用情況缺少了解。
由于缺少企業(yè)級業(yè)務術(shù)語目錄為其提供標準參考,業(yè)務人員在對新業(yè)務數(shù)據(jù)創(chuàng)建新數(shù)據(jù)項目時,就會基于自身理解將其描述為已有業(yè)務術(shù)語,或自行新增一種業(yè)務術(shù)語用以描述該需求。與之配合的相關(guān)職能部門,會因業(yè)務術(shù)語的定義模糊、無法查詢且管理欠缺,而不能調(diào)取準確的業(yè)務數(shù)據(jù)并掌握清晰的業(yè)務需求,導致新業(yè)務數(shù)據(jù)喪失指導業(yè)務改進的價值[7]。
2.2.1 數(shù)據(jù)戰(zhàn)略實施缺失
不能基于數(shù)據(jù)戰(zhàn)略規(guī)劃實施評估標準來分析和評估企業(yè)當前數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的落實情況,對比現(xiàn)狀評估結(jié)果與規(guī)劃預期目標,造成數(shù)據(jù)職能任務實施路徑和資源保障不清,無法及時調(diào)整其后續(xù)實施方向。對系統(tǒng)建設而言,IT 部門并不理解業(yè)務部門需要什么數(shù)據(jù)、如何管理并利用數(shù)據(jù),僅被動接受業(yè)務需求,導致其協(xié)助開展的平臺開發(fā)或系統(tǒng)建設等數(shù)據(jù)管理項目的預期落實目標從一開始就不明確。業(yè)務部門又未能建立戰(zhàn)略實施評估準則,開展差距評估、過程監(jiān)控并明確后續(xù)方向,數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的落實情況經(jīng)常違背戰(zhàn)略愿景,導致IT 部門頻繁重新開發(fā)建設平臺或系統(tǒng),卻始終與業(yè)務割裂。
2.2.2 數(shù)據(jù)戰(zhàn)略評估缺失
無法提供包含項目方案、目標、初始風險評估、期望價值和成本收益等內(nèi)容的業(yè)務案例,導致管理層決策與執(zhí)行信心不足。未建立投資模型則不能量化風險與回報之間的關(guān)系,無法對比各項目投資機會,合理分配有限資金,科學滿足不同業(yè)務的數(shù)據(jù)職能需求。
對流程管理而言,對低效環(huán)節(jié)開展數(shù)字化改進,就是要判斷解決相應問題的迫切程度,并明確開展何種任務能以有限資金解決問題。由數(shù)據(jù)戰(zhàn)略評估缺失導致的數(shù)據(jù)變革任務認知不到位、實施流程不清晰、面臨風險不分明、預期收益不精確、開展順序不明確等正是阻礙改進的幾個關(guān)鍵因素[8]。
數(shù)據(jù)治理溝通缺失,無法定義跨部門的溝通計劃及路徑,導致數(shù)據(jù)未能按照一定流程在數(shù)據(jù)治理組織內(nèi)部各層級間、各部門間或各崗位間實現(xiàn)有效獲取、傳遞和溝通,不能確保各方數(shù)據(jù)利益相關(guān)者及時達成共識。同時因培訓計劃尚未制定,導致企業(yè)無法定期根據(jù)工作需要或針對某些共性治理問題,在內(nèi)部統(tǒng)一開展對數(shù)據(jù)管理和應用的制度規(guī)范、實施要求、最佳實踐、經(jīng)驗總結(jié)等內(nèi)容的培訓,消除分歧。
對流程管理而言,數(shù)字化改進需要持續(xù)協(xié)調(diào)業(yè)務人員、后臺人員、運營人員和管理人員等數(shù)據(jù)所有者、使用者和處理者的多方復雜關(guān)系。數(shù)據(jù)治理溝通不清,不利于所有業(yè)務相關(guān)者和利益相關(guān)者及時知悉并理解相關(guān)政策、標準、規(guī)范、流程、角色、職責和計劃的最新情況,并掌握數(shù)據(jù)采集、錄入、傳遞和反饋等各項數(shù)據(jù)任務的進展狀態(tài),拉低業(yè)務流程效率[9]。
由數(shù)據(jù)管理部門統(tǒng)計企業(yè)內(nèi)各部門的數(shù)據(jù)分析需求并匯總各部門數(shù)據(jù),設計一套名稱、定義、編碼、值域、計算公式、統(tǒng)計口徑等內(nèi)容統(tǒng)一的標準,形成企業(yè)層面數(shù)據(jù)字典;制定一套統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理體系,按業(yè)務職能將數(shù)據(jù)劃分為不同類別,明確其歸口管理部門,并規(guī)范考核、專員、統(tǒng)計、發(fā)布、問題跟蹤和更新等方面的管理規(guī)則。
由數(shù)據(jù)管理部門牽頭,IT 部門協(xié)作建設數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)平臺,實現(xiàn)數(shù)據(jù)標準、數(shù)據(jù)資源目錄、代碼庫和數(shù)據(jù)字典等內(nèi)容的及時發(fā)布和更新;完成與ERP 系統(tǒng)、預算系統(tǒng)、OA 系統(tǒng)等集中系統(tǒng)的集成工作和接口開發(fā),實現(xiàn)各系統(tǒng)數(shù)據(jù)的高效交互;開發(fā)在線查詢、申請、審核、變更、發(fā)布、分發(fā)等數(shù)據(jù)全生命周期標準化管理功能,實現(xiàn)對各層級、各類型數(shù)據(jù)的抽取、轉(zhuǎn)換和分析等管理。
建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)戰(zhàn)略規(guī)劃實施評估準則,明確從業(yè)務戰(zhàn)略匹配性、近遠期收益平衡性、路徑規(guī)劃可行性、制度保障全面性、團隊分工合理性等方面展開評估,規(guī)范評估過程和方法?;谠u估準則獲得數(shù)據(jù)戰(zhàn)略規(guī)劃實施的落地分析,為下階段實施路徑的制定提供依據(jù),穩(wěn)步推進數(shù)據(jù)能力建設。
在企業(yè)內(nèi)明確數(shù)據(jù)戰(zhàn)略評估的標準工作模式。在數(shù)據(jù)管理項目可行性研究報告中制定業(yè)務案例,詳細分析項目建設內(nèi)容、業(yè)務價值、技術(shù)方案、人員配置、經(jīng)濟效益和風險等情況,為項目的執(zhí)行落地提供有效依據(jù)。建立任務效益評估模型,定期從建設質(zhì)量、應用效果、運維水平、經(jīng)濟效益等維度對數(shù)據(jù)管理項目取得的階段性成果開展后評估。同時明確管理部門、業(yè)務部門、數(shù)據(jù)管理部門等利益相關(guān)者在項目啟動、案例制定、模型制定、項目審批等全過程中的職責,規(guī)范數(shù)據(jù)項目管理流程。
建立權(quán)責明確的數(shù)據(jù)治理組織。明晰各部門和各層級在治理組織中的職責界定,由企業(yè)管理層負責制定戰(zhàn)略、審議重大事項、監(jiān)督指導工作進行,對應決策層;由各部門領(lǐng)導組成管理層,負責數(shù)據(jù)治理體系建設并制定相關(guān)管理制度;信息管理部和各業(yè)務部門對應執(zhí)行層,前者牽頭制定數(shù)據(jù)治理方案并組織協(xié)調(diào)項目工作開展,后者負責各業(yè)務領(lǐng)域內(nèi)的具體治理工作。明晰團隊人員編制,設置數(shù)據(jù)架構(gòu)師、分析師、安全工程師、運維工程師等崗位,并明確各崗位職責。
建立有效的溝通機制。構(gòu)建企業(yè)部門內(nèi)數(shù)據(jù)治理項目溝通計劃和跨部門間數(shù)據(jù)治理職能工作溝通計劃。根據(jù)溝通內(nèi)容、目的、重要性和時效性差異,分別明確請示、報告、會議、通訊等不同溝通渠道,確保各崗位人員在職責和權(quán)限范圍內(nèi)有效及時溝通。定期發(fā)布數(shù)據(jù)治理工作報告和專項調(diào)研報告,幫助相關(guān)方掌握任務工作開展情況、目標完成情況、存在問題、下階段工作計劃等。
隨著數(shù)據(jù)逐步成為企業(yè)重要戰(zhàn)略性資源,對數(shù)據(jù)標準、數(shù)據(jù)戰(zhàn)略、數(shù)據(jù)治理等方面的管理缺位,抑制了數(shù)據(jù)對實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型目標的驅(qū)動,造成決策時機貽誤、經(jīng)營預測困難、業(yè)務流程低效、環(huán)節(jié)改進受阻、系統(tǒng)與業(yè)務割裂、數(shù)據(jù)分布不清、人工操作復雜和數(shù)據(jù)增值受限等諸多業(yè)務發(fā)展困境。
數(shù)據(jù)標準管理缺失是制約企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的最大因素。原因在于,以制造企業(yè)為主的大量非數(shù)字原生企業(yè)是開展數(shù)字化轉(zhuǎn)型的主體企業(yè),線下業(yè)務鏈條長,各個流程節(jié)點中都沉淀著大量復雜數(shù)據(jù),并在較長的發(fā)展歷史中形成了各種版本的軟件和不同類型的數(shù)據(jù)庫,數(shù)據(jù)來源多樣且獨立存儲,難以集中共享。只有先明確企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準,厘清已有數(shù)據(jù),打通數(shù)據(jù)孤島,才能推進數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)運維、數(shù)據(jù)安全等后續(xù)環(huán)節(jié)的開展,充分釋放數(shù)據(jù)價值。