淺談高職院校檔案管理工作中的保密原則

文/韓蕾

檔案工作屬于高職院校日常管理工作的重要環(huán)節(jié)，高職院校的檔案記錄了高職院校在管理、科研、教學(xué)、基建等方面形成的具有價(jià)值的文字、圖表等內(nèi)容，對(duì)于高職院校的未來(lái)發(fā)展有著重要意義，如果檔案泄露將會(huì)對(duì)高職院校帶來(lái)聲譽(yù)和經(jīng)濟(jì)方面的損失。在高職院校檔案管理工作中，需要嚴(yán)格遵循保密原則，從實(shí)際出發(fā)，將保密原則貫穿到檔案管理的各個(gè)層級(jí)中。

一、高職院校檔案管理保密的必要性

遵循保密原則是為了避免檔案信息泄露，做好保密工作既能夠提高高職院校檔案管理工作的效率，也可提升檔案利用率。具體來(lái)看：一是能夠提升檔案管理效率。檔案保密工作是檔案管理工作的一項(xiàng)組成部分，在信息技術(shù)的發(fā)展下，越來(lái)越多的紙質(zhì)檔案被轉(zhuǎn)化為電子檔案，在開展檔案管理工作時(shí)，也要轉(zhuǎn)變思路，遵循保密原則，避免檔案泄露，這不僅可以降低檔案管理工作成本，還可提升管理效率，幫助利用者快速的檢索和分析；二是保障檔案信息安全。高職院校檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)、長(zhǎng)期的內(nèi)容，很多檔案都有密級(jí)要求，如果帶有保密性質(zhì)的檔案遭到泄露，會(huì)影響高職院校師生的利益，也會(huì)影響高職院校的發(fā)展，甚至對(duì)社會(huì)帶來(lái)不穩(wěn)定性因素，遵循保密原則，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的各種風(fēng)險(xiǎn)，利用信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行彌補(bǔ)，降低檔案泄露風(fēng)險(xiǎn)；三是提升檔案資源利用率。在信息化建設(shè)的推進(jìn)下，檔案管理工作中也有了各類新型技術(shù)手段，各個(gè)高職院校也建立了數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的分類存儲(chǔ)和管理，遵循保密原則，可以大大提高檔案的安全屬性，更好地發(fā)揮出檔案資源的作用和價(jià)值。

二、當(dāng)前高職院校檔案保密工作的問(wèn)題

（一）人員缺乏保密意識(shí)

近些年來(lái)，國(guó)家在保密普法宣傳教育上不斷推進(jìn)，人民群眾的保密意識(shí)得到顯著提升，但長(zhǎng)期以來(lái)在高職院校檔案管理工作中，更加側(cè)重于檔案的收集、整理和利用，忽視了保密工作的重要性，管理者對(duì)于檔案保密原則的認(rèn)識(shí)不夠深入。還有的檔案工作人員認(rèn)為高職院校是一片凈土，泄密的可能性很低，即便泄密也不會(huì)帶來(lái)什么負(fù)面影響。究其原因，與人員思想方面具有密切關(guān)系，多數(shù)檔案工作人員并非科班出身，并且在長(zhǎng)期的工作實(shí)踐中也未接受過(guò)系統(tǒng)的保密培訓(xùn)，因此，執(zhí)行起來(lái)會(huì)存在種種問(wèn)題。

（二）檔案存在混合管理

步入新的歷史時(shí)期后，在國(guó)家政策的扶持下高職院校得到了迅速發(fā)展，其規(guī)章制度和管理體系也開始日益完善，但是檔案保密工作還是沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，未針對(duì)檔案管理工作提出具體的管理方案與指導(dǎo)原則，導(dǎo)致檔案工作無(wú)章可循，檔案的收集、分類、審核不夠細(xì)致，常常存在各類檔案混合管理的問(wèn)題。有的高職院校保密柜數(shù)量不夠，將一些涉密檔案置于普通檔案柜中來(lái)管理，有時(shí)會(huì)由于使用者的無(wú)意識(shí)操作導(dǎo)致檔案泄露出去，給高職院校帶來(lái)了負(fù)面影響。

（三）技術(shù)手段有待更新

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代之后，各類信息技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，很多信息是以電子化的方式來(lái)存在，并且以往存儲(chǔ)的一些紙質(zhì)檔案已經(jīng)通過(guò)技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為電子形式，其中，有大量涉密文件。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案更易泄露，除了由于人員操作不當(dāng)或者主觀因素引起的檔案泄密之外，黑客攻擊、病毒、漏洞等也容易導(dǎo)致高職院校的檔案出現(xiàn)泄密，如果高職院校缺乏對(duì)應(yīng)的保密手段，一旦遭遇外部攻擊，將會(huì)給自身的發(fā)展帶來(lái)無(wú)法估量的損失。

（四）涉密管理機(jī)制不夠完善

在高職院校的發(fā)展中一直是將教學(xué)、管理和科研放在中心地位，部分管理者認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，而檔案工作人員對(duì)于檔案工作的認(rèn)識(shí)不夠全面，在工作中常常消極應(yīng)對(duì)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量。另外，相關(guān)的檔案涉密管理機(jī)制也不夠健全，久而久之，也會(huì)逐步降低檔案工作人員的保密意識(shí)，容易出現(xiàn)由于人員疏忽帶來(lái)的檔案泄密事件。

三、高職院校檔案管理工作保密原則的踐行

（一）優(yōu)化檔案管理體制

要將保密原則踐行到實(shí)踐中，必須要將各項(xiàng)基礎(chǔ)工作做實(shí)、做細(xì)，高職院校檔案保密工作會(huì)受到諸多因素的影響，長(zhǎng)期以來(lái)，由于在檔案保密標(biāo)準(zhǔn)、保障體系上缺乏統(tǒng)一健全的規(guī)章制度，致使檔案工作人員無(wú)章可循，加之檔案工作人員的總體能力參差不齊，也會(huì)影響檔案保密工作的開展質(zhì)量。對(duì)于高職院校而言，檔案管理保密工作的踐行并非一蹴而就，需要一步一個(gè)腳印的落實(shí)好各個(gè)工作步驟，做好每項(xiàng)內(nèi)容，這一過(guò)程無(wú)疑是艱難而又漫長(zhǎng)的。具體來(lái)看，需要及早建立適合的管理體制，完善的規(guī)章制度。當(dāng)前，我國(guó)已經(jīng)頒布《歸檔文件整理規(guī)則》等細(xì)則，高職院校檔案管理部門需要根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)來(lái)明確檔案工作發(fā)展規(guī)劃，考慮到檔案保密工作的實(shí)際特點(diǎn)，科學(xué)制定規(guī)章制度，嚴(yán)格要求檔案工作人員遵循保密原則。同時(shí)，還要建立檔案管理工作具體流程，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，包括辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)層次等來(lái)細(xì)化規(guī)章制度，比如，若高職院校規(guī)模較小，為了確保檔案保密規(guī)章制度可以順利實(shí)施，可以將部分工作移交至黨委辦、人事處來(lái)負(fù)責(zé)；對(duì)于規(guī)模較大的高職院校，他們有獨(dú)立的檔案管理部門，檔案保密難度會(huì)更高，在具體工作中必須要明確檔案管理的流程和方法。總之，規(guī)章制度的建設(shè)必須要與高職院校實(shí)際情況相結(jié)合，優(yōu)化制度內(nèi)容，這樣才能保障保密工作落實(shí)到實(shí)處，并讓高職院校的檔案管理可朝著科學(xué)、規(guī)范的方向來(lái)發(fā)展。

除此之外，還要提高各方人員的檔案意識(shí)，檔案意識(shí)的強(qiáng)弱是影響檔案保密工作開展質(zhì)量的一個(gè)重要因素，高職院校不管是管理者還是檔案工作人員，往往對(duì)這項(xiàng)工作缺乏客觀、真實(shí)的了解，高校師生對(duì)于檔案保密工作的認(rèn)識(shí)也非常少。對(duì)此，需要從上到下改變管理思想，高職院校領(lǐng)導(dǎo)需要真正重視檔案工作，認(rèn)識(shí)到檔案在促進(jìn)學(xué)校發(fā)展方面的職能和作用，將檔案管理和保密工作納入到高職院校整體規(guī)劃中，投入必備的人力、物力和財(cái)力。同時(shí)，做好宣傳工作，利用微信公眾號(hào)、廣播平臺(tái)、校園宣傳欄等，讓廣大師生、教職工能夠認(rèn)識(shí)到檔案保密工作的必要性，從上到下轉(zhuǎn)變思維理念，讓檔案保密工作可以更好的開展。

（二）完善檔案庫(kù)房建設(shè)

為了保障檔案在管理、利用過(guò)程的安全性，做好硬件建設(shè)十分重要，這是保障檔案實(shí)體安全的前提條件。在檔案庫(kù)房中，需要添加必備的硬件設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等基礎(chǔ)辦公設(shè)備，并配備檔案應(yīng)用系統(tǒng)、溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)、自動(dòng)消防與滅火系統(tǒng)、智能密集架、控制系統(tǒng)等，這是開展檔案保密工作的基本設(shè)施。高職院校要予以更高的重視，確保檔案實(shí)體的安全性。同時(shí)，在檔案庫(kù)房的建設(shè)上，需要嚴(yán)格遵循《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》《建筑設(shè)計(jì)防火規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)，在這類法規(guī)中，對(duì)于檔案館建設(shè)有具體、明確的規(guī)定，高職院校需要以此為標(biāo)準(zhǔn)，建立單獨(dú)的檔案庫(kù)房，與閱覽室、辦公室區(qū)分開來(lái)，由專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，將檔案安全和保密工作作為檔案管理的重中之重。

（三）做好技術(shù)防護(hù)工作

為了避免高職院校電子檔案泄密，還需從技術(shù)手段進(jìn)行更新與升級(jí)，保障檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的安全性，用好防火墻技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、入侵檢測(cè)技術(shù)、防病毒技術(shù)等，避免黑客或者病毒破壞數(shù)據(jù)、更改網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。具體來(lái)看，有幾個(gè)要點(diǎn)需要予以重點(diǎn)關(guān)注：一是按要求設(shè)計(jì)防火墻，利用防火墻，能夠阻擋外部攻擊，將不安全請(qǐng)求過(guò)濾在外，這是隔離外網(wǎng)和校園內(nèi)網(wǎng)之間的首道屏障，高職院校要定期對(duì)防火墻進(jìn)行升級(jí)，發(fā)揮防護(hù)作用；二是重視信息加密，信息加密的方式非常多樣，這是保障檔案安全的重要手段，其中最常用的就是雙密鑰加密技術(shù)，可以有效防止黑客入侵；三是重視入侵檢測(cè)，利用技術(shù)手段來(lái)實(shí)時(shí)監(jiān)控外部非法入侵，一旦出現(xiàn)非法入侵，系統(tǒng)會(huì)發(fā)出警報(bào)，提醒技術(shù)人員及時(shí)應(yīng)對(duì)；四是病毒防范，及時(shí)下載漏洞補(bǔ)丁，升級(jí)防毒軟件，避免病毒入侵導(dǎo)致檔案泄露；五是做好數(shù)據(jù)備份，檔案工作人員要養(yǎng)成備份習(xí)慣，定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份和升級(jí)。

（四）加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)

檔案工作人員是開展檔案保密工作的一線人員，為了避免由于人員因素導(dǎo)致的泄密問(wèn)題，必須要建設(shè)一支綜合素質(zhì)過(guò)硬的檔案工作隊(duì)伍。如今，高職院校需要的是復(fù)合型檔案人才，對(duì)此，需要從以往的人力資源管理控制轉(zhuǎn)化為人才差異性開發(fā)，完善現(xiàn)有檔案人員的管理結(jié)構(gòu)，除了要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)和教育，提升其保密意識(shí)之外，還要引入計(jì)算機(jī)等專業(yè)畢業(yè)的優(yōu)秀技術(shù)人才，全盤負(fù)責(zé)檔案安全保密工作。為了激發(fā)出檔案工作人員的積極性，可以實(shí)施聘任制，推行按需設(shè)崗的方式，做到擇優(yōu)錄取，將檔案工作人員的素質(zhì)與綜合指標(biāo)相掛鉤，輔以優(yōu)勝劣汰等管理手段，不斷優(yōu)化整個(gè)檔案工作人員的隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。在人員配置上，需要根據(jù)個(gè)人興趣、能力特長(zhǎng)、崗位需求等，實(shí)現(xiàn)人員配備的優(yōu)化組合，最大限度發(fā)揮出檔案工作人員的潛力。針對(duì)現(xiàn)有檔案工作人員的培訓(xùn)，要著眼于現(xiàn)實(shí)，具有針對(duì)性，高職院校需要做好摸底調(diào)查工作，摸清楚檔案工作人員的實(shí)際情況，比如，針對(duì)專業(yè)技能過(guò)硬、具備較高理論知識(shí)的年輕檔案工作人員，需側(cè)重于實(shí)踐方面的內(nèi)容，加強(qiáng)崗位鍛煉，利用培訓(xùn)拓寬其專業(yè)視野，提升保密意識(shí)；針對(duì)非科班出身但文化水平較高的檔案人員，可采用研究式、互動(dòng)式的培養(yǎng)，使之掌握檔案管理工作的精髓，提高業(yè)務(wù)能力，激發(fā)崗位創(chuàng)新力，提升保密意識(shí)，使之能夠?qū)⒈Ｃ芄ぷ鲊?yán)格落實(shí)到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中；針對(duì)年齡偏大的檔案工作人員，需強(qiáng)化信息技術(shù)培訓(xùn)，以提高其工作效率，并且在培訓(xùn)過(guò)程中要著重強(qiáng)化保密工作培訓(xùn)，因?yàn)樵诶眯畔⒓夹g(shù)操作的過(guò)程中，如果一時(shí)不慎，就很有可能導(dǎo)致檔案泄露?？傊?，培訓(xùn)應(yīng)該是層次性、針對(duì)性的，以幫助檔案工作人員適應(yīng)當(dāng)前檔案保密工作的要求，提高其管理技能和業(yè)務(wù)能力。

（五）加強(qiáng)信息化建設(shè)保密管理

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的發(fā)展下，信息化技術(shù)在高職院校管理工作的各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛使用，也成為了創(chuàng)新檔案管理工作的必備手段，利用信息化技術(shù)手段，能夠?qū)n案做到一體化管理，提高檢索、存儲(chǔ)速度，但是也增加了泄密風(fēng)險(xiǎn)。高職院校有必要制定完善的電子檔案信息管理制度，明確保密管理規(guī)定，各類用途不同的檔案其審批流程也各有差異，需強(qiáng)化保密管理，避免電子檔案丟失或者泄露。不容忽視的是，當(dāng)前高職院校信息化建設(shè)起步發(fā)展相對(duì)較晚，盡管各個(gè)高職院校在近年來(lái)投入了大量資金，數(shù)字校園建設(shè)也取得了初步成果，但是在電子檔案制作和管理上還有一系列問(wèn)題，因此，在實(shí)踐過(guò)程中，必須要高度重視信息化建設(shè)的保密管理，不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題。針對(duì)一些特殊且秘密性較高的檔案，嚴(yán)禁采用存檔方式來(lái)存放，需要妥善保管，制定完善的電子檔案存檔方法，在查詢時(shí)先要由上級(jí)部門批準(zhǔn)，根據(jù)利用者的情況來(lái)提供查檔方式，明確查檔權(quán)限，并且要做好全程記錄。在查閱檔案時(shí)，要切斷庫(kù)房與外網(wǎng)的聯(lián)系，避免黑客入侵竊取檔案，最大限度保障電子檔案的安全性。

在高職院校的發(fā)展過(guò)程中，做好檔案保密工作意義重大，但長(zhǎng)期以來(lái)受制于各類主觀和客觀因素的影響，檔案工作一直遭到邊緣化，未能得到應(yīng)有的重視，檔案泄密問(wèn)題也屢見不鮮。對(duì)此需要從管理體制上進(jìn)行完善，明確高職院校檔案保密工作的具體要求和操作流程，并且做好硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，強(qiáng)化技術(shù)保障，加強(qiáng)檔案工作人員隊(duì)伍的建設(shè)。這就要求高職院校從上到下都要認(rèn)識(shí)到檔案保密工作的重要性，并要求檔案工作人員將保密原則融入日常工作中來(lái)，從制度、人員等各個(gè)方面消滅泄密風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。同時(shí)繼續(xù)推進(jìn)檔案電子化的建設(shè)進(jìn)程，在提高工作效率的同時(shí)借助技術(shù)手段提升保密等級(jí)，將保密工作做細(xì)、做實(shí)，只有這樣才能充分發(fā)揮出檔案在高職院校發(fā)展中的作用和價(jià)值。