ERP 在企業(yè)財務(wù)信息化的應(yīng)用

文/鄭曉韻（浙江天工緊固件股份有限公司）

近年來我國市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，很多企業(yè)借助信息技術(shù)提高了企業(yè)的管理水平。ERP 作為企業(yè)財務(wù)信息化的重要工具，借助ERP 能夠幫助企業(yè)實現(xiàn)資源整合，讓財務(wù)第一時間了解業(yè)務(wù)信息和數(shù)據(jù)，從而提高企業(yè)競爭力，幫助企業(yè)在激烈的競爭中獲得發(fā)展。但是很多企業(yè)未認(rèn)識到ERP 管理中各項工作的要求，無法全面提高ERP 對企業(yè)管理的有效性。因此本文針對ERP 進(jìn)行分析，探討了ERP 在財務(wù)信息化應(yīng)用的相關(guān)要求，通過ERP 讓企業(yè)的財務(wù)充分融入業(yè)務(wù)的各流程，為企業(yè)提高競爭力奠定基礎(chǔ)。

一、相關(guān)概念

ERP 是企業(yè)資源計劃，能夠集成財務(wù)、生產(chǎn)、人力資源管理等方面功能于一體。在ERP 出現(xiàn)以來，經(jīng)過長時間發(fā)展已成為企業(yè)重要的管理工作，通過ERP 實現(xiàn)對財務(wù)流程與業(yè)務(wù)流程再造，幫助企業(yè)達(dá)到優(yōu)化經(jīng)營管理流程的目標(biāo)，協(xié)調(diào)企業(yè)各部門工作職責(zé)，達(dá)到提高企業(yè)競爭力的目標(biāo)。

二、企業(yè)財務(wù)信息化應(yīng)用的不足

第一，基礎(chǔ)財務(wù)工作不健全。在傳統(tǒng)的財務(wù)信息化管理過程中，財務(wù)工作僅能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的線上處理，無法通過系統(tǒng)實現(xiàn)之間的整合為企業(yè)財務(wù)上工作提供數(shù)據(jù)，財務(wù)工作的本質(zhì)未發(fā)生變化，財務(wù)工作還是僅能實現(xiàn)事后核算與監(jiān)督，無法參與到經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的事前與事中進(jìn)行預(yù)測和控制，不利于幫助企業(yè)提高財務(wù)工作附加值。

第二，信息處理效率低下。傳統(tǒng)財務(wù)信息化由于財務(wù)信息系統(tǒng)和其他系統(tǒng)之間未建立完善的接口，各項數(shù)據(jù)難以在不同模塊之間進(jìn)行傳遞，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項發(fā)生之后無法第一時間傳遞給企業(yè)的財務(wù)模塊，不利于幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)財務(wù)工作中的薄弱環(huán)節(jié)并形成完善的改進(jìn)機(jī)制。

第三，內(nèi)部控制體系不科學(xué)。內(nèi)部控制體系要對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動進(jìn)行控制與分析，并對重點活動進(jìn)行控制。但是傳統(tǒng)財務(wù)信息化模式下內(nèi)部控制主要依靠人工進(jìn)行管理，無法通過系統(tǒng)設(shè)置相應(yīng)的控制規(guī)則對企業(yè)各項事項進(jìn)行控制，內(nèi)部控制效率大打折扣。

第四，財務(wù)和業(yè)務(wù)的配合力度不足。在傳統(tǒng)管理模式下，業(yè)務(wù)信息難以及時傳遞給財務(wù)模塊，財務(wù)無法為業(yè)務(wù)提供有價值支持，不利于提高財務(wù)工作的附加值。

三、ERP 在企業(yè)財務(wù)信息化應(yīng)用的思路

（一）優(yōu)化基礎(chǔ)財務(wù)工作

通過使用ERP 的方式，能夠大幅提高企業(yè)對各項業(yè)務(wù)流程的管理水平，提高企業(yè)核算的精細(xì)化程度，讓企業(yè)的各類信息通過簡單處理生成記賬憑證，從而大幅減少財務(wù)人員的工作量，并通過對憑證進(jìn)行自動匯總，防范人工管理過程中產(chǎn)生的問題，提高管理流程的科學(xué)性，達(dá)到財務(wù)與業(yè)務(wù)同步管理的目標(biāo)[1]。例如在銷售收款業(yè)務(wù)中，企業(yè)在接受了客戶訂單完成產(chǎn)品的銷售，直至收回款項的全過程會涉及主營業(yè)務(wù)收入、主營業(yè)務(wù)成本、應(yīng)收賬款、銀行存款等科目。在傳統(tǒng)的財務(wù)核算模式下，財務(wù)核算的信息無法準(zhǔn)確體現(xiàn)出各項科目狀態(tài)，例如應(yīng)收賬款發(fā)生時，應(yīng)收賬款賬齡、客戶信用情況等信息無法第一時間得到傳遞，部分企業(yè)可能會設(shè)置應(yīng)收賬款明細(xì)賬的方式對相關(guān)信息進(jìn)行記錄，但是耗費(fèi)大量人力、物力。通過使用ERP 系統(tǒng)能夠?qū)N售收款流程形成信息化的管理機(jī)制，在銷售部門談判之后，能夠生成客戶名稱、地址等方面信息。當(dāng)企業(yè)接收到客戶的訂單時，錄入信息并結(jié)合庫存系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析是否需要進(jìn)行采購。完成發(fā)貨之后，在信息系統(tǒng)中形成記錄，企業(yè)收到客戶的貨款能夠?qū)?yīng)收賬款進(jìn)行沖銷。通過ERP 方式，企業(yè)各項流程的信息都從業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)獲取，并且能夠第一時間分析業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的狀態(tài)。例如企業(yè)分析銷售情況時，能夠通過信息系統(tǒng)第一時間追蹤到應(yīng)收賬款的賬齡、客戶情況、合同信息的方面因素，企業(yè)的業(yè)務(wù)部門信息可以通過系統(tǒng)流轉(zhuǎn)到財務(wù)部門，大幅提高財務(wù)信息準(zhǔn)確性，讓財務(wù)人員從基礎(chǔ)核算中解放出來。

（二）提高信息處理效率

第一，借助ERP 實現(xiàn)信息共享。ERP 在企業(yè)應(yīng)用的核心是消除信息孤島，實現(xiàn)信息共享。通過對信息資源進(jìn)行統(tǒng)籌管理的方式，實現(xiàn)對各類信息的無縫整合，借助ERP 系統(tǒng)實現(xiàn)對信息的管理，能夠?qū)崿F(xiàn)價值增值的目標(biāo)。在傳統(tǒng)管理模式下，企業(yè)各部門的信息難以及時共享，存在信息孤島的問題。ERP 模式能夠有效消除信息孤島，通過強(qiáng)化管理的規(guī)范性，針對日常工作問題形成科學(xué)控制措施，實現(xiàn)對信息的高效傳遞，實現(xiàn)對資源調(diào)配的功能，促使企業(yè)實現(xiàn)價值最大化的目標(biāo)[2]。例如在ERP 系統(tǒng)中，包括采購、生產(chǎn)、庫存等模塊，在企業(yè)的銷售模塊中錄入客戶名稱、賬期、信用額度等信息，在采購模塊中錄入供應(yīng)商信息、物料編碼等信息，在生產(chǎn)模塊中錄入產(chǎn)品成本等信息。在錄入信息之后，發(fā)生業(yè)務(wù)事項時，能夠借助提前錄入的信息實現(xiàn)對信息的傳遞。銷售部門在接收到銷售訂單之后，會將銷售訂單傳遞給庫存模塊，庫存模塊結(jié)合是否有足夠的存貨分析是否需要采購。如需要采購，將信息傳遞采購模塊，由采購人員結(jié)合供應(yīng)商情況選擇最佳供應(yīng)商，由系統(tǒng)匹配供應(yīng)商之后開展采購。當(dāng)企業(yè)采購的貨物到達(dá)企業(yè)之后，通過庫存模塊進(jìn)行驗收，檢查存貨是否符合企業(yè)的要求，符合企業(yè)要求的通過驗收并將信息傳遞給生產(chǎn)模塊，生產(chǎn)模塊結(jié)合所采購的各類材料開始生產(chǎn)，生產(chǎn)完成的貨物傳遞給庫存模塊，庫存模塊發(fā)出信息要求銷售部門完成銷售工作。與此同時，企業(yè)的各環(huán)節(jié)信息會同步流轉(zhuǎn)至財務(wù)系統(tǒng)生成憑證，從而大幅提高企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享力度。通過信息共享的方式，能夠讓財務(wù)了解業(yè)務(wù)所處的環(huán)節(jié)及業(yè)務(wù)工作狀態(tài)，包括明確業(yè)務(wù)工作中具體的信息，形成一體化的信息管理機(jī)制，消除了信息孤島。又如，企業(yè)在采購流程中，為了提高企業(yè)采購的規(guī)范性，建立ERP 價格數(shù)據(jù)庫。通常企業(yè)成本中的材料成本比重較高，企業(yè)原材料價格波動將給企業(yè)帶來一定風(fēng)險。為了確保企業(yè)材料價格能夠得到有效監(jiān)督，幫助企業(yè)掌握材料價格變動情況，企業(yè)要形成完善價格跟蹤機(jī)制，及時收集原材料的價格波動情況，并將原材料價格情況及時輸入到ERP 系統(tǒng)中。企業(yè)在開展采購之前要進(jìn)行市場詢價，并將詢價結(jié)果錄入ERP 系統(tǒng)。在開展采購環(huán)節(jié)，要將采購價格和詢價結(jié)果由ERP 系統(tǒng)進(jìn)行比對，避免企業(yè)采購到的產(chǎn)品價格過高的風(fēng)險。企業(yè)在每筆采購之前都將采購價格和市場公允價值進(jìn)行對比，能夠分析企業(yè)采購價格的合理性，以此實現(xiàn)對采購人員的獎懲。

第二，通過多維度數(shù)據(jù)滿足企業(yè)管理需求。在傳統(tǒng)財務(wù)核算中僅涉及少量的數(shù)據(jù)，主要是會計憑證所產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)，無法為企業(yè)管理提供有效的決策支持，導(dǎo)致管理效率低下，財務(wù)工作附加值較低，不利于幫助企業(yè)在激烈的市場競爭中提高競爭力。在使用ERP 之后，數(shù)據(jù)處理的效率大幅提高，能夠幫助企業(yè)掌握各項活動實施狀態(tài)，并結(jié)合企業(yè)的工作情況對各環(huán)節(jié)工作進(jìn)行優(yōu)化，實現(xiàn)對資源的有效整合。通過ERP 的應(yīng)用，其優(yōu)勢在于能夠提供多層次、多樣化的數(shù)據(jù)，滿足數(shù)據(jù)分析的需求。例如在ERP 系統(tǒng)中能夠根據(jù)企業(yè)的實際開發(fā)個性化功能，將企業(yè)各項業(yè)務(wù)活動進(jìn)行集成，并根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)活動的特點，對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類管理，幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程中的薄弱環(huán)節(jié)。企業(yè)通過對各類數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，幫助企業(yè)了解業(yè)務(wù)狀態(tài)。同時企業(yè)根據(jù)自身需求了解業(yè)務(wù)狀態(tài)，掌握如何優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，制定更為科學(xué)的決策，大幅提高數(shù)據(jù)獲取效率及數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、可比性，為企業(yè)提供更加全面、及時、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，為企業(yè)各項工作提供支持。

（三）優(yōu)化內(nèi)部控制

第一，通過ERP 系統(tǒng)對關(guān)鍵內(nèi)部控制環(huán)節(jié)進(jìn)行管理。ERP 系統(tǒng)通過對數(shù)據(jù)進(jìn)行集成，讓企業(yè)不同系統(tǒng)形成一個整體，達(dá)到各項信息統(tǒng)一管理的目標(biāo)，并及時監(jiān)控企業(yè)的管理情況，為管理層開展決策提供支持。在ERP系統(tǒng)中對各類信息進(jìn)行全面管控，發(fā)現(xiàn)企業(yè)管理中的不足，并提高企業(yè)的管理效率，優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)價值最大化目標(biāo)。例如在發(fā)生應(yīng)收應(yīng)付賬款時，自動導(dǎo)出信息生成相應(yīng)的記賬憑證并更新總賬，幫助企業(yè)第一時間發(fā)現(xiàn)應(yīng)收賬款管理不足并優(yōu)化應(yīng)收賬款管理流程。企業(yè)通過對關(guān)鍵控制點進(jìn)行信息化控制的方式，有效消除管理工作中不規(guī)范行為給內(nèi)部控制帶來的影響，提高企業(yè)管理流程的科學(xué)性，實現(xiàn)對關(guān)鍵控制點的跟蹤。例如通過ERP 跟進(jìn)應(yīng)收賬款管理流程，當(dāng)應(yīng)收賬款逾期時能夠通過ERP了解客戶逾期的情況，并根據(jù)逾期的嚴(yán)重性制定恰當(dāng)解決方案。同時企業(yè)要針對各層級人員的工作情況形成對財務(wù)管理工作的嚴(yán)格控制，借助ERP系統(tǒng)對各崗位工作職責(zé)進(jìn)行分析，并以此為內(nèi)部資源調(diào)配提供支持，從而優(yōu)化企業(yè)的管理流程，實現(xiàn)對人員權(quán)責(zé)的監(jiān)督，提高企業(yè)管理工作的規(guī)范化水平。

第二，借助ERP 實現(xiàn)預(yù)算內(nèi)部控制。預(yù)算作為內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，通過預(yù)算能夠合理規(guī)劃企業(yè)的資源配置機(jī)制，幫助企業(yè)實現(xiàn)對各類風(fēng)險的防控，并對資源進(jìn)行合理調(diào)配。在預(yù)算編制過程中，ERP 系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)滾動預(yù)算，不斷對原有的預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整，克服傳統(tǒng)模式中預(yù)算無法適應(yīng)日新月異市場環(huán)境的弊端，從而讓企業(yè)在預(yù)算管理中能夠在整體視角分析管理工作的薄弱環(huán)節(jié)，幫助企業(yè)由財務(wù)部門對各環(huán)節(jié)工作進(jìn)行有序管理，確保企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動有序推進(jìn)[3]。同時通過對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項進(jìn)行不斷調(diào)整與修正，能夠讓企業(yè)預(yù)算更加吻合自身經(jīng)營實際，實現(xiàn)對企業(yè)各項工作的有效控制。全面預(yù)算管理工作所涉及的信息量較大，要求對企業(yè)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行全面統(tǒng)計。傳統(tǒng)的人工匯總數(shù)據(jù)方式，將導(dǎo)致工作量大幅增加，這也是傳統(tǒng)預(yù)算管理模式中的重要問題。借助ERP 系統(tǒng)建設(shè)，有助于全面改善傳統(tǒng)模式的弊端，實現(xiàn)信息的集成。在采用ERP 系統(tǒng)時，企業(yè)各項業(yè)務(wù)預(yù)算的數(shù)據(jù)由業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際情況錄入系統(tǒng)，財務(wù)部門在此過程中僅需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單處理，就能夠?qū)崿F(xiàn)對數(shù)據(jù)的傳遞。企業(yè)銷售部門根據(jù)市場信息編制銷售預(yù)算，之后將銷售預(yù)算信息傳遞至生產(chǎn)部門。生產(chǎn)部門根據(jù)銷售部門的數(shù)據(jù)以及自身生產(chǎn)能力編制生產(chǎn)成本預(yù)算和制造費(fèi)用預(yù)算。采購部門根據(jù)物料清單編制采購預(yù)算。人力資源部門編制人工預(yù)算。通過這樣的方式，在編制預(yù)算過程中，預(yù)算信息由信息系統(tǒng)自動采集和流轉(zhuǎn)，大幅提高預(yù)算管理的及時性。

（四）強(qiáng)化業(yè)財融合

第一，通過ERP 讓財務(wù)透視業(yè)務(wù)。傳統(tǒng)的財務(wù)工作主要是對各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項進(jìn)行事后的核算，財務(wù)與業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)相互分離，無法對企業(yè)經(jīng)營活動進(jìn)行有效監(jiān)控。ERP 秉承著精益管理以及對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)籌管控的方式，促使財務(wù)工作融入業(yè)務(wù)前端，由事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑邦A(yù)測、事中監(jiān)督、事后管理，形成全環(huán)節(jié)管理的目標(biāo)。通過讓財務(wù)透視業(yè)務(wù)的全流程，幫助企業(yè)的財務(wù)部門優(yōu)化各項經(jīng)營管理機(jī)制，持續(xù)改進(jìn)企業(yè)的管理效益。在ERP 的管理流程中，能夠形成相互支持的子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)緊密協(xié)同，共同提高企業(yè)的管理水平。在ERP 的環(huán)境下，企業(yè)各項財務(wù)信息來源前移，各項信息來自業(yè)務(wù)模塊并匯集到財務(wù)模塊，企業(yè)的資金管理、資產(chǎn)管理、財務(wù)核算等環(huán)節(jié)能夠形成一體化的管理機(jī)制，各子系統(tǒng)之間的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)能夠第一時間通過信息系統(tǒng)進(jìn)行集成。例如在開展銷售業(yè)務(wù)時，銷售系統(tǒng)中的信息能夠傳遞給財務(wù)模塊，通過分析銷售毛利等方面的信息，由財務(wù)部門將分析結(jié)果反饋給業(yè)務(wù)部門，并找到相關(guān)數(shù)據(jù)變動成因，判斷若銷售收入下降是由于市場不景氣，還是由于企業(yè)產(chǎn)品宣傳不力等因素，從而結(jié)合企業(yè)管理中所存在的問題形成科學(xué)的分析建議。又如在分析企業(yè)的生產(chǎn)環(huán)節(jié)，分析企業(yè)生產(chǎn)效率、產(chǎn)品質(zhì)量等信息，判斷企業(yè)生產(chǎn)管理出現(xiàn)問題是由于機(jī)械設(shè)備效率低下，還是由于質(zhì)量不佳等因素。再如在企業(yè)的倉儲管理中，ERP 系統(tǒng)能夠了解企業(yè)的收貨和發(fā)貨數(shù)據(jù)，形成存貨賬齡報告以及存貨明細(xì)。通過分析企業(yè)進(jìn)銷存情況，判斷企業(yè)存貨管理的合理性，并分析企業(yè)是否存在呆滯等問題，判斷是由于企業(yè)采購環(huán)節(jié)管理不當(dāng)，還是由于銷售不及時，并以此制定科學(xué)的應(yīng)對措施。借助ERP 系統(tǒng)能夠讓財務(wù)掌握業(yè)務(wù)的情況，發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作的薄弱環(huán)節(jié)，從而針對流程中所存在的問題對癥下藥，提高管理工作規(guī)范性。

第二，財務(wù)流程融入業(yè)務(wù)要求。傳統(tǒng)的財務(wù)工作是通過手工方式對各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項進(jìn)行處理，管理效率較低。在使用ERP 的管控模式中，財務(wù)人員能夠根據(jù)信息系統(tǒng)進(jìn)行管理，提高企業(yè)的管理效率以及信息準(zhǔn)確性，大幅改善企業(yè)財務(wù)和業(yè)務(wù)配合的力度。通過統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一流程，實現(xiàn)對信息的共享及數(shù)據(jù)管控。企業(yè)大量信息通過業(yè)務(wù)人員直接錄入系統(tǒng)，并經(jīng)過各項模塊的流轉(zhuǎn)傳遞至財務(wù)模塊，財務(wù)人員能夠從大量的基礎(chǔ)工作中解脫出來，參與到與業(yè)務(wù)工作的配合流程中。因此在企業(yè)ERP 的模式下，財務(wù)崗位也要發(fā)生重大調(diào)整，以實現(xiàn)業(yè)財融合的目標(biāo)。首先，對財務(wù)分析的崗位進(jìn)行調(diào)整。在引入ERP 之前，企業(yè)開展財務(wù)分析僅能夠通過分析企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)判斷企業(yè)財務(wù)報表中相關(guān)數(shù)據(jù)的情況。在使用ERP 系統(tǒng)之后，企業(yè)各項數(shù)據(jù)來源前移，企業(yè)的財務(wù)部門能夠全面掌握業(yè)務(wù)部門的工作情況，形成對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的有效分析，實現(xiàn)和業(yè)務(wù)部門的有效配合。在企業(yè)的財務(wù)分析中，能夠增加對供產(chǎn)銷各環(huán)節(jié)的分析。若企業(yè)收入不達(dá)標(biāo)，應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率未達(dá)成等因素發(fā)生時，能夠通過信息系統(tǒng)找到差距，并通過財務(wù)分析幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)管理中的不足，提高企業(yè)管理工作規(guī)范化程度，確保企業(yè)的業(yè)務(wù)問題能夠得到第一時間整改。其次，對財務(wù)管理崗位工作內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。在使用ERP 系統(tǒng)之前，企業(yè)核算流程較為粗糙，企業(yè)各項成本核算信息傳遞滯后，無法第一時間實現(xiàn)管理。企業(yè)在使用ERP 時，企業(yè)的成本核算工作由系統(tǒng)自動完成，企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)對各項工作的有效管理，幫助企業(yè)了解各項工作的問題，并分析成本數(shù)據(jù)是否合理以及所需要的資源是否科學(xué)。若存在不規(guī)范之處能夠得到及時整改，從而幫助企業(yè)的生產(chǎn)部門優(yōu)化生產(chǎn)管理體系。

四、結(jié)語

ERP 作為現(xiàn)代企業(yè)管理過程中的重點，通過信息系統(tǒng)將企業(yè)各類資源進(jìn)行合理配置，能夠幫助企業(yè)實現(xiàn)轉(zhuǎn)型。在ERP 模式下，企業(yè)的各類信息能夠?qū)嵭袣w集，各項業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都能夠在信息系統(tǒng)中進(jìn)行分析，解決管理流程的問題。ERP 具有較強(qiáng)靈活性，ERP 能夠?qū)ζ髽I(yè)的各項活動形成全方位、多角度的管理，并通過ERP 讓財務(wù)透視到業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)的有效銜接。ERP 管理流程中財務(wù)信息化要求不斷提高，在管理活動中還存在一定的問題有待進(jìn)一步研究，因此本文針對相關(guān)問題進(jìn)行探討，認(rèn)為企業(yè)在未來還要進(jìn)一步優(yōu)化管理流程，從而確保企業(yè)適應(yīng)時代發(fā)展的要求。