論如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平

文/劉娟（鄂爾多斯市康巴什區(qū)市場(chǎng)監(jiān)管管理局）

事業(yè)單位綜合管理中人力資源具有重大意義，不僅對(duì)單位內(nèi)部職工調(diào)配有著決定作用，同時(shí)還能促進(jìn)單位內(nèi)部正常勞動(dòng)制度運(yùn)轉(zhuǎn)，保障職工的個(gè)人權(quán)益。就目前來(lái)看，部分單位對(duì)人力資源檔案管理還沒(méi)有足夠的重視，缺少相應(yīng)的支持，導(dǎo)致部分單位人力資源檔案管理與現(xiàn)代發(fā)展水平不相符，因此，事業(yè)單位非常有必要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行深入研究和分析，全面高效地開(kāi)展人力資源檔案管理工作。

一、人力資源檔案管理在事業(yè)單位中的重要性

（一）保障事業(yè)單位健康發(fā)展

事業(yè)單位在轉(zhuǎn)型發(fā)展過(guò)程中離不開(kāi)優(yōu)秀的人才，做好人力資源檔案管理工作能夠幫助單位對(duì)職工具體情況進(jìn)行充分了解，事業(yè)單位根據(jù)人力資源檔案中的資料對(duì)職工進(jìn)行個(gè)性化培養(yǎng)，根據(jù)職工需求及特長(zhǎng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)膷徫徽{(diào)整，對(duì)人力資源進(jìn)行優(yōu)化配置，充分發(fā)揮其作用，促進(jìn)事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展。

（二）充分激發(fā)職工潛能

一般情況下，事業(yè)單位中職工競(jìng)爭(zhēng)性不足，在具體工作中缺乏積極性。近年來(lái)，隨著事業(yè)單位不斷改革，充分調(diào)動(dòng)職工的積極性，通過(guò)良性競(jìng)爭(zhēng)幫助職工全面強(qiáng)化綜合能力。事業(yè)單位通過(guò)加強(qiáng)人事檔案管理，能夠充分掌握職工的工作履歷及工作成績(jī)，影響職工未來(lái)發(fā)展[1]。因此，事業(yè)單位加強(qiáng)人力資源檔案管理能夠激發(fā)職工的工作潛能，使其不斷提升自我，為單位創(chuàng)造更高的價(jià)值。

（三）掌握人才管理方向

人力資源管理中的重點(diǎn)依據(jù)是檔案管理，事業(yè)單位的檔案中不僅將當(dāng)前單位所有職工的全部信息和數(shù)量包含其中，同時(shí)還通過(guò)檔案管理實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)單位人力資源水平的充分反映。健全的檔案管理能夠?yàn)槭聵I(yè)單位人才選拔提供更加科學(xué)和可靠的依據(jù)，通過(guò)對(duì)人力資源檔案的分類(lèi)整理及分析，能夠明確單位的人才儲(chǔ)備及各種信息。人力資源通過(guò)檔案管理能夠掌握內(nèi)部員工的所有信息，從而明確單位人才管理的方向，保障人力資源的前瞻性和科學(xué)性。

二、事業(yè)單位人力資源檔案的特點(diǎn)

（一）多樣性

人力資源檔案中不僅包括了職工的基本資料及學(xué)歷、資質(zhì)等方面的材料，同時(shí)還將職工的工作履歷及在過(guò)往工作中獲得的獎(jiǎng)懲情況、工作成果等都包含進(jìn)去。此外，人力資源檔案還包括職工的各項(xiàng)薪資資料及福利待遇等內(nèi)容。

（二）階段性

事業(yè)單位人力資源檔案管理包括多個(gè)階段，首先是檔案形成階段，這個(gè)階段都是基本檔案，包括單位職工的個(gè)人信息及基本資料等。其次是發(fā)展階段形成檔案，這個(gè)階段是單位職工在就職過(guò)程中積累形成的檔案，主要包括業(yè)績(jī)考核情況、職位調(diào)動(dòng)情況及職業(yè)發(fā)展情況等，在職工職業(yè)生涯中格外重要。最后是離職退休階段檔案，主要包括職工在離職或者退休后的具體資料情況。

（三）機(jī)密性

事業(yè)單位中人事檔案包含了職工所有的思想政治、任職履歷、獎(jiǎng)懲等信息，一些信息能夠從側(cè)面反映出部分重大事件，而部分檔案信息無(wú)法向他人言及。檔案管理屬于國(guó)家的機(jī)密性工作，不能輕易泄露，人事檔案管理也具有較高的機(jī)密性，即便是在檔案管理機(jī)構(gòu)的人員也無(wú)法擅自調(diào)閱自己的檔案，一旦職工檔案被隨意泄露，將會(huì)給職工帶來(lái)嚴(yán)重負(fù)面影響。

（四）流動(dòng)性

人力資源檔案管理與職工的人事管理應(yīng)當(dāng)是統(tǒng)一協(xié)調(diào)的，這樣才能保障檔案管理的作用全面發(fā)揮出來(lái)。事業(yè)單位中干部工作一直處于變動(dòng)的狀態(tài)，若是事業(yè)單位人事管理與檔案管理存在脫節(jié)情況，檔案還在單位管理，但人員已經(jīng)不止去向，則會(huì)導(dǎo)致檔案管理失去意義。因此，事業(yè)單位管理中，必須要保障檔案隨著人員調(diào)動(dòng)而調(diào)離。

三、影響事業(yè)單位人力資源管理水平的因素

（一）檔案管理意識(shí)有待提升

事業(yè)單位內(nèi)部管理中，人力資源檔案管理極為重要，但根據(jù)實(shí)際情況來(lái)看，長(zhǎng)期以來(lái)，部分單位缺乏對(duì)人力資源檔案管理的重要性認(rèn)知，因此在具體管理中缺乏資金和技術(shù)方面的投入，沒(méi)有健全的管理人員設(shè)置，檔案管理缺乏專業(yè)的人才，管理設(shè)備不能及時(shí)更新，缺乏對(duì)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用等都是導(dǎo)致人力資源檔案管理不受重視的原因，一般情況下，事業(yè)單位并不常進(jìn)行人事檔案管理，只有上級(jí)檢查或者有重大人事變動(dòng)時(shí)才會(huì)進(jìn)行檔案管理，這給單位正常管理帶來(lái)較大影響。甚至一些單位由于對(duì)檔案管理的不重視并沒(méi)有建立相應(yīng)的管理制度，難以為工作開(kāi)展提供制度保障[2]。隨著新的經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)環(huán)境變化及國(guó)家社保政策逐漸完善，勞動(dòng)保護(hù)法律法規(guī)逐漸健全，事業(yè)單位結(jié)合新的形勢(shì)構(gòu)建完善的制度體系已經(jīng)成為單位改革過(guò)程中的重要工作，但由于事業(yè)單位自身缺乏重視度及積極性，導(dǎo)致相應(yīng)的制度體系不完善，因而難以發(fā)揮檔案管理的作用，對(duì)單位發(fā)展也造成影響。

（二）檔案管理制度需要完善

一些單位缺乏對(duì)檔案管理的重視，沒(méi)有結(jié)合實(shí)際需求做出正確規(guī)劃，缺乏有效的制度，導(dǎo)致在管理中檔案管理人員的工作積極性不高，在日常工作中容易敷衍，無(wú)法盡到應(yīng)盡的崗位職責(zé)。甚至部分單位中人力資源檔案并沒(méi)有全面整合進(jìn)人力資源部門(mén)，只是交由各部門(mén)進(jìn)行自主管理，導(dǎo)致人力資源檔案管理容易出現(xiàn)責(zé)權(quán)不明的情況，分工不明、分工不合理的情況時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致單位在人力資源檔案管理中容易發(fā)生出現(xiàn)問(wèn)題無(wú)法及時(shí)找到負(fù)責(zé)人的情況，對(duì)整個(gè)檔案管理工作都帶來(lái)不小的難度。事業(yè)單位人力資源檔案管理存在漏洞，缺乏健全的制度，對(duì)管理人員工作開(kāi)展造成嚴(yán)重制約，不能及時(shí)在日常工作中發(fā)揮主觀能動(dòng)性，嚴(yán)重影響檔案管理價(jià)值發(fā)揮，對(duì)事業(yè)單位轉(zhuǎn)型造成阻礙。

（三）管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高

檔案管理人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)極大影響著實(shí)際的檔案管理質(zhì)量。所以，在具體檔案管理中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)配備專業(yè)的管理人員，才能確保工作順利完成。但實(shí)際上，目前部分單位并沒(méi)有將管理重點(diǎn)放在人力資源檔案管理中，并沒(méi)有較高的覺(jué)悟，因此部分工作人員專業(yè)能力有所不足，導(dǎo)致部分檔案管理工作推進(jìn)較慢[3]。部分工作人員由于工作態(tài)度不夠端正，導(dǎo)致事業(yè)單位人力資源檔案管理工作無(wú)法深入研究。此外，當(dāng)前社會(huì)發(fā)展下，人力資源管理重要性越來(lái)越明顯，因此事業(yè)單位相關(guān)工作開(kāi)展的價(jià)值也就更高，但事業(yè)單位并沒(méi)有組織人員參與相關(guān)培訓(xùn)工作，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量不高。

（四）人力資源管理系統(tǒng)落后

盡管信息化管理已經(jīng)成為各單位管理的重要手段，但當(dāng)前部分單位還缺少完善的人力資源檔案管理系統(tǒng)。部分單位目前的檔案管理工作還是主要以紙質(zhì)檔案管理為主，將所有檔案封裝在檔案袋中，全部堆積在檔案室，且檔案室的檔案也沒(méi)有進(jìn)行細(xì)化分類(lèi)，并沒(méi)有做好妥善保管。甚至部分單位并沒(méi)有單獨(dú)的檔案管理室，或者一些單位盡管設(shè)置了檔案管理室，但將其放置在較為潮濕的地下室，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案受潮發(fā)霉等。此外，部分單位盡管實(shí)施了信息化檔案管理，但由于在信息化中的投入不足，信息技術(shù)沒(méi)有及時(shí)更新，且不同單位間的系統(tǒng)不統(tǒng)一，因此檔案管理都是屬于小規(guī)模的管理系統(tǒng)。一旦出現(xiàn)人員流動(dòng)情況將無(wú)法及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行更新。并且在我國(guó)的事業(yè)單位管理中，一些重要單位人力資源檔案管理一般屬于機(jī)密文件，信息系統(tǒng)安全性不足，因此部分單位人力資源管理系統(tǒng)一直較為保守落后，沒(méi)有維持良好發(fā)展。

四、事業(yè)單位提升人力資源檔案管理水平的具體措施

（一）不斷提高檔案管理意識(shí)

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況加強(qiáng)對(duì)人力資源檔案管理的重視，激發(fā)職工潛能，為單位管理及社會(huì)做出更大貢獻(xiàn)。首先，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)全面強(qiáng)化檔案管理認(rèn)知，改變傳統(tǒng)的思想認(rèn)知，從管理層開(kāi)始提高重視度，明確人力資源檔案管理的重要性，并加強(qiáng)對(duì)當(dāng)任管理人員的培訓(xùn)，不斷提升管理人員的思想意識(shí)，使其在人力資源檔案管理中能夠全情投入[4]。事業(yè)單位可以開(kāi)展專題學(xué)習(xí)會(huì)議或者邀請(qǐng)相關(guān)專家來(lái)舉行培訓(xùn)講座，通過(guò)組織檔案管理人員加強(qiáng)檔案學(xué)習(xí)，提高其檔案管理意識(shí)，在實(shí)際工作中能夠科學(xué)利用檔案資源，提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量。其次，在檔案管理中提高投入比例，提高資金資源的投入，配備專業(yè)人才，將現(xiàn)代化信息管理技術(shù)融入檔案管理工作中，從而將傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)化的檔案管理工作改變?yōu)樾畔⒒€上全面管理，保障檔案管理在人力資源管理中充分發(fā)揮出重要性。最后，做好技術(shù)投入，在信息化背景下，加強(qiáng)信息技術(shù)投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。例如，事業(yè)單位要積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)和硬件設(shè)施，在檔案管理中做好技術(shù)對(duì)接，保障管理質(zhì)量和效率得到大幅度提升，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，最大程度發(fā)揮出其作用。

（二）充分發(fā)揮出管理制度的約束性

第一，針對(duì)現(xiàn)有制度，在結(jié)合單位具體需求的基礎(chǔ)上不斷對(duì)其進(jìn)行完善，切實(shí)推進(jìn)相關(guān)工作順利開(kāi)展。事業(yè)單位通過(guò)對(duì)人力資源檔案管理制度進(jìn)行完善，對(duì)各部門(mén)和崗位職責(zé)分工進(jìn)行明確，全面掌握當(dāng)前單位人力資源檔案管理現(xiàn)狀，并制定完善的崗位責(zé)任制度。在制度的約束下對(duì)相關(guān)人員的工作行為進(jìn)行有效監(jiān)督，確保責(zé)任落實(shí)，避免出現(xiàn)互相推諉的情況。第二，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人力資源檔案管理規(guī)范，將人力資源管理作為單位高質(zhì)量發(fā)展過(guò)程中的主要規(guī)劃方向并及時(shí)引入精細(xì)化管理模式，對(duì)人力資源檔案管理工作的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)及方法做出明確，保障檔案管理范圍科學(xué)和合理，對(duì)工作模式進(jìn)行優(yōu)化。由于部分單位對(duì)人才需求量較大，職工職位變動(dòng)較為頻繁，因此人力資源檔案更新速度較快，管理人員要加強(qiáng)信息匯總收集，不斷增強(qiáng)檔案管理的時(shí)效性，對(duì)信息采集、編撰及存儲(chǔ)的時(shí)間進(jìn)行縮短，此外，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)針對(duì)人才招聘和晉升工作需要制定專門(mén)的資料收集管理辦法，增強(qiáng)人力資源檔案的真實(shí)性。第三，加強(qiáng)對(duì)人力資源管理的監(jiān)督，對(duì)相關(guān)人員的獎(jiǎng)懲考核機(jī)制進(jìn)行完善，在實(shí)際檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)完全依照國(guó)家法律制度及地方管理規(guī)定開(kāi)展工作，并結(jié)合單位實(shí)際特點(diǎn)和需求制定相應(yīng)的管理方法，做到檔案管理制度化。在對(duì)監(jiān)督機(jī)制健全的過(guò)程中要重視對(duì)基礎(chǔ)資料的收集，對(duì)于不符合要求及基礎(chǔ)檔案不詳細(xì)的資料檢查拒絕，保障人力資源檔案管理工作高效執(zhí)行[5]。此外，加強(qiáng)獎(jiǎng)懲機(jī)制落實(shí)，通過(guò)獎(jiǎng)懲機(jī)制充分調(diào)動(dòng)職工的積極性，并且在定期的檢查后及時(shí)發(fā)現(xiàn)人力資源檔案管理中的不足，及時(shí)對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化。針對(duì)部分違反紀(jì)律的情況，除了要及時(shí)對(duì)其進(jìn)行糾正外，嚴(yán)重者要根據(jù)法律追究責(zé)任，做到獎(jiǎng)罰分明的同時(shí)對(duì)管理人員進(jìn)行不定期審查，并結(jié)合獎(jiǎng)懲機(jī)制對(duì)工作完成質(zhì)量高的職員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，反之則應(yīng)當(dāng)進(jìn)行懲罰，保障檔案管理工作具有秩序性。

（三）培養(yǎng)專業(yè)化管理團(tuán)隊(duì)

為了能夠?qū)n案管理的作用發(fā)揮到最大化，事業(yè)單位需要一支專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)來(lái)負(fù)責(zé)相關(guān)工作。人力資源檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜性較強(qiáng)的工作，對(duì)于單位管理較為重要，無(wú)法依靠個(gè)人來(lái)完成，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人力資源隊(duì)伍建設(shè)，配備專業(yè)的檔案管理人才，確保管理工作能夠在單位中全面落實(shí)。首先，不斷提升人力資源檔案管理人員的專業(yè)水平積極引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，并開(kāi)展專門(mén)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)工作。其次，擴(kuò)大人力資源檔案管理隊(duì)伍，結(jié)合單位實(shí)際情況構(gòu)建一支完善的人力資源檔案管理隊(duì)伍，使其專業(yè)負(fù)責(zé)單位檔案收集、輸入和保管工作，避免一人承擔(dān)多項(xiàng)工作，有效增強(qiáng)單位檔案管理工作的有效性。最后，全面提升事業(yè)單位人力資源檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，單位中部分檔案管理屬于機(jī)密工作，很多檔案也關(guān)系職工未來(lái)發(fā)展，因此保障事業(yè)單位人力資源檔案管理的安全性極為重要，事業(yè)單位必須組建高專業(yè)素養(yǎng)的人才進(jìn)行檔案管理，并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期考核和培訓(xùn)，使其完全符合事業(yè)單位的檔案管理需求。

（四）做好檔案管理與先進(jìn)技術(shù)的融合

與先進(jìn)信息技術(shù)結(jié)合，不斷對(duì)現(xiàn)有的管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，能夠有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際管理需求，構(gòu)建完善的信息化系統(tǒng)，建立單位檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高單位管理水平。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分了解自身的實(shí)際需求，并對(duì)人力資源檔案管理信息全面收集，并結(jié)合檔案管理工作的具體流程，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息進(jìn)行分類(lèi)建檔，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化檔案管理，在日常管理匯總及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息內(nèi)容進(jìn)行更新。

同時(shí)，借助大數(shù)據(jù)等先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)深層的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘并及時(shí)總結(jié)信息資料，找出其中的規(guī)律，不斷提高檔案管理工作效率的同時(shí)能夠全面保障工作質(zhì)量得到提升。事業(yè)單位要明確信息化在檔案管理中的重要性并加大資金投入，結(jié)合管理需求引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源檔案信息進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確地鑒別和整理歸檔，保障信息管理具有時(shí)效性[6]。此外，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)人力資源檔案管理資料及時(shí)上傳至管理系統(tǒng)，并將其轉(zhuǎn)變?yōu)槲淖帧D片及聲像等資料數(shù)據(jù)，及時(shí)保管在信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，方便管理人員及時(shí)調(diào)閱檔案信息，為事業(yè)單位精準(zhǔn)匹配合適人才。

（五）保障檔案管理的安全性

信息化的全面應(yīng)用使得當(dāng)前社會(huì)管理更加高效，同時(shí)信息環(huán)境也日益復(fù)雜，因此，事業(yè)單位在提高對(duì)信息化的應(yīng)用的同時(shí)也應(yīng)當(dāng)重視檔案管理的安全性。由于人力資源檔案中具有部分高價(jià)值和高私密性的信息，因此在管理中存在較大的技術(shù)威脅。在實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的同時(shí)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理，對(duì)各個(gè)層面的風(fēng)險(xiǎn)防御技術(shù)進(jìn)行更新，做好對(duì)各個(gè)設(shè)備的檢測(cè)，通過(guò)先進(jìn)的人臉識(shí)別及指紋識(shí)別等技術(shù)提升授權(quán)加密及時(shí)的安全性。同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)做好人力資源檔案的備份工作，通過(guò)采用數(shù)字化處理和備份的方式，為檔案管理增加一份保障，提高其安全性。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，人力資源檔案主要是記錄事業(yè)單位人事信息，對(duì)單位人力資源管理具有重要意義。

現(xiàn)階段，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人力資源檔案管理，針對(duì)單位實(shí)際需求，制定針對(duì)性的管理機(jī)制，引進(jìn)并培養(yǎng)專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案管理，做好先進(jìn)技術(shù)的投入，定期對(duì)軟硬件進(jìn)行更新，并且加強(qiáng)檔案安全管理，將其作用發(fā)揮到最大化，為事業(yè)單位各項(xiàng)工作匹配最佳人才。