沙慶啟
〔陽(yáng)煤集團(tuán)納谷(山西)氣凝膠科創(chuàng)城管理有限責(zé)任公司 山西陽(yáng)泉 045000〕
當(dāng)前,社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展形勢(shì)及信息化的發(fā)展,改變了企業(yè)的生態(tài)環(huán)境,為企業(yè)發(fā)展帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。合同是企業(yè)之間業(yè)務(wù)合作往來(lái)的一種憑證,是對(duì)合同雙方權(quán)益的一種保障。但是,不恰當(dāng)?shù)暮贤芾砉ぷ魇侄?,?huì)給國(guó)有企業(yè)帶來(lái)法律風(fēng)險(xiǎn),輕則造成經(jīng)濟(jì)損失,重則導(dǎo)致破產(chǎn),因此,國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視合同管理工作中的相關(guān)法律風(fēng)險(xiǎn)防范工作。
隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,企業(yè)在市場(chǎng)中開(kāi)展業(yè)務(wù)合作,離不開(kāi)大量的合同管理工作,國(guó)有企業(yè)始終重視合同管理的重要性,并將合同管理工作納入企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)工作。合同管理工作和法律風(fēng)險(xiǎn)掛鉤,一旦沒(méi)有做好合同管理工作,就容易給企業(yè)帶來(lái)重大損失,阻礙國(guó)有企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。為此,國(guó)有企業(yè)要想降低合同管理中的法律風(fēng)險(xiǎn),減少經(jīng)濟(jì)損失,就需要加強(qiáng)自身的合同管理制度建設(shè),提高國(guó)有企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力,為企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
國(guó)有企業(yè)在合同簽訂之前,必須對(duì)合同的內(nèi)容進(jìn)行充分了解。合同在擬定的時(shí)候會(huì)存在一些問(wèn)題,一旦國(guó)企合同管理的相關(guān)人員沒(méi)有進(jìn)行認(rèn)真的審核工作,忽略這些問(wèn)題條款,不修改就進(jìn)行簽訂,這些漏洞將會(huì)在合同履行的過(guò)程中給企業(yè)帶來(lái)一定的法律風(fēng)險(xiǎn),造成重大經(jīng)濟(jì)損失。此外,一些合同簽訂的過(guò)程中可能存在合同條款不符合相關(guān)法律的規(guī)定、雙方文件不一致、夾帶附件、隱藏資料等問(wèn)題,均會(huì)導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn)。
在國(guó)有企業(yè)合同簽訂過(guò)程中,可能存在忽略對(duì)簽訂人員信息和資格調(diào)查及審核工作,一旦信息出現(xiàn)偏差或者不完善,合同簽訂時(shí)與簽訂方不具備合同簽訂資格的工作人員進(jìn)行簽約,這樣的合同是不具備法律效力的,這樣的合同會(huì)給國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展帶來(lái)法律風(fēng)險(xiǎn),造成重大經(jīng)濟(jì)損失。
當(dāng)前,國(guó)有企業(yè)業(yè)務(wù)多且復(fù)雜,造成了在合同簽訂過(guò)程中有著更多的影響因素。通常情況下,合同條款和簽約主體的變動(dòng)還是比較常見(jiàn)的,受市場(chǎng)和發(fā)展環(huán)境影響,導(dǎo)致合同主體發(fā)生變化時(shí),簽約雙方都會(huì)根據(jù)新的形勢(shì)對(duì)合同有關(guān)條款作出修改,確保合同條款符合當(dāng)前形勢(shì),維護(hù)自身的利益。但是,這樣的修改工作無(wú)疑給合同管理工作帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn),容易造成法律風(fēng)險(xiǎn)。例如,有些合同主體在變更之后相較于變更前社會(huì)信用度較差,需要重新對(duì)其簽約資格進(jìn)行調(diào)查審核,這大大增加了國(guó)有企業(yè)合同管理相關(guān)工作人員的工作量,也容易造成信息不完整,帶來(lái)更多的法律風(fēng)險(xiǎn)。此外,還有一種合同主體變更的情況,發(fā)生在合同主體收購(gòu)和債權(quán)轉(zhuǎn)移中,一旦轉(zhuǎn)移后的合同主體不具備對(duì)應(yīng)的合同履行能力,合同中的法律風(fēng)險(xiǎn)將會(huì)增加,國(guó)有企業(yè)也將面臨重大經(jīng)濟(jì)損失。
國(guó)有企業(yè)在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中是重要的支柱,與經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平息息相關(guān),通常來(lái)說(shuō),國(guó)有企業(yè)的發(fā)展會(huì)受到經(jīng)濟(jì)政策變化的影響。一旦國(guó)有企業(yè)不及時(shí)采取措施應(yīng)對(duì)政策和市場(chǎng)環(huán)境的變化,就會(huì)帶來(lái)很多的外部法律風(fēng)險(xiǎn),影響其正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng),最終導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)發(fā)展緩慢。在宏觀調(diào)控中,會(huì)對(duì)稅收和金融相關(guān)政策作出調(diào)整,在這個(gè)時(shí)候,一些國(guó)有企業(yè)由于沒(méi)有及時(shí)地作出響應(yīng),導(dǎo)致財(cái)務(wù)工作中出現(xiàn)違法違規(guī)行為,這是最直接的法律風(fēng)險(xiǎn),無(wú)疑會(huì)帶給國(guó)有企業(yè)重大的經(jīng)濟(jì)損失。
一些國(guó)有企業(yè)在合同管理工作中的制度建設(shè)和組織建設(shè)不完善,所以在簽約的過(guò)程中,可能存在合同書(shū)寫(xiě)不規(guī)范的情況。這不利于維護(hù)國(guó)有企業(yè)的合法權(quán)益,不規(guī)范的合同文本對(duì)于合同簽約雙方責(zé)任的約定也可能存在差異。合同不規(guī)范還有可能是在合同制訂的過(guò)程中,合同撰寫(xiě)人員對(duì)于相關(guān)市場(chǎng)形勢(shì)和企業(yè)自身狀況不了解,所以在一些條款的書(shū)寫(xiě)上存在問(wèn)題,相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的了解,結(jié)合實(shí)際情況制訂條款,并進(jìn)行一定的法律風(fēng)險(xiǎn)防范。國(guó)有企業(yè)尤其要注意在小規(guī)模合同的制訂工作中,很容易產(chǎn)生工作失誤和漏洞,這是因?yàn)楹贤芾砉ぷ魅藛T往往忽視小額資金項(xiàng)目的重要性,導(dǎo)致在這類(lèi)合同中經(jīng)常會(huì)有漏洞,在合同簽訂后的履行過(guò)程中產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)糾紛。
合同管理相關(guān)的工作人員包括國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層、合同管理人員。首先,部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層存在不重視合同管理工作,認(rèn)為其沒(méi)有直接的經(jīng)濟(jì)效益,會(huì)導(dǎo)致合同管理工作內(nèi)容無(wú)法落實(shí),主要表現(xiàn)為,企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)相關(guān)部門(mén)沒(méi)有設(shè)立與合同管理相關(guān)的職位,而是簡(jiǎn)單地將合同管理工作分配給其他部門(mén)。其次,合同管理人員對(duì)于自身工作的認(rèn)知不明確,并不具備合同管理相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí),在具體的工作中也未盡職盡責(zé),并且在法律層面的認(rèn)識(shí)不足,導(dǎo)致企業(yè)在開(kāi)展合同管理相關(guān)工作時(shí),無(wú)法做到財(cái)務(wù)信息和合同管理相關(guān)聯(lián),導(dǎo)致企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益無(wú)法得到保障。
雖然有一些國(guó)有企業(yè)合同管理工作的安排比較完善,但是,其中有些合同管理人員的法律意識(shí)不強(qiáng),企業(yè)對(duì)于合同管理工作也沒(méi)有設(shè)立相應(yīng)審查和監(jiān)督部門(mén),所以在合同中容易產(chǎn)生糾紛。建立審查部門(mén)或者借助外部審計(jì),對(duì)合同管理的監(jiān)督具有很大的意義。在進(jìn)行監(jiān)督的過(guò)程中,這些審查部門(mén)可以根據(jù)自身的法律專(zhuān)業(yè)知識(shí),對(duì)于合同中可能存在的一些問(wèn)題提供有效的參考意見(jiàn),并且在合同管理出現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)時(shí),也能給予法律幫助用以規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。因此,規(guī)模比較大的企業(yè)都會(huì)設(shè)立相關(guān)法務(wù)部門(mén),對(duì)自身合同管理工作進(jìn)行審查和監(jiān)督,而國(guó)有企業(yè)一般業(yè)務(wù)規(guī)模也比較大,不同的項(xiàng)目有著不同的合同,如果不做好審查工作,很容易導(dǎo)致合同管理工作混亂,不利于找出解決風(fēng)險(xiǎn)的策略,導(dǎo)致合同管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)給企業(yè)帶來(lái)重大損失。
國(guó)有企業(yè)要想規(guī)避合同管理中的法律風(fēng)險(xiǎn),國(guó)有企業(yè)在合同簽訂的過(guò)程中,就必須對(duì)其整個(gè)流程進(jìn)行規(guī)范,建立健全合同簽約機(jī)制,確保在合同簽約的全過(guò)程都進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)防范。一個(gè)健全的合同簽約機(jī)制在國(guó)有企業(yè)的合同管理工作中扮演著重要的角色,在合同正式簽訂之前,必須經(jīng)由國(guó)有企業(yè)管理層多個(gè)合同相關(guān)負(fù)責(zé)人審核,綜合整體意見(jiàn),再進(jìn)行簽約的下一步工作。與此同時(shí),在簽約過(guò)程中,國(guó)有企業(yè)不同部門(mén)也需要發(fā)揮各自監(jiān)督的作用,并且參與簽約過(guò)程,對(duì)其中的具體款項(xiàng)中存在的不足或者漏洞提出相關(guān)改善意見(jiàn),減少合同中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素。
加強(qiáng)國(guó)企中合同管理組織建設(shè),可以使合同管理工作有序開(kāi)展,有效減少其中存在的法律風(fēng)險(xiǎn)。區(qū)別于傳統(tǒng)合同管理方式中存在的混亂和低效工作,國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立和完善合同管理體系。具體來(lái)說(shuō),在一個(gè)合同管理組織中,合同簽訂的每一個(gè)過(guò)程都需要有對(duì)應(yīng)的工作人員開(kāi)展工作。比如,在簽訂合同前,對(duì)于合同簽訂方的調(diào)查,對(duì)擬訂合同的審核都不可缺;在合同進(jìn)行時(shí),進(jìn)行一定的監(jiān)督和跟進(jìn)工作,對(duì)于合同出現(xiàn)問(wèn)題的處理工作,都需要有專(zhuān)業(yè)的工作人員來(lái)完成。這樣可以?xún)?yōu)化和改善合同管理工作的流程,幫助國(guó)有企業(yè)防范合同管理風(fēng)險(xiǎn)。
為了保障國(guó)有企業(yè)在合同管理中的權(quán)益,在合同簽訂的過(guò)程中,必須對(duì)合同方的信用和其他有關(guān)信息進(jìn)行調(diào)查,確保其能對(duì)合同有足夠的履行和保障能力。首先,需要確保合同簽訂方的社會(huì)主體信用達(dá)標(biāo),這是合同正常履行的基礎(chǔ),可以有效降低國(guó)有企業(yè)在合同簽訂時(shí)的法律風(fēng)險(xiǎn)。其次,對(duì)于合同簽訂方存在的一些法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)狀況、合作關(guān)系等信息也要做充分調(diào)查,可以通過(guò)相關(guān)履約證明了解其履行能力和可信度,對(duì)于信用差的合同簽訂方,應(yīng)當(dāng)及時(shí)停止簽訂合同,避免過(guò)多的法律風(fēng)險(xiǎn)。
所以,選擇誠(chéng)信的合同簽約方合作十分重要,這樣可以最大程度上降低在合同履約的過(guò)程中出現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題,一般可以選擇的對(duì)象是大型企業(yè)、在工商部門(mén)中信用良好名單中的企業(yè)等。具體選擇的過(guò)程中,相關(guān)合同管理人員還可以與業(yè)內(nèi)相關(guān)企業(yè)進(jìn)行信息交流,用以佐證即將選擇的合同簽約方的信用,防止出現(xiàn)信用造假的行為,這對(duì)于后期履約過(guò)程是一個(gè)很大的隱患。此外,通過(guò)投招標(biāo)的方式公開(kāi)選擇合作對(duì)象,合作的基礎(chǔ)必須建立在正規(guī)渠道和正確信息的基礎(chǔ)上,再選擇更加經(jīng)濟(jì)的對(duì)象,并且在選定了信用簽約對(duì)象企業(yè)后,要盡可能與一些信用優(yōu)秀的企業(yè)建立長(zhǎng)期并且友好的合作關(guān)系。這樣對(duì)于合同管理可以起到長(zhǎng)期的風(fēng)險(xiǎn)防范效果,對(duì)于行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展也有著很好的推動(dòng)作用。
實(shí)行合同擔(dān)保制度和保險(xiǎn)制度,幫助國(guó)有企業(yè)在合同簽訂中維護(hù)自身的合法權(quán)益,有利于合同管理的相關(guān)工作有序進(jìn)行,還有利于企業(yè)之間正常開(kāi)展合作。國(guó)有企業(yè)在進(jìn)行合同簽訂時(shí),應(yīng)積極采取合同擔(dān)保制度和保險(xiǎn)制度。合同擔(dān)保制度要求在雙方簽訂時(shí),額外進(jìn)行相關(guān)擔(dān)保協(xié)議的簽訂,這樣可以在最大程度上減少簽訂合同中的法律風(fēng)險(xiǎn),但是也需要確定擔(dān)保人或者物品在價(jià)值上符合合同所需,否則合同擔(dān)保制度也很難發(fā)揮作用。保險(xiǎn)制度則是國(guó)有企業(yè)在進(jìn)行合同簽訂時(shí),主動(dòng)通過(guò)保險(xiǎn)公司對(duì)合同進(jìn)行一定額度的投保,有助于合同在遇到法律風(fēng)險(xiǎn)時(shí)降低經(jīng)濟(jì)損失,保障國(guó)有企業(yè)的相關(guān)權(quán)益。
國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層只有重視合同管理工作,才能保證合同管理風(fēng)險(xiǎn)防范工作的有效落實(shí)。一些地方的中小國(guó)有企業(yè)有時(shí)會(huì)通過(guò)縮減人員來(lái)提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益,而領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于合同管理工作不重視,缺少相關(guān)法律工作人員,國(guó)有企業(yè)內(nèi)部也沒(méi)有有關(guān)合同管理的專(zhuān)業(yè)部門(mén),這直接導(dǎo)致了國(guó)有企業(yè)在合同管理工作中存在很大的風(fēng)險(xiǎn)。所以,國(guó)有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層必須加強(qiáng)對(duì)于合同管理工作的重視,設(shè)立健全的合同管理工作部門(mén),聘用相關(guān)專(zhuān)業(yè)的法律工作人員,著手進(jìn)行合同管理的風(fēng)險(xiǎn)防范工作,逐步開(kāi)展并持續(xù)推進(jìn),盡可能將合同管理工作中存在的法律風(fēng)險(xiǎn)降到最低。
國(guó)有企業(yè)進(jìn)行合同管理工作的相關(guān)人員需要注意,對(duì)相關(guān)行業(yè)中一些比較標(biāo)準(zhǔn)的合同內(nèi)容進(jìn)行整理,并且擬出示范文本。國(guó)有企業(yè)涉及的業(yè)務(wù)比較廣泛,所以進(jìn)行合同示范文本的梳理工作很重要,需要確保每一項(xiàng)業(yè)務(wù)都有示范文本,比如對(duì)于在合作期間雙方的職責(zé)和可能會(huì)產(chǎn)生的糾紛都需要進(jìn)行聲明,便于在履約過(guò)程中產(chǎn)生糾紛時(shí)能夠有所依據(jù)。這樣對(duì)后期進(jìn)行合同簽訂的工作也有很好的保障,維護(hù)了雙方的利益,避免混亂的合同文本存在漏洞,導(dǎo)致日后在履約過(guò)程中給國(guó)有企業(yè)帶來(lái)法律風(fēng)險(xiǎn)。然而,在簽訂工作中,也不能一味使用示范文本,合同管理工作的相關(guān)人員需要結(jié)合實(shí)際情況,把以往經(jīng)驗(yàn)加入實(shí)際的合同中,最大程度上增加合同示范文本的適用性,使得合同示范文本能夠真正發(fā)揮降低合同中的法律風(fēng)險(xiǎn)。
簽訂合同,并不是一個(gè)短期的行為,大部分合同都具有長(zhǎng)期和不斷變化的特點(diǎn),所以在合同簽訂之后,國(guó)有企業(yè)需要加強(qiáng)跟進(jìn)合同管理工作,避免違約的風(fēng)險(xiǎn)。首先,國(guó)有企業(yè)的合同管理工作人員必須對(duì)所經(jīng)手的合同內(nèi)容有著充分的了解,明確合同雙方的責(zé)任和約定的相關(guān)時(shí)間節(jié)點(diǎn),并據(jù)此與合同簽訂的另一方及時(shí)進(jìn)行交流,確保實(shí)際工作進(jìn)度符合合同內(nèi)容約定,這對(duì)于一些長(zhǎng)期的工程項(xiàng)目能夠如期完成有著重要的意義,能夠保障國(guó)有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)于跟進(jìn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,也需要做好交流反饋工作并及時(shí)問(wèn)責(zé),避免問(wèn)題擴(kuò)大化造成更大的經(jīng)濟(jì)損失。為了保障相關(guān)跟進(jìn)工作的落實(shí),國(guó)有企業(yè)還可以制定對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度,對(duì)于合同跟進(jìn)工作完成優(yōu)秀的部門(mén)或者個(gè)人應(yīng)給予獎(jiǎng)勵(lì)和表彰,并可以讓他們分享自己的相關(guān)經(jīng)驗(yàn),以此提升工作人員對(duì)于合同管理工作的積極性和企業(yè)合同管理能力。
當(dāng)前科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展,信息化水平不斷提高,合同管理工作也應(yīng)當(dāng)引進(jìn)數(shù)字化管理,而不應(yīng)固守陳思,單純使用傳統(tǒng)管理方式,造成人力物力和財(cái)力上的浪費(fèi)。相較于傳統(tǒng)模式,數(shù)字化管理手段在工作效率上有很大的提升,對(duì)于合同的跟進(jìn)工作有很大促進(jìn)作用,還能減少合同管理中存在的問(wèn)題并降低其中的法律風(fēng)險(xiǎn)。國(guó)有企業(yè)需要加強(qiáng)信息化合同管理工作建設(shè),引進(jìn)數(shù)字化管理系統(tǒng)、信息化人才,并在后續(xù)工作中不斷提高合同管理工作的智能化水平,完善合同管理信息數(shù)據(jù)庫(kù),幫助國(guó)有企業(yè)在合同管理工作中減少法律風(fēng)險(xiǎn)。
國(guó)有企業(yè)要想做好合同管理工作中的法律風(fēng)險(xiǎn)防范工作,離不開(kāi)對(duì)于合同管理工作人員的培訓(xùn)教育,相關(guān)工作人員必須具有與合同有關(guān)的法律意識(shí),合同管理工作才能持續(xù)進(jìn)行下去。在平時(shí)的工作中,國(guó)有企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)合同管理工作人員的培訓(xùn)工作,并且結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn),使他們獲得更加完善的合同業(yè)務(wù)相關(guān)法律知識(shí)。只有國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層、合同管理人員及其他業(yè)務(wù)部門(mén)的工作人員,共同參與合同管理的相關(guān)工作,在合同管理中存在的漏洞才會(huì)被一一找出并且被加以填補(bǔ),才能最大程度上對(duì)合同管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行規(guī)避。
綜上所述,在國(guó)有企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)管理工作中,必須將合同管理工作擺在首要的位置,充分認(rèn)識(shí)其重要性,這對(duì)于國(guó)有企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展有著重要意義。國(guó)有企業(yè)的全體人員,都應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身的法律意識(shí),在合同管理相關(guān)部門(mén)則需要落實(shí)部門(mén)職責(zé),把控好合同簽訂前、中、后期三個(gè)階段的風(fēng)險(xiǎn)防范工作,切實(shí)提高國(guó)有企業(yè)合同管理工作的質(zhì)量和效率,維護(hù)企業(yè)的利益。最后,企業(yè)管理層需要科學(xué)合理地安排合同管理工作,確保工作落實(shí)到位,盡可能降低在合同管理工作中存在的法律風(fēng)險(xiǎn),為企業(yè)在市場(chǎng)中健康發(fā)展提供保障。
現(xiàn)代營(yíng)銷(xiāo)(創(chuàng)富信息版)2023年7期