王紅旭
(湖南中圖通無人機(jī)技術(shù)有限責(zé)任公司 湖南株洲 412000)
無論是企業(yè)的投資活動(dòng)、籌資活動(dòng),還是運(yùn)營(yíng)活動(dòng),都離不開資金的支持。資金是企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)的保障。資金管理的內(nèi)部控制是對(duì)資金運(yùn)營(yíng)各個(gè)環(huán)節(jié)的制度安排和流程設(shè)計(jì),以實(shí)現(xiàn)對(duì)資金的有效配置。從現(xiàn)實(shí)情況來看,部分企業(yè)資金管理內(nèi)部控制還存在一系列的問題,比如崗位分離得不到有效執(zhí)行、授權(quán)管理權(quán)力集中、內(nèi)部審計(jì)效率低、上下溝通不暢等?;谶@種背景,開展資金管理內(nèi)部控制優(yōu)化的研究,具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。
有研究認(rèn)為,資金管理是指企業(yè)通過對(duì)資金數(shù)據(jù)的收集、儲(chǔ)存、整理和分析,實(shí)現(xiàn)對(duì)資金運(yùn)營(yíng)的事前規(guī)劃和安排,為管理者的資金決策提供支持。也有研究認(rèn)為,資金管理是企業(yè)對(duì)資金的來源和使用進(jìn)行的計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制,是財(cái)務(wù)管理的重要組成部分。資金管理的內(nèi)容通常包括流動(dòng)資金管理、專項(xiàng)資金管理和固定資金管理等。企業(yè)資金管理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持以下四個(gè)原則。
首先,要滿足正常的資金需求。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)正常的運(yùn)營(yíng)情況測(cè)算資金需求量,比如在市場(chǎng)需求量較為旺盛的情況下,需要的資金多,就應(yīng)該將資金的需求量設(shè)定在較高水平。其次,要提高資金使用效率。資金的周轉(zhuǎn)是資金從投入運(yùn)營(yíng)開始最終轉(zhuǎn)化為現(xiàn)金的過程。加速資金的周轉(zhuǎn),能夠縮短經(jīng)營(yíng)周期,提高變現(xiàn)效率。再次,企業(yè)必須提高資金使用效率。再次,要節(jié)約資金使用成本。企業(yè)必須正確處理滿足經(jīng)營(yíng)需要和節(jié)約資金成本之間的關(guān)系,要在保障正常營(yíng)運(yùn)的前提下盡量降低資金成本。最后,要提升短期償債能力。償債能力是企業(yè)資金風(fēng)險(xiǎn)高低的重要標(biāo)志。企業(yè)必須控制流動(dòng)資產(chǎn)和流動(dòng)負(fù)債之間的比例關(guān)系,保持二者之間的適配性,以降低資金管理風(fēng)險(xiǎn)。
有研究認(rèn)為,內(nèi)部控制是企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)所采取的一系列制度、措施和方法,其基本目的是提升會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量,保障資產(chǎn)的安全性和完整性,以及企業(yè)運(yùn)營(yíng)的合法性和合規(guī)性。也有研究認(rèn)為,內(nèi)部控制是指企業(yè)在一定環(huán)境下,為了提升運(yùn)營(yíng)效率,合理配置企業(yè)內(nèi)部資源而實(shí)施的計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制活動(dòng)。企業(yè)內(nèi)部控制的構(gòu)成要素主要包括以下幾個(gè)方面。
第一,控制環(huán)境。控制環(huán)境一般包括單位的治理結(jié)構(gòu)、組織結(jié)構(gòu)、權(quán)責(zé)分配、人力資源政策和企業(yè)文化等,是內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。第二,風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是指企業(yè)運(yùn)用一系列專門的程序和方法,識(shí)別企業(yè)存在的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)和外部風(fēng)險(xiǎn),并確定多樣化的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。第三,控制活動(dòng)??刂苹顒?dòng)是企業(yè)在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的基礎(chǔ)上,制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。第四,信息與溝通。信息溝通是指企業(yè)應(yīng)該及時(shí)收集與經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)的信息,使信息在企業(yè)內(nèi)部順暢流通。第五,內(nèi)部監(jiān)督。內(nèi)部監(jiān)督是指對(duì)單位內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)和運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查,發(fā)現(xiàn)其中存在的問題,督促有關(guān)部門整改,其核心內(nèi)容是加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)。
企業(yè)加強(qiáng)資金管理內(nèi)部控制的重要性,主要體現(xiàn)在三個(gè)方面。
第一,能降低資金使用成本。資金具有較強(qiáng)的流動(dòng)性,企業(yè)的現(xiàn)金管理應(yīng)該實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金管理機(jī)會(huì)成本和轉(zhuǎn)換成本的最小化。有效的內(nèi)部控制程序使企業(yè)嚴(yán)格按照現(xiàn)金管理制度開展工作。比如,在成本分析模式下,企業(yè)能根據(jù)不同的現(xiàn)金持有量確定成本數(shù)值,依據(jù)不同的現(xiàn)金持有量和成本資料編制最佳現(xiàn)金持有量預(yù)測(cè)表,使管理人員能在現(xiàn)金測(cè)算表中找到成本最低的現(xiàn)金持有量。這一過程要求嚴(yán)格遵守成本測(cè)算的內(nèi)部控制程序??梢?,加強(qiáng)資金管理內(nèi)部控制能夠降低資金使用成本。
第二,能夠提升資源配置效率。提升資金管理內(nèi)部控制水平,加強(qiáng)資金預(yù)算的編制、執(zhí)行和考核。各業(yè)務(wù)部門在實(shí)際資金需求量的基礎(chǔ)上,編制資金預(yù)算。內(nèi)控人員則會(huì)對(duì)資金預(yù)算執(zhí)行的過程進(jìn)行嚴(yán)格控制和監(jiān)督。如果出現(xiàn)預(yù)算資金不足的情況就追加預(yù)算,如果出現(xiàn)預(yù)算資金多余的情況,就及時(shí)收回預(yù)算資金,從而科學(xué)地調(diào)劑資金余缺,提升資源配置的效率。
第三,能夠有效規(guī)避資金管理風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)資金管理的過程蘊(yùn)含了多種類型的風(fēng)險(xiǎn)因素,比如資金管理的政策風(fēng)險(xiǎn)、系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)和人為操作風(fēng)險(xiǎn)等。因此,企業(yè)只有從內(nèi)部控制的角度入手,才能完成對(duì)資金風(fēng)險(xiǎn)信息的收集、監(jiān)測(cè)、預(yù)警和分析。嚴(yán)格的資金審批機(jī)制能防范資金無授權(quán)支付的情形,加強(qiáng)對(duì)資金預(yù)算執(zhí)行過程的控制與監(jiān)督,確保資金專款專用,杜絕資金浪費(fèi)的情況出現(xiàn),從而控制資金浪費(fèi)和舞弊風(fēng)險(xiǎn)。
在資金管理中,不相容崗位分離是內(nèi)部控制的基本要求,比如要實(shí)現(xiàn)資金審批、支付和收入崗位的分離,這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)各個(gè)崗位之間的權(quán)力制衡,防范財(cái)務(wù)人員舞弊。但實(shí)際上,部分企業(yè)的崗位分離制度并未得到有效執(zhí)行。一方面,企業(yè)缺乏明確的資金使用審核規(guī)范,甚至存在資金使用人員自己對(duì)資金去向進(jìn)行審核的情況。另一方面,企業(yè)的全部印章都由出納人員進(jìn)行保管。在這種情況下,出納人員非常容易利用印章進(jìn)行舞弊,影響資金安全。
針對(duì)不同業(yè)務(wù)流程的資金使用,企業(yè)設(shè)置差異化的專項(xiàng)審批程序,能夠防止權(quán)力濫用情況的發(fā)生。但事實(shí)上,部分企業(yè)的資金審核權(quán)力高度集中,審批程序并不嚴(yán)格。一方面,資金審批的權(quán)力高度集中在高級(jí)管理者手中。高級(jí)管理者可以利用手中權(quán)力隨意調(diào)配資金。另一方面,部分企業(yè)的資金分級(jí)審批制度未能得到嚴(yán)格執(zhí)行,非常容易受到高層管理者的影響,為后續(xù)資金管理風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生埋下了伏筆。
風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是資金內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié),能在資金戰(zhàn)略決策和使用管理中有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。事實(shí)上,部分企業(yè)的資金風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制并不健全。一方面,企業(yè)并未成立專門的資金風(fēng)險(xiǎn)管理組織,而是由財(cái)務(wù)人員對(duì)資金風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估,受財(cái)務(wù)人員的個(gè)人能力的影響較大。另一方面,企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估程序并未深入資金管理的前端環(huán)節(jié),而是在資金風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生之后,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的類型和大小進(jìn)行梳理和評(píng)判,不符合資金風(fēng)險(xiǎn)事前評(píng)估的本質(zhì)要求。
保持內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立性和專業(yè)性,是保證資金管理內(nèi)部控制制度有效執(zhí)行的基礎(chǔ)。事實(shí)上,當(dāng)前部分企業(yè)內(nèi)部審計(jì)的檢查效率較低。一方面,企業(yè)內(nèi)部審計(jì)缺乏足夠的獨(dú)立性,無法從客觀公允的角度對(duì)資金使用的過程進(jìn)行審計(jì)。另一方面,企業(yè)內(nèi)部審計(jì)人員大多是財(cái)務(wù)人員出身,缺乏資金審計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)和能力,只能對(duì)現(xiàn)存的資金材料進(jìn)行膚淺的審核,無法對(duì)隱藏的財(cái)務(wù)問題進(jìn)行精準(zhǔn)識(shí)別。
首先,信息披露機(jī)制不健全。部分企業(yè)未對(duì)資金管理內(nèi)部控制的現(xiàn)狀進(jìn)行信息披露,無法實(shí)現(xiàn)信息在企業(yè)內(nèi)部的有效傳遞,同時(shí)在部分信息內(nèi)容的重現(xiàn)上避重就輕,對(duì)部分違規(guī)信息隱瞞不報(bào)。其次,企業(yè)各部門“各自為政”,缺乏合作意識(shí)和信息溝通意識(shí)。部分員工無法理解自身在資金管理中的責(zé)任和權(quán)限,導(dǎo)致資金使用流程無法被監(jiān)管。最后,資金管理信息系統(tǒng)建設(shè)滯后。部分企業(yè)資金管理信息系統(tǒng)尚未實(shí)現(xiàn)與其他信息系統(tǒng)的有效連接,無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。
部分企業(yè)資金管理的內(nèi)部控制環(huán)境并不健全,體現(xiàn)在兩個(gè)方面:一方面,企業(yè)治理結(jié)構(gòu)不合理,存在一股獨(dú)大的現(xiàn)象。部分企業(yè)一人持股比例較高,接近法律規(guī)定的限值。由于大小股東之間的持股比例懸殊,小股東很難對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理產(chǎn)生影響。大股東較容易利用自身優(yōu)勢(shì)地位對(duì)資金管理進(jìn)行違規(guī)干預(yù)。另一方面,人力資源管理實(shí)力薄弱。部分企業(yè)在資金管理人員的招聘、培訓(xùn)和考核方面還較為薄弱,在員工招聘環(huán)節(jié)缺乏對(duì)應(yīng)聘者資金管理能力、工作經(jīng)驗(yàn)和職業(yè)道德水平的考核,甚至存在任人唯親的現(xiàn)象,這很難保證資金管理的效果。
一方面,資金風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)不合理,授權(quán)審批制度不嚴(yán)格。部分企業(yè)并未建立專門的資金風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu),資金風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作都是由財(cái)務(wù)人員完成的。財(cái)務(wù)人員由于自身崗位的限制,很難從客觀公允的角度對(duì)資金管理的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。與此同時(shí),即使部分企業(yè)成立了專門的資金風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估部門,比如資金財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理部和運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)管理部,但各部門的資金風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估職責(zé)和權(quán)限未能進(jìn)行清晰界定,一旦發(fā)生問題容易出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象。另一方面,風(fēng)險(xiǎn)管理與績(jī)效考核相互割裂。部分企業(yè)并未將資金風(fēng)險(xiǎn)管理的考核機(jī)制納入績(jī)效考評(píng)體系,無法對(duì)各部門職責(zé)履行情況進(jìn)行梳理和考核。
首先,企業(yè)的投資控制并不規(guī)范。部分企業(yè)在投資環(huán)節(jié),并未對(duì)投資項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)性和可行性進(jìn)行分析。投資決策主要憑借高級(jí)管理人員的主觀偏好,這為后續(xù)的投資項(xiàng)目虧損埋下了伏筆。其次,籌資控制不合理。部分企業(yè)經(jīng)過持續(xù)性規(guī)模擴(kuò)張,需要籌集大量的資金。在籌資管理方面,企業(yè)渠道眾多,方式復(fù)雜,融資租賃、平臺(tái)融資和銀行貸款之外,還包括民間借貸等。資金償還期限和項(xiàng)目收益時(shí)間上的錯(cuò)配,大大增加了企業(yè)資金鏈斷裂的風(fēng)險(xiǎn)。
一方面,部分企業(yè)的資金管理信息系統(tǒng)存在缺陷,資源共享平臺(tái)功能還不完善。企業(yè)的資金管理信息系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)之間存在較大的數(shù)據(jù)梗阻,在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)口徑方面都無法統(tǒng)一。資金管理人員在引入其他數(shù)據(jù)時(shí),需要進(jìn)行數(shù)據(jù)口徑方面的轉(zhuǎn)換,大大增加數(shù)據(jù)處理錯(cuò)誤的概率。另一方面,資金管理信息系統(tǒng)缺乏必要的安全防范機(jī)制。依靠外部線路連接的系統(tǒng),非常容易遭到第三方的攻擊和攔截。事實(shí)上,企業(yè)缺乏對(duì)資金管理系統(tǒng)的維護(hù)和升級(jí),導(dǎo)致系統(tǒng)隱含較高的安全風(fēng)險(xiǎn)。
一方面,企業(yè)審計(jì)委員會(huì)和董事會(huì)監(jiān)督作用較弱。部分企業(yè)并未在決策層面成立審計(jì)委員會(huì);同時(shí),董事會(huì)中的獨(dú)立董事發(fā)揮的監(jiān)督作用不足,無法對(duì)企業(yè)資金管理中存在的問題進(jìn)行梳理和剖析。另一方面,內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督力度不足。企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門與其他被監(jiān)督部門屬于平級(jí)的關(guān)系。因此,內(nèi)部審計(jì)人員在實(shí)施審計(jì)時(shí),缺乏足夠的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。
企業(yè)應(yīng)該從三個(gè)方面入手健全資金控制的環(huán)境。首先,優(yōu)化股東結(jié)構(gòu),提高獨(dú)立董事的獨(dú)立性。企業(yè)對(duì)股權(quán)結(jié)構(gòu)進(jìn)行分散,防止“一股獨(dú)大”的情況。同時(shí),為了抑制高級(jí)管理者在資金管理方面的沖動(dòng),董事會(huì)中的獨(dú)立董事必須積極發(fā)揮監(jiān)督管理作用。其次,優(yōu)化人力資源管理制度,提升資金管理人員的忠誠(chéng)度。企業(yè)在招聘資金管理人員時(shí),要從學(xué)歷、業(yè)務(wù)知識(shí)、工作經(jīng)驗(yàn)、職業(yè)道德水平等多個(gè)角度對(duì)員工進(jìn)行考核,確保能夠招募合格的資金管理人員,同時(shí)要建立具有層次性的薪酬制度,對(duì)員工實(shí)施有效激勵(lì)。最后,增強(qiáng)全體員工對(duì)資金管理內(nèi)部控制的重視程度。管理人員要加大宣傳力度,通過多種媒介向基層員工講解有關(guān)資金管理內(nèi)部控制的內(nèi)涵、意義和實(shí)施路徑。
首先,要完善投資決策機(jī)制,加強(qiáng)對(duì)資金使用的監(jiān)督。為了提升項(xiàng)目投資決策的科學(xué)性和合理性,企業(yè)要嚴(yán)格履行項(xiàng)目投資決策程序,聘請(qǐng)專家對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行經(jīng)濟(jì)性和可行性分析,同時(shí)通過民主決策程序確定投資方案。其次,要完善資金預(yù)算管理機(jī)制。企業(yè)要采取科學(xué)的預(yù)算方法編制資金預(yù)算,同時(shí)加強(qiáng)對(duì)資金預(yù)算執(zhí)行過程的控制與監(jiān)督,定期開展預(yù)算分析,就預(yù)算偏差開展歸因分析,進(jìn)而進(jìn)行針對(duì)性的調(diào)整。最后,要建立資金管理績(jī)效考核機(jī)制。企業(yè)在明確各崗位資金管理責(zé)任的基礎(chǔ)上,設(shè)計(jì)多元化的考核指標(biāo),通過量化考核模型輸出考核結(jié)果。在考核結(jié)果的基礎(chǔ)上,企業(yè)要對(duì)資金管理人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰。
在組織層面,企業(yè)應(yīng)成立風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)。委員會(huì)由管理人員和數(shù)量適當(dāng)?shù)膶I(yè)人員構(gòu)成,主要職責(zé)是識(shí)別企業(yè)在資金管理方面存在的各種風(fēng)險(xiǎn),評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和預(yù)期損失,制定具有針對(duì)性的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案。企業(yè)應(yīng)該建立資金風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng),在確定資金風(fēng)險(xiǎn)容量的基礎(chǔ)上,在信息系統(tǒng)中嵌入預(yù)警指標(biāo),當(dāng)系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)指標(biāo)實(shí)際值接近預(yù)警值時(shí),就會(huì)向管理者發(fā)出預(yù)警信息,便于管理者及時(shí)應(yīng)對(duì)。除此之外,企業(yè)還應(yīng)該建立多樣化的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制,比如要根據(jù)具體風(fēng)險(xiǎn)類型的不同,采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)換等策略。
首先,企業(yè)要健全內(nèi)部控制披露機(jī)制。企業(yè)應(yīng)該對(duì)資金管理內(nèi)部控制披露的方式和內(nèi)容,制定統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。其次,要建立功能強(qiáng)大的資金管理信息系統(tǒng),打通與其他系統(tǒng)之間的信息梗阻,實(shí)現(xiàn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)口徑的統(tǒng)一。再次,企業(yè)還應(yīng)該完善資金管理系統(tǒng)的信息安全防范機(jī)制,加強(qiáng)防火墻建設(shè),嵌入防病毒和防木馬軟件,同時(shí)加強(qiáng)對(duì)資金管理人員的信息安全培訓(xùn),提升其安全防護(hù)意識(shí)。最后,企業(yè)應(yīng)該積極披露資金內(nèi)部控制的評(píng)價(jià)報(bào)告。在資本市場(chǎng)上,由于信息不對(duì)稱情況的存在,中小投資者很難對(duì)被投資企業(yè)資金管理的水平進(jìn)行了解,因此,企業(yè)應(yīng)該積極披露資金管理活動(dòng)的內(nèi)部控制評(píng)價(jià)報(bào)告。
首先,企業(yè)必須充分發(fā)揮審計(jì)委員會(huì)的作用。企業(yè)應(yīng)該在決策層面成立審計(jì)委員會(huì),主要職責(zé)是制定資金管理內(nèi)部控制的戰(zhàn)略和目標(biāo),并設(shè)計(jì)資金管理的監(jiān)督方案。其次,要提升內(nèi)部審計(jì)部門的獨(dú)立性和專業(yè)性,將內(nèi)部審計(jì)部門從其他職能部門中獨(dú)立出來,并從外部市場(chǎng)引入內(nèi)部審計(jì)專家,提升內(nèi)部審計(jì)效能。最后,要恰當(dāng)選擇會(huì)計(jì)師事務(wù)所,提升外部審計(jì)獨(dú)立性。為了充分發(fā)揮外部審計(jì)的作用,企業(yè)應(yīng)該審慎選擇第三方審計(jì)服務(wù)機(jī)構(gòu),并加強(qiáng)溝通,以最大化發(fā)揮第三方監(jiān)督的職能。
企業(yè)應(yīng)該在完善資金管理制度的基礎(chǔ)上,結(jié)合行業(yè)特征、經(jīng)營(yíng)范圍和業(yè)務(wù)特點(diǎn),建立健全資金管理內(nèi)部控制機(jī)制,細(xì)化內(nèi)控在資金支出、審批結(jié)算、票據(jù)管理、不相容崗位設(shè)置方面的標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)際上,部分企業(yè)的資金管理控制活動(dòng)還存在一定的缺陷。本文對(duì)這些缺陷進(jìn)行了梳理,并從多角度提出了對(duì)策,期望本文的研究能為企業(yè)資金管理內(nèi)部控制制度水平的提升提供一定的參考。