時(shí)間四象限法在高校行政管理工作中的應(yīng)用研究

蔣美英 商云龍

摘要 隨著信息化時(shí)代的到來以及高校的不斷創(chuàng)新發(fā)展，高校行政管理中的新變化、新問題層出不窮，行政人員面對(duì)的服務(wù)對(duì)象、工作量不斷增多，對(duì)工作質(zhì)量的要求也不斷提高，行政人員工作壓力也日益凸顯。為更好地推動(dòng)高校行政管理工作建設(shè)、提升高校行政服務(wù)質(zhì)量，提升基層行政人員的工作效率非常有必要。將時(shí)間管理四象限法則應(yīng)用于高行政管理工作，可有效提高基層行政人員的工作效率。

關(guān)鍵詞 時(shí)間四象限法；行政管理；應(yīng)用研究

中圖分類號(hào)：G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：ADOI：10.16400/j.cnki.kjdk.2023.8.010

1高校基層行政人員工作現(xiàn)狀

行政管理工作是高校發(fā)展不可或缺的動(dòng)力支撐，基層行政管理人員是行政管理工作的主要執(zhí)行人和組織者，其工作效率直接影響行政管理工作的效果，進(jìn)而影響高校教育教學(xué)的效果，高校教育高質(zhì)量發(fā)展需要高校和行政人員的共同努力[1]。當(dāng)前，高校管理進(jìn)入新的發(fā)展階段，對(duì)高校行政工作提出了更高的要求，高校行政人員普遍面臨工作負(fù)荷不斷加重，工作壓力不斷增大，職業(yè)倦怠感不斷增加的困難和問題。

1.1行政人員工作負(fù)荷加重，導(dǎo)致情緒問題

隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大和教育高質(zhì)量發(fā)展的要求，高校行政工作較以前有了很大改變，其不再是穩(wěn)定、輕松的代名詞。當(dāng)前，高校行政管理人員工作相對(duì)瑣碎繁雜，既要保證重點(diǎn)工作保質(zhì)保量按時(shí)完成，還要保證工作面面俱到，行政人員不僅需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，還需要具備多方面的知識(shí)能力。在日常行政管理工作中，經(jīng)常是多項(xiàng)工作同時(shí)進(jìn)行、齊頭并進(jìn)，極易造成行政人員頭緒混亂，無從下手。行政人員疲于應(yīng)付各種事務(wù)性工作，效率低下，導(dǎo)致重要工作難以按時(shí)保質(zhì)保量完成。長期持續(xù)的壓力會(huì)導(dǎo)致消極情緒，無限期地推遲本該提前完成的工作，直至預(yù)留的時(shí)間和空間無限縮小，造成工作堆積，影響工作質(zhì)量，產(chǎn)生不良影響。

1.2行政人員工作地位與薪酬待遇普遍較低，導(dǎo)致心理不平衡

高校行政人員相對(duì)于一線教師、科研人員，其社會(huì)地位、被認(rèn)可度都處于相對(duì)較低的位置，從情感上不被社會(huì)、不被學(xué)生認(rèn)可。在學(xué)生心中，行政人員與一線教師是不可比擬的，他們雖被叫作老師，但卻不是學(xué)生心中真正的老師。在社會(huì)中，行政人員的社會(huì)地位也一樣不高?；鶎有姓藛T待遇普遍較低，其收入基本為固定工資，通常需要達(dá)到正科級(jí)，待遇方可達(dá)到平均水平。獎(jiǎng)金與績(jī)效往往要與工作年限、職稱職務(wù)掛鉤，平時(shí)工作量并不能得到完全體現(xiàn)，其結(jié)果會(huì)造成基層管理人員心理不平衡。工作地位不被認(rèn)同、較低的薪酬待遇以及較重的生活壓力帶來的各種不平衡，導(dǎo)致行政人員成就感不強(qiáng)、積極性不高。

1.3行政人員職業(yè)倦怠感不斷增加，導(dǎo)致對(duì)自我的不認(rèn)同

行政人員職業(yè)倦怠直接影響著行政工作的效率，工作效率的降低又直接產(chǎn)生更嚴(yán)重的職業(yè)倦怠。高校行政人員職業(yè)倦怠主要表現(xiàn)在態(tài)度、情感和行為三方面[2]。一是由于高?；鶎有姓ぷ髦貜?fù)性強(qiáng)，長期重復(fù)單一的工作會(huì)慢慢磨掉工作的熱情與活力，從而產(chǎn)生厭倦心理，難以以飽滿的態(tài)度投入到工作中去。二是有些行政人員自身從情感上存在對(duì)行政工作的不認(rèn)同，認(rèn)為發(fā)展無望，存在“混日子、拿工資”的消極思想，長此以往，會(huì)造成自身對(duì)工作的抵觸心理，從而產(chǎn)生職業(yè)倦怠。三是高校行政人員從行為上不認(rèn)真對(duì)待行政工作，存在“差不多就好”的糊弄思想，遇到問題不正面對(duì)待，不愿意面對(duì)任何挑戰(zhàn)和難題。

2時(shí)間四象限法的特點(diǎn)及處理原則

2.1四象限劃分法則

根據(jù)四象限法則，按照重要和緊急兩個(gè)不同維度對(duì)事項(xiàng)進(jìn)行衡量，將事項(xiàng)分別劃分到四個(gè)象限。

第一象限：重要且緊急。該象限的事務(wù)要立刻馬上做，包括危機(jī)急迫的問題、客戶投訴、即將到期的任務(wù)等。

第二象限：重要但不緊急。該象限的事務(wù)是最需要做的事，也是最易被忽略的，經(jīng)常出現(xiàn)一拖再拖的現(xiàn)象。需要制訂計(jì)劃，按時(shí)完成，進(jìn)入良性循環(huán)。

第三象限：緊急但不重要。該象限事務(wù)因?yàn)榫o急，具有較大的欺騙性，會(huì)產(chǎn)生“這事很重要”的錯(cuò)覺，實(shí)際上對(duì)自己并不重要，只是滿足別人的期望與標(biāo)準(zhǔn)。

第四象限：不緊急也不重要。該象限的事情大多是瑣碎的雜事，沒有任何重要性，基本屬于浪費(fèi)時(shí)間。

2.2四象限法則時(shí)間分配原則

四象限法則基于兩個(gè)維度：事項(xiàng)和時(shí)間。隨著時(shí)間維度的推移，事項(xiàng)性質(zhì)會(huì)隨之發(fā)生變化。四象限事務(wù)的時(shí)間分配需要充分考慮時(shí)間分配的合理性，保證事務(wù)分配在合理的象限，做好事項(xiàng)和時(shí)間兩個(gè)維度的動(dòng)態(tài)調(diào)整，確保在有限的時(shí)間內(nèi)達(dá)到工作效率最大化。四個(gè)象限的時(shí)間分配，一般可以按照下列比例：20∶50∶25∶5。根據(jù)“二八定律”，20%的事項(xiàng)起到?jīng)Q定性作用，其余80%的事項(xiàng)起到的是輔助性作用。即第一象限重要且緊急的事務(wù)所占時(shí)間比例為20%，即確保有“20%”的關(guān)鍵性事務(wù)穩(wěn)定在第一象限，保證有足夠的時(shí)間和精力去完成重要且緊急的事務(wù)。第二象限為重要但不緊急的事務(wù)，是需要投入精力并長期堅(jiān)持的事項(xiàng)，關(guān)乎人生、事業(yè)的長期規(guī)劃與發(fā)展，第二象限分配的時(shí)間比例為50%，持之以恒地把時(shí)間和信念投入第二象限的事情中，確保重要事務(wù)長期推進(jìn)良性發(fā)展。第三象限分擔(dān)的更多是日常性事務(wù)，是必須完成但并不十分重要，可以分配相對(duì)瑣碎或狀態(tài)欠佳的時(shí)間去處理該象限的事務(wù)，分配時(shí)間比例為25%。第四象限為不緊急也不重要的事務(wù)，但也是客觀存在的事務(wù)，分配時(shí)間比例為5%。

目前，大多數(shù)行政人員是通過列清單的方式對(duì)工作事項(xiàng)進(jìn)行目標(biāo)管理，四象限法則較少被應(yīng)用于高校行政管理工作中。因高校行政管理工作瑣碎繁雜，列清單方法的缺點(diǎn)是清單太長，表述太寬泛，且不能完全體現(xiàn)工作細(xì)節(jié)和優(yōu)先級(jí)別。時(shí)間四象限法能夠?qū)⑹马?xiàng)的重要性和緊急程度進(jìn)行完美展現(xiàn)，可以幫助行政人員做好時(shí)間管理與規(guī)劃，提高工作效率。

3四象限法則在高校行政管理工作中的作用

高校行政工作日益紛繁復(fù)雜，工作量大、程序繁雜瑣碎，缺乏謀劃性、創(chuàng)新性，多項(xiàng)工作同時(shí)進(jìn)行，若不能對(duì)工作進(jìn)行合理的分類，分不清工作的輕重緩急，會(huì)讓行政人員手足無措、顧此失彼，嚴(yán)重影響工作效率，造成行政人員面臨工作超負(fù)荷的局面。四象限法則可幫助行政人員制訂合理的工作計(jì)劃，做好時(shí)間管理，有效緩解行政人員的工作壓力，最終改變工作超負(fù)荷的現(xiàn)狀。高校行政工作的四象限劃分法則圖如圖2。

3.1四象限法則有利于行政人員第一時(shí)間找到工作的最佳著手點(diǎn)

凡事預(yù)則立不預(yù)則廢，科學(xué)合理的工作計(jì)劃可有效節(jié)約時(shí)間，提高工作效率。四象限法則能夠協(xié)助行政人員高效管理時(shí)間，并對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行有序且高效的分配。首先將正在進(jìn)行的工作進(jìn)行整理，然后根據(jù)各項(xiàng)工作的時(shí)間和重要程度即工作的輕重緩急劃分到四個(gè)象限中。實(shí)際運(yùn)用中，需將工作細(xì)化，按照四象限法則將每一項(xiàng)工作劃分到其所在象限中，根據(jù)時(shí)間進(jìn)度將每一項(xiàng)工作標(biāo)注準(zhǔn)確的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，按照緊急程度做到動(dòng)態(tài)更新調(diào)整，及時(shí)將已完成的階段性工作銷賬，并將新的工作及時(shí)增加到象限中，做到所有工作一目了然，第一時(shí)間找到工作的最佳著手點(diǎn)。

3.2四象限法則可有效緩解行政人員的工作負(fù)荷，提升工作效率

做好時(shí)間管理與工作規(guī)劃是行政人員提高工作效率所必須掌握的技能，時(shí)間管理可以有效提高時(shí)間的利用率，工作規(guī)劃可以提前對(duì)自己的工作做好部署。根據(jù)四象限法則，做好時(shí)間管理與工作規(guī)劃，厘清各項(xiàng)工作的輕重緩急，同時(shí)要養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，做到隨時(shí)記錄工作中的新思路新觀點(diǎn)新想法，并將其及時(shí)記錄到所在象限的所屬事項(xiàng)下。同時(shí)，行政工作煩瑣復(fù)雜，行政人員工作負(fù)荷大，經(jīng)常面臨多項(xiàng)工作同時(shí)進(jìn)行以及因不確定因素增加工作難度的情況，導(dǎo)致行政人員出現(xiàn)不分主次、不分輕重緩急的情況。根據(jù)象限指引，煩瑣復(fù)雜的工作將會(huì)變得條理清晰?？梢?，行政人員熟練使用四象限法則，有利于幫助行政人員厘清所有工作事項(xiàng)，把握住工作規(guī)律，提高工作效率，有效緩解和減輕行政人員的工作壓力。

3.3四象限法則可有效降低行政人員的不平衡感，提升自我認(rèn)同感

第二象限的事務(wù)是最重要也是最容易被無限推遲的事項(xiàng)，能力培養(yǎng)與個(gè)人長遠(yuǎn)規(guī)劃等重要事項(xiàng)都屬于該象限。由于行政工作瑣碎且重復(fù)性強(qiáng)，很多行政人員在工作一段時(shí)間后往往會(huì)失去動(dòng)力，工作態(tài)度消極被動(dòng)，缺乏活力和激情，導(dǎo)致出現(xiàn)工作效果較差，工作中越來越不被重視，職稱晉升、崗位提升更是與己無關(guān)，薪酬待遇停滯不前，從而產(chǎn)生混日子的想法。與此同時(shí)，由此導(dǎo)致行政人員出現(xiàn)的心理不平衡感、職業(yè)倦怠感以及自我不認(rèn)同感等矛盾心理都會(huì)日益加重。所以，行政人員要高度重視第二象限的事務(wù)，重視能力提升與個(gè)人長遠(yuǎn)發(fā)展，主動(dòng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)自身應(yīng)對(duì)煩瑣復(fù)雜工作的能力，著力提高自身能力和素質(zhì)。行政管理人員只有不斷更新管理理念與管理知識(shí)，提高自身綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，才能增強(qiáng)自我認(rèn)同感，適應(yīng)發(fā)展的需求。

4結(jié)語

將“時(shí)間四象限法”應(yīng)用于行政管理工作，是提升高校行政管理人員工作效率的有效途徑，旨在通過時(shí)間四象限法則對(duì)高校行政管理工作按照重要和緊急程度兩個(gè)維度進(jìn)行評(píng)估，以期通過運(yùn)用時(shí)間四象限法則實(shí)現(xiàn)工作條理化，幫助行政人員提升工作效率，提升其綜合素質(zhì)，有效緩解行政人員繁重的工作負(fù)荷帶來的巨大壓力，增強(qiáng)行政人員的自我認(rèn)同感。

*通訊作者：商云龍

參考文獻(xiàn)

[1]晏道劍.高校行政管理人員創(chuàng)新素質(zhì)的提升探究[J].黑龍江人力資源和社會(huì)保障，2022（5）：112-114.

[2]胡欣欣，葉瑋.高?；鶎有姓藛T職業(yè)倦怠問題初探[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐， 2017（10）：299.

[3]史蒂芬·柯維，羅杰·梅里爾，麗貝卡·梅里爾.要事第一[M].劉宗亞，譯.北京：中國青年出版社，2010.

[4]馮敬龍.綜合服務(wù)站應(yīng)用四象限時(shí)間管理法初探[J].中外企業(yè)家， 2013（3）：100.