基于信息化平臺(tái)的科室醫(yī)用低值耗材精細(xì)化管理方案應(yīng)用分析

霍玉萌 張慧鑫 蔡衛(wèi)新

(首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京天壇醫(yī)院 1.護(hù)理部 2.國際部,北京 100070)

醫(yī)用低值耗材種類、型號(hào)繁多,使用量大,是醫(yī)護(hù)人員開展日常工作的物質(zhì)基礎(chǔ)[1]。其使用量總值占據(jù)醫(yī)院總收入的20%以上[2],醫(yī)用低值耗材管理已成為醫(yī)院管理中的重要組成部分[3]。近年來,隨著醫(yī)療深入改革,醫(yī)用耗材管理政策的相繼出臺(tái)[4-5],建立醫(yī)用耗材管理信息系統(tǒng),加強(qiáng)耗材管控[6],在為患者提供優(yōu)質(zhì)護(hù)理的同時(shí),通過提質(zhì)增效降低運(yùn)營成本,以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展,是醫(yī)療機(jī)構(gòu)亟需解決的問題。我院中心庫房管理具有完善的信息管理系統(tǒng),可查詢耗材入庫、科室耗材申請、耗材出庫記錄。臨床各科室領(lǐng)入耗材后,均采用傳統(tǒng)手工核算方式進(jìn)行管理,缺乏信息系統(tǒng)支持,管理方式缺乏規(guī)范化與完整性,管理效果欠佳[7]。鑒于此,我院護(hù)理部制定科室醫(yī)用低值耗材管控方案并實(shí)施,構(gòu)建并應(yīng)用信息化管控平臺(tái),以實(shí)現(xiàn)科室低值耗材管控的精細(xì)化閉環(huán)管理,取得良好管控效果,現(xiàn)報(bào)告如下。

1 資料與方法

1.1一般資料 2020年8月,我院科室醫(yī)用低值耗材信息化管控平臺(tái)及管控方案正式應(yīng)用,由于2020年受新冠肺炎疫情影響,有部分個(gè)別科室合并導(dǎo)致耗材領(lǐng)取使用數(shù)量波動(dòng)較大,故對(duì)2019年與2021年基于信息化平臺(tái)的精細(xì)化管理前后我院7個(gè)科室、57個(gè)病區(qū)包括輸液器、留置針、采血管等14種常用醫(yī)用低值耗材領(lǐng)取數(shù)量及計(jì)價(jià)情況等數(shù)據(jù)進(jìn)行回顧性分析。

1.2方法

1.2.1管理前(2019年) 各科室使用庫房信息系統(tǒng)申請領(lǐng)取耗材,耗材領(lǐng)入科室后均采用傳統(tǒng)手工核算方式每日清點(diǎn)常用耗材,每月匯總分析科室耗材領(lǐng)用及領(lǐng)用合格率情況以了解耗材的使用是否規(guī)范,核算科室運(yùn)營成本。

1.2.2管理后(2021年) 開展多科室聯(lián)合構(gòu)建醫(yī)用低值耗材信息化管控平臺(tái),制定科室醫(yī)用低值耗材信息化管控方案,優(yōu)化科室醫(yī)用低值耗材管理流程等方式進(jìn)行管理。具體如下。

1.2.2.1構(gòu)建并應(yīng)用科室醫(yī)用低值耗材信息化管控平臺(tái) 由護(hù)理部主任、科室護(hù)士長、護(hù)理研究生、臨床護(hù)士等13人組成的醫(yī)用低值耗材管控小組,與信息管理與數(shù)據(jù)中心、財(cái)務(wù)處、物價(jià)辦公室等部門聯(lián)合開展工作構(gòu)建科室醫(yī)用低值耗材信息化管控平臺(tái)。平臺(tái)構(gòu)建過程:(1)整理、提取并匯總中心庫房耗材名稱、編碼、規(guī)格等信息,將其導(dǎo)入科室低值耗材信息化管控平臺(tái),形成低值耗材字典信息庫,當(dāng)科室在中心庫房領(lǐng)取耗材出庫時(shí),即可顯示耗材的領(lǐng)用記錄。(2)匯總耗材收費(fèi)物價(jià)名稱及編碼,對(duì)接計(jì)價(jià)系統(tǒng),當(dāng)護(hù)士計(jì)費(fèi)時(shí)耗材管控平臺(tái)同步顯示耗材計(jì)價(jià)記錄,以保障平臺(tái)數(shù)據(jù)的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。(3)架構(gòu)醫(yī)用低值耗材使用數(shù)據(jù)查詢模塊,見圖1(掃后文二維碼獲取),頁面顯示耗材領(lǐng)用/計(jì)價(jià)數(shù)量、領(lǐng)用/計(jì)價(jià)金額,并在后臺(tái)錄入耗材領(lǐng)用合格率公式,進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)時(shí)可自動(dòng)顯示耗材領(lǐng)用合格率。護(hù)理部及各科室可實(shí)時(shí)查詢耗材領(lǐng)取/計(jì)價(jià)數(shù)量及費(fèi)用、領(lǐng)用合格率,實(shí)現(xiàn)對(duì)低值耗材使用情況的實(shí)時(shí)監(jiān)管。

1.2.2.2護(hù)理部監(jiān)督科室落實(shí)低值耗材精細(xì)化管理 通過使用科室醫(yī)用低值耗材信息化管控平臺(tái),護(hù)理管理者及臨床護(hù)士均可通過平臺(tái)實(shí)時(shí)查看低值耗材從申領(lǐng)、出庫、使用、計(jì)費(fèi)、退費(fèi)的整個(gè)環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)物流與信息的同步,完成醫(yī)用低值耗材的領(lǐng)取、使用、結(jié)算的全流程閉環(huán)管理,見圖2,掃二維碼獲取圖1和圖2。同時(shí),護(hù)理部加強(qiáng)對(duì)科室耗材精細(xì)化管理督導(dǎo)管理:(1)將科室耗材5S標(biāo)準(zhǔn)化管理優(yōu)化為包括“整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全、節(jié)約”的7S標(biāo)準(zhǔn)化管理,以持續(xù)提升護(hù)理人員耗材管理意識(shí)及能力。(2)每月組織指導(dǎo)護(hù)士長進(jìn)行科室耗材領(lǐng)用查詢匯總,選取低值耗材管控良好的科室進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)分享。(3)每季度對(duì)全院耗材領(lǐng)用情況進(jìn)行匯總分析,對(duì)耗材溢庫率及領(lǐng)用合格率不達(dá)標(biāo)耗材于全體護(hù)士長會(huì)上點(diǎn)評(píng),科室分析原因并制訂針對(duì)性整改措施,持續(xù)追蹤改善。(4)醫(yī)用低值耗材管控小組定期對(duì)科室低值耗材管控執(zhí)行情況進(jìn)行現(xiàn)場督導(dǎo),對(duì)各病房耗材存量、收費(fèi)組套及實(shí)際使用情況,實(shí)地檢查并進(jìn)行評(píng)價(jià),不斷提升耗材管控的效果。

1.3觀察指標(biāo) (1)耗材溢庫率:指庫存耗材實(shí)際數(shù)量大于其賬面剩余數(shù)量時(shí),為物資盤盈,物資盤盈實(shí)為溢庫,反之為虧庫[2]。耗材溢庫率=(計(jì)價(jià)耗材數(shù)-出庫耗材數(shù))/計(jì)價(jià)耗材數(shù)×100%,耗材溢庫率無論正負(fù)都表明管理效果欠佳,故采用絕對(duì)值大小來評(píng)價(jià)溢庫率高低。耗材溢庫率等于或趨近于0,表明管理效果越好。(2)耗材領(lǐng)用合格率:指耗材的計(jì)價(jià)數(shù)量占領(lǐng)取數(shù)量的百分率。耗材領(lǐng)用合格率=計(jì)價(jià)數(shù)/出庫數(shù)×100%,≥80%為合格,合格率越接近100%表明管理效果越佳。

2 結(jié)果

2.1基于信息化平臺(tái)的醫(yī)用低值耗材精細(xì)化管理前后醫(yī)用低值耗材溢庫率比較 見表1。

表1 基于信息化平臺(tái)的精細(xì)化管理前后醫(yī)用低值耗材溢庫率比較[%,M(P25,P75)]

2.2基于信息化平臺(tái)的醫(yī)用低值耗材精細(xì)化管理前后醫(yī)用低值耗材領(lǐng)用合格率比較 見表2。

表2 基于信息化平臺(tái)的精細(xì)化管理前后醫(yī)用低值耗材領(lǐng)用合格率比較

3 討論

3.1基于信息化平臺(tái)的科室醫(yī)用低值耗材精細(xì)化管理方案的優(yōu)勢

3.1.1改善了耗材管理方式,提升工作便利性 以往臨床各科室領(lǐng)入耗材后,管理者均采用傳統(tǒng)手工核算方式對(duì)耗材進(jìn)行管理,增加工作量,且管理效果欠佳[7]?？剖夜芾碚呙吭碌讌R總分析科室耗材領(lǐng)用及領(lǐng)用合格率情況,如有耗材漏收費(fèi)、耗材型號(hào)計(jì)費(fèi)錯(cuò)誤現(xiàn)象,往往無法補(bǔ)救,導(dǎo)致耗材領(lǐng)用合格率較低。醫(yī)用低值耗材信息化管控平臺(tái)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了領(lǐng)取耗材與計(jì)價(jià)耗材的信息共享,將科室常規(guī)操作使用的醫(yī)用低值耗材納入到低值耗材字典信息庫后,即可顯示耗材的領(lǐng)取、計(jì)價(jià)信息。管理者可在平臺(tái)中選擇需統(tǒng)計(jì)耗材的時(shí)間范圍,對(duì)耗材的領(lǐng)取數(shù)量、使用數(shù)量、金額及領(lǐng)用合格率進(jìn)行在線統(tǒng)計(jì)匯總;同時(shí),也可導(dǎo)出相應(yīng)的Excel表格,對(duì)耗材進(jìn)行線下統(tǒng)計(jì)匯總。平臺(tái)的應(yīng)用改變了以往手工核算的工作方式,為管理者提升工作便利性的同時(shí),又可實(shí)時(shí)了解耗材使用是否規(guī)范。針對(duì)領(lǐng)用合格率較低的耗材,管理者能夠及時(shí)查找原因并改進(jìn),使耗材領(lǐng)用合格率逐步提升,有效降低了耗材溢庫率。

3.1.2規(guī)范耗材的領(lǐng)取使用,實(shí)現(xiàn)科室耗材最優(yōu)庫存管理 科室耗材管理環(huán)境是醫(yī)用低值耗材在臨床科室保存、使用時(shí)的重要場所[8],耗材配置合理化,可節(jié)約醫(yī)院運(yùn)營成本,利于醫(yī)院實(shí)現(xiàn)健康可持續(xù)發(fā)展。臨床科室使用醫(yī)用低值耗材信息化管控平臺(tái)后,臨床常規(guī)使用的留置針、采血針、輸液器、吸氧裝置等十余種醫(yī)用低值耗材的溢庫率降低及領(lǐng)用合格率上升,表明耗材使用合理性得到有效提升,避免臨床工作中發(fā)生過量計(jì)價(jià)現(xiàn)象,可降低患者就醫(yī)費(fèi)用及院內(nèi)醫(yī)療成本。護(hù)理部加強(qiáng)對(duì)科室醫(yī)用低值耗材進(jìn)行精細(xì)化監(jiān)管,進(jìn)一步規(guī)范科室耗材按類別分區(qū)放置,提升空間利用率[9],優(yōu)化了科室耗材存放環(huán)境。結(jié)合科室醫(yī)用低值耗材信息化管控平臺(tái)的使用,科室護(hù)理人員均可登錄平臺(tái)查看耗材領(lǐng)取使用情況,各類耗材實(shí)用實(shí)銷,減少耗材庫存積壓現(xiàn)象[10],實(shí)現(xiàn)了科室的耗材最優(yōu)庫存管理。

3.1.3提高了護(hù)理人員耗材管理水平及工作效率 低值耗材管控實(shí)現(xiàn)信息化,可為醫(yī)院提供數(shù)據(jù)決策支持[11],且通過構(gòu)建醫(yī)用低值耗材信息化管控平臺(tái),改變了醫(yī)用低值耗材從中心庫房出庫后到使用階段的科室監(jiān)管缺失狀況。護(hù)士長作為科室耗材管理負(fù)責(zé)人,對(duì)耗材的監(jiān)管模式進(jìn)行科室全員培訓(xùn),開展護(hù)士自查、互查耗材漏收費(fèi)、收費(fèi)型號(hào)錯(cuò)誤等工作,督導(dǎo)改進(jìn)耗材使用、收費(fèi)不規(guī)范、收費(fèi)組套設(shè)置不合理現(xiàn)象,及時(shí)采取針對(duì)性整改措施,提升了護(hù)理團(tuán)隊(duì)整體的耗材管控意識(shí)。各科室護(hù)理人員可根據(jù)工作需要,在醫(yī)用低值耗材管控信息化管控平臺(tái)中調(diào)取相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,發(fā)現(xiàn)問題時(shí)及時(shí)制定針對(duì)性措施督導(dǎo)改進(jìn)。與以往手工核算的成本管理模式相比,降低了護(hù)士在耗材管理中的時(shí)間和人力投入[12-13],避免了重復(fù)勞動(dòng),提高科室成本核算的準(zhǔn)確性,便于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和質(zhì)量追蹤,有效提升了護(hù)理人員耗材管理水平和工作效率[14-15]。

3.2基于信息化平臺(tái)的科室醫(yī)用低值耗材精細(xì)化管理中存在問題及對(duì)策

3.2.1個(gè)別耗材管理效果不理想 本研究發(fā)現(xiàn),應(yīng)用基于信息化平臺(tái)的科室醫(yī)用低值耗材精細(xì)化管理方案后,血?dú)忉榌-13.24(-28.36,-6.95)]%、胃腸管[1.15(-13.57,27.65)]%、吸痰管[24.24(5.06,42.63)]%等耗材的溢庫率仍較高,血?dú)忉樀念I(lǐng)用合格率[88.54(78.22,93.66)]%仍有提升空間,分析原因主要為近幾年我院新入職護(hù)士較多,低年資護(hù)士進(jìn)行動(dòng)脈采血操作有時(shí)無法一次性穿刺成功,而使用多個(gè)血?dú)忉槄s只能計(jì)費(fèi)一次致耗材虧庫。結(jié)果表明臨床工作中應(yīng)加強(qiáng)低年資護(hù)理人員操作培訓(xùn),提升操作前評(píng)估能力及實(shí)踐水平,提高動(dòng)脈采血操作穿刺成功率。胃腸管、吸痰管耗材計(jì)價(jià)多于領(lǐng)用導(dǎo)致溢庫,表明工作中醫(yī)護(hù)人員可能存在計(jì)費(fèi)組套使用不合理或計(jì)價(jià)不規(guī)范的現(xiàn)象,應(yīng)進(jìn)一步梳理相關(guān)計(jì)費(fèi)組套,刪除不合理的計(jì)費(fèi)組套并加強(qiáng)對(duì)醫(yī)護(hù)人員耗材計(jì)費(fèi)要求的培訓(xùn),持續(xù)提升醫(yī)護(hù)人員耗材管理能力。此外,灌腸袋、導(dǎo)尿管在管理措施實(shí)施前后溢庫率差異無統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P>0.05),可能與其用量變化大、手術(shù)量變化有關(guān),仍需進(jìn)一步分析規(guī)律,優(yōu)化庫存。

3.2.2醫(yī)用低值耗材信息化平臺(tái)有待改進(jìn) 目前,科室耗材管理雖取得良好效果,但因中心庫房信息系統(tǒng)未與醫(yī)用低值耗材信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)信息共享,中心庫房增加或停用某項(xiàng)耗材時(shí),醫(yī)用低值耗材信息化平臺(tái)無法實(shí)時(shí)獲取相關(guān)信息,均由科室耗材管理人員在工作過程中發(fā)現(xiàn)并上報(bào),護(hù)理部再將相關(guān)耗材維護(hù)到耗材信息化管控平臺(tái)。未來將在醫(yī)用低值耗材信息化平臺(tái)增加新增、停用耗材的信息提示,實(shí)現(xiàn)中心庫房與醫(yī)用低值耗材信息化平臺(tái)的實(shí)時(shí)信息共享。同時(shí)增加科室耗材庫存量顯示功能,便于醫(yī)護(hù)人員根據(jù)庫存量了解耗材是否請領(lǐng)需要,以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)低值耗材精細(xì)化管理。

4 小結(jié)

實(shí)施醫(yī)用低值耗材信息化管控方案,應(yīng)用醫(yī)用低值耗材信息化管控平臺(tái),對(duì)提高醫(yī)院低值耗材管理水平發(fā)揮了重要作用[16]?？蓮母旧隙糁漆t(yī)用低值耗材錯(cuò)收費(fèi)、漏收費(fèi)等現(xiàn)象,保障患者經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí),也可促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展。我院建立科室信息化低值耗材管控平臺(tái)后雖取得良好的管控效果,但是耗材的領(lǐng)用仍需通過信息化平臺(tái)優(yōu)化實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)管控。未來將增加新增、停用耗材的信息提示,以及平臺(tái)剩余庫存顯示功能,以提升醫(yī)用低值耗材精細(xì)化管理水平。