中職學(xué)校辦公室工作精細(xì)化管理模式的研究

莫璨

長(zhǎng)沙財(cái)經(jīng)學(xué)校

引言

學(xué)校教育與其他企業(yè)相似，提升管理效果是學(xué)校辦學(xué)的一大關(guān)鍵目的。特別是對(duì)于中等職業(yè)院校而言，減少行政管理成本代表著節(jié)省了更多時(shí)間精力投入到教育教學(xué)工作過(guò)程中，只有維持成本領(lǐng)先，才可以構(gòu)成科學(xué)的競(jìng)爭(zhēng)力。在社會(huì)發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)殘酷的現(xiàn)今，效能早已經(jīng)成為了中等職業(yè)學(xué)校綜合實(shí)力的核心競(jìng)爭(zhēng)因素，在中職學(xué)校辦公室管理工作環(huán)節(jié)中，務(wù)必將精細(xì)化管理模式導(dǎo)入并進(jìn)行實(shí)踐，才可以在提升辦公成效的同時(shí)充分減少管理成本。而所謂“精細(xì)化”，其中內(nèi)涵就是以精益求精的態(tài)度與細(xì)致有序的方式來(lái)把控工作環(huán)節(jié)中的各個(gè)部分與流程。精細(xì)化管理就是“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)、實(shí)”，依靠細(xì)化指標(biāo)，應(yīng)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、參數(shù)化與信息化的方式，促使組織管理各個(gè)單元落實(shí)精細(xì)化、高效、協(xié)同與持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)。在辦公室管理工作環(huán)節(jié)中落實(shí)精細(xì)化管理模式，能夠提高工作的精細(xì)化水平，推動(dòng)工作成效的提高，轉(zhuǎn)變拖沓懶散的工作氣氛。

一、中職學(xué)校辦公室工作精細(xì)化管理的必要性

行政工作肩負(fù)著學(xué)校綜合協(xié)調(diào)與辦事責(zé)任，更多的是對(duì)學(xué)校決議的貫徹，對(duì)行政職工來(lái)說(shuō)，強(qiáng)有力的執(zhí)行能力是落實(shí)好各類工作的關(guān)鍵保證。特別是對(duì)行政管理干部來(lái)說(shuō)，打鐵還需自身硬，自身具備突出的執(zhí)行力才可以帶動(dòng)部門職工積極性，促使職工主動(dòng)高效的貫徹學(xué)校的相應(yīng)工作。而在具體工作中高效貫徹力“一高一低”的沖突非常顯著，簡(jiǎn)單而言就是大家對(duì)工作的積極主動(dòng)性較為突出，可在具體工作貫徹落實(shí)的環(huán)節(jié)中卻較為低下，反差巨大，這也導(dǎo)致中職學(xué)校行政工作形成了管理粗放的問(wèn)題。所以，引入精細(xì)化管理成為了高效行政工作的必然抉擇。依靠精細(xì)化管理來(lái)優(yōu)化中職學(xué)校行政工作模式，推動(dòng)中職學(xué)校行政工作水準(zhǔn)提高有至關(guān)重要的價(jià)值與作用，而中職學(xué)校辦公室工作之所以要開(kāi)展精細(xì)化管理，是由辦公室工作的下述特征所決定的：

（一）工作的繁瑣性質(zhì)決定了精細(xì)化管理的必要性

辦公室工作綜合性突出，通常毫無(wú)規(guī)律可循，大多數(shù)工作不存在計(jì)劃性，更多的是突發(fā)或者是臨時(shí)性的。在這一狀況下，假如辦公室管理工作人員或者辦公室工作人員不開(kāi)展精細(xì)化管理，就會(huì)容易丟三落四，使得千頭萬(wàn)緒的事務(wù)工作亂作一團(tuán)。只有增強(qiáng)了精細(xì)化管理，才能針對(duì)性開(kāi)展工作，急緩有序，將辦公室工作安排得井井有條[1]。

（二）工作的參謀性決定了精細(xì)化管理的必要性

中職學(xué)校決議層在開(kāi)展決議前，有海量基礎(chǔ)性工作是要求辦公室工作人員去實(shí)現(xiàn)的，在一定程度上，辦公室管理工作人員還有著參謀的價(jià)值。因此辦公室工作人員所進(jìn)行的預(yù)備性工作，或者是給出的參謀意見(jiàn)，務(wù)必全面系統(tǒng)的同時(shí)要精準(zhǔn)無(wú)偏差，如此才有助于領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)的決議。要實(shí)現(xiàn)參謀意見(jiàn)全面而又精準(zhǔn)無(wú)偏差，就務(wù)必從精細(xì)化角度著手。一方面要求辦公室工作人員具備豐富的知識(shí)儲(chǔ)備，另一方面要求辦公室工作人員日常工作環(huán)節(jié)中要實(shí)現(xiàn)細(xì)心，關(guān)注到中職學(xué)校內(nèi)部狀況的發(fā)展起伏，以及國(guó)家政府機(jī)關(guān)相應(yīng)政策與法律規(guī)章的轉(zhuǎn)變，掌握信息的搜集、整理與歸納，為領(lǐng)導(dǎo)帶來(lái)決議的參考。辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)將事情想在前面，將工作做在前面，否則就會(huì)由于基礎(chǔ)工作沒(méi)有做扎實(shí)而影響到?jīng)Q議層的決議難度性[2]。

（三）工作的服務(wù)性決定了精細(xì)化管理的必要性

中職學(xué)校辦公室工作歸根到底就是服務(wù)，為決議層提供幫助，為學(xué)校各個(gè)部門提供服務(wù)，給整個(gè)學(xué)校的職工帶來(lái)幫助。給決議層服務(wù)就是給決議者帶來(lái)良好的決議參考，落實(shí)好各類基礎(chǔ)性的工作，并且落實(shí)好上傳下達(dá)，將領(lǐng)導(dǎo)者從繁瑣的事務(wù)性工作中解放出來(lái)。在學(xué)校辦公室的橫向服務(wù)重點(diǎn)為交流與協(xié)調(diào)工作。辦公室在中職學(xué)校應(yīng)當(dāng)是與各個(gè)部門溝通最頻繁的部門，一方面是由于上傳下達(dá)的要求；另一方面，當(dāng)一類工作囊括了諸多部門一同實(shí)現(xiàn)時(shí)，辦公室就必須在中間充當(dāng)聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)的角色。同時(shí)，在實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)行政命令監(jiān)督過(guò)程中，辦公室也肩負(fù)著檢驗(yàn)反饋的責(zé)任與義務(wù)[3]。

依據(jù)上述，提升中職學(xué)校辦公室工作的服務(wù)效果，是辦公室工作的核心所在。而要想提升服務(wù)成效，只能夠從細(xì)節(jié)著手，想師生所想，想領(lǐng)導(dǎo)所想，將每件小事都做好。只有領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可、師生認(rèn)同才是中職學(xué)校辦公室工作最大的價(jià)值與目標(biāo)。

二、中職學(xué)校辦公室工作精細(xì)化管理模式的策略

（一）樹(shù)立精細(xì)化管理理念

精細(xì)化管理是一種理念與方式，要想辦公室工作高效，就必須優(yōu)先轉(zhuǎn)變思想觀念。從以往的經(jīng)驗(yàn)管理改變成程序化、合理化、精細(xì)化的管理，真正意義上高效的貫徹管理工作，不僅僅只是停留在外表。應(yīng)當(dāng)在繁瑣的工作過(guò)程中實(shí)現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致化，參考精細(xì)化管理所需，對(duì)目標(biāo)開(kāi)展細(xì)分，對(duì)任務(wù)開(kāi)展量化，增強(qiáng)使命，使得全部的流程能夠高效地銜接在一起，推動(dòng)工作的穩(wěn)定進(jìn)行，形成細(xì)節(jié)決定成敗的思想。應(yīng)當(dāng)從小事做起，側(cè)重細(xì)節(jié)，對(duì)于可能給全局造成影響的小細(xì)節(jié)均要關(guān)注，規(guī)避抱著僥幸情緒，應(yīng)當(dāng)由相應(yīng)工作人員承擔(dān)。依據(jù)上述，應(yīng)當(dāng)在辦公室內(nèi)構(gòu)建精細(xì)化管理的輿論氣氛，使得全體工作人員均可以形成精細(xì)化理念，規(guī)范、仔細(xì)、精準(zhǔn)地實(shí)現(xiàn)自身的工作任務(wù)，從小事做起，將小事做細(xì)做實(shí)，提高辦公室的服務(wù)水準(zhǔn)。第一，辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)形成責(zé)任意識(shí)。辦公室工作較為繁瑣，辦公室工作人員必須關(guān)注每一件事件。責(zé)任是個(gè)人的精神狀況、人品素養(yǎng)與思想境界，是成就事業(yè)的關(guān)鍵素養(yǎng)，假如一個(gè)人不具備責(zé)任心與事業(yè)心，就會(huì)發(fā)生受縛。因此，辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)形成較好的責(zé)任意識(shí)，將每一件工作均看成大事，形成求真務(wù)實(shí)的工作氣氛。第二，要關(guān)注掌握具體狀況、辦實(shí)事、創(chuàng)業(yè)績(jī)，及時(shí)、高效地落實(shí)好每一件事情。辦公室工作人員要深入了解到自身工作的關(guān)鍵性與特殊性質(zhì)，仔細(xì)負(fù)責(zé)地落實(shí)好自身的工作，嚴(yán)苛地落實(shí)應(yīng)盡的職責(zé)。第三，要求辦公室工作人員始終維持良好的精神狀況，維持干勁，經(jīng)得住考驗(yàn)，還應(yīng)當(dāng)形成主人翁思想，關(guān)注以我為主，盡可能實(shí)現(xiàn)任務(wù)，積極地思索與提出看法，積極在工作上做出成績(jī)，應(yīng)當(dāng)將精力與心思均放在抓工作與搞教育層面[4]。

（二）構(gòu)建精細(xì)化管理體系

精細(xì)化管理模式具備一些突出的優(yōu)點(diǎn)，囊括清晰的目標(biāo)、健全的制度、明確的職位與責(zé)任的科學(xué)貫徹，側(cè)重對(duì)目標(biāo)開(kāi)展細(xì)分、拆分與貫徹。剛性制度的貫徹，可以對(duì)職工的行為開(kāi)展規(guī)范，增強(qiáng)責(zé)任的貫徹，從而構(gòu)成良好的貫徹成效。因此，辦公室管理就務(wù)必要構(gòu)建精細(xì)化管理體系，給工作的落實(shí)帶來(lái)參考，全面管理與約束全部的工作內(nèi)容，深入了解職位的責(zé)任狀況，精細(xì)化工作環(huán)節(jié)[5]。

制度管理是精細(xì)化管理模式應(yīng)用的前提，要求全體工作人員一同遵從既定的流程開(kāi)展工作，給工作行為帶來(lái)參考與基準(zhǔn)。要推動(dòng)精細(xì)化管理模式的貫徹，就必須建立完整的管理規(guī)章，全部以辦公室主導(dǎo)的工作均必須建立規(guī)章制度。如，學(xué)校宣傳、公文管理、會(huì)務(wù)管理、黨務(wù)及人事組織等等，規(guī)章制度的內(nèi)容要具有突出的可操作性，囊括各類業(yè)務(wù)，嚴(yán)禁存在遺漏的狀況，規(guī)避工作沒(méi)有規(guī)章制度可以遵從。編制的制度并不是永恒不變的，而是要不斷優(yōu)化與完善，相應(yīng)規(guī)章制度必須整理成冊(cè)，發(fā)放給學(xué)校內(nèi)的學(xué)生與老師，使得師生能夠深入掌握相應(yīng)的規(guī)章體系。

辦公室工作假如沒(méi)有清晰的崗位職責(zé)規(guī)章制度，就會(huì)使得管理的穩(wěn)定性受到影響，還會(huì)發(fā)生互相推諉職責(zé)等狀況，不利于工作成效的提高。這就必須結(jié)合工作任務(wù)，科學(xué)地編制崗位責(zé)任制度，將整個(gè)管理目的開(kāi)展拆分，合理地開(kāi)展劃分，結(jié)合職位編制責(zé)任與指標(biāo)，對(duì)辦公室工作責(zé)任職位體系開(kāi)展優(yōu)化與健全。對(duì)管理指標(biāo)，應(yīng)當(dāng)細(xì)致地拆分到各個(gè)工作職位中，構(gòu)成工作規(guī)章，編制實(shí)際的職位操作守則。

基于成熟的職位責(zé)任與規(guī)范的規(guī)章制度前提下，還應(yīng)當(dāng)建立清晰、合理的工作環(huán)節(jié)。辦公室工作應(yīng)當(dāng)結(jié)合職能拆分設(shè)計(jì)精細(xì)化的工作環(huán)節(jié)，必須實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)科學(xué)與層次清晰，給查詢帶來(lái)幫助與支持，使工作環(huán)節(jié)成為管理工作人員與職位操作工作人員的指南。在設(shè)計(jì)的環(huán)節(jié)中，要保證全部流程的科學(xué)銜接，落實(shí)信息分享，不但要互相推動(dòng)，還應(yīng)當(dāng)相互限制，提高辦公室各類工作的成效，降低工作過(guò)程中發(fā)生的失誤[6]。

（三）完善精細(xì)化管理過(guò)程

在辦公室管理工作環(huán)節(jié)中，工作人員不可規(guī)避地會(huì)形成因細(xì)致環(huán)節(jié)與海量重復(fù)性的管理工作內(nèi)容而感覺(jué)到厭倦、乏味，這就要求學(xué)校注重增強(qiáng)內(nèi)部環(huán)節(jié)管控的強(qiáng)度，并且運(yùn)用鼓勵(lì)制度，借此盡可能地帶動(dòng)工作人員的工作熱情。在辦公室管理工作過(guò)程中要實(shí)現(xiàn)全環(huán)節(jié)管理與監(jiān)督，構(gòu)成精細(xì)化管理的各類工作，借此提升管理工作水準(zhǔn)。首先，要積極地落實(shí)好相應(yīng)的工作方案。要全面貫徹部門會(huì)議規(guī)章，對(duì)要開(kāi)展的工作進(jìn)行任務(wù)細(xì)分，編制辦公室工作人員相應(yīng)的每周工作的目標(biāo)方案，將責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)人的身上，明晰任務(wù)的工作要求與時(shí)間節(jié)點(diǎn)，給相關(guān)工作人員的工作落實(shí)提供參考，給評(píng)價(jià)工作人員工作的實(shí)現(xiàn)狀況打下扎實(shí)的根基。其次，要落實(shí)好工作過(guò)程中管理協(xié)調(diào)與監(jiān)督[7]。部門會(huì)議上不單單是對(duì)任務(wù)進(jìn)行規(guī)劃，并且務(wù)必對(duì)初期工作的貫徹成效進(jìn)行反饋，假如是發(fā)生問(wèn)題就務(wù)必即刻處理與解決問(wèn)題。工作過(guò)程中務(wù)必要落實(shí)好進(jìn)度檢驗(yàn)，幫助找出問(wèn)題，確保工作開(kāi)展的成效。最后，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建合理高效的評(píng)估制度，開(kāi)展全面考核評(píng)價(jià)，對(duì)制度予以完善。在考核評(píng)估環(huán)節(jié)中應(yīng)當(dāng)導(dǎo)入對(duì)他們的任務(wù)實(shí)現(xiàn)狀況、表現(xiàn)與態(tài)度以及評(píng)估工作人員的整體狀況，將成果、任用與鼓勵(lì)充分融合在一起，借此提高工作人員的工作主動(dòng)性，進(jìn)而提高和加強(qiáng)工作成效8]。

（四）注重日常辦公流程管理

崗位責(zé)任不清楚，工作就會(huì)混亂。辦公室的工作原來(lái)就是很實(shí)際的事務(wù)性工作，是最不應(yīng)亂了步調(diào)的。辦公室工作范疇內(nèi)的職位，重點(diǎn)分為辦公室主任、黨務(wù)專責(zé)、人事專責(zé)、勞資專責(zé)、宣傳專責(zé)、會(huì)務(wù)專責(zé)、文明創(chuàng)建專責(zé)、文件收發(fā)管理專責(zé)、資料管理工作人員等，辦公室職位多樣，若沒(méi)有明確的職責(zé)責(zé)任，容易引起一些工作的交叉重疊，導(dǎo)致職位工作存在空白，只有明晰了每一個(gè)職位的責(zé)任，才可以使得辦公室工作面面俱到，實(shí)現(xiàn)既不重疊也無(wú)空白[9]。且辦公室工作也是必須緊密合作的，辦公室工作人員除了必須實(shí)現(xiàn)本職位工作之外，還必須具備互相幫助、一同協(xié)作的思想。并且，還應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)交流，交流囊括縱向交流與橫向交流，分為與上級(jí)的交流與下級(jí)的交流。另外，學(xué)校辦公室工作人員之間也應(yīng)當(dāng)互相交流[10]。

結(jié)語(yǔ)

近些年，中職教育蓬勃發(fā)展，給我國(guó)教育行業(yè)的發(fā)展注入了全新的動(dòng)力。中職學(xué)校辦公室工作作為學(xué)校教育發(fā)展的關(guān)鍵組成部分，行政工作人員務(wù)必側(cè)重國(guó)家對(duì)職業(yè)教育的目標(biāo)所需，分析管理過(guò)程中暴露的問(wèn)題，從學(xué)校教育具體著手，應(yīng)用精細(xì)化模式健全管理，提升成效，推動(dòng)學(xué)校綜合發(fā)展，為中職學(xué)校的長(zhǎng)期發(fā)展帶來(lái)一些參考與借鑒。