基于企業(yè)財務(wù)共享模式下的費(fèi)用報銷管理分析

■董佳鑫 河北信息產(chǎn)業(yè)投資集團(tuán)有限公司

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，不少大型企業(yè)集團(tuán)都已經(jīng)建立了財務(wù)共享模式，通過財務(wù)共享服務(wù)中心可對各個子公司、分公司的基礎(chǔ)會計事務(wù)展開集中化處理，實(shí)現(xiàn)對整個集團(tuán)的集中管控，同時借此來優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，降低人力成本。費(fèi)用報銷管理是當(dāng)前企業(yè)財務(wù)工作中占用時間最長、重復(fù)性最強(qiáng)以及構(gòu)成環(huán)節(jié)相對瑣碎的流程，因此有很多企業(yè)都將其納入財務(wù)共享模式中，以此來提升此項業(yè)務(wù)的處理效率，并增強(qiáng)其規(guī)范性。現(xiàn)圍繞企業(yè)財務(wù)共享模式下的費(fèi)用報銷管理相關(guān)內(nèi)容展開探討。

一、企業(yè)財務(wù)共享模式下的費(fèi)用報銷管理的主要優(yōu)勢

1.傳統(tǒng)費(fèi)用報銷模式的缺陷

企業(yè)以往使用的傳統(tǒng)化的費(fèi)用報銷模式下，報銷人員需要先填寫書面申請單并整理報銷票據(jù)，再由上級領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門逐一進(jìn)行審批與傳遞，財務(wù)部門核實(shí)后再進(jìn)行付款。這種報銷方式會受到時間、空間方面的客觀條件的限制，流程環(huán)節(jié)較為煩瑣，報銷人員需要等待漫長的支付周期。財務(wù)部門則需要根據(jù)員工對應(yīng)的級別來對數(shù)量較多的紙質(zhì)發(fā)票進(jìn)行審核，不僅效率極低，還容易出現(xiàn)錯誤。同時，不同部門的報銷標(biāo)準(zhǔn)可能存在不一致的情況，導(dǎo)致監(jiān)管工作難以有效展開，可能會在報銷費(fèi)用的過程中給企業(yè)帶來損失，報銷流程與業(yè)務(wù)的可控性也難以得到保障。

2.財務(wù)共享模式下費(fèi)用報銷的優(yōu)勢

財務(wù)共享模式下，企業(yè)可利用信息化系統(tǒng)推進(jìn)費(fèi)用報銷活動，報銷人員登錄系統(tǒng)之后即可自動生成個人信息，其中需要對出差天數(shù)、報銷金額與具體的報銷事項等信息進(jìn)行填寫。若需要進(jìn)行異地報銷，報銷人員可借助掃描等方式來錄入與上傳票據(jù)的電子信息。費(fèi)用報銷系統(tǒng)能夠自動化地完成逐級審批，審核人員利用手機(jī)端就能夠進(jìn)行審批工作，可做到隨時隨地進(jìn)行審批。審核人員對審核金額及電子發(fā)票信息進(jìn)行審核，審核通過后，將付款指令發(fā)送給銀行，即可完成報銷流程。該系統(tǒng)的具體優(yōu)勢體現(xiàn)在以下三方面：

其一，解決了紙質(zhì)發(fā)票在信息獲取方面的問題。以往的報銷業(yè)務(wù)處理過程中，財務(wù)人員需要以人工的方式來對紙質(zhì)發(fā)票進(jìn)行處理，可能會有遺漏的情況，信息質(zhì)量也會受到主觀因素的影響。由于工作量過大，導(dǎo)致會計信息生成環(huán)節(jié)存在滯后性的問題。而在財務(wù)共享模式下，依靠影像系統(tǒng)即可高效、完整、精準(zhǔn)地對所有的報銷信息進(jìn)行提取，有助于提升會計信息質(zhì)量。電子數(shù)據(jù)也能夠及時地流入審核人員處，流程得到精簡，財務(wù)部門也能夠及時地生成會計信息。報銷業(yè)務(wù)相關(guān)的信息都能夠被保存到信息系統(tǒng)之中，后續(xù)的提取、查詢都能夠輕松實(shí)現(xiàn)。

其二，降低了企業(yè)的運(yùn)營成本。在過去，財務(wù)人員需要運(yùn)用大量的時間處理報銷事項，啟動財務(wù)共享模式之后，信息系統(tǒng)能夠替代財務(wù)人員進(jìn)行憑證信息錄入工作，可以按照預(yù)設(shè)規(guī)則自動地生成憑證，財務(wù)人員只需完成信息分類與匯總工作即可。以此可以減少財務(wù)人員的數(shù)量，控制人工成本，財務(wù)人員也能夠?qū)r間運(yùn)用到更有價值的財務(wù)分析、決策支持等工作中。同時財務(wù)管理與監(jiān)督也能夠更好地開展，有益于縮減內(nèi)部審計方面的經(jīng)費(fèi)支出。

其三，有助于形成高效便捷化的審計線索。財務(wù)共享模式下，包括申請環(huán)節(jié)、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)環(huán)節(jié)、審批環(huán)節(jié)以及最終的支付環(huán)節(jié)在內(nèi)的所有費(fèi)用報銷流程都實(shí)現(xiàn)了在線化、電子化，所有與報銷存在關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)信息也都得到電子化處理。這就為審計工作提供了良好的線索，在內(nèi)部與外部審計中，可借助報銷信息來審查企業(yè)費(fèi)用支出的合規(guī)性與合理性。

二、企業(yè)財務(wù)共享模式下的費(fèi)用報銷管理存在的主要問題

1.管理機(jī)制仍需完善

一方面，管控力度不足。當(dāng)前企業(yè)費(fèi)用報銷主要包括業(yè)務(wù)費(fèi)用、管理費(fèi)用與人員費(fèi)用，其中差旅費(fèi)的占比相對較高，而業(yè)務(wù)人員是差旅費(fèi)用的主要形成主體。業(yè)務(wù)人員為了追求更高的業(yè)務(wù)量與業(yè)績量，會有較多的出差行程，從而生成了不少出差報銷單據(jù)，這些單據(jù)常常會被積壓，導(dǎo)致審核崗的工作量大幅增加。而部分初到業(yè)務(wù)崗的人員工本身對于系統(tǒng)操作與報銷要求并不熟悉，因此在報銷時會出現(xiàn)差錯，最終會面臨退單，而后還需要重新進(jìn)行報銷審批流程，降低了報銷效率，延誤了報銷時效。隨著企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模越來越大，客戶群體逐步擴(kuò)大，招待費(fèi)用也持續(xù)升高。很多業(yè)務(wù)人員都未及時提交報銷申請，而是在月末進(jìn)行集中報銷，導(dǎo)致財務(wù)部門的審核難度大幅提升。上述問題都是因業(yè)務(wù)人員對報銷業(yè)務(wù)的重視程度不足而導(dǎo)致的。

另一方面，費(fèi)用預(yù)算控制效果達(dá)不到預(yù)期。在預(yù)算上報環(huán)節(jié)中，公司往往會對各個部門的預(yù)算進(jìn)行匯總，而業(yè)務(wù)部門會在限額范圍之內(nèi)上報預(yù)算最大值，這導(dǎo)致預(yù)算偏差過大。而財務(wù)共享中心在費(fèi)用報銷流程中的重點(diǎn)任務(wù)是審核請示批復(fù)及費(fèi)用發(fā)票等，并非控制預(yù)算，因此對于報銷費(fèi)用是否存在超預(yù)算方面的審核就相對較松。同時，費(fèi)用報銷系統(tǒng)也沒有與預(yù)算系統(tǒng)進(jìn)行對接，即使有費(fèi)用達(dá)到或者超出預(yù)算限額，系統(tǒng)也不會自動地進(jìn)行預(yù)警，需要由工作人員進(jìn)行審核，容易因控制不到位而造成預(yù)算偏差過大的問題。

2.審批流程亟須優(yōu)化

雖然財務(wù)共享模式中的費(fèi)用報銷流程相較過去得到一定程度的優(yōu)化，但是在實(shí)際的工作中，仍舊存在流程便捷性不足，效率得不到提升的問題。在具體的審核流程中，需要先由公司的部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、票據(jù)審核人員、財務(wù)人員及公司負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，而后再進(jìn)入到共享中心之中，由費(fèi)用初審人員、復(fù)審人員、支付初審人員、復(fù)審人員逐級完成審核。中間審核環(huán)節(jié)仍舊較為煩瑣，延長了費(fèi)用報銷所需的時間。同時在審核流程中，分管領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常出現(xiàn)審核不及時與單據(jù)退回后重復(fù)審核的情況，降低了工作效率，報銷人員很難快速將墊款收回，對于報銷管理工作的滿意度較低。

報銷人員在錄入報銷金額、發(fā)票以及差旅費(fèi)用形成等具體的報銷事項信息時，需要以人工的方式來完成，這期間就有出現(xiàn)差錯的可能性，比如業(yè)務(wù)人員在報銷時可能出現(xiàn)違反相關(guān)規(guī)定，填寫金額合計數(shù)值、摘要、會計科目時經(jīng)常會有不符合標(biāo)準(zhǔn)的情況，同時還需要將紙質(zhì)報銷材料以及相關(guān)附件掃描到系統(tǒng)之中，掃描附件時有一定概率發(fā)生不清晰、不完整等狀況，這一掃描環(huán)節(jié)也需要消耗較長的時間。這主要是因?yàn)闃I(yè)務(wù)人員的態(tài)度不端正或者對于會計科目、報銷事務(wù)規(guī)定不熟悉。上述問題導(dǎo)致報銷流程的運(yùn)行效率大幅降低。

3.系統(tǒng)建設(shè)水平有待提升

從費(fèi)用報銷系統(tǒng)建設(shè)的角度來看，公司在應(yīng)用財務(wù)共享模式的初期環(huán)節(jié)中，各個系統(tǒng)采用的端口、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)描述方式、數(shù)據(jù)規(guī)范等并不一致，以此帶來了數(shù)據(jù)孤島的問題。比如公司在上線共享系統(tǒng)前已經(jīng)使用金蝶、用友等核算軟件、司庫等現(xiàn)金管理平臺，這就導(dǎo)致三套系統(tǒng)無法有效對接，需要同時開放相應(yīng)端口，否則各個獨(dú)立系統(tǒng)之間難以有效相互配合、共享信息，將造成信息流通不暢，信息利用率過低等問題。在有信息傳遞與處理需求時，需要進(jìn)行手動操作，影響了工作效率，同時這也違背了財務(wù)共享中心的建設(shè)初衷。因此，在后續(xù)的系統(tǒng)建設(shè)中，應(yīng)重點(diǎn)解決不同系統(tǒng)對接的問題。

三、企業(yè)財務(wù)共享模式下的費(fèi)用報銷管理優(yōu)化建議

1.完善管理機(jī)制

其一，應(yīng)建立完備的費(fèi)用報銷管理制度。

為了實(shí)現(xiàn)對財務(wù)共享模式及其費(fèi)用報銷系統(tǒng)的進(jìn)一步規(guī)范，需要健全相關(guān)的制度機(jī)制，以此來約束費(fèi)用報銷流程中各個節(jié)點(diǎn)的人員的操作行為。針對預(yù)算管理環(huán)節(jié)中的問題，企業(yè)可利用全面預(yù)算管理機(jī)制來拓展預(yù)算控制的范圍，將包括投資、業(yè)務(wù)與三費(fèi)在內(nèi)的全部費(fèi)用收支項目都納入預(yù)算體系中，從而形成精準(zhǔn)、全面的費(fèi)用預(yù)算管控方案，按照年度、月度來對預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行滾動，以此實(shí)現(xiàn)對預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)的實(shí)時控制與跟蹤式監(jiān)控。一旦出現(xiàn)預(yù)算與實(shí)際業(yè)務(wù)費(fèi)用之間的偏差超過限額標(biāo)準(zhǔn)的情況，財務(wù)共享中心則應(yīng)立即與相應(yīng)的公司聯(lián)系，并要求其對超預(yù)算情況進(jìn)行說明，同時及時采取補(bǔ)救措施，從而對預(yù)算之外的經(jīng)濟(jì)行為展開嚴(yán)格把控與閉環(huán)管理，充分發(fā)揮出財務(wù)共享中心在費(fèi)用管理方面的職能。面對符合規(guī)定的費(fèi)用支出既要展開資金用途解釋工作，還要完成財務(wù)入賬處理，及時地將業(yè)務(wù)費(fèi)用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成財會數(shù)據(jù)，進(jìn)行統(tǒng)一管理。

企業(yè)還需打造閉環(huán)式的費(fèi)用報銷流程。針對費(fèi)用報銷涉及的業(yè)務(wù)場景形成內(nèi)容明確、要求具體的審核細(xì)則，以制度的剛性來消除主觀因素的影響，預(yù)防發(fā)生虛假報銷的情況。定期針對員工的費(fèi)用報銷展開真?zhèn)螜z查，主要驗(yàn)證與檢查支付方式、支付地點(diǎn)與支付時間，比如在差旅費(fèi)用的驗(yàn)證中，可對汽油費(fèi)的具體階段地點(diǎn)與交通費(fèi)中的住宿地點(diǎn)進(jìn)行比對，確認(rèn)二者是否一致。同時，還要跟蹤各項清算、結(jié)算數(shù)據(jù)，消除費(fèi)用報銷中的合規(guī)風(fēng)險。制度機(jī)制中要應(yīng)對審批責(zé)任展開合理劃定，尤其是部門負(fù)責(zé)人，其需要針對部門中待報銷費(fèi)用的合規(guī)性與真實(shí)性進(jìn)行把控，財務(wù)部門則需重點(diǎn)審核報銷附件材料與信息填寫情況，以此通過合理的分工與對關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的把控來減少因差錯而反復(fù)提交審批的情況。

其二，應(yīng)完善費(fèi)用報銷崗位員工的管理機(jī)制。

企業(yè)應(yīng)及時與共享中心中的費(fèi)用審核會計、資金會計與檔案會計等財務(wù)人員進(jìn)行溝通，掌握其對于崗位及工作環(huán)境等方面的合理需求后，為其展開人文關(guān)懷與疏導(dǎo)，使其能夠適應(yīng)并做好流水線式的審核等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，為服務(wù)對象提供標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化的審核、審批等服務(wù)。還應(yīng)為共享中心的財務(wù)人員做好職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃，支持員工在考核達(dá)標(biāo)后前往其他崗位進(jìn)行輪崗鍛煉，以此來消除長期從事同一項工作而產(chǎn)生的職業(yè)倦怠心理，同時也可借此機(jī)會來增加財務(wù)、業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)儲備，拓寬其在企業(yè)中的職業(yè)發(fā)展空間。為了提高財務(wù)人員對于費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)的重視程度，可將審核差錯率、支付時效等考核指標(biāo)納入其績效考核體系中，以此通過績效評價與獎懲機(jī)制來實(shí)現(xiàn)對其的約束與管理。

企業(yè)還應(yīng)對各個業(yè)務(wù)部門提出及時進(jìn)行費(fèi)用報銷的要求，避免其為了節(jié)省時間而過度積壓報銷事項，也可將報銷時效的指標(biāo)增設(shè)到業(yè)務(wù)部門的考核體系中，從源頭處規(guī)范費(fèi)用報銷事項。

2.優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

企業(yè)可以利用分布式特點(diǎn)的區(qū)塊鏈技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對費(fèi)用報銷流程的精準(zhǔn)優(yōu)化，全面提升費(fèi)用報銷管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性與透明度。

首先，企業(yè)可借助共識機(jī)制來實(shí)現(xiàn)對審核流程的簡化。由于企業(yè)當(dāng)前的財務(wù)共享中心采用集中化記賬模式，因此審批環(huán)節(jié)與節(jié)點(diǎn)的數(shù)量相對較多，各個審批節(jié)點(diǎn)的審批內(nèi)容與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)所在的管理層級有直接聯(lián)系，不同領(lǐng)導(dǎo)層級所掌握的審批權(quán)限也存在差異，這種逐級逐層審批更有益于提高費(fèi)用信息質(zhì)量。企業(yè)還可借助區(qū)塊鏈來實(shí)現(xiàn)對流程信息的全面、完整記錄，同時分布式賬本可以在全網(wǎng)范圍內(nèi)廣播鏈條上記錄的信息，進(jìn)而依靠共識機(jī)制來實(shí)現(xiàn)對信息的有效驗(yàn)證，確保其準(zhǔn)確性。在該技術(shù)的支持下，能夠精簡審核環(huán)節(jié)，減少因人工審核而造成的差錯。企業(yè)也可利用智能合約來給待審核的費(fèi)用單據(jù)形成與之對應(yīng)的唯一代碼，而后即可對其展開自動審核與驗(yàn)證。

其次，依靠分布式賬本來實(shí)現(xiàn)信息共享。運(yùn)用區(qū)塊鏈技術(shù)時，需要形成一致的協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)的各個信息系統(tǒng)即使進(jìn)行端口連接，也能夠?qū)崿F(xiàn)自主響應(yīng)，在系統(tǒng)相互響應(yīng)的過程中，各個系統(tǒng)之間的信息能夠相互流通與共享。在分布式記賬系統(tǒng)的支持下，共享中心中的各個節(jié)點(diǎn)能夠獲取平等的權(quán)限，同時彼此又能夠繼續(xù)維持獨(dú)立性，憑借共識機(jī)制即可相互連接，并不需要額外進(jìn)行授權(quán)。處于鏈上的所有信息均是透明、公開的，財務(wù)人員能夠以輕松便捷的方式獲取所需的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。

最后，利用智能化合約來實(shí)現(xiàn)自動響應(yīng)。分布式賬本在對信息進(jìn)行存儲的同時，也給智能合約的實(shí)施建立了良好的執(zhí)行條件，提供了有效的記錄載體。當(dāng)信息符合預(yù)設(shè)合約代碼的條件后，系統(tǒng)就可以直接對其進(jìn)行自動處理，完成初期設(shè)置的各項指令，從而實(shí)現(xiàn)對費(fèi)用報銷、審核的人工操作的有效替代。

3.升級系統(tǒng)功能

第一，打破各個系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)屏障。企業(yè)可針對各類費(fèi)用單據(jù)所用的數(shù)據(jù)字段進(jìn)行規(guī)范，逐步形成各個部門都需要遵守的數(shù)據(jù)載體管控規(guī)范，在此基礎(chǔ)上，構(gòu)建數(shù)據(jù)鏈接關(guān)系，從而實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)對象的自動溯源，并建立數(shù)據(jù)圖譜，確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)能夠得到有效連接。而后根據(jù)監(jiān)管要求、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與國家標(biāo)準(zhǔn)等，分類、分層搭設(shè)覆蓋業(yè)財部門的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)框架，結(jié)合費(fèi)用報銷等流程中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息，界定數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)含義，形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)關(guān)系與口徑，以此來暢通數(shù)據(jù)共享通道，消除費(fèi)用報銷系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)壁壘，實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)、費(fèi)用、資金等管理系統(tǒng)與信息資源的有效整合。

第二，優(yōu)化影像管理系統(tǒng)。企業(yè)可在現(xiàn)有影像管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，運(yùn)用OCR技術(shù)與二維碼技術(shù)，針對原始單據(jù)與費(fèi)用相關(guān)文件實(shí)施批量化的高效掃描與自動化、精準(zhǔn)化的分組，使掃描圖像與單據(jù)能夠有效匹配。在二維碼掃描中，可將企業(yè)稅務(wù)系統(tǒng)中的二維碼與發(fā)票中的二維碼進(jìn)行連接，利用相關(guān)管理系統(tǒng)，就能夠在審批發(fā)票的基礎(chǔ)上，完成自動化歸檔與記賬。

第三，充分利用商旅平臺。企業(yè)可對集團(tuán)內(nèi)部的費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，使系統(tǒng)能夠自動地根據(jù)員工所屬的職務(wù)及職稱層級來選擇與之對應(yīng)的費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)。員工在有出差需求時，可向費(fèi)用報銷系統(tǒng)提出事前申請，而后利用商旅平臺來預(yù)訂產(chǎn)品，服務(wù)商提供相應(yīng)的服務(wù)產(chǎn)品之后，可將處于結(jié)算清單范圍之內(nèi)的發(fā)票寄送給企業(yè)，財務(wù)部門收取發(fā)票之后，直接進(jìn)行付款操作。報銷統(tǒng)一結(jié)算范疇中的費(fèi)用時就不需要員工提供原始發(fā)票，商旅服務(wù)平臺負(fù)責(zé)提供電子單據(jù)，財務(wù)部門可將其視作入賬依據(jù)。

四、結(jié)語

財務(wù)共享模式的建立與使用，解決了傳統(tǒng)費(fèi)用報銷工作中的效率低、信息質(zhì)量差等問題，利用網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)報銷流程的在線化與費(fèi)用信息的電子化，充分強(qiáng)化了費(fèi)用報銷管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度。但現(xiàn)有的管理機(jī)制、系統(tǒng)平臺以及工作流程，還有一定的優(yōu)化及調(diào)整空間，企業(yè)需要繼續(xù)圍繞費(fèi)用報銷管理的薄弱之處，完善管理制度，利用先進(jìn)科技來優(yōu)化審批流程與升級系統(tǒng)平臺。