企業(yè)人力資源管理信息化應(yīng)用與探討

■王晨陽 浙能資本控股有限公司

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息化、數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)逐步滲透到企業(yè)的各個(gè)管理環(huán)節(jié)，為企業(yè)提供了全新的管理工具與管理思維，越來越多的企業(yè)管理者認(rèn)識(shí)到信息化的重要意義，主動(dòng)地推進(jìn)信息化建設(shè)，依托科技力量，促進(jìn)管理職能轉(zhuǎn)型，提高自身的信息資源開發(fā)與應(yīng)用水平。人力資源管理在企業(yè)管理體系中的地位逐步提升，隨著其戰(zhàn)略價(jià)值愈加突出，人力資源管理工作面臨的挑戰(zhàn)也在持續(xù)增加，必須要擺脫原本的信息流通不暢通、工作效率低下的狀態(tài)，邁向信息化發(fā)展道路。現(xiàn)探討企業(yè)人力資源管理信息化應(yīng)用的相關(guān)內(nèi)容。

一、企業(yè)人力資源管理信息化的重要作用

1.降低管理成本

人力資源信息化系統(tǒng)，能夠改變以往人力資源管理人員以手動(dòng)的方式統(tǒng)計(jì)員工數(shù)據(jù)、查詢員工信息的工作方式，依靠計(jì)算機(jī)及信息化系統(tǒng)可代替人工，自動(dòng)處理復(fù)雜、煩瑣、耗時(shí)較長的事務(wù)，將管理人員的工作步驟有效簡化，同時(shí)也能夠避免出現(xiàn)操作失誤，并擺脫客觀條件給辦公活動(dòng)帶來的阻礙，確保人事事務(wù)得到及時(shí)處理。除時(shí)間成本外，信息化系統(tǒng)還能夠幫助企業(yè)精簡人力資源管理隊(duì)伍，從而縮減人力成本。另外，通過無紙化的辦公模式可以縮減筆、紙張等辦公用品的使用量，降低經(jīng)濟(jì)成本。

2.規(guī)范管理流程

相比原有的工作流程，信息化系統(tǒng)下的工作流程往往不可隨意進(jìn)行更改。比如，在員工的考勤管理環(huán)節(jié)中，受到主觀因素的影響，可能會(huì)發(fā)生漏記、錯(cuò)記等問題，引發(fā)員工的不滿情緒，而采用信息化系統(tǒng)后，能夠自動(dòng)完成此項(xiàng)工作；在生成考勤結(jié)果時(shí)，可在系統(tǒng)中設(shè)置主管人員授權(quán)的環(huán)節(jié)，避免該步驟被忽視。信息化系統(tǒng)通過程序，能夠提高人力資源管理部門的各項(xiàng)工作的規(guī)范化程度。

3.提升工作價(jià)值

傳統(tǒng)的人事管理模式下，管理者作為管理主體，員工作為管理對(duì)象，員工需被動(dòng)地接受上級(jí)的管理。而隨著戰(zhàn)略化、人性化的人力資源管理理念提出，人力資源管理部門的職能發(fā)生了轉(zhuǎn)變，依托信息化系統(tǒng)，管理人員能夠更好地行使服務(wù)職能，為員工與管理者提供形式豐富的增值服務(wù)，包括信息查詢服務(wù)、職業(yè)規(guī)劃服務(wù)、決策輔助服務(wù)等。員工的需求能夠更加順暢地得到傳達(dá)，其也能夠參與到企業(yè)管理活動(dòng)中，對(duì)于職業(yè)發(fā)展的個(gè)性化需求能夠得到管理者的關(guān)注。

4.優(yōu)化管理方式

信息化系統(tǒng)使人力資源管理工作中采用的工作方式更加靈活且人性化，使員工的勞動(dòng)權(quán)益與個(gè)人利益得到保護(hù)。比如，在績效考核工作中，若有員工對(duì)于考核結(jié)果存在質(zhì)疑，管理人員可直接從系統(tǒng)中提取相關(guān)的考核信息作為依據(jù)，使員工能夠認(rèn)可企業(yè)對(duì)其的考核等管理行為。信息化系統(tǒng)使企業(yè)對(duì)于員工的管理、培養(yǎng)、考評(píng)等過程都更加透明化、專業(yè)化，實(shí)現(xiàn)了對(duì)管理效果的有效改善。在員工培訓(xùn)方面，信息化系統(tǒng)不僅能夠?yàn)槿w員工共享知識(shí)資源的學(xué)習(xí)平臺(tái)，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)員工的在線評(píng)估，管理人員可依靠系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)以及分析等功能，調(diào)整后續(xù)的培訓(xùn)方案，提高培訓(xùn)效率與增強(qiáng)培訓(xùn)工作的針對(duì)性。

5.提高工作效率

信息化系統(tǒng)將企業(yè)的人力資源管理人員從煩瑣、機(jī)械、重復(fù)性的工作中釋放出來，大幅提高其工作效率，管理人員不再需要將過多的工作時(shí)間運(yùn)用到報(bào)表生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與基礎(chǔ)服務(wù)等環(huán)節(jié)中，管理者與員工能夠在信息化平臺(tái)中獲取所需的自助服務(wù)。管理人員可調(diào)整時(shí)間分配方式，集中精力處理部門中的招聘、培訓(xùn)、考核等業(yè)務(wù)，以及人力資源開發(fā)的戰(zhàn)略規(guī)劃等價(jià)值創(chuàng)造類的工作。

二、企業(yè)人力資源管理信息化應(yīng)用過程中的主要問題

企業(yè)應(yīng)用人力資源信息化系統(tǒng)后，人力資源管理及開發(fā)方面的工作得到了切實(shí)改善，員工與管理層對(duì)于人力資源管理部門的滿意度有所提高，但隨著系統(tǒng)應(yīng)用時(shí)間越來越長，出現(xiàn)了不少新的問題。

1.前期需求分析工作未落實(shí)到位

不少企業(yè)在初期建立人力資源管理信息化系統(tǒng)時(shí)，存在對(duì)先進(jìn)管理技術(shù)手段的盲目推崇與跟風(fēng)式建設(shè)，未預(yù)先圍繞人力資源管理工作做好全方位的需求分析，并形成明確的建設(shè)目標(biāo)以及有序的規(guī)劃方案，導(dǎo)致系統(tǒng)建成后，未能夠全面解決人事管理環(huán)節(jié)中的現(xiàn)有問題，造成了資源及資金的浪費(fèi)，也不利于人力資源管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。除此之外，部分企業(yè)需要依靠Office軟件實(shí)現(xiàn)信息化管理目標(biāo)，隨著業(yè)務(wù)類型越來越多元化，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量持續(xù)增加，該軟件的承載能力相對(duì)有限，在檢索、分類歸檔等方面的便捷性將不斷變差。同時(shí)，考勤管理、員工培訓(xùn)、薪酬管理等不同系統(tǒng)之間相互獨(dú)立，數(shù)據(jù)信息難以相互流通與共享，欠缺能夠整合各個(gè)系統(tǒng)的信息化平臺(tái)。當(dāng)企業(yè)發(fā)生人事變動(dòng)之后，需要管理人員逐一調(diào)整各個(gè)模塊中的數(shù)據(jù)，在工作量相對(duì)較大的前提下，可能會(huì)有多改、錯(cuò)改與漏改的情況。

2.關(guān)鍵業(yè)務(wù)模塊功能缺失情況嚴(yán)重

由于初期管理需求分析未有效推進(jìn)，導(dǎo)致企業(yè)現(xiàn)有的人力資源管理信息化系統(tǒng)的主要業(yè)務(wù)模塊存在一些功能上的問題。比如，休假審批流程復(fù)雜，難以實(shí)現(xiàn)一次性在線審批，其間還需要員工提交紙質(zhì)申請單。數(shù)據(jù)更新實(shí)時(shí)性不強(qiáng)，需要管理人員定期進(jìn)行手動(dòng)更新。在薪酬管理環(huán)節(jié)中，當(dāng)員工的崗位被調(diào)整后，其薪酬也需隨之進(jìn)行變動(dòng)，管理人員計(jì)算薪酬時(shí)，需先對(duì)績效考核數(shù)據(jù)及考勤數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，再結(jié)合薪酬機(jī)制來完成社保匯總表、公積金匯總表與工作表的編制，再由相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字審批，最后由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)按照工作表為各部門員工發(fā)放薪酬，各個(gè)部門之間未能高效協(xié)作，審批效率低?？冃Э己谁h(huán)節(jié)中，考核指標(biāo)數(shù)量龐大，考核工作未能夠有效關(guān)聯(lián)企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，還需要管理人員通過業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)來評(píng)估考核對(duì)象的業(yè)務(wù)表現(xiàn)。員工間、部門間的互評(píng)打分仍舊采取線下模式。在培訓(xùn)環(huán)節(jié)中，對(duì)于培訓(xùn)計(jì)劃的執(zhí)行情況存在跟蹤困難的情況，對(duì)培訓(xùn)數(shù)據(jù)的分析不到位，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)培訓(xùn)資源的優(yōu)化配置與利用。

3.網(wǎng)絡(luò)安全未得到重視

信息化系統(tǒng)在為人力資源管理工作帶來成本控制、效率提升、方式優(yōu)化等好處的同時(shí)，也給人事管理部門帶來了信息安全隱患。部分企業(yè)未在資金、技術(shù)等條件的限制下，尚未建設(shè)內(nèi)部局域網(wǎng)，在借助公網(wǎng)傳遞數(shù)據(jù)時(shí)需要承擔(dān)較大的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，缺失物理隔離措施，企業(yè)所用的計(jì)算機(jī)容易受到病毒、黑客的侵襲，人力資源管理中的機(jī)密信息、員工隱私信息會(huì)有泄密的可能性。

4.保障性工作未及時(shí)推進(jìn)

從人員保障的層面來看，雖然企業(yè)可以借助第三方專業(yè)服務(wù)商的力量推進(jìn)信息化系統(tǒng)的建設(shè)與開發(fā)，但是前期的立項(xiàng)規(guī)劃、招標(biāo)選拔、需求分析，建設(shè)期間的溝通以及后續(xù)的驗(yàn)收、數(shù)據(jù)庫管理以及使用運(yùn)行等工作，還需要企業(yè)的技術(shù)人員、管理人員共同推進(jìn)，否則信息化系統(tǒng)很難順利投入使用。人力資源管理部門的人員，需要有一定的時(shí)間適應(yīng)信息化系統(tǒng)下的全新工作模式。從制度保障層面來看，針對(duì)信息化系統(tǒng)應(yīng)用責(zé)任機(jī)制還未得到有效健全，同時(shí)缺少對(duì)于信息化建設(shè)與應(yīng)用方面的工作的專項(xiàng)激勵(lì)機(jī)制，這導(dǎo)致部分員工與管理人員為規(guī)避犯錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)，不愿主動(dòng)運(yùn)用信息化系統(tǒng)，仍舊采用以往的工作方式與管理思維。從資金保障層面來看，由于管理層對(duì)人力資源部門的信息化建設(shè)工作的重視度不足，導(dǎo)致其在信息化建設(shè)中投入的資金相對(duì)有限，在資金短缺的前提下，系統(tǒng)升級(jí)、維護(hù)等工作將受到阻礙。

三、企業(yè)人力資源管理信息化應(yīng)用的優(yōu)化建議

1.重視需求分析與規(guī)劃工作

企業(yè)在建設(shè)與應(yīng)用信息化系統(tǒng)時(shí)，首先完成對(duì)其需求的分析，應(yīng)注重從多個(gè)不同主體視角展開分析工作，管理層對(duì)信息化系統(tǒng)的需求在于其信息提供的完整性、實(shí)時(shí)性與決策支持能力；人力資源部門則重點(diǎn)關(guān)注系統(tǒng)的便捷性、整合情況、應(yīng)用場景的設(shè)置以及業(yè)務(wù)功能；員工群體則更加注重是否能夠通過系統(tǒng)高效地獲取個(gè)人的薪酬、績效以及考勤信息，并依托系統(tǒng)進(jìn)行在線請假、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等。從系統(tǒng)的使用功能角度來看，企業(yè)可針對(duì)系統(tǒng)配置、報(bào)表生成、培訓(xùn)管理、考勤統(tǒng)計(jì)、績效考核、薪酬管理與人事管理等基礎(chǔ)性功能展開開發(fā)工作，按照使用需求與業(yè)務(wù)的重要程度來設(shè)置開發(fā)順序，逐步豐富系統(tǒng)功能。企業(yè)在與服務(wù)商對(duì)接時(shí)，還應(yīng)明確提出對(duì)于可移植性、易維護(hù)性、效率性、可操作性以及可靠性等功能性需求之外的開發(fā)需求的要求。以需求為導(dǎo)向，設(shè)立信息化應(yīng)用目標(biāo)，包括實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源管理業(yè)務(wù)流程的智能化、自動(dòng)化再造，解決當(dāng)前的招聘難、考核難以及員工流失率較高等問題，提高人力資源管理水平。

在選擇系統(tǒng)模型時(shí)，企業(yè)需要結(jié)合信息化系統(tǒng)的應(yīng)用需求、建設(shè)目標(biāo)及自身預(yù)算、發(fā)展規(guī)模等情況，來篩選供應(yīng)商，以PeopleSoft、SAP等軟件供應(yīng)商為例，其主要面向高新技術(shù)類以及外資類企業(yè)；東軟、金蝶等軟件則更適用于大型企業(yè)，民營與三資企業(yè)則可選擇中端軟件供應(yīng)商。面對(duì)較多的供應(yīng)商，可綜合包括產(chǎn)品開發(fā)水平、服務(wù)質(zhì)量在內(nèi)的多項(xiàng)指標(biāo)展開橫向比較，篩選出綜合實(shí)力更強(qiáng)的供應(yīng)商。同時(shí)，還必須確保人力資源管理系統(tǒng)能夠和企業(yè)的其他系統(tǒng)進(jìn)行有效對(duì)接，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理及利用。系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)ζ髽I(yè)日后的二次開發(fā)需求進(jìn)行滿足，以此企業(yè)才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)其的長久運(yùn)用。

2.完善系統(tǒng)業(yè)務(wù)模塊功能

結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有信息化系統(tǒng)中的不足，有針對(duì)性地對(duì)相應(yīng)的業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行完善?？赏ㄟ^系統(tǒng)自動(dòng)完成對(duì)員工入職時(shí)間等數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，而后計(jì)算其療養(yǎng)假、年休假的具體時(shí)長，員工登錄信息化系統(tǒng)后可直接獲取自己的剩余假期時(shí)長信息。員工在有請假需求時(shí)，可以直接利用系統(tǒng)在線申請加班與請假，并對(duì)附件資料進(jìn)行上傳，系統(tǒng)將按照預(yù)設(shè)程序?qū)⑵渖暾執(zhí)峤恢翆徟藛T處，確保其隨時(shí)隨地進(jìn)行審批，若申請被駁回，則可將通知信息發(fā)送至員工處?？冃Э己讼到y(tǒng)應(yīng)能夠幫助人力資源部門降低考核難度，可形成詳細(xì)的年度、季度與月度考核數(shù)據(jù)記錄，供數(shù)據(jù)的使用者進(jìn)行隨時(shí)查看。管理人員設(shè)置考核成績計(jì)算公式及相關(guān)指標(biāo)后，系統(tǒng)應(yīng)能夠自動(dòng)完成部門及個(gè)人成績的計(jì)算工作，并且支持員工及部門間的在線評(píng)分?？己讼到y(tǒng)和企業(yè)的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)對(duì)接之后，即可按照業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)來生成工作量信息，綜合匯總各項(xiàng)信息之后，即可獲取員工的考核成績。在薪酬管理模塊中，管理人員可對(duì)社保計(jì)算規(guī)則、加班工資計(jì)算方式、績效工資計(jì)算方式以及薪酬的構(gòu)成等策略進(jìn)行設(shè)置，而后依靠系統(tǒng)來自動(dòng)地獲取工資表，并以郵件的方式向員工輸送工資單。在培訓(xùn)管理模塊中，可運(yùn)用系統(tǒng)來對(duì)各個(gè)部門的培訓(xùn)工作進(jìn)度、考核情況等進(jìn)行跟蹤，詳細(xì)記錄培訓(xùn)講師、費(fèi)用花銷、開展周期、實(shí)施地點(diǎn)及時(shí)間、參與成員等相關(guān)信息，并依靠大數(shù)據(jù)分析技術(shù)來分析員工的潛在職業(yè)發(fā)展需求與培訓(xùn)效果數(shù)據(jù)，調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容及方式。

3.規(guī)避網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)

人力資源信息化系統(tǒng)中存儲(chǔ)著對(duì)于企業(yè)至關(guān)重要的員工信息資源，不少信息都有著較強(qiáng)的保密需求，尤其是涉及員工個(gè)人隱私、企業(yè)商業(yè)機(jī)密等數(shù)據(jù)，因此在信息化應(yīng)用進(jìn)程中，企業(yè)需要從技術(shù)與制度兩個(gè)層面來構(gòu)建防范網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)的工作體系。在權(quán)限控制方面，可針對(duì)界面權(quán)限采取分權(quán)與集權(quán)相結(jié)合的授權(quán)模式，將操作權(quán)限直接控制至字段級(jí)別；面對(duì)管理方面權(quán)限，可執(zhí)行角色授權(quán)機(jī)制，針對(duì)包括員工、管理人員在內(nèi)的各類用戶嚴(yán)格界定其操作權(quán)限范圍。可通過實(shí)時(shí)的日志記錄功能，保存用戶使用數(shù)據(jù)、啟動(dòng)功能模塊、登錄及退出系統(tǒng)等操作行為的痕跡，用于信息安全事故發(fā)生后的追責(zé)工作。企業(yè)還應(yīng)定期安排技術(shù)人員對(duì)人力資源管理等各個(gè)信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，綜合運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)、防火墻等信息安全保護(hù)技術(shù)。

企業(yè)應(yīng)將人力資源信息系統(tǒng)也納入信息安全管理制度體系中，明確各個(gè)管理人員的操作權(quán)限邊界、崗位配置情況等，建立配套的責(zé)任管理機(jī)制，可設(shè)置安全管理員的工作崗位，專門負(fù)責(zé)信息安全管理機(jī)制的執(zhí)行。定期針對(duì)人力資源部門開展信息安全培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)圍繞信息化系統(tǒng)的新增功能、安全使用事項(xiàng)等展開，確保管理人員可以安全地使用該系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)資源，針對(duì)重要員工考核等資料進(jìn)行備份，避免在系統(tǒng)使用期間出現(xiàn)違規(guī)操作。在人員崗位調(diào)動(dòng)等變更情況發(fā)生后，需第一時(shí)間調(diào)整權(quán)限、注銷賬戶、變更密碼。針對(duì)參與企業(yè)管理信息化系統(tǒng)建設(shè)第三方人員，也需建立相關(guān)的管理規(guī)定，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)其行為的有效約束。面對(duì)信息安全違規(guī)人員，可適當(dāng)加重對(duì)其的懲治力度，增加此類事件及相關(guān)人員的違規(guī)成本。

4.健全保障機(jī)制

首先，企業(yè)落實(shí)技術(shù)人員隊(duì)伍建設(shè)工作。通過對(duì)技術(shù)力量進(jìn)行儲(chǔ)備，能夠增強(qiáng)企業(yè)安全運(yùn)行與有效管理信息化系統(tǒng)及資源的能力，避免因外部合作中的不確定因素而面對(duì)系統(tǒng)無法正常使用困境。同時(shí)也有助于實(shí)現(xiàn)對(duì)自身的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，尤其是有保密需求的敏感信息的保護(hù)，減輕自身承擔(dān)的信息風(fēng)險(xiǎn)。專業(yè)化的技術(shù)團(tuán)隊(duì)還能夠幫助企業(yè)在信息化系統(tǒng)的升級(jí)、迭代的合同談判中掌握主動(dòng)權(quán)，控制開發(fā)成本。企業(yè)一方面要加大對(duì)有信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才的招聘力度，另一方面應(yīng)為現(xiàn)有員工隊(duì)伍開展各類與信息化應(yīng)用相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，以此來提高人力資源管理部門的整體信息化素養(yǎng)。

其次，企業(yè)應(yīng)結(jié)合人力資源管理信息化系統(tǒng)的長期建設(shè)與應(yīng)用，健全相關(guān)的制度機(jī)制，增設(shè)會(huì)議制度、專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)制度與檔案資料管理制度。還應(yīng)對(duì)信息化系統(tǒng)建設(shè)相關(guān)工作內(nèi)容進(jìn)行分解，促使相關(guān)部門在工作內(nèi)容得到合理劃分、權(quán)責(zé)明晰的前提下開展通力協(xié)作?？晒膭?lì)人力資源管理等各個(gè)部門的員工針對(duì)當(dāng)前信息化系統(tǒng)的使用體驗(yàn)，反饋優(yōu)化建議，以此來形成全員參與信息化建設(shè)的良好氛圍，并實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)的持續(xù)完善。

最后，企業(yè)需加大對(duì)人力資源管理信息化系統(tǒng)的資金投入，確保后備資金充足。管理層應(yīng)重視人力資源部門的戰(zhàn)略地位，認(rèn)識(shí)到信息化系統(tǒng)對(duì)于整個(gè)企業(yè)流程優(yōu)化、成本控制的意義，進(jìn)而予以其必要的資金支持。相關(guān)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)也應(yīng)做好對(duì)信息化建設(shè)項(xiàng)目的精益化管理，保障項(xiàng)目資金得到合理運(yùn)用，不可發(fā)生挪用、滯留與拆借等不良狀況。

四、結(jié)語

人力資源管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用給企業(yè)的人力資源開發(fā)、管理工作提供了創(chuàng)新化的思路，也有助于促進(jìn)人事管理部門的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，使其在提升工作效率、降低工作成本、優(yōu)化工作流程的過程中更多地為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。但在信息化系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目推進(jìn)過程中，企業(yè)應(yīng)明確自身在人力資源管理方面的需求變化，有針對(duì)性地完善管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)模塊，注重對(duì)信息安全等新風(fēng)險(xiǎn)的精準(zhǔn)防控，全面強(qiáng)化技術(shù)人員、資金以及制度保障，推進(jìn)信息化系統(tǒng)不斷升級(jí)與完善，更好地為員工管理、培養(yǎng)等工作賦能。