為紀(jì)念館文獻(xiàn)整理工作“添磚加瓦”

智宇

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展的同時(shí)，紀(jì)念館面臨著新的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)。檔案是紀(jì)念館日常工作的重要組成部分，其是一種無(wú)形的資產(chǎn)，對(duì)整個(gè)紀(jì)念館的發(fā)展發(fā)揮著巨大的作用，肩負(fù)著文化傳承的重要使命。目前，很多單位都沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。這就需要相關(guān)單位提高對(duì)其的重視程度，積極引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人員，在主觀(guān)上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，以達(dá)到傳承文化的目的?，F(xiàn)以遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館為例，探討如何改善檔案管理工作。

檔案管理是紀(jì)念館日常管理工作的一個(gè)重要組成部分，它對(duì)紀(jì)念館日常工作行為的規(guī)范，提高紀(jì)念館檔案管理工作的質(zhì)量和效率，傳承優(yōu)秀傳統(tǒng)文化都有積極的促進(jìn)作用。因此，加強(qiáng)對(duì)紀(jì)念館檔案的管理非常重要。改革開(kāi)放以來(lái)，經(jīng)濟(jì)水平的提高和各種資源的開(kāi)發(fā)、利用，共同促進(jìn)了科學(xué)技術(shù)的發(fā)展。社會(huì)在發(fā)展的同時(shí)，也對(duì)紀(jì)念館的檔案管理工作提出了相應(yīng)的要求。隨著目前遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館的檔案資料管理工作量不斷增大，其日常事務(wù)和檔案數(shù)據(jù)管理工作也越來(lái)越煩瑣。要想提高遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館的檔案管理水平，首先要做的就是優(yōu)化檔案管理機(jī)制，創(chuàng)新檔案管理方式，以保證檔案管理的效率。

檔案管理科學(xué)化概論及其必要性

在檔案管理工作中，應(yīng)采取各種方法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化。在引進(jìn)新技術(shù)和新管理觀(guān)念的同時(shí)，提升檔案管理人員的文化傳承意識(shí)，持續(xù)改進(jìn)檔案管理工作，構(gòu)建一套完整的檔案管理體系。另外，近年來(lái)，網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)越來(lái)越多，信息化水平穩(wěn)步提升，檔案管理工作也有了更多途徑與載體，檔案的存儲(chǔ)、搜集等工作在某種程度上發(fā)生了變化。因此，科學(xué)化、信息化是檔案管理的必然趨勢(shì)，其不僅提高了檔案管理的科學(xué)性，也為相關(guān)政策的制定奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，為相關(guān)政策的實(shí)施提供了有力支撐。

檔案管理工作就是對(duì)重要的信息數(shù)據(jù)、保密的文件內(nèi)容等實(shí)行科學(xué)化管理。在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)飛速發(fā)展的今天，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越大，社會(huì)對(duì)人才和信息資源的要求也越來(lái)越高，而后者與檔案管理工作密切相關(guān)。在檔案材料中，有些文件材料涉及紀(jì)念館的重要信息，與國(guó)家的機(jī)密事項(xiàng)有關(guān)，與軍事發(fā)展戰(zhàn)略有關(guān)，一旦遭到泄露，會(huì)給各個(gè)行業(yè)的發(fā)展造成巨大沖擊，因此，相關(guān)工作人員必須給予檔案管理工作足夠的重視，及時(shí)管理和保存文件。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了廣泛運(yùn)用，可以將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案管理工作結(jié)合起來(lái)，為檔案管理工作提供便利，但同時(shí)也要意識(shí)到其帶來(lái)的潛在安全風(fēng)險(xiǎn)。所以，在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，必須要有專(zhuān)門(mén)的管理人員，同時(shí)嚴(yán)格遵循保密管理制度，以保證檔案的完整性，使其充分發(fā)揮作用。

新時(shí)期遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

重視程度仍有不足

檔案管理與經(jīng)營(yíng)管理相比，很難有顯性的價(jià)值產(chǎn)出。人們對(duì)檔案管理缺乏足夠的關(guān)注，在實(shí)際操作中，檔案管理會(huì)被有意或無(wú)意地邊緣化。這導(dǎo)致遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館在進(jìn)行戰(zhàn)略規(guī)劃時(shí)，難以將檔案管理作為核心決策范圍，進(jìn)而影響檔案管理改革創(chuàng)新的進(jìn)程。

檔案管理并未實(shí)現(xiàn)信息化

紀(jì)念館在迅速發(fā)展的過(guò)程中，并未對(duì)檔案管理進(jìn)行深入的探討和改進(jìn)，故而造成了很多問(wèn)題。在檔案管理工作中，常常會(huì)遇到一些檔案被隨意保存的問(wèn)題，由于檔案管理制度不健全，在檔案管理過(guò)程中，紀(jì)念館工作人員無(wú)從下手。而要想有效解決這一問(wèn)題，就要與時(shí)俱進(jìn)，不斷改進(jìn)，對(duì)一些重要文件進(jìn)行深度剖析，如果文件中有不完整的地方，應(yīng)及時(shí)加以改進(jìn)，盡快保存好有價(jià)值的資料，以免遺失重要的資料。在當(dāng)前的檔案管理工作過(guò)程中，遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館還存在很大問(wèn)題，其沒(méi)有跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，沒(méi)有制定出一套合理的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理制度比較落后，進(jìn)而導(dǎo)致當(dāng)出現(xiàn)與檔案相關(guān)的問(wèn)題時(shí)，不能得到及時(shí)有效的解決。這嚴(yán)重影響了遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，長(zhǎng)此以往，會(huì)導(dǎo)致遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館檔案管理工作效率低下。

檔案人員不穩(wěn)定，素質(zhì)有待提高

遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館檔案管理工作人員變動(dòng)比較大，這不利于檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。在遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館人事變動(dòng)的過(guò)程中，由于工作交接不規(guī)范，文化傳承思想存在偏差，其對(duì)檔案的完整性和系統(tǒng)性造成了不同程度的影響。除此之外，大部分遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館的檔案管理工作人員并非檔案管理的專(zhuān)業(yè)人士，因此，他們必須參與到對(duì)檔案管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)中去，從而逐步提升檔案管理專(zhuān)業(yè)技能和文化傳承理念。但是，遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館并沒(méi)有給予他們足夠的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)支持，這導(dǎo)致其綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力有待提高。

檔案管理制度不完善

目前，雖然國(guó)家加強(qiáng)了檔案管理工作，但在具體實(shí)施的過(guò)程中，由于各方面原因，檔案管理工作仍存在一定的局限性，比如存在檔案資料內(nèi)容不完備、保密性較差等問(wèn)題。由于目前已有的檔案管理制度并不健全，所以在檔案管理工作中容易產(chǎn)生一些安全問(wèn)題，例如檔案借閱的問(wèn)題，出現(xiàn)了隨意借閱，不按時(shí)歸還，歸還的檔案內(nèi)容被損壞、缺失等現(xiàn)象。

提升遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館檔案管理工作水平的措施

改變傳統(tǒng)觀(guān)念，提高重視程度

目前，遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館管理者對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，文化傳承意識(shí)落后，其主觀(guān)上認(rèn)為紀(jì)念館檔案管理工作、文化傳承與紀(jì)念館的經(jīng)濟(jì)效益和發(fā)展沒(méi)有太大的關(guān)系。由此可知，轉(zhuǎn)變其傳統(tǒng)觀(guān)念是非常有必要的。首先，紀(jì)念館要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)，使其對(duì)檔案管理工作有一個(gè)深入的認(rèn)識(shí)，了解其與遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館的關(guān)系。同時(shí)，要定期開(kāi)展文化傳承相關(guān)活動(dòng)，培養(yǎng)檔案管理工作人員文化傳承意識(shí)，讓工作人員認(rèn)識(shí)到文化傳承與檔案管理工作之間的重要關(guān)系。其次，要強(qiáng)化對(duì)從業(yè)人員的指導(dǎo)，增強(qiáng)其對(duì)檔案管理工作的責(zé)任感和使命感，進(jìn)而提升遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館檔案管理工作的工作效率。目前，檔案信息資源普遍由單位的檔案管理人員進(jìn)行保存，并沒(méi)有建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)。與此同時(shí)，檔案管理工作的開(kāi)展也無(wú)法與其他部門(mén)的工作進(jìn)行很好的配合，這就導(dǎo)致檔案管理的功能無(wú)法充分發(fā)揮出來(lái)。因此，在實(shí)踐中，遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館相關(guān)工作人員必須加大對(duì)檔案管理相關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)的投資力度，積極推進(jìn)檔案管理部門(mén)與遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館其他工作部門(mén)的互動(dòng)與合作，確保檔案管理工作順利進(jìn)行，從而有效利用信息檔案資源，提高其利用率。

根據(jù)遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館檔案管理工作制定合理的規(guī)劃

在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館首先應(yīng)做一個(gè)科學(xué)的計(jì)劃，對(duì)其所涉及的領(lǐng)域、所包含的文件內(nèi)容等進(jìn)行全面分析，并以其所需的管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，確立一個(gè)長(zhǎng)期發(fā)展方向。在發(fā)展的過(guò)程中，要想使紀(jì)念館的檔案管理工作得到全面提升，就必須對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理。在信息化建設(shè)過(guò)程中，要加強(qiáng)各部門(mén)間的協(xié)作，使軟件和硬件都達(dá)到最佳狀態(tài)，在管理過(guò)程中，當(dāng)發(fā)現(xiàn)文件出現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)，要立即采取有效措施。在紀(jì)念館的日常管理過(guò)程中，首先要對(duì)所存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，將各類(lèi)紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)；其次，對(duì)于一些比較重要的文檔，可以通過(guò)設(shè)置密碼的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，以免其遺失。

優(yōu)化檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)

遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館應(yīng)加大對(duì)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)的扶持，采用“引進(jìn)來(lái)”與“走出去”相結(jié)合的方法，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作人員，對(duì)其進(jìn)行定期培訓(xùn)。另外，還可以通過(guò)項(xiàng)目培養(yǎng)人、鍛煉人，提升檔案管理工作人員的項(xiàng)目管理水平和綜合素質(zhì)，大力開(kāi)展檔案管理工作，促進(jìn)遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館檔案管理工作的全面發(fā)展。

發(fā)展精細(xì)化、個(gè)性化創(chuàng)新模式

對(duì)檔案進(jìn)行全面、細(xì)化的分類(lèi)，不僅可以簡(jiǎn)化收集歸檔過(guò)程，還可以使檔案的歸屬方向變得更加清晰。更重要的是，精細(xì)化的檔案更有利于對(duì)檔案信息的充分利用，這可以讓用戶(hù)以更少的時(shí)間成本找到自己需要的內(nèi)容。與此同時(shí)，由于不同的行業(yè)在檔案形式以及后續(xù)的管理過(guò)程中有著不同的目的和需求，因此，在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新性改革時(shí)，不能一味照搬其他公司的成功做法，而是需要積極尋求個(gè)性化的解決辦法。例如，很多紙質(zhì)文件不僅是遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館生產(chǎn)管理過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，而且在某種意義上也具有保存價(jià)值。這就要求遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館要在探索數(shù)字化文件的平臺(tái)管理時(shí)，考慮到對(duì)文化遺產(chǎn)的保護(hù)和管理。這也是在新的時(shí)代背景下，對(duì)遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新改革，提高其管理質(zhì)量和效率的首要任務(wù)。

健全管理體制

要建立完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制。在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，要有良好的耐心和責(zé)任心，做好檔案管理工作。然而，檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，要建立完善的檔案管理獎(jiǎng)懲制度，以此規(guī)范檔案管理工作人員的行為。只有在對(duì)其行為進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范的基礎(chǔ)上，適當(dāng)?shù)亟o予其相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，才能在一定程度上激發(fā)檔案管理工作人員的工作熱情，減少其違規(guī)操作和管理不當(dāng)?shù)那闆r。管理部門(mén)還可以通過(guò)對(duì)檔案管理工作人員綜合工作能力的分析，給予表現(xiàn)突出的人員物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、精神獎(jiǎng)勵(lì)等。在實(shí)際的工作過(guò)程中，可以將持有消極工作態(tài)度和在工作上有問(wèn)題的人員剔除出去，從而提高檔案管理工作的工作質(zhì)量。

加強(qiáng)信息化建設(shè)

在檔案管理工作中，必須加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，以提升檔案管理工作的信息化水平。在信息時(shí)代，紀(jì)念館的工作方法有了很大改變。隨著時(shí)代的發(fā)展，其對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，因此在檔案管理工作中，要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，運(yùn)用信息化技術(shù)。首先，要加強(qiáng)基層建設(shè)，使基層組織能夠適應(yīng)基層組織建設(shè)的需要。其次，建設(shè)計(jì)算機(jī)管理體系，運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)檔案信息資料進(jìn)行有效管理，以最大程度地發(fā)揮信息資料的作用。最后，將檔案信息資料傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)中，以實(shí)現(xiàn)資源的共享和利用。要想提升檔案資源的利用率，就必須確保檔案材料應(yīng)用安全，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，以免檔案被篡改或丟失。

推進(jìn)檔案管理工作多元化發(fā)展

推動(dòng)檔案編輯與研究工作多樣化，是提升檔案管理工作整體水平的重要路徑，也是檔案部門(mén)為檔案管理工作提供更多信息的一條有效途徑。檔案管理人員要適應(yīng)新形勢(shì)下檔案編輯與研究工作的發(fā)展趨勢(shì)，做好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，全面收集檔案信息資料，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)，檔案鑒定合理，檔案保管安全，檔案統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確，檔案檢索系統(tǒng)完善，檔案管理工作科學(xué)有效。同時(shí)，也要使檔案管理工作與社會(huì)發(fā)展需要相適應(yīng)。檔案編研工作主要包括以下兩個(gè)方面：檔案史料的編纂與整理；檔案文獻(xiàn)的整理。在對(duì)檔案進(jìn)行編研的過(guò)程中，要突破對(duì)文件的單一使用，善于從各種類(lèi)型、各種形式的文件和有關(guān)材料中提煉出有價(jià)值的信息，綜合管理檔案，開(kāi)拓出一條新的發(fā)展道路。簡(jiǎn)而言之，文件就是歷史。如何更好地發(fā)揮其當(dāng)代價(jià)值，是紀(jì)念館檔案管理部門(mén)編制、研究和供應(yīng)使用工作中的需要注意的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。要做好對(duì)文件的搜集和保存，學(xué)會(huì)辨別可用資料的真實(shí)性，盡可能好地利用文件資源，更好地發(fā)揮其作用，做好檔案管理工作。

綜上所述，相關(guān)部門(mén)要提高對(duì)遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館檔案管理工作的重視程度，其檔案管理質(zhì)量將直接關(guān)系到遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館的興衰和其文化的傳承。在當(dāng)今社會(huì)，遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館的管理工作必須緊跟時(shí)代的步伐。在應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，檔案管理信息化進(jìn)程越來(lái)越快，但在此過(guò)程中，檔案管理工作仍然存在很多問(wèn)題。因此，檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀(guān)念，將信息化管理模式“引進(jìn)來(lái)”，強(qiáng)化對(duì)精細(xì)化、個(gè)性化管理模式的運(yùn)用，提升遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館檔案管理工作的管理質(zhì)量和效率。

（作者單位：遼沈戰(zhàn)役紀(jì)念館）