響應(yīng)新時(shí)代呼喚?尋求高校人事信息管理突破點(diǎn)

于鳳仙

高校人事檔案應(yīng)該反映大學(xué)在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、傳承文化等方面的獨(dú)特功能，改變其主要服務(wù)于人事和組織工作的傳統(tǒng)?，F(xiàn)圍繞高校人事檔案反映大學(xué)功能這一主題，從豐富人事檔案內(nèi)容，建立科學(xué)的人事檔案管理體制機(jī)制，加快人事檔案信息化三個(gè)方面討論我國高校人事檔案管理改革方向。

高校人事檔案是教職工個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等信息的儲(chǔ)存庫，具有法律效力。因此，人事檔案管理能夠在人才選用、職務(wù)職稱晉升以及人員工作調(diào)動(dòng)等方面提供重要依據(jù)，服務(wù)于大學(xué)的人才選拔和培養(yǎng)工作。但傳統(tǒng)的高校人事檔案工作主要服務(wù)于組織和人事部門，對(duì)科研、教學(xué)以及管理等各項(xiàng)工作的支持不夠。大學(xué)具有人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、傳承文化等功能，高校人事檔案是由個(gè)體參與和完成直接形成有價(jià)值的各種形式的原始記錄。因此，檔案作為集體記憶的一部分，能夠反映大學(xué)的重要功能，體現(xiàn)大學(xué)文化特色。本文站在大學(xué)功能角度，從豐富人事檔案內(nèi)容，建立科學(xué)的人事檔案管理體制機(jī)制，加快人事檔案信息化三個(gè)方面討論我國高校人事檔案改革方向。

豐富高校人事檔案內(nèi)容

高校人事檔案能夠綜合反映教職工個(gè)人政治素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力。目前大部分高校的人事檔案內(nèi)容不夠豐富，在很大程度上無法體現(xiàn)出檔案的利用價(jià)值。因此，高校人事檔案應(yīng)該豐富教師教學(xué)素養(yǎng)、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法、教學(xué)效果等方面的內(nèi)容，還有重大科研工作以及科研轉(zhuǎn)化為科技服務(wù)于社會(huì)等各種形式的內(nèi)容，進(jìn)而服務(wù)于教學(xué)科研工作，提升檔案的利用價(jià)值。

教職工教書育人的突出事跡

高等教育的任務(wù)是培養(yǎng)有創(chuàng)新實(shí)踐能力的高級(jí)專門人才。因此，大學(xué)最基本的功能是人才培養(yǎng)，為社會(huì)主義建設(shè)培養(yǎng)德智體美勞全面發(fā)展的專業(yè)人才和接班人，這也是大學(xué)最根本的任務(wù)。教職工作為教書育人的主體，貫穿于教育教學(xué)的全過程，能夠營造良好的教書育人氛圍。因此，教職工在人才培養(yǎng)方面的突出事跡以及特殊貢獻(xiàn)應(yīng)該被納入人事檔案，使其人事檔案的內(nèi)容更加生動(dòng)鮮活，具體包括專業(yè)的人才培養(yǎng)方案與培養(yǎng)計(jì)劃、教學(xué)改革方案與計(jì)劃、課程思政教學(xué)、研究生培養(yǎng)以及可以反映教學(xué)特色的教學(xué)活動(dòng)等。

教職工重大科研成果和獎(jiǎng)勵(lì)

大學(xué)的一個(gè)重要功能就是進(jìn)行科學(xué)研究，發(fā)現(xiàn)問題并找到解決問題的方法，進(jìn)而了解問題的本質(zhì)和規(guī)律，為發(fā)明新技術(shù)和創(chuàng)造新產(chǎn)品提供可靠的理論依據(jù)?？茖W(xué)技術(shù)是人類社會(huì)進(jìn)步的重要標(biāo)志，實(shí)施科教興國戰(zhàn)略是實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的必然選擇和根本要求。國家要充分重視大學(xué)在國家創(chuàng)新體系中的地位，充分發(fā)揮大學(xué)作為基礎(chǔ)研究主力軍和重大科技突破策源地的作用，將更多國家實(shí)驗(yàn)室和重大科研項(xiàng)目放在大學(xué)或委托大學(xué)?？茖W(xué)研究可以建立健全教學(xué)課程體系，也可以提高教育教學(xué)的質(zhì)量；教學(xué)質(zhì)量的提高離不開科學(xué)研究的引領(lǐng)。因此，科學(xué)研究和教學(xué)相輔相成，互相促進(jìn)。只會(huì)教學(xué)而不會(huì)搞科研的教師已經(jīng)無法適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展。只有教學(xué)能力與科研能力齊頭并進(jìn)的教師，才是符合新時(shí)代發(fā)展要求的合格教師。為此，應(yīng)該把能夠反映教職工科研水平的重大科研成果以及科研獎(jiǎng)勵(lì)納入人事檔案，突出教職工的價(jià)值，為大學(xué)的發(fā)展提供更真實(shí)的選人用人依據(jù)。

教職工參與的社會(huì)服務(wù)

社會(huì)服務(wù)是與人才培養(yǎng)、科學(xué)研究并列的大學(xué)“第三使命”，重視、引導(dǎo)和促進(jìn)大學(xué)在經(jīng)濟(jì)、公共政策、社會(huì)、文化、創(chuàng)新能力、公共衛(wèi)生、就業(yè)服務(wù)及環(huán)境等方面的社會(huì)服務(wù)能力，已經(jīng)成為一種國際性的政策取向?；谶@一趨勢(shì)，教職工的科研成果轉(zhuǎn)化、咨詢服務(wù)、講座、表演、展覽等活動(dòng)應(yīng)該被納入人事檔案。大學(xué)教師參與社會(huì)服務(wù)是對(duì)教育教學(xué)和科學(xué)研究的拓展，是擴(kuò)大大學(xué)社會(huì)影響力的重要途徑；而科研成果轉(zhuǎn)化為實(shí)際生產(chǎn)力，服務(wù)于社會(huì)大眾，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)學(xué)研融合發(fā)展，是教師科學(xué)研究的重要?jiǎng)恿?，是教師科學(xué)研究價(jià)值的直接體現(xiàn)，同時(shí)也是教師科學(xué)研究的最終目標(biāo)。

總的來講，高校人事檔案急需創(chuàng)新內(nèi)容，反映大學(xué)功能，彰顯大學(xué)文化，體現(xiàn)大學(xué)價(jià)值，成為大學(xué)集體記憶的一部分。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人才建設(shè)成為事關(guān)大學(xué)發(fā)展的重要因素，因此豐富人事檔案內(nèi)容，讓人事檔案更具參考價(jià)值，讓大學(xué)能夠在選人用人時(shí)更準(zhǔn)確、更全面地了解人才信息，有利于大學(xué)的可持續(xù)發(fā)展。

建立科學(xué)的高校人事檔案管理體制機(jī)制

高校人事檔案內(nèi)容涉及其他相關(guān)職能部門，但是人事檔案管理部門與其他相關(guān)部門之間相對(duì)獨(dú)立，各部門之間團(tuán)結(jié)協(xié)作明顯不足，交流也不夠順暢，再加上人事檔案的保密性要求以及人事檔案管理部門對(duì)其他部門的影響力不足，嚴(yán)重影響了檔案信息的有效傳遞，在一定程度上阻礙了高校人事檔案資源的收集、利用與開發(fā)工作的開展，人事檔案的作用和價(jià)值也得不到充分體現(xiàn)。

完善人事檔案管理體制

高校人事檔案工作需要建立以組織部門為主導(dǎo)，人事部門為主體，檔案部門為宏觀管理和協(xié)調(diào)的領(lǐng)導(dǎo)管理體制。2008年9月1日起施行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》第四章第三十二條指出“高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)”。據(jù)此，高校檔案機(jī)構(gòu)在高校人事檔案管理中應(yīng)承擔(dān)宏觀管理和協(xié)調(diào)職能。人事檔案管理部門應(yīng)該充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，在組織人事部門的指導(dǎo)下，積極與教務(wù)處、研究生處、科研處、就業(yè)處、二級(jí)教學(xué)院系等相關(guān)部門協(xié)同配合，形成協(xié)同聯(lián)動(dòng)體系，提供教師先進(jìn)事跡、科研創(chuàng)新、教育貢獻(xiàn)等信息的檔案原始材料，使檔案信息資源完整、全面。因此，完善的人事檔案管理體制能夠保證檔案資源真實(shí)有效，是完整記錄和發(fā)揮大學(xué)功能的原始憑證，是人事檔案工作快速發(fā)展的基石。

提高教師對(duì)人事檔案工作的參與度

目前，高校人事檔案主體——教師的主動(dòng)參與程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。因此，一是要提高教職工檔案意識(shí)。教職工要重視自己的人事檔案，及時(shí)將材料上交給學(xué)校檔案部門，并保證所提供材料的準(zhǔn)確性。二是要確立高校人事檔案知情權(quán)。高校人事檔案管理工作要在不違背保密原則的前提下，把握好開放的標(biāo)準(zhǔn)，明確人事檔案知情權(quán)的內(nèi)容，對(duì)本人應(yīng)當(dāng)知曉的檔案給予知情權(quán)，允許本人查閱。三是要建立檔案主體參與檔案管理工作的管理模式。創(chuàng)建規(guī)范的人事檔案重建與修補(bǔ)程序，鼓勵(lì)教職工保管好自己的檔案資料，避免檔案主體與檔案信息分離的情況。此外，還有必要對(duì)教職工進(jìn)行必要的檔案培訓(xùn)，讓每個(gè)教職工熟悉自己的人事檔案需要哪些材料，什么材料需要定期更新補(bǔ)充以及可以獲得哪些檔案服務(wù)。

注重對(duì)人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理

當(dāng)前高校人事檔案管理的一個(gè)很大問題就是其靜態(tài)管理模式。但是人事檔案的特點(diǎn)之一就是檔案內(nèi)容一直處于一個(gè)動(dòng)態(tài)變化的過程，這個(gè)動(dòng)態(tài)變化不僅包括每位教職工的年度考核情況、工資變動(dòng)情況等基礎(chǔ)信息，還包括能夠反映出教職工特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)的特殊內(nèi)容，比如教職工參加的教學(xué)大賽、發(fā)表的高質(zhì)量論文、參與的重大科研課題項(xiàng)目、進(jìn)修培訓(xùn)經(jīng)歷、職稱職務(wù)晉升情況、學(xué)生及同行的教學(xué)評(píng)價(jià)、獲得的省級(jí)國家級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)情況等內(nèi)容。因此，必須注重人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，保證人事檔案的完整性與真實(shí)性，使人事檔案全面、系統(tǒng)地體現(xiàn)出教職工在校期間的狀態(tài)。

轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，更好地服務(wù)大學(xué)建設(shè)

高校人事檔案工作應(yīng)從傳統(tǒng)的服務(wù)組織人事工作轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)大學(xué)建設(shè)，要緊緊圍繞學(xué)校的中心工作，致力于體現(xiàn)人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、傳承文化等大學(xué)功能，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供多維度的信息服務(wù)。作為人才信息服務(wù)的重要支撐，人事檔案是重要的原始憑證。只有合理利用檔案資源，才能最終實(shí)現(xiàn)“物盡其用，才盡其用”的人事檔案建設(shè)目標(biāo)。要轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，首先要有創(chuàng)新檔案服務(wù)的意識(shí)，樹立“一切為了利用者”的服務(wù)理念，提高主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)；其次要?jiǎng)?chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，靈活使用服務(wù)方式，簡化服務(wù)手續(xù)，達(dá)到為大學(xué)建設(shè)服務(wù)的目標(biāo)。

加快高校人事檔案信息化建設(shè)

信息化是人事檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。受多種因素影響，當(dāng)前很多高校人事檔案信息化建設(shè)滯后，信息化水平較低，基本上都是采用傳統(tǒng)手工管理模式，工作效率低下，同時(shí)檔案的載體主要是紙張，無法記錄聲像內(nèi)容，限制了檔案內(nèi)容的多樣性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，大學(xué)要想順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，就必須加快人事檔案的信息化建設(shè)，只有建立完備的信息系統(tǒng)，才能加強(qiáng)高校人事檔案信息管理，更好地發(fā)揮大學(xué)功能。

加強(qiáng)高校人事檔案信息化建設(shè)頂層設(shè)計(jì)

按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，建立健全高校人事檔案信息化管理體系和人事管理信息化平臺(tái)，加強(qiáng)檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力。新修訂的《中華人民共和國檔案法》為檔案信息化提供了有力的法律依據(jù)。高校人事檔案信息化的頂層設(shè)計(jì)必須從全局出發(fā)，對(duì)信息化建設(shè)涉及的各部門、各方面、各環(huán)節(jié)統(tǒng)籌規(guī)劃全方面考慮，力爭(zhēng)做到全覆蓋，實(shí)現(xiàn)思想統(tǒng)一、功能完備、資源共享，同時(shí)還要保障檔案信息化及利用過程中數(shù)字資源的安全性。具體做法是將人事檔案信息化建設(shè)融入學(xué)校智慧化校園建設(shè)中，納入學(xué)校的中心工作中，同各職能部門及二級(jí)院系統(tǒng)一部署、統(tǒng)一設(shè)計(jì)、同步實(shí)施、同步推進(jìn)。

規(guī)范人事檔案信息化制度

高校人事檔案信息化采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理的重要保證。一是要統(tǒng)一高校人事檔案信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的格式、大小以及各個(gè)數(shù)據(jù)之間轉(zhuǎn)換的規(guī)則。二是管理方面要具體化，小至歸檔數(shù)據(jù)如何管理，中至系統(tǒng)端口如何對(duì)接等，只有制度明確才能確保信息化工作的有效推進(jìn)。根據(jù)《檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)指南》《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等，指導(dǎo)高校人事檔案信息化建設(shè)，符合大學(xué)發(fā)展的電子檔案歸檔具體要求，加強(qiáng)學(xué)校各級(jí)檔案管理部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，做到歸檔立卷工作責(zé)任清晰，滿足人事檔案發(fā)展的需求。

夯實(shí)人事檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括硬件設(shè)施和軟件設(shè)施兩個(gè)方面。檔案信息化的硬件設(shè)施指檔案機(jī)房及信息化用房、檔案信息化加工和存儲(chǔ)設(shè)備、檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等；軟件設(shè)施則包括檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)。夯實(shí)人事檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，確保檔案數(shù)字化的安全，是提供高質(zhì)量服務(wù)的基本保證，也是推動(dòng)人事檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的必然要求。

重視公共服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)

以人事檔案信息化數(shù)據(jù)為依據(jù)，打破信息壁壘，破除“數(shù)據(jù)孤島”，建成一體化人力資源管理系統(tǒng)，將涉及人事檔案的管理、教學(xué)、科研等部門放在同一平臺(tái)，打造人力資源管理新平臺(tái)，形成大學(xué)人力資源動(dòng)態(tài)全景圖，為大學(xué)各項(xiàng)重大決策提供科學(xué)依據(jù)。檔案信息化的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的資源共享，因此，打造人事檔案公共服務(wù)平臺(tái)，推動(dòng)人事檔案工作與互聯(lián)網(wǎng)的深度融合，創(chuàng)新人事檔案信息利用與服務(wù)方式以及利用微博、微信公眾號(hào)等新媒體平臺(tái)改變?cè)械娜耸聶n案工作服務(wù)模式，提供個(gè)性化的檔案服務(wù)，創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)、高效的人事檔案信息服務(wù)效益，是人事檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和社會(huì)需求的不斷變化，高校人事檔案的發(fā)展也迎來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。大學(xué)應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，不斷完善人事檔案管理制度，更新人事檔案管理的模式，提高人事檔案服務(wù)水平。人事檔案的形成、利用服務(wù)與價(jià)值體現(xiàn)離不開大學(xué)主體，是大學(xué)功能完美體現(xiàn)的載體；大學(xué)功能為高校人事檔案的發(fā)展提供源源不斷的資源支撐，推動(dòng)人事檔案的管理向著規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。因此，人事檔案與大學(xué)功能是相互滲透、共同發(fā)展的關(guān)系?？傊咝Ｈ耸聶n案在大學(xué)中扮演著重要角色，體現(xiàn)了大學(xué)文化的精神價(jià)值，在推動(dòng)大學(xué)發(fā)展乃至全社會(huì)進(jìn)步的過程中發(fā)揮著不可替代的作用。

中國高等教育學(xué)會(huì)檔案工作分會(huì)2020年基金重點(diǎn)研究項(xiàng)目“高校檔案文化記憶與大學(xué)文化建設(shè)研究”（編號(hào)：ZGD-ZD-2020-15）；河南省教育廳2021年人文社科基金項(xiàng)目“高校檔案館文化記憶功能與大學(xué)文化記憶長效機(jī)制研究”（編號(hào)：2021-ZZJH-030）。

（作者單位：河南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)）