高校提升內(nèi)部控制有效性的路徑探究

劉亞

［摘 要］隨著社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，國家對于人才發(fā)展戰(zhàn)略的重視程度不斷提升，高等院校教育經(jīng)費(fèi)額度不斷提升，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)日趨復(fù)雜和多樣，新形勢對高校運(yùn)營管理水平提出了更高的要求。高等院校內(nèi)部控制體系的構(gòu)建和應(yīng)用，對財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的防控和資金使用的安全具有非常重要的作用，需要有關(guān)人員高度重視。本文闡述高等院校開展內(nèi)部控制的積極作用，結(jié)合高等院校的實(shí)際情況提出強(qiáng)化內(nèi)控有效性的路徑。

［關(guān)鍵詞］高校；內(nèi)部控制；資金

［中圖分類號］G47文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

近年來，國家對于高等院校的扶持力度不斷加強(qiáng)，資源投入不斷增多，高等院校獲得了更大的辦學(xué)自主權(quán)，規(guī)?？焖贁U(kuò)張，組織結(jié)構(gòu)日趨復(fù)雜，風(fēng)險(xiǎn)問題不斷增多，這對高等院校內(nèi)部控制水平提出了更高的要求。為了有效防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提高內(nèi)部運(yùn)行效率，高等院校要加強(qiáng)對內(nèi)控體系建設(shè)的重視，提高數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性和完整性，使各項(xiàng)資金得到高效利用，從而提高高校的可持續(xù)發(fā)展能力。

1 高校提升內(nèi)部控制有效性的意義

1.1 加強(qiáng)內(nèi)部管理，提高競爭實(shí)力

當(dāng)前高等院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，隨著其運(yùn)營資金的不斷增加以及信息技術(shù)的發(fā)展和普遍應(yīng)用，傳統(tǒng)的內(nèi)控制度已經(jīng)無法滿足高校的發(fā)展需求，所以高等院校要對內(nèi)部控制體系進(jìn)行優(yōu)化，提高日常管理水平，科學(xué)防范和處理財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問題，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，使各類資源得到高效安全的利用，從而使高校的整體運(yùn)營水平得到顯著提升，為競爭實(shí)力的提高奠定基礎(chǔ)，為科研和教學(xué)工作的順利進(jìn)行提供保障。

1.2 有效防范內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)，提高資金使用效益

隨著高校運(yùn)營規(guī)模的不斷擴(kuò)大，其資金來源更加多樣，基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目和后勤維修工程持續(xù)增多，高等院校面臨的風(fēng)險(xiǎn)類型日趨復(fù)雜。通過內(nèi)部控制體系的完善，高?？梢栽趦?nèi)部構(gòu)建良性健康的治理環(huán)境、穩(wěn)定合理的組織結(jié)構(gòu)、科學(xué)規(guī)范的審批制度、合理高效的溝通機(jī)制，從而對各種風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行有效的防范和及時的處理，提高各項(xiàng)資金的使用效率，保證運(yùn)營管理活動的合規(guī)性，為高校創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)和社會效益。

1.3 維護(hù)單位財(cái)產(chǎn)和資源安全完整

長期以來，資產(chǎn)管理通常是高等院校運(yùn)營管理中的短板環(huán)節(jié)，許多高校存在著嚴(yán)重的資產(chǎn)流失或者閑置問題。通過內(nèi)部控制體系的強(qiáng)化，高等院?？梢越⒖茖W(xué)完善的采購和招標(biāo)機(jī)制，對資產(chǎn)驗(yàn)收、入庫、盤點(diǎn)、清查等環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，不但可以提高資產(chǎn)管理工作的整體質(zhì)量，保證資產(chǎn)的安全和完整，而且可以使管理人員及時了解資產(chǎn)的使用和倉儲信息，更加高效地對資源進(jìn)行調(diào)配，提高資產(chǎn)的使用效率。

1.4 優(yōu)化監(jiān)督工作

高等院校在對內(nèi)控體系進(jìn)行優(yōu)化的過程中，可以通過信息化系統(tǒng)的應(yīng)用將業(yè)務(wù)系統(tǒng)與監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行有效結(jié)合，將會計(jì)核算系統(tǒng)、物資采購系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)等集中到內(nèi)部控制管理系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)與監(jiān)督系統(tǒng)的高效對接，便于有關(guān)人員對經(jīng)濟(jì)活動中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行動態(tài)監(jiān)控，構(gòu)建互相監(jiān)督和制約的監(jiān)督管理模式，更加快速地識別和處理風(fēng)險(xiǎn)問題，從而有效防范違規(guī)違法問題的出現(xiàn)。

2 高校提升內(nèi)部控制有效性的路徑

2.1 單位層面

2.1.1 全面落實(shí)不相容崗位分離制度

高等院校要對內(nèi)部控制體系進(jìn)行優(yōu)化，首要任務(wù)就是建立不相容崗位分離制度。高校要對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面梳理和科學(xué)分析，以內(nèi)控制度的實(shí)際要求為基礎(chǔ)，結(jié)合業(yè)務(wù)流程在不同的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中建立不相容崗位，在各個崗位之間形成權(quán)責(zé)清晰、互相監(jiān)督、相互制衡的模式，保證監(jiān)督權(quán)、決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)的互相分離。在項(xiàng)目立項(xiàng)階段，要將可行性分析和立項(xiàng)決策分離；在執(zhí)行過程中，要將決策審批和項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)行分離，將合同訂立和審批進(jìn)行分離；在采購業(yè)務(wù)中，要將驗(yàn)收和采購崗位進(jìn)行分離；在招投標(biāo)業(yè)務(wù)中，要將項(xiàng)目執(zhí)行和標(biāo)書編制進(jìn)行分離；在維修項(xiàng)目中，要至少安排兩名人員參與［1］。高校要對各個業(yè)務(wù)流程中核心崗位的工作任務(wù)進(jìn)行全面梳理，對崗位責(zé)任進(jìn)行描述和規(guī)范，明確其應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任和持有的權(quán)力，編制崗位責(zé)任規(guī)范文本和權(quán)限清單，為內(nèi)控制度的落實(shí)奠定基礎(chǔ)。

2.1.2 優(yōu)化內(nèi)部控制信息系統(tǒng)

積極進(jìn)行內(nèi)控信息化系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用是提高內(nèi)控有效性的主要路徑，所以高等院校要以內(nèi)控?cái)?shù)據(jù)為基礎(chǔ)，構(gòu)建與自身實(shí)際情況相匹配的內(nèi)控信息化管理系統(tǒng)。一方面，高校要對內(nèi)部控制管理制度進(jìn)行不斷優(yōu)化，將信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等應(yīng)用到內(nèi)控管理工作當(dāng)中，結(jié)合各項(xiàng)業(yè)務(wù)的實(shí)際需求進(jìn)行信息系統(tǒng)的搭建和完善，將內(nèi)控管理系統(tǒng)與預(yù)算管理系統(tǒng)、會計(jì)核算系統(tǒng)、財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、招投標(biāo)管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等進(jìn)行有效對接，從而實(shí)現(xiàn)對各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的動態(tài)管控。另一方面，高等院校要強(qiáng)化各個部門之間的溝通和交流，降低不同部門的溝通成本。高校要以內(nèi)控思想為指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生信息系統(tǒng)、教師信息學(xué)習(xí)通、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的有效對接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享，便于學(xué)生和教師在自身權(quán)限內(nèi)獲取所需的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)繳費(fèi)情況、項(xiàng)目審批結(jié)果、經(jīng)費(fèi)預(yù)算詳情的動態(tài)查詢。在建設(shè)數(shù)據(jù)交換平臺的過程中，高校各個部門要對信息系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析，將具有價(jià)值的實(shí)用數(shù)據(jù)上傳到交互平臺上，便于各個部門進(jìn)行數(shù)據(jù)的調(diào)用和分享［2］。同時，財(cái)務(wù)部門要結(jié)合工作流程搭建信息模塊，將財(cái)務(wù)信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)交換平臺上，便于其他部門進(jìn)行數(shù)據(jù)的查詢和利用。通過數(shù)據(jù)交換平臺可以解決各個系統(tǒng)之間存在的信息壁壘問題，將業(yè)務(wù)審批、財(cái)務(wù)審簽、內(nèi)控跟蹤等流程都引入信息化系統(tǒng)，有效提高數(shù)據(jù)的利用效率，從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的全面信息化。

2.2 業(yè)務(wù)層面

2.2.1 優(yōu)化預(yù)算業(yè)務(wù)控制

首先，預(yù)算編制。高校要結(jié)合自身實(shí)際情況進(jìn)行項(xiàng)目庫的設(shè)置，推行績效目標(biāo)管理制度，積極采用滾動預(yù)算編制方法，對預(yù)算管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行完善，并將其與各個部門的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行有效對接，實(shí)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)信息的分享和調(diào)用，使各個部門可以通過信息化管理平臺進(jìn)行預(yù)算的申報(bào)，從而構(gòu)建真實(shí)完整的基礎(chǔ)項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫，提高預(yù)算數(shù)據(jù)資料的可靠性。高校要將人事系統(tǒng)、教師和學(xué)生信息系統(tǒng)與預(yù)算管理系統(tǒng)進(jìn)行有效對接，使財(cái)政部門可以快速確定人事和教務(wù)系統(tǒng)對接模塊中的字段內(nèi)容，通過有關(guān)模塊的對接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資料的及時更新，便于有關(guān)人員對預(yù)算基礎(chǔ)支出進(jìn)行檢驗(yàn)。其次，預(yù)算的執(zhí)行和分析。高校要將財(cái)政撥款、上級補(bǔ)助、經(jīng)營性收入等納入預(yù)算管理范圍，在完成預(yù)算編制以后，有關(guān)部門要以預(yù)算報(bào)告為基礎(chǔ)進(jìn)行預(yù)算的撥付，職能部門要嚴(yán)格按照使用額度進(jìn)行資金支出，不可對預(yù)算金額進(jìn)行隨意調(diào)整，保證資金的安全和高效利用。預(yù)算管理人員要對財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行動態(tài)查詢，及時了解項(xiàng)目的具體進(jìn)度，并對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行結(jié)構(gòu)性分析，對部門預(yù)算的落實(shí)情況進(jìn)行動態(tài)監(jiān)督，及時對出現(xiàn)的偏差進(jìn)行調(diào)整，督促有關(guān)部門進(jìn)行改進(jìn)，提高各個部門的預(yù)算執(zhí)行意識。最后，預(yù)算的績效評價(jià)。高校要建立預(yù)算數(shù)據(jù)公開制度，將預(yù)算編制、調(diào)整、落實(shí)、反饋等信息進(jìn)行公開，使員工認(rèn)識到預(yù)算編制的可靠性，使所有員工可以及時了解預(yù)算項(xiàng)目的執(zhí)行情況［3］。高校要建立預(yù)算責(zé)任制度，使所有員工明確自己在預(yù)算管理中的角色和定位，從而更加高效地履行職責(zé)。

2.2.2 規(guī)范收支業(yè)務(wù)控制

首先，收入核算。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)開展各項(xiàng)收入的歸口管理和會計(jì)核算，保證會計(jì)憑證的準(zhǔn)確性。監(jiān)察審計(jì)部門要對收入情況進(jìn)行核查，對檢查報(bào)告的真實(shí)性進(jìn)行審核。其次，費(fèi)用審批。高校應(yīng)嚴(yán)格按年初預(yù)算安排，遵循“無預(yù)算不開支”的原則，明確費(fèi)用審批權(quán)限，避免因多方審批導(dǎo)致費(fèi)用開支混亂；對于需要事前審批的費(fèi)用，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行事前審批程序；財(cái)務(wù)部門應(yīng)按規(guī)定對申請人填報(bào)的報(bào)銷單進(jìn)行審核，確保原始單據(jù)的完整性和真實(shí)性。再次，票據(jù)管理。高校要建立科學(xué)規(guī)范的票據(jù)管理制度，財(cái)務(wù)部門根據(jù)學(xué)校業(yè)務(wù)需求進(jìn)行票據(jù)的申領(lǐng)。經(jīng)辦人在進(jìn)行開立申請時，要認(rèn)真填寫票據(jù)的用途并簽字，并在兩個月內(nèi)辦理存根聯(lián)和款項(xiàng)清繳手續(xù)。財(cái)務(wù)管理人員要定期對票據(jù)進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，并編制差異報(bào)告，提交給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。

2.2.3 加大采購業(yè)務(wù)控制力度

首先，采購計(jì)劃申報(bào)和審批。項(xiàng)目單位每年要進(jìn)行采購計(jì)劃和項(xiàng)目預(yù)算的上報(bào)，財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)匯總和整理，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審查，上報(bào)給上級部門進(jìn)行審批，由招投標(biāo)辦負(fù)責(zé)落實(shí)。其次，采購申請。采購預(yù)算內(nèi)項(xiàng)目，由各個部門根據(jù)審批完成的計(jì)劃，提交采購申請，在獲得部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)的審批后落實(shí)。采購預(yù)算外的項(xiàng)目，有關(guān)部門進(jìn)行采購申請的填寫，部門負(fù)責(zé)人審核以后提交給招投標(biāo)辦負(fù)責(zé)人對必要性進(jìn)行判斷，按照采購金額審批權(quán)限進(jìn)行上報(bào)，批準(zhǔn)完成從預(yù)備金中列支。再次，供應(yīng)商管理。招投標(biāo)辦根據(jù)采購項(xiàng)目實(shí)際情況結(jié)合預(yù)算額度、采購數(shù)量等確定采購方式。對于符合公開招標(biāo)的項(xiàng)目，通過公開招標(biāo)方式選擇合適的供應(yīng)商；對于未公開招標(biāo)的項(xiàng)目，通過對供應(yīng)商的供貨能力、信用資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等情況進(jìn)行分析調(diào)查后，通過合規(guī)的方式選擇最終的供應(yīng)商，并與其簽訂合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。最后，對采購進(jìn)行驗(yàn)收。招投標(biāo)辦成立專門的驗(yàn)收小組，結(jié)合合同條款進(jìn)行驗(yàn)收，如有不合格的產(chǎn)品，要及時進(jìn)行清點(diǎn)并做好書面記錄，反饋給供應(yīng)商進(jìn)行退換貨處理，并將這一事項(xiàng)列入供應(yīng)商評估報(bào)告。驗(yàn)收完成后，要及時辦理入庫手續(xù)。招投標(biāo)辦負(fù)責(zé)對采購預(yù)算和方案、招投標(biāo)文件、合同文本、驗(yàn)收報(bào)告等資料進(jìn)行收集和整理，并入檔保存。

2.2.4 加強(qiáng)資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)控制

首先，資產(chǎn)配置。高校要建立資產(chǎn)定額配置制度，對于國家法律和學(xué)校制度明確設(shè)置配置標(biāo)準(zhǔn)的要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行配置，沒有設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)的要從嚴(yán)管理、合理配置。資產(chǎn)驗(yàn)收后，管理部門要將資產(chǎn)資料錄入信息化系統(tǒng)，建立管理臺賬，經(jīng)辦人要到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬目申報(bào)，財(cái)務(wù)部門要做好資產(chǎn)變動的會計(jì)核算。其次，資產(chǎn)使用。各個部門要科學(xué)保管和使用資產(chǎn)，負(fù)責(zé)人承擔(dān)資產(chǎn)的日常管理職責(zé)，各個部門要安排專門的員工負(fù)責(zé)資產(chǎn)管理，在出現(xiàn)變動時要及時進(jìn)行交接手續(xù)，并提交給管理處備案。如果出現(xiàn)損壞，要及時提交維修申請，由部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)以后反饋給資產(chǎn)管理員聯(lián)系有關(guān)人員進(jìn)行維修，并將按照規(guī)范化流程進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷［4］。若出現(xiàn)人員變動或者機(jī)構(gòu)調(diào)整，則由資產(chǎn)管理員到有關(guān)部門進(jìn)行資產(chǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)的辦理。再次，資產(chǎn)清查。由資產(chǎn)管理處牽頭進(jìn)行資產(chǎn)的定期盤點(diǎn)，并對偏差結(jié)果進(jìn)行內(nèi)部核查，將盤點(diǎn)報(bào)告提交給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。最后，資產(chǎn)處置。資產(chǎn)使用部門將資產(chǎn)處置申請?zhí)峤唤o資產(chǎn)管理處，由專門的人員對資產(chǎn)進(jìn)行評估和鑒定，將處理意見反饋給校長辦公室進(jìn)行審定。

2.2.5 重視建設(shè)項(xiàng)目控制

首先，立項(xiàng)管理。項(xiàng)目單位結(jié)合實(shí)際情況提交工程需求，由基建處審核申請，分管領(lǐng)導(dǎo)給出審核意見，上報(bào)給黨委會進(jìn)行審批，由基建處編制可行性報(bào)告和工程設(shè)計(jì)，提交給黨委會進(jìn)行審議，由基建處負(fù)責(zé)落實(shí)。其次，項(xiàng)目實(shí)施。招投標(biāo)辦選擇具有相關(guān)資質(zhì)的代理公司進(jìn)行招標(biāo)，并起草合同文本，由法律顧問和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審批，提交給分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。基建處要派駐甲方代表進(jìn)入現(xiàn)場對工程進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督，并安排人員到現(xiàn)場巡檢。再次，工程變更?；ㄌ幰獙?xiàng)目單位提交的項(xiàng)目變更申請進(jìn)行審核，由設(shè)計(jì)單位重新設(shè)計(jì)方案，提交給分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字確認(rèn)，由基建處負(fù)責(zé)具體執(zhí)行。最后，工程決算和驗(yàn)收?；ㄌ幨盏娇⒐?bào)告以后，要組織有關(guān)單位進(jìn)行竣工驗(yàn)收，報(bào)請監(jiān)督部門對驗(yàn)收過程進(jìn)行監(jiān)督，要求施工單位出具質(zhì)量保修書，將項(xiàng)目手續(xù)進(jìn)行入檔。

2.2.6 創(chuàng)新合同業(yè)務(wù)控制

高校要建立合同管理信息化系統(tǒng)，將信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等引入合同管理工作，快速高效地完成合同的歸檔，在經(jīng)濟(jì)合同的簽訂、預(yù)算、落實(shí)、管理等方面建立全過程的閉環(huán)管理系統(tǒng)，通過信息化系統(tǒng)對合同格式進(jìn)行規(guī)范，將合同內(nèi)容都上傳到系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)對經(jīng)濟(jì)合同的規(guī)范化保存。對合同中的數(shù)據(jù)進(jìn)行共享，提高經(jīng)濟(jì)合同管理的效率。高校要將合同管理信息化系統(tǒng)與采購系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、會計(jì)核算系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)等進(jìn)行有效對接，使所有經(jīng)濟(jì)合同的履行都在信息系統(tǒng)的管理范圍內(nèi)。高校經(jīng)濟(jì)合同管理的各個方面都要體現(xiàn)在信息化系統(tǒng)上，便于高校管理人員對每年經(jīng)濟(jì)合同的簽訂量、預(yù)算落實(shí)情況等數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢和分析，各個部門可以利用這些數(shù)據(jù)有效提高工作效率。

3 結(jié)語

隨著教育體制改革的不斷推進(jìn)，高等教育事業(yè)獲得了高速發(fā)展，財(cái)政部和教育部出臺了一系列的內(nèi)部控制規(guī)范和文件，為高校進(jìn)行內(nèi)控體系的建設(shè)提供了指引。高等院校管理人員要樹立正確的內(nèi)控意識，從單位和業(yè)務(wù)層面對預(yù)算管理、收支管理、采購管理、合同管理、資產(chǎn)管理等方面進(jìn)行規(guī)范，提高高校整體的工作效率，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問題，從而為科研和教學(xué)工作的順利開展提供保障。

參考文獻(xiàn)

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