法治視域下提升電子文件證據(jù)效力的新路子

洪欣欣

高職院校作為教育體系的重要組成部分，在人才培養(yǎng)方面發(fā)揮著重要作用。推動高職院校的發(fā)展首先需要關(guān)注的是信息管理問題。在法治視域下，電子檔案的證據(jù)效力長期以來飽受質(zhì)疑。有人認(rèn)為，電子檔案雖然較為便利，但是卻缺乏一定的法律效力，在當(dāng)前社會中還不宜得到普及與運用。目前，我國對電子檔案證據(jù)效力的研究較少，有必要對其展開進一步研究?；诖?，現(xiàn)從法治視域出發(fā)，以電子檔案為研究對象，對其證據(jù)效力進行探討，旨在提升我國電子檔案證據(jù)效力，發(fā)揮電子檔案在法治領(lǐng)域的作用。

電子檔案作為一種新的檔案形式，本質(zhì)上是數(shù)據(jù)的集合體，人們需要借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、電子計算機設(shè)備等現(xiàn)代化手段實現(xiàn)對電子檔案的應(yīng)用。有人認(rèn)為，電子檔案沒有物質(zhì)載體，所以其無法作為法律證據(jù)，更無法在具體的法律案件中發(fā)揮證據(jù)效力?；谶@一觀點，我國學(xué)者開展了廣泛的研究，并指出電子檔案具備法律證據(jù)所要求的各項要素，因此，電子檔案具備一定的證據(jù)效力。2021年，新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱檔案法）正式施行。檔案法指出，電子檔案若是具備來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的要求，那么就與傳統(tǒng)載體檔案一樣具有同等效力?？梢?，我國已經(jīng)在法律層面認(rèn)定了電子檔案的法律效力。但是在實踐中，由于電子檔案缺乏物質(zhì)載體，且比較容易更改，所以存在諸多問題，司法實踐也更加傾向于采用紙質(zhì)檔案。這種情況下，電子檔案的優(yōu)勢無法發(fā)揮出來。在國家不斷推行電子檔案的今天，越來越多的高職院校在實踐中開始采用電子檔案。本文就如何更好地發(fā)揮電子檔案的價值展開探討。

電子檔案法律效力的相關(guān)概述

電子檔案的法律效力

電子檔案是科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展背景下衍生出來的新型信息載體，其法律效力是指其在法律領(lǐng)域所具有的作用。電子檔案中所記載的信息越明確，其使用范圍就越廣。目前，與電子檔案相關(guān)的問題已經(jīng)在檔案法中進行了明確，隨著我國電子檔案的不斷發(fā)展，關(guān)于如何應(yīng)用電子檔案的研究成果也越來越多，電子檔案的法律效力受到了人們的關(guān)注。在實踐中，人們對電子檔案的應(yīng)用多集中在法律的空間效力上。

具備法律效力的電子檔案的特征

電子檔案與紙質(zhì)檔案的差異主要體現(xiàn)在表現(xiàn)形式上，電子檔案以數(shù)據(jù)信息為主要構(gòu)成元素，并且可以根據(jù)使用者的需求進行更改。除了形式的差異外，電子檔案與紙質(zhì)檔案在證據(jù)效力方面也存在差異。具備法律效力的電子檔案的特征可以歸納為以下幾點。

1.客觀性

電子檔案具有一定的證據(jù)效力，而這與其本身的真實性有關(guān)。一般情況下，電子檔案所記載的內(nèi)容并非憑空杜撰出來的，而是客觀存在的事物。在人們利用計算機技術(shù)提高工作效率的過程中，電子檔案應(yīng)運而生。電子檔案可以對各單位的日常管理、經(jīng)營活動等信息實行真實的記錄。因此，電子檔案具有一定的法律效力。例如，高職院校在對學(xué)生進行管理時，會將學(xué)生的各項信息整理成電子檔案。學(xué)生電子檔案能夠真實記錄學(xué)生的年齡、姓名、家庭住址、學(xué)習(xí)經(jīng)歷以及成長環(huán)境等信息，滿足了法律憑證的客觀性要求。

2.合法性

電子檔案還具有合法性特征。檔案法明確了電子檔案的法律效力，為電子檔案的運用提供了可靠的依據(jù)。電子檔案作為一種憑證，在形式上能夠滿足法律提出的要求。例如常見的視聽材料、電子證據(jù)等。電子檔案作為現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的結(jié)晶，其形式十分豐富，包括音像資料、影像資料、數(shù)據(jù)信息等。近年來，電子檔案不斷發(fā)展，這為其發(fā)揮法律效力提供了基礎(chǔ)。

3.相關(guān)性

電子檔案還具有相關(guān)性特征。電子檔案能夠?qū)⑷祟惿鐣顒又挟a(chǎn)生的信息真實地記錄下來，與人們的生活密切相關(guān)。因此，電子檔案能夠為人們的社會活動提供信息依據(jù)。隨著我國科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用得到了普及。

法治視域下提升電子檔案證據(jù)效力的策略

電子檔案作為一種新的證據(jù)形式，還存在一些缺陷。當(dāng)前，人們尚未對電子檔案形成一個正確的認(rèn)識。為了讓電子檔案充分發(fā)揮價值，應(yīng)從法治的角度出發(fā)，探討提升其證據(jù)效力的途徑。筆者在查閱相關(guān)資料的基礎(chǔ)上，提出以下路徑來提升電子檔案的證據(jù)效力，進而促進我國的法治建設(shè)。

轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念

紙質(zhì)檔案能夠?qū)n案內(nèi)容直觀地展現(xiàn)給使用者，而電子檔案在直觀性方面則有所欠缺。一般情況下，檔案管理人員需要借助計算機系統(tǒng)將檔案信息錄入系統(tǒng)中進行保存，這種人工輸入的工作方式在一定程度上降低了電子檔案作為法律憑證的效力。20世紀(jì)末，人們主要借助二進制數(shù)字代碼來實現(xiàn)對電子檔案的保存。在這種工作模式下，人們往往需要借助特定的設(shè)備來查閱檔案內(nèi)容，這就使得檔案查閱工作的效率較低，所以很多單位仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式。直到進入21世紀(jì)，電子檔案得到了極大的發(fā)展，高職院校才開始廣泛使用電子檔案，但受到傳統(tǒng)觀念的影響，人們對電子檔案仍舊缺乏信任，這也導(dǎo)致電子檔案的法律效力始終無法提高?，F(xiàn)階段，高職院校作為我國教育體系的重要組成部分，大部分高職院校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)都已經(jīng)意識到了應(yīng)用電子檔案的重要性，但還有部分高職院校的領(lǐng)導(dǎo)對電子檔案缺乏正確的認(rèn)識，認(rèn)為電子檔案只能作為記錄信息的載體，不能在其他領(lǐng)域發(fā)揮效用。檔案法修訂后，人們對電子檔案的看法雖然有所改變，但還是有人對電子檔案的法律效力持懷疑態(tài)度。在這種情況下，要想提升電子檔案的證據(jù)效力，就需要轉(zhuǎn)變相關(guān)工作人員的觀念，使其正確認(rèn)識電子檔案，以科學(xué)、合理的手段使用電子檔案。一方面，高職院校需要加大對電子檔案相關(guān)知識的宣傳力度，特別是加強對檔案法的宣傳力度。為了讓高職院校的全體人員具備良好的法律素養(yǎng)，還需要在人員培訓(xùn)內(nèi)容中增添與檔案法有關(guān)的內(nèi)容，提升工作人員的法律素養(yǎng)。另一方面，高職院校還應(yīng)當(dāng)采取全新的電子檔案管理模式，不斷完善傳統(tǒng)電子檔案管理模式的不足。高職院校的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)堅定法治理念和法治信仰，充分遵守黨和國家的政策，不斷提升電子檔案的真實性和準(zhǔn)確性，為電子檔案證據(jù)效力的提升提供保障。除了參與學(xué)校的培訓(xùn)之外，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)利用碎片化時間，學(xué)習(xí)各種關(guān)于電子檔案管理的知識，并且加強對相關(guān)法律的了解，從而提高電子檔案管理的效率，提升電子檔案的法律效力。

協(xié)助有關(guān)部門健全法律法規(guī)體系，制定完備的工作流程

在司法實踐中，經(jīng)常會出現(xiàn)電子檔案證據(jù)形式不一的現(xiàn)象，而造成這一現(xiàn)象的主要原因就是電子檔案證據(jù)的概念、類型未得到統(tǒng)一。由于高職院校在日常管理中會高頻率地使用電子檔案，所以我國有關(guān)部門需要重新明確高職院校電子檔案的證據(jù)效力問題，并將其納入法律法規(guī)體系的建設(shè)過程中。我國有關(guān)部門可以參考高職院校電子檔案的實際使用情況，重新完善電子檔案作為證據(jù)的概念界定以及分類標(biāo)準(zhǔn)，并基于實事求是的視角，使得電子檔案的價值得到充分發(fā)揮。同時，還可以參考國內(nèi)外的先進經(jīng)驗，引進先進的管理方法，實現(xiàn)對電子檔案的集中管理。在此過程中，高職院校要積極配合有關(guān)部門的工作，秉持客觀性、全面性的原則，參與到相關(guān)法律法規(guī)的制定過程中。高職院校還需要根據(jù)我國有關(guān)部門提出的標(biāo)準(zhǔn)工作方法，制定一套完備、明確的工作流程。工作流程需要涵蓋檔案移交、歸檔、保管以及利用的方方面面，只有這樣才能讓電子檔案的管理和使用流程更加規(guī)范。在實際工作中，還需要對工作人員進行監(jiān)督，以確保工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化。

引入先進技術(shù)，確保電子檔案的真實性和完整性

在對電子檔案的證據(jù)效力問題進行研究時，不可避免地會遇到技術(shù)方面的問題。由于電子檔案在應(yīng)用過程中較容易受到外界的干擾，人們無法確定電子檔案是否被篡改。在法律領(lǐng)域，電子檔案要想具備一定的證據(jù)效力，就必須通過特定的手段來認(rèn)定其真實性。如今，電子檔案的發(fā)展日趨多元化，如何認(rèn)定電子檔案的真實性也成為一個難題。面對這種情況，高職院校需要引進先進的科學(xué)技術(shù)，以技術(shù)手段來解決電子檔案真實性無法確定的問題，為電子檔案的真實性、完整性提供依據(jù)。例如，高職院校可以將數(shù)字簽名技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)引入電子檔案的管理中，避免電子檔案遭到他人的違規(guī)篡改。特別是在電子檔案的歸檔、應(yīng)用階段采用區(qū)塊鏈技術(shù)，能夠在很大程度上提升電子檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，避免其被篡改。目前，高職院校已經(jīng)在電子檔案管理方面建立了一套工作流程，形成了包括檔案歸檔、保管和運用在內(nèi)的工作模式，其還可以考慮引入前端控制和全流程管理技術(shù)，使電子檔案管理與其他業(yè)務(wù)無縫銜接。應(yīng)用這些技術(shù)后，電子檔案使用完畢后，系統(tǒng)能夠自動對其進行歸類，并且以先進的技術(shù)對電子檔案的內(nèi)容進行檢測，從而確保檔案數(shù)據(jù)信息沒有被篡改。電子檔案是以計算機系統(tǒng)為基礎(chǔ)的，如果計算機系統(tǒng)遭受到不法分子的攻擊，那么電子檔案就很容易出現(xiàn)丟失或者信息泄露的問題。在這種情況下，高職院校還需要加強對電子檔案服務(wù)器的保護，加強對軟件、硬件的管理，避免其出現(xiàn)異常。在軟件保護方面，可以借助先進的漏洞修補技術(shù)、殺毒軟件、防火墻技術(shù)對電子檔案進行保護；在硬件保護方面，可以聘用專業(yè)的工作人員對設(shè)備進行定期維修和養(yǎng)護，確保機房環(huán)境干凈和整潔。同時，高職院校還可以建立應(yīng)急處理機制，以便及時處理突發(fā)事件?？紤]到電子檔案的重要性，還需要將電子檔案進行備份。上述手段能夠有效保障電子檔案的可靠性和真實性，提升其在司法實踐中的證據(jù)效力。

高職院校在日常管理期間會產(chǎn)生大量的信息，對這些信息進行管理往往需要耗費較多的人力和物力。但在科學(xué)技術(shù)的支持下，高職院?？梢詫⑦@些信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)的形式，并將其整合為電子檔案，實現(xiàn)對其的高效管理。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有較大的優(yōu)越性，主要表現(xiàn)為管理效率更高、管理方式更加多元化等。然而電子檔案證據(jù)效力的問題始終沒有得到明確，本文對電子檔案的證據(jù)效力進行探討，以期為相關(guān)研究提供參考。