淺析多媒體檔案管理的難點(diǎn)及對(duì)策

卿恩華

（湖南省邵陽(yáng)市隆回縣人力資源和社會(huì)保障信息中心）

多媒體可以把圖像、聲音、文字等各種媒體信息充分整合起來(lái)，經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)加工處理后，以上述方式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，其輸入輸出方式實(shí)現(xiàn)了多元化，克服了傳統(tǒng)人工檔案管理模式的弊端，使得檔案管理的工作效率顯著提升。隨著多媒體技術(shù)發(fā)展和創(chuàng)新，多媒體檔案在目前已經(jīng)成為了檔案資源體系中重要的組成部分。多媒體檔案作為檔案資源中比較新穎的類(lèi)型，在檔案管理中將發(fā)揮越來(lái)越重要的作用，對(duì)多媒體檔案管理展開(kāi)研究也將是其行業(yè)中的一項(xiàng)重要課題。

一、多媒體技術(shù)及多媒體檔案的定義和特征

（一）多媒體技術(shù)概念

多媒體技術(shù)是借助計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)圖形、文字、圖片、音頻、視頻進(jìn)行綜合處理，在多種信息之間形成邏輯關(guān)系，可以同時(shí)采集、處理、編輯、存儲(chǔ)和展示媒體信息的交互網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。媒體在多媒體技術(shù)中占據(jù)核心地位，而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是多媒體技術(shù)的運(yùn)行重要平臺(tái)。多媒體技術(shù)的特點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，多功能性，多媒體技術(shù)可以對(duì)多種類(lèi)型的信息進(jìn)行整合處理，具體包括了文字、圖片、音頻和視頻等；第二，信息集成性。多媒體技術(shù)將把媒體信息綜合起來(lái)建立一個(gè)完整的信息體系，同時(shí)擁有集成處理與這些媒體相關(guān)的設(shè)備；第三，媒體信息的交互性。具體是指用戶(hù)通過(guò)加工處理各種媒體信息，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)他們的有效控制；第四，信息的實(shí)時(shí)性。多媒體技術(shù)在整合各種信息的過(guò)程中，信息處理與時(shí)間是同步的，可以實(shí)時(shí)記錄需要的信息。因此，多媒體技術(shù)在處理、保存及播放信息的過(guò)程中，其時(shí)間性的特征十分鮮明，數(shù)據(jù)讀取與播放可以順利的進(jìn)行；第五，信息的高品質(zhì)性。多媒體技術(shù)使用數(shù)字化處理各種信息，精確度較高，信息質(zhì)量也有了可靠的保障。

（二）多媒體檔案的定義

多媒體技術(shù)可以綜合處理各種不同性質(zhì)的信息，多媒體檔案就是用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的檔案，檔案可以用聲音、圖像、圖形、影像等兩種以上復(fù)合信息形式存儲(chǔ)和展示。因此，多媒體檔案是企事業(yè)單位在自己的社會(huì)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值通過(guò)多媒體制作出來(lái)的圖像、聲音、文字視頻和文件。隨著多媒體技術(shù)在各個(gè)行業(yè)中的應(yīng)用不斷拓展，各個(gè)行業(yè)的企事業(yè)單位都開(kāi)始建立自己的多媒體檔案。信息完整的多媒體資料和信息可以用電子檔案的形式歸檔存儲(chǔ)，多媒體檔案依賴(lài)的計(jì)算機(jī)軟硬件實(shí)現(xiàn)了歸檔保存。

（三）多媒體檔案的特性

檔案信息的存儲(chǔ)是需要借助媒體進(jìn)行的。媒體在信息獲取、展示和傳播中發(fā)揮了重要的作用，媒體可以分為感覺(jué)媒體、表示媒體、表現(xiàn)媒體、輸入顯示媒體、存儲(chǔ)媒體、傳輸媒體五個(gè)類(lèi)型。借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，這些媒體在檔案管理中得到了有效的應(yīng)用，具體的特性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.多媒體檔案可以反映現(xiàn)實(shí)信息世界

多媒體是目前人類(lèi)獲取信息最重要的方式。人類(lèi)是通過(guò)聽(tīng)覺(jué)、嗅覺(jué)、味覺(jué)和觸覺(jué)獲取信息的?？茖W(xué)研究表明，聽(tīng)覺(jué)和視覺(jué)獲得了人類(lèi)知曉的90%以上的信息，在這媒體形式上的體現(xiàn)為聲音和圖像。一直以來(lái)，多媒體之所以并未引起高度重視，是因?yàn)殇浺?、照相、攝像和計(jì)算機(jī)技術(shù)只是近代以后才發(fā)展起來(lái)的，而真正普及的時(shí)間不超過(guò)20 年，因此在檔案收集和利用中運(yùn)用多媒體技術(shù)也不超過(guò)這個(gè)期限。所以，單純使用文字記載信息是因?yàn)椋夹g(shù)限制造成的。隨著多媒體技術(shù)的出現(xiàn)和迅速發(fā)展，多媒體已經(jīng)開(kāi)始成為信息的最重要的載體。運(yùn)用多媒體技術(shù)制作和管理檔案，把一個(gè)圖文聲像并茂的世界展示給了我們，我們可以方便的利用視聽(tīng)，簡(jiǎn)單、直接、生動(dòng)、高效地觀看和收聽(tīng)檔案內(nèi)容。同時(shí)多媒體檔案信息借助網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)更迅速的傳播。

2.多媒體信息在社會(huì)上的影響力越來(lái)越廣范

目前多媒體制作技術(shù)、軟件處理和編程技術(shù)飛速發(fā)展，功能變得越來(lái)越強(qiáng)大，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了全國(guó)范圍內(nèi)的全覆蓋。中國(guó)網(wǎng)民數(shù)量已經(jīng)達(dá)到了世界第一位，借助多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，信息的傳遞變得越來(lái)越方便，所以，社會(huì)生活各個(gè)領(lǐng)域的活動(dòng)都受到了多媒體的影響。這些都為多媒體技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用提供了有力的支持。

3.留存多媒體信息需求不斷增加

多媒體在應(yīng)用中體現(xiàn)出來(lái)的強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)，受到我國(guó)政府和有關(guān)各業(yè)的高度重視。多媒體檔案制作管理在圖書(shū)、新聞、出版、傳媒行業(yè)得到了普遍的應(yīng)用，在收藏、保管和利用檔案資料和信息方面發(fā)揮了關(guān)鍵作用。所以，多媒體技術(shù)在檔案管理中具備了多元化競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。檔案管理部門(mén)必須拿出自己的舉措，使得具備檔案價(jià)值的多媒體資源可以被更好地整合到檔案管理中去。

二、多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

（一）對(duì)原始檔案實(shí)施數(shù)字化轉(zhuǎn)換

對(duì)于那些規(guī)模較大企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，其運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的檔案資料類(lèi)型和數(shù)量繁多，如何實(shí)現(xiàn)這些檔案資料的數(shù)字化管理是檔案管理部門(mén)必須高度重視的問(wèn)題。為了實(shí)現(xiàn)這些資料管理的數(shù)字化，檔案管理部門(mén)可以充分利用多媒體技術(shù)，各參照不同地區(qū)的數(shù)字化技術(shù)規(guī)范來(lái)指導(dǎo)自己的檔案管理工作，使得多媒體技術(shù)在原始檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)變發(fā)揮了重要的作用。

（二）解決檔案大容量存儲(chǔ)問(wèn)題

檔案容量的存儲(chǔ)問(wèn)題是數(shù)字化檔案管理的關(guān)鍵，其次多媒體技術(shù)拓展了檔案的利用范圍，把檔案的利用效率提升上來(lái)。通常來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)的檔案需要占據(jù)大量的空間，一般企事業(yè)單位需要建立專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房存放檔案，這不僅造成了資源的浪費(fèi)，還使得檔案的查找難度大大增加，也使得檔案管理效率處于較低的水平，運(yùn)用多媒體技術(shù)展開(kāi)檔案管理，其效果遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)的檔案管理模式。通過(guò)硬盤(pán)、光盤(pán)為載體存儲(chǔ)檔案資料，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化，并且可以把相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)建立起來(lái)，從而使得傳統(tǒng)檔案管理占用空間較大的問(wèn)題得到了很好的解決。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對(duì)比，硬盤(pán)、光盤(pán)等不僅存儲(chǔ)量大，而且運(yùn)用計(jì)算機(jī)搜索查檔案資料極為方便，使得多媒體檔案管理的優(yōu)勢(shì)可以充分的發(fā)揮出來(lái)。

（三）為數(shù)字化檔案管理提供信息服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案管理是用圖表和文字來(lái)呈現(xiàn)信息的，但是，多媒體技術(shù)可以把文字、圖表、音頻、動(dòng)畫(huà)與視頻各種信息形式充分地整合在一起，從而實(shí)現(xiàn)了檔案信服務(wù)的一體化，使得不同用戶(hù)的需求都可以得到滿(mǎn)足，給用戶(hù)更加直接的體驗(yàn)和感受，使得檔案信息的處理取得了更好的效果。

三、多媒體檔案管理的現(xiàn)狀與存在的難點(diǎn)

目前，多媒體檔案管理受到了有關(guān)各方面的高度重視，隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子文檔的普及使用，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，大量的電子文件和檔案信息開(kāi)始產(chǎn)生出來(lái)，而收集、整理、歸檔和利用這些資料和信息目前并未形成統(tǒng)一的做法，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，多數(shù)單位的檔案信息化管理還處于起步階段，面臨較大的困難和阻力。

（一）缺乏多媒體檔案管理意識(shí)

雖然社會(huì)各方對(duì)多媒體信息的需求越來(lái)越高，但檔案部門(mén)對(duì)多媒體用于檔案管理顯然準(zhǔn)備不足，沒(méi)有采取得力的措施。首先，多媒體檔案管理理論研究還處于起步階段，有關(guān)理論問(wèn)題的解決并未引起高度的重視，沒(méi)有集中力量宣傳其作用和價(jià)值，有關(guān)各方?jīng)]有統(tǒng)一達(dá)成共識(shí)。其次，隨著數(shù)字化影像設(shè)備的普及，大量的多媒體信息開(kāi)始出現(xiàn)。過(guò)去由專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)的影像拍攝、整理和存檔工作，因?yàn)槭艿匠杀疽蛩氐闹萍s，影像的拍攝量極為有限，現(xiàn)在無(wú)處不在的數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)和手機(jī)攝像頭都具備了拍攝功能，可以制作出大量的多媒體資源，而且可以任意取舍，不需要考慮成本因素，而且使用硬盤(pán)存儲(chǔ)量極大，還有對(duì)應(yīng)的多媒體處理軟件。所以，多媒體技術(shù)背景下的視頻和影像資源的拍攝、制作、處置極為方便快捷，而且有著較大的隨意性。有些拍攝人員及管理人員沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行歸檔的意識(shí)，也不具備多媒體技術(shù)有關(guān)的知識(shí)和技能，導(dǎo)致了這些具備檔案價(jià)值的多媒體資料出現(xiàn)了大量流失。

（二）多媒體檔案資源管理缺乏規(guī)范性

目前，多媒體檔案管理的工作機(jī)制和規(guī)范并未建立起來(lái)，也缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)。各企事業(yè)單位辦公自動(dòng)化、檔案信息管理、電子檔案系統(tǒng)的運(yùn)行也是各自為政，互相之間缺乏有效的整合，同時(shí)多媒體軟硬件在迅速的更新?lián)Q代，產(chǎn)生大量電子文字、數(shù)據(jù)、照片、音頻和視頻資料，這些資料在歸檔過(guò)程中也沒(méi)有規(guī)范分類(lèi)。沒(méi)有制定統(tǒng)一的多媒體檔案的拍攝范圍方法，沒(méi)有確定哪些屬于收集歸檔范圍，沒(méi)有形成編目并對(duì)其進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，多媒體檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化操作，因此，造成大量具備檔案價(jià)值的多媒體信息資料不能及時(shí)歸檔，出現(xiàn)了嚴(yán)重的散佚和丟失現(xiàn)象。

（三）沒(méi)有充分有效地利用多媒體檔案

在多媒體檔案管理模式下，需要?dú)w檔的檔案要有較強(qiáng)的時(shí)效性，特別是影像材料歸檔必須輔助文字說(shuō)明，如果整理歸檔不及時(shí)，就很難齊全和準(zhǔn)確的對(duì)其說(shuō)明清楚。這些珍貴的照片和錄像資料信息，由于整理歸檔不及時(shí)就會(huì)失去保存和利用價(jià)值，這是導(dǎo)致很多多媒體檔案無(wú)法得到有效利用的重要原因，除了檔案價(jià)值的滯后外對(duì)多媒體檔案投入不足，資金、人力支持有限也是重要原因，對(duì)已形成的多媒體檔案不能進(jìn)行搶救性的挖掘和利用，且缺乏對(duì)損害檔案系統(tǒng)的修復(fù)措施，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的軟件支撐，對(duì)多媒體檔案管理不能進(jìn)行有效的信息技術(shù)支持。隨著多媒體信息量的爆炸式增長(zhǎng)，信息可以迅速的在網(wǎng)絡(luò)上傳播，如何方便查詢(xún)和獲取檔案信息，是檔案管理必須解決的兩個(gè)重要問(wèn)題。因此，目前多媒體檔案挖掘和利用的情況必須有較大的改觀，要從技術(shù)上解決這個(gè)問(wèn)題，是檔案管理部門(mén)亟待解決的新課題。

（四）缺乏數(shù)字化檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才

多媒體技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)和效果要想充分的發(fā)揮出來(lái)，必須有一支業(yè)務(wù)能力過(guò)硬的工作人員隊(duì)伍，但是，當(dāng)前我國(guó)目前極為缺乏數(shù)字化檔案管理的技術(shù)人員，雖然部分檔案工作人員具備了一定的多媒體檔案管理意識(shí)，理論素養(yǎng)也得到了提升，但是，專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能總體處于較低的水平，缺乏專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)操作技能，特別是檔案管理缺乏專(zhuān)職的計(jì)算機(jī)技術(shù)工作人員，因?yàn)闃I(yè)務(wù)素質(zhì)低，在運(yùn)用多媒體技術(shù)進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，難以保證檔案數(shù)字化管理的效果。

四、多媒體技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用的意見(jiàn)和建議

（一）加大多媒體歸檔信息的采集力度

多媒體檔案信息資料的采集形式是多種多樣的，首先，檔案管理部門(mén)要加大音像、數(shù)碼信息的采集力度，要求在單位內(nèi)部實(shí)時(shí)采集，各部門(mén)要把自己的多媒體材料和信息傳遞到采集服務(wù)器上，服務(wù)器采利用自動(dòng)著錄功能，批量將多媒體檔案制作成為多媒體文件格式，并把檔案著錄必須項(xiàng)提取出來(lái)，然后存入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，這樣多媒體檔案的采集與自動(dòng)標(biāo)引機(jī)制就可以建立起來(lái)。另外，檔案人員可以利用多媒體的記憶功能搜集整理本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位重大活動(dòng)的檔案資料采集工作，形成音像資料及時(shí)歸檔存放。同時(shí)，把研發(fā)先進(jìn)的在線(xiàn)實(shí)時(shí)采集技術(shù)作為今后多媒體檔案管理技術(shù)研發(fā)的重點(diǎn)內(nèi)容展開(kāi)研究。

（二）加快多媒體檔案管理系統(tǒng)的研制與利用

在多媒體檔案的管理和利用過(guò)程中，系統(tǒng)的研制和開(kāi)發(fā)是十分重要的工作，可以滿(mǎn)足多媒體信息的采集、接收、整理、存儲(chǔ)和咨詢(xún)等方面的功能，并貫穿于檔案從移交到銷(xiāo)毀的全過(guò)程之中，其管理服務(wù)要涵蓋整個(gè)多媒體檔案的全生命周期。具體包括了文本、圖片、音頻和視頻方面內(nèi)容，具體可以用紙質(zhì)、照片、磁盤(pán)、光盤(pán)作為檔案儲(chǔ)存的載體，多媒體檔案的利用可以體現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)管理與維護(hù)。數(shù)據(jù)導(dǎo)入/導(dǎo)出以及數(shù)據(jù)庫(kù)的管理，遠(yuǎn)程控制和查詢(xún)，調(diào)閱檔案的權(quán)限管理、編目、統(tǒng)計(jì)和報(bào)表管理等各個(gè)方面，最后要有系統(tǒng)日志方面的功能。對(duì)多媒體檔案進(jìn)行全程管理的過(guò)程中，可以實(shí)施檔案的鑒定和銷(xiāo)毀，資料和信息的統(tǒng)計(jì)歸納，庫(kù)房管理、檔案修復(fù)和縮微管理方面的功能；對(duì)多媒體檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，也要具備音視頻加工、傳輸、光盤(pán)制作方面的技術(shù)。最后的關(guān)鍵技術(shù)是多媒體檔案管理系統(tǒng)集成，針對(duì)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的目標(biāo)，整合硬件設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化組合，讓整個(gè)檔案信息系統(tǒng)成為一個(gè)有機(jī)整體，把多媒體檔案系統(tǒng)的管理效率全面提升上去，提升檔案資源的開(kāi)發(fā)利用的能力。

（三）加大投入提升管理人員素質(zhì)

多媒體檔案管理牽涉到了諸多領(lǐng)域的知識(shí)。檔案管理必須由高素質(zhì)的檔案管理人員來(lái)完成，因此，我們必須順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，要把檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)全面提升上去，還要加大資金投入和支持的力度，建立專(zhuān)門(mén)的多媒體檔案管理部門(mén)，制定統(tǒng)一的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，作為多媒體檔案管理的核心內(nèi)容來(lái)抓。要注重工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，全面提升他們的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，使他們不僅熟練地掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，具備多媒體檔案管理意識(shí)，不僅要學(xué)習(xí)和掌握檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還應(yīng)具備計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的操作技能，掌握數(shù)多媒體設(shè)備的操作技巧，全面強(qiáng)化工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，使他們成為復(fù)合型的檔案管理人才，使得多媒體檔案管理可以高效規(guī)范的運(yùn)行。

五、總結(jié)

綜上所述，多媒體檔案對(duì)真實(shí)的歷史進(jìn)行了豐富多彩的記錄，因此是一種十分優(yōu)良的檔案信息資源，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起到了重要的參考作用。隨著多媒體技術(shù)在檔案管理中的逐步普及，多媒體檔案管理也引起了有關(guān)各方的高度重視，這就要求我們采取有效措施完善和創(chuàng)新多媒體檔案的管理機(jī)制，建立健全多媒體檔案管理系統(tǒng)，采用統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，充分挖掘和利用多媒體檔案的社會(huì)價(jià)值，滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展對(duì)多媒體檔案不斷增長(zhǎng)的需求，把多媒體檔案管理的作用和價(jià)值充分的發(fā)揮出來(lái)。