醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)新模式探討

鄒夏南

（南陽市中心醫(yī)院，河南南陽 473000）

0.引言

目前，我國醫(yī)院正實(shí)施制度深入改革，而醫(yī)院檔案管理工作水平的要求也越來高，但許多醫(yī)院的檔案管理仍舊存在不足，需進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)，提高檔案管理質(zhì)量。

1.醫(yī)院檔案管理工作的范疇

所謂檔案管理是指對過去、現(xiàn)在以及未來實(shí)踐活動中產(chǎn)生的多種形式歷史記錄資料加以管理，確保其資料的價值得到有效保存，方便資料的隨時取用。醫(yī)院在經(jīng)營發(fā)展過程中也會產(chǎn)生許多資料，醫(yī)院的檔案管理工作范疇就是對醫(yī)院發(fā)展歷史過程的所有有價值信息材料，全面化、詳細(xì)化地采集、載錄、分類以及整合，這些資料都是醫(yī)院最為原始和核心的信息資源，其會影響到醫(yī)院的穩(wěn)步經(jīng)營和健康發(fā)展。醫(yī)院檔案管理會根據(jù)醫(yī)院檔案資料類型的不同來采取不同手段，其檔案資料類型主要包括醫(yī)療資料、科研資料、基本建設(shè)資料、教學(xué)資料以及行政管理資料等，產(chǎn)生的價值性資料類型還包括紙質(zhì)文檔文件、音視頻、電子信息以及實(shí)物載體等，一般會進(jìn)行分類管理[1]。

2.醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要意義

醫(yī)院檔案作為醫(yī)院運(yùn)營過程中產(chǎn)生的原始信息資料，其本身的特點(diǎn)是絕對權(quán)威、真實(shí)，具有較強(qiáng)客觀性。醫(yī)院檔案管理的功能應(yīng)當(dāng)包括憑證、查找以及科學(xué)使用，為醫(yī)院日常工作提供著借鑒和依據(jù)服務(wù)，管理人員一般會對檔案信息充分匯總，保證有價值信息充分提取，對于醫(yī)學(xué)科研工作而言，這些檔案資料數(shù)據(jù)還有利于技術(shù)形成和科研成果獲取。此外，醫(yī)院檔案記錄著醫(yī)院整體發(fā)展歷程，可以反映出醫(yī)院文化的發(fā)展，提高其精神文明建設(shè)水平。目前我國的許多醫(yī)院檔案管理呈現(xiàn)出無規(guī)則、分散化狀態(tài)，因此，規(guī)范檔案管理工作迫在眉睫[2]。

3.醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)存在的問題

3.1 對檔案管理認(rèn)識不充分且不夠重視

許多員工以及醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部都認(rèn)為醫(yī)院管理工作重心應(yīng)放在醫(yī)療水平提升方面，保證醫(yī)療質(zhì)量，為病人提供更為優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。因此，對于偏向于輔助性質(zhì)的醫(yī)院檔案管理工作不夠重視，也沒有認(rèn)識到該項(xiàng)工作的重要性，部分醫(yī)院認(rèn)為沒必要在檔案管理工作中投入過多成本，其不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，只需保證對資料簡單保管即可，這種檔案管理明顯是不規(guī)范的。

3.2 看重病歷檔案管理而輕視其他部分

當(dāng)前，人們的健康意識逐漸增強(qiáng)，醫(yī)院作為為人們健康服務(wù)的特殊機(jī)構(gòu)，其病歷檔案的作用性越來越強(qiáng)，其主要包括醫(yī)療服務(wù)以及醫(yī)學(xué)科研等資料內(nèi)容，許多醫(yī)院針對這類檔案開展完善管理，由專人專職負(fù)責(zé)。但這也導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作出現(xiàn)一種不良現(xiàn)象，就是對會計檔案、文書檔案、設(shè)備檔案以及基建檔案等缺乏重視，導(dǎo)致檔案管理整體出現(xiàn)不完善情況[3]。

3.3 管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、體制不健全

部分醫(yī)院的檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，相應(yīng)體制也不夠健全，比如說一些歸檔管理的制度缺失，致使許多檔案資料隨意地分散在各科室中，無法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，且檔案的搜集整理不夠及時，更缺少核對與統(tǒng)計的機(jī)制，因而經(jīng)常會遇到檔案不完整、丟失等管理現(xiàn)象，實(shí)際檔案管理工作質(zhì)量不高，影響到后續(xù)檔案的正常使用。

3.4 檔案管理職責(zé)不明、監(jiān)督不力

醫(yī)院檔案管理還存在著職責(zé)不明與監(jiān)督不力的問題，雖然設(shè)置的對應(yīng)崗位，但人員管理不夠完善，許多職責(zé)都極為模糊，在檔案管理的考核標(biāo)準(zhǔn)上也沒有明確，發(fā)生管理問題時不能有效追責(zé)，且檔案管理工作沒有被各個科室納入目標(biāo)管理體系中，缺乏對應(yīng)的專職負(fù)責(zé)人，監(jiān)督難以有效落實(shí)，致使檔案管理呈現(xiàn)隨意化特點(diǎn)。

3.5 檔案管理專職人員素質(zhì)不高

由于一些醫(yī)院對檔案管理缺乏重視，其也出現(xiàn)了檔案管理專職人員素質(zhì)不高的現(xiàn)狀，許多人員專業(yè)知識較為滯后、管理技能也缺乏，甚至一些檔案管理工作是由其他行政人員兼職完成，無法將所有精力放在檔案管理方面。大多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員在上崗前也沒有進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，對醫(yī)院檔案資料類型不夠了解，也沒有過多管理經(jīng)驗(yàn)，使得收集、整理檔案時也出現(xiàn)許多疏漏，管理水平不高。

3.6 檔案管理硬件設(shè)施投入不足

一些中小型醫(yī)院的建設(shè)投入不足，也缺乏對檔案管理硬件設(shè)施的投入，比如說本身醫(yī)療用房就比較緊張的醫(yī)院，其檔案管理專用房會十分狹小，甚至?xí)c閱覽室和辦公室混為一體，難以提高管理質(zhì)量。許多設(shè)施都較為老舊，無法滿足防潮防濕、防高溫等要求，檔案資料的存放安全不足。再加上目前已經(jīng)進(jìn)入到信息時代，但許多醫(yī)院仍舊沒有采用信息化手段實(shí)施檔案管理，檔案管理的利用率也不高。

4.醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)的新模式

4.1 逐步建設(shè)檔案管理的三級制度

4.1.1 創(chuàng)建檔案管理三級制度

醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理，必須要確保將醫(yī)院的各類檔案信息進(jìn)行覆蓋，保證其全面性和完整性，進(jìn)一步促使檔案中的價值發(fā)揮出來，提高醫(yī)院檔案的利用率，使得整體檔案管理的水平得到提升，因此，有必要基于醫(yī)院實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r來完善檔案管理相關(guān)體系，首先就是應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建檔案管理的三級制度，該項(xiàng)制度是醫(yī)院檔案管理規(guī)范化模式中必不可少的，其能夠促使醫(yī)院逐級管理工作的實(shí)現(xiàn)，可提供科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案管理逐層級地一步步推進(jìn)，確保醫(yī)院檔案實(shí)施管理中能夠明晰責(zé)任，具體責(zé)任范圍合理劃分，保證檔案管理的質(zhì)量得到提高。例如，在創(chuàng)建三級管理制度時，需先針對檔案管理工作建成專門負(fù)責(zé)的科室，再組建起檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊，對檔案管理責(zé)任制加以健全，讓責(zé)任落實(shí)到各個部門當(dāng)中，而檔案管理科室主要負(fù)責(zé)進(jìn)行統(tǒng)一管理，各檔案工作實(shí)施分管，由主要負(fù)責(zé)人進(jìn)行統(tǒng)一化領(lǐng)導(dǎo)即可[4]。

4.1.2 明晰檔案管理三級制度具體方法

對于醫(yī)院檔案管理三級制度的具體創(chuàng)建和實(shí)施方法，首先應(yīng)明晰醫(yī)院檔案管理工作貫徹于醫(yī)院各項(xiàng)工作范圍，比如說基本醫(yī)療服務(wù)、醫(yī)學(xué)研究工作以及醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展，因此在創(chuàng)建過程中，需要結(jié)合區(qū)域醫(yī)院工作發(fā)展要求以及國家的有關(guān)醫(yī)院檔案管理辦法，其三級制度下的檔案管理方法應(yīng)當(dāng)具有可操作性強(qiáng)的特點(diǎn)。檔案管理三級制度也需依據(jù)不同部門檔案管理范圍的差異，創(chuàng)建出與各部門業(yè)務(wù)相對應(yīng)的檔案管理制度，更加適應(yīng)不同的檔案管理工作。例如，制度可以讓醫(yī)院檔案管理做到有章可依，為了保證制度的落實(shí)，可以在醫(yī)院各業(yè)務(wù)部門設(shè)立一名檔案管理的專兼職員工，其主要是擔(dān)任對應(yīng)檔案管理工作三級負(fù)責(zé)人職位，醫(yī)院業(yè)務(wù)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的第一手資料由專兼職檔案管理人員歸檔并整理，同時也依據(jù)檔案管理工作具體要求來收集、分類以及匯總檔案材料，各部門再將檔案集中交到綜合檔案室做最終處理和保管。醫(yī)院的綜合檔案室當(dāng)中應(yīng)當(dāng)專職檔案管理人員做二級負(fù)責(zé)人，其職責(zé)是對各個部分提交的檔案資料進(jìn)一步核對并歸類，確保不同類型的檔案能夠統(tǒng)一、合理保管。醫(yī)院檔案管理工作的一級負(fù)責(zé)人主要為各分管主要領(lǐng)導(dǎo)，其負(fù)責(zé)對檔案管理工作進(jìn)行總體指導(dǎo)，檔案管理的年度工作目標(biāo)也由一級負(fù)責(zé)人經(jīng)過統(tǒng)籌考慮來制定，在年初時要明確檔案管理的計劃，年末時對一年工作作出總結(jié)，累積檔案管理經(jīng)驗(yàn)，保證來年工作目標(biāo)的科學(xué)合理。此外，醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)設(shè)立對應(yīng)的獎懲制度及考核機(jī)制，分季度或月度開展檔案管理考核并落實(shí)獎懲措施，讓醫(yī)院的檔案管理更加規(guī)范，也讓該項(xiàng)工作與業(yè)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)共同謀劃及發(fā)展。

4.2 強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)

4.2.1 以信息化帶動管理規(guī)范化

新時代的醫(yī)院許多業(yè)務(wù)工作都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化，而檔案管理工作也應(yīng)尋求信息化建設(shè)，以信息化檔案管理新模式來帶動檔案管理規(guī)范化水平提高，使得檔案管理工作更加適應(yīng)醫(yī)院在新時代的發(fā)展，使得檔案管理更為高效化、系統(tǒng)化以及快捷化。例如，主要是利用現(xiàn)代信息技術(shù)來存儲醫(yī)院各種類型檔案，構(gòu)建出醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)，系統(tǒng)設(shè)計出檢索查詢、分類存儲等功能，能夠在很大程度上節(jié)省檔案管理實(shí)際存儲空間，也能方便查找并提取檔案，提高檔案資源利用率和檔案管理工作的效率[5]。

4.2.2 建立信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

首先，應(yīng)進(jìn)一步建立并完善醫(yī)院檔案信息的資源庫，除了基本的文字檔案信息庫之外，為了更加方便輔助醫(yī)療工作，還應(yīng)建立起醫(yī)療影像、視頻等形式檔案信息庫，同時要促進(jìn)不同類型檔案在統(tǒng)一平臺中實(shí)現(xiàn)整合，保證管理的整體效果，也方便于對原始數(shù)據(jù)的采集、歸納以及整理工作。其次，應(yīng)當(dāng)完善各類型檔案的共享機(jī)制，從而提升檔案管理水平，醫(yī)院各項(xiàng)工作運(yùn)行過程中，若部門間的檔案實(shí)現(xiàn)共享，有助于推進(jìn)業(yè)務(wù)的規(guī)范執(zhí)行，還能夠提高檔案信息利用率，與此同時，也應(yīng)做到及時更新檔案信息并對相應(yīng)機(jī)制做好維護(hù)。最后，要搭建檔案管理科學(xué)檢索機(jī)制，針對醫(yī)療和行政所需檔案資料完善檢索功能，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作協(xié)助于醫(yī)院的醫(yī)療、科研工作，推動醫(yī)院健康發(fā)展。

4.2.3 重視信息化管理人員的培養(yǎng)

醫(yī)院檔案管理的信息化實(shí)現(xiàn)也離不開專業(yè)人員，因此要重視信息化管理人才的培養(yǎng)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)一些掌握基本信息技術(shù)操作的專業(yè)檔案管理人才，完善檔案管理工作隊伍，不斷探索并總結(jié)檔案現(xiàn)代化管理的有效辦法，培養(yǎng)出高素質(zhì)、高層次的檔案管理人才，帶動著醫(yī)院檔案管理工作的信息化發(fā)展，進(jìn)而推進(jìn)醫(yī)院整體信息化水平的提高。

4.2.4 關(guān)注檔案安全管理

檔案管理信息化建設(shè)還需關(guān)注管理的安全性，因此，醫(yī)院需完善檔案信息安全保障相關(guān)體系。比如說可以對檔案管理的信息系統(tǒng)開放程度進(jìn)行約束，設(shè)立分級權(quán)限，只有獲得權(quán)限的人員才能夠獲取系統(tǒng)中的檔案信息，同時制定出電子檔案保密機(jī)制，進(jìn)一步保障檔案信息的安全。此外，檔案管理的信息化系統(tǒng)還應(yīng)及時進(jìn)行更新維護(hù)，由專業(yè)計算機(jī)技術(shù)人員對系統(tǒng)進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)漏洞后第一時間修復(fù)，采用防火墻來防范外部人員盜取醫(yī)院檔案信息，重要的檔案內(nèi)容還應(yīng)做好備份，以免丟失，確保檔案信息化管理的有效落實(shí)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案規(guī)范管理。

4.3 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人才隊伍建設(shè)

4.3.1 做好人才培訓(xùn)指導(dǎo)工作

醫(yī)院檔案管理的執(zhí)行主體為檔案管理人員，人員在管理中的操作規(guī)范程度會直接影響到醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，因此，要進(jìn)一步建立醫(yī)院檔案管理專業(yè)人才隊伍，保證其工作的規(guī)范落實(shí)。首先就應(yīng)做好人才培訓(xùn)指導(dǎo)工作，檔案管理的一、二、三級負(fù)責(zé)人都應(yīng)當(dāng)掌握豐富的檔案理論知識和管理基本技能，確保檔案管理工作妥善完成。例如，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的專項(xiàng)培訓(xùn)，醫(yī)院還應(yīng)制訂出科學(xué)的培訓(xùn)計劃，對培訓(xùn)制度也要加強(qiáng)完善，定期開展培訓(xùn)工作，基于人員實(shí)際素質(zhì)情況來確定階段性培訓(xùn)目標(biāo)，檔案管理的知識更新后也要盡快教會對應(yīng)管理人員，讓醫(yī)院檔案管理人員的整體能力得到提升。另外，檔案管理部門的人員除了要保證檔案管理相關(guān)知識充分掌握，還應(yīng)當(dāng)了解一些醫(yī)院各部門業(yè)務(wù)知識，這有助于更好地掌握不同部門檔案信息類型，在管理上可實(shí)施多元化手段，推動檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)。

4.3.2 構(gòu)建檔案管理相關(guān)考評機(jī)制

針對醫(yī)院檔案管理工作構(gòu)建相關(guān)考評機(jī)制，先是要健全考核制度，以規(guī)范化檔案管理為目標(biāo)建立考核制度，也讓檔案管理工作和其他醫(yī)療工作、行政工作做到共同考核、評價，促進(jìn)共同發(fā)展進(jìn)步。同時，還要對檔案管理考評內(nèi)容加以完善，基于醫(yī)院的實(shí)際工作情況，對考核細(xì)則進(jìn)行制定，確保考評工作可以體現(xiàn)出導(dǎo)向性、科學(xué)性以及可操作性，將檔案管理工作的考評結(jié)果與員工基本薪資和年終獎進(jìn)行掛鉤，進(jìn)一步激勵員工規(guī)范完成檔案管理工作，從內(nèi)容重視起該項(xiàng)工作，規(guī)范自身的工作行為，提高檔案管理的質(zhì)量。

4.3.3 加大檔案宣傳教育力度

檔案管理人才隊伍建設(shè)，還應(yīng)加大相應(yīng)宣傳教育的力度，讓檔案管理宣教工作落實(shí)到位，可定期組織人員舉辦宣教會議，也可在醫(yī)院內(nèi)部設(shè)置檔案管理工作專題宣傳欄，也可以培訓(xùn)講座方式讓人員明白醫(yī)院檔案管理的重要意義，提高人員的檔案管理意識，也讓其他工作人員積極配合檔案管理專職人員，提高工作質(zhì)量及效率，切實(shí)保證檔案管理推動醫(yī)院健康發(fā)展。此外，還要鼓勵醫(yī)院檔案管理人員開拓創(chuàng)新精神，積極尋找最為科學(xué)合適的檔案管理手段，創(chuàng)新管理模式，提升當(dāng)下的管理效率。

5.結(jié)語

醫(yī)院檔案管理工作會影響到醫(yī)院日常經(jīng)營、科研進(jìn)行以及穩(wěn)定發(fā)展，因此，需提高對醫(yī)院檔案管理的重視程度，強(qiáng)化其規(guī)范化建設(shè)。由本文分析可知，醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)的新模式需著手于3 個方面，分別為逐步建設(shè)檔案管理的三級制度、強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人才隊伍建設(shè)。