探究如何加強(qiáng)高校國防科研項(xiàng)目的過程管理

蘭 坤

（北京交通大學(xué)，北京 100044）

0.引言

在國家相關(guān)政策的引領(lǐng)下，我國科技體制持續(xù)深化與改革，國家持續(xù)加大了科研投入力度，高校作為國防科研的生力軍，每年承擔(dān)的科研項(xiàng)目類型、數(shù)目不斷增多，并且對外表現(xiàn)出多學(xué)科聯(lián)合參與等特征，增加了科研項(xiàng)目管理工作的難度。在科研項(xiàng)目管理實(shí)踐中，組織申報是重要一環(huán)，高校在獲得資助后，為確保項(xiàng)目順利實(shí)施，按計(jì)劃保質(zhì)保量完成，在提升課題組技術(shù)水平的基礎(chǔ)上，也要加大項(xiàng)目實(shí)施的過程管理，這不僅是維持高校國防科研工作信譽(yù)度的重要舉措，也是提升學(xué)校創(chuàng)新能力的一個有效途徑。

1.高校國防科研項(xiàng)目管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前，高校國防科研管理活動多數(shù)是以本?？蒲许?xiàng)目管理系統(tǒng)為依托開展實(shí)施的，長期沿用著傳統(tǒng)科研項(xiàng)目管理規(guī)章體制，以致不管是國防科技工作者還是管理者，普遍將目光聚焦在科研項(xiàng)目立項(xiàng)、結(jié)題驗(yàn)收兩大環(huán)節(jié)上，而沒有從思想上認(rèn)識到加強(qiáng)項(xiàng)目過程細(xì)節(jié)性問題管理的必要性。

高校既有科研基礎(chǔ)能力決定了其開展的國防科研項(xiàng)目多聚集在預(yù)先研究、認(rèn)證及基礎(chǔ)類科研攻關(guān)等環(huán)節(jié)，很少產(chǎn)出實(shí)體產(chǎn)品。推行的GJB9001C-2017 質(zhì)量管理體系有針對性地借鑒及參照了軍用產(chǎn)品質(zhì)控體系設(shè)定的要求，以此為據(jù)嚴(yán)格推行了質(zhì)量管控及測評標(biāo)準(zhǔn)。以上這一點(diǎn)直接導(dǎo)致國防科研項(xiàng)目實(shí)踐中高校沒有充分了解產(chǎn)品及產(chǎn)品過程管理的內(nèi)涵，實(shí)際管理中沒有重視產(chǎn)品規(guī)劃設(shè)計(jì)、執(zhí)行過程及客戶主觀需求的溝通[1]。

參與國防科研項(xiàng)目的人員需在高校承擔(dān)一些授課及其他性質(zhì)科研任務(wù)，故而項(xiàng)目管理中經(jīng)常主觀上不重視過程管理，或者過程管理的執(zhí)行不到位、措施方法覆蓋不全面等。

2.加強(qiáng)高校國防科研項(xiàng)目過程管理的意義

2.1 減少與規(guī)避項(xiàng)目的“拖、漲、降”現(xiàn)象

加強(qiáng)項(xiàng)目的過程管理，能更加全面地了解項(xiàng)目及相關(guān)風(fēng)險，明確各執(zhí)行方案的優(yōu)劣，明確各種風(fēng)險因素給項(xiàng)目帶來的影響，進(jìn)而采用適宜的方法減少或分散風(fēng)險。能夠減少與規(guī)避部分高校國防科研項(xiàng)目隨意拖延進(jìn)度、上漲經(jīng)費(fèi)、降低性能等不良現(xiàn)象，輔助提升項(xiàng)目管理水平，更有效地完成項(xiàng)目任務(wù)，取得最理想的國防、社會經(jīng)濟(jì)效益。

2.2 增強(qiáng)項(xiàng)目的抗風(fēng)險能力

對國防項(xiàng)目進(jìn)行嚴(yán)格的過程管理，能夠有效地防控各項(xiàng)風(fēng)險因素，及時、穩(wěn)妥地處置風(fēng)險帶來的各種后果，把風(fēng)險造成的損失降到最低，進(jìn)而切實(shí)強(qiáng)化國防科研項(xiàng)目的抗風(fēng)險能力，力爭用最低的成本投入實(shí)現(xiàn)管理效益的最大化。

2.3 提升高校的國防科技創(chuàng)新能力

過程管理是一種科學(xué)管理舉措，能輔助提升科研項(xiàng)目的風(fēng)險管理控制水平，使高校國防科研項(xiàng)目創(chuàng)新的成功率得到更大的保障，在此基礎(chǔ)上產(chǎn)出更多的創(chuàng)新成果，有助于提升其在國防領(lǐng)域的科技綜合創(chuàng)新能力水平。

2.4 提升項(xiàng)目的決策水平

加大過程管理力度能更加深度、全面地開展研究活動，從宏觀層面上協(xié)助科研項(xiàng)目減少或解除各類技術(shù)性、經(jīng)濟(jì)性及決策失誤風(fēng)險等。一方面，引領(lǐng)科研項(xiàng)目逐漸實(shí)現(xiàn)決策的科學(xué)化、合理化；另一方面，使項(xiàng)目決策更在把控之中，進(jìn)而提升設(shè)計(jì)科研項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成率。

3.科研項(xiàng)目過程管理的措施方法

3.1 高校增加重視，推行逐級負(fù)責(zé)制，凸顯重點(diǎn)

加大國防科研項(xiàng)目的管理力度，科研項(xiàng)目執(zhí)行的順暢度、完成率才能得到更大保障，進(jìn)而輔助提升國防科研綜合質(zhì)量。高校應(yīng)積極摸清新的社會發(fā)展形勢，從思想上認(rèn)識到加強(qiáng)國防科研管理的必要性，給予一定重視。這種重視不能單純體現(xiàn)在項(xiàng)目申報量、經(jīng)費(fèi)投入等方面，更要格外重視過程性管理控制?？陀^上講，我國各地高校普遍存在著科研力量分散的特征，院、所（中心）、課題組通常是科研項(xiàng)目的主體，使高?？蒲兄鞴懿块T開展管理活動中遇到諸多困難。鑒于以上情況，國防科研項(xiàng)目的過程管理中應(yīng)充分發(fā)揮以學(xué)院、所（中心）等作為代表的基層單位的協(xié)調(diào)管理功能[2]。高校科研主管部門認(rèn)真履職，在宏觀層面上加大監(jiān)督指導(dǎo)力度，在業(yè)務(wù)實(shí)施過程中負(fù)主要責(zé)任，基層單元綜合分析自身承接國防科研項(xiàng)目的實(shí)際特征，編制相配套的項(xiàng)目過程性管理的實(shí)施計(jì)劃，并且主動幫助有關(guān)職能部門開展監(jiān)察活動，充分應(yīng)用本體具備的優(yōu)勢加大和科研項(xiàng)目參與人員之間的溝通力度，結(jié)合現(xiàn)實(shí)需求統(tǒng)籌部署人力、物力、財力及時間資源等，從多個維度進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的過程管理控制。

3.2 主動進(jìn)行階段性檢查活動，推行跟蹤管理辦法

項(xiàng)目立項(xiàng)后的執(zhí)行是影響科研項(xiàng)目整體運(yùn)作效率的關(guān)鍵一環(huán)，以上過程中定期進(jìn)行檢查評估也是需要落實(shí)的重要內(nèi)容之一。為此，管理部門應(yīng)把科研項(xiàng)目的任務(wù)書、合同書作為基礎(chǔ)依據(jù)，進(jìn)而圍繞項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度構(gòu)建起全程化的追蹤反饋與監(jiān)察機(jī)制，動態(tài)掌握項(xiàng)目的具體實(shí)施狀況，及時探查到其內(nèi)部潛在問題，摸索應(yīng)對措施方法，進(jìn)而從根本上保證項(xiàng)目能依照計(jì)劃順利實(shí)施。

建議高校管理部門每年年初編制詳細(xì)的檢查執(zhí)行計(jì)劃，把本年度需要進(jìn)行檢查的在研項(xiàng)目、具體檢查內(nèi)容及時間等逐一下發(fā)給有關(guān)院（所）及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。身為科研人員，要嚴(yán)格按照檢查計(jì)劃要求，提前合理部署好時間，在恰當(dāng)時機(jī)全面準(zhǔn)備好需要檢查的工作內(nèi)容，以防與日常科研工作在時間維度上形成“沖突”。具體檢查的內(nèi)容以項(xiàng)目進(jìn)展、經(jīng)費(fèi)應(yīng)用、參研人員隊(duì)伍、保密工作到位狀況等。科研經(jīng)費(fèi)應(yīng)用盡管在申報環(huán)節(jié)有具體詳細(xì)的預(yù)算說明，但在實(shí)際中，項(xiàng)目下達(dá)后部分參研人員并未嚴(yán)格依照預(yù)算要求應(yīng)用經(jīng)費(fèi)，很多承擔(dān)項(xiàng)目單位的審核因依據(jù)不充分，在人力、物力等因素制約下不能實(shí)時監(jiān)控經(jīng)費(fèi)實(shí)際運(yùn)用狀況，以致其使用的科學(xué)性、合理性很難得到保障，通常當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題時，已經(jīng)釀成了超預(yù)算開支或違背部分管理規(guī)定開支等嚴(yán)重后果。建議高校財務(wù)部盡早創(chuàng)建專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)辦公室，嚴(yán)審科研項(xiàng)目預(yù)算書內(nèi)容的合理性，并積極構(gòu)建科研經(jīng)費(fèi)應(yīng)用的整體計(jì)劃與年度計(jì)劃體制，運(yùn)用既有財務(wù)網(wǎng)絡(luò)實(shí)時監(jiān)控以確保經(jīng)費(fèi)按計(jì)劃使用，階段性地合理管控經(jīng)費(fèi)應(yīng)用情況，針對預(yù)算之外的開支隨時進(jìn)行嚴(yán)審及分析，進(jìn)一步使項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)實(shí)際應(yīng)用的科學(xué)性得到保障。

關(guān)于檢查形式，不能墨守成規(guī)，要具有一定靈活性，比如可以由科技管理部構(gòu)建的檢查小組定期組織走訪檢查活動、專家組成員現(xiàn)場聽取項(xiàng)目進(jìn)展匯報、項(xiàng)目組內(nèi)部自查、互查相結(jié)合等形式，并且主動結(jié)合科研項(xiàng)目管控、國防科技保密性檢查、軍工質(zhì)檢控制等諸多工作內(nèi)容，借此方式盡可能減少管理成本支出，減輕廣大高校教師的壓力[3]。針對實(shí)際檢查中探查到的突出及共性問題、高校、科研管理部門應(yīng)盡早和有關(guān)學(xué)院及職能部門加強(qiáng)商議溝通，及時落實(shí)相關(guān)整治措施，使國防科研項(xiàng)目順利實(shí)施過程有更堅(jiān)強(qiáng)的保障。

3.3 構(gòu)建信息溝通平臺，確保溝通的順暢性

身為科研管理人員要主動履行職責(zé)，要經(jīng)常與各院、所（中心）、項(xiàng)目課題組聯(lián)系，維持良好的關(guān)系，相互之間加強(qiáng)溝通，實(shí)時了解與掌握科研項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r，及時探查到其內(nèi)部潛在問題，綜合多方面因素分析問題成因，推行有效的處理辦法，排解掉各種障礙。在學(xué)校層面上，科研管理部要基于多種形式和各院、所（中心）等進(jìn)行交流，及時傳播國防科研發(fā)展動態(tài)、用戶群體需求、政策導(dǎo)向等內(nèi)容，借此方式協(xié)助參研人員實(shí)時了解當(dāng)前形勢，提倡創(chuàng)新發(fā)展，引領(lǐng)本院校國防科研朝著更專業(yè)化的方向發(fā)展。基層單位也要定時參與內(nèi)、外部交流活動，及時向相關(guān)部門反饋科研項(xiàng)目實(shí)施過程中遇到的問題，盡早探尋到處理辦法，針對項(xiàng)目實(shí)施中取得的重大突破與成績也要及時匯報給管理部門。

3.4 完善獎懲機(jī)制，確保科研項(xiàng)目能有序推進(jìn)

從客觀上講，科研項(xiàng)目的過程管理是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)化的工程，強(qiáng)勁有力的抓手是相關(guān)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的重要基礎(chǔ)。國防科研項(xiàng)目在具體實(shí)施過程中還涉及科技保密、軍工質(zhì)量等工作內(nèi)容，和其他類型的科研項(xiàng)目相比更具復(fù)雜性，在實(shí)際中執(zhí)行的作業(yè)量更大，設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)要求也更高。故而，應(yīng)盡早制訂出一套科學(xué)完整的獎懲機(jī)制，利用其對項(xiàng)目負(fù)責(zé)人起到良好的激勵、約束及規(guī)范作用，不僅能增強(qiáng)他們的責(zé)任心，還能調(diào)動參研人員落實(shí)本職工作的能動性。校方應(yīng)積極在政策、資金、基礎(chǔ)條件建設(shè)保障等方面給予科研項(xiàng)目強(qiáng)大的支持，大力推進(jìn)國防科技獎懲機(jī)制的改革創(chuàng)新過程，結(jié)合現(xiàn)狀有針對性地完善科技創(chuàng)新人才選聘、引進(jìn)、培養(yǎng)、使用及保障機(jī)制，鼓勵科研人員主動開展國防科技項(xiàng)目，形成合力，打造出開展國防科研工作的良好環(huán)境，這是相應(yīng)科研科技工作順利開展的重要基礎(chǔ)條件。在項(xiàng)目具體實(shí)施過程中，項(xiàng)目組經(jīng)常會遇到一些處理難度較高的交叉學(xué)科問題，針對以上這種情況，高校可以嘗試定期組織一些跨院系、跨學(xué)科的專業(yè)交流研討會，為相關(guān)參研人員構(gòu)建交流平臺，使他們之間相互交流、協(xié)作。提倡并支持教師參與國內(nèi)外學(xué)術(shù)研討會，拓展自身視線范圍，增加科研思維的活躍度。將科研項(xiàng)目作為樞紐，把學(xué)術(shù)帶頭人作為核心，凝聚高校參研人員的智慧與力量，為達(dá)成某個共同科研目標(biāo)而加強(qiáng)合作[4]。

科研管理部可以結(jié)合項(xiàng)目階段性檢查形成的結(jié)果編制出符合國防科研特征的考評體系，將項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的考評結(jié)果與其職稱評選、晉升及年終考核等相掛鉤，借此方式增強(qiáng)他們的責(zé)任心與使命感，進(jìn)而以更嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)的態(tài)度執(zhí)行項(xiàng)目任務(wù)。針對那些提前或高質(zhì)量落實(shí)科研項(xiàng)目任務(wù)的課題組，要及時在物質(zhì)與精神層面上給予嘉獎，樹立楷模，提升全體參研人員工作的能動性，比如獲得推薦申報新項(xiàng)目的優(yōu)先權(quán)、發(fā)放一些科技質(zhì)量津貼金、年尾考核加分等。針對由于參研人員自身因素導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)展效果欠佳的情況，科研管理部門應(yīng)按照既定標(biāo)準(zhǔn)責(zé)令其限期進(jìn)行整改，印刷整改通知單，并將其發(fā)送給項(xiàng)目課題組及參研人員當(dāng)前所處的基層單位，督導(dǎo)基層單位及時作出整改。對有意拖期或延期以后依然不能順利完成的科研項(xiàng)目，管理部門一定要應(yīng)用相關(guān)懲罰辦法，比如取消其申報下一年度同類型科研項(xiàng)目的資格、短期內(nèi)限制其申報新項(xiàng)目等。

3.5 項(xiàng)目實(shí)施階段加強(qiáng)動態(tài)管理，提升經(jīng)費(fèi)預(yù)算的執(zhí)行力

高校要充分應(yīng)用既有的技術(shù)方法，搭建適合國防科研項(xiàng)目的信息安全內(nèi)部系統(tǒng)，把項(xiàng)目合同、經(jīng)費(fèi)預(yù)算批復(fù)數(shù)、計(jì)劃書及研究進(jìn)程等逐一錄入系統(tǒng)內(nèi)，依照科研院、財務(wù)處、審計(jì)處等各自實(shí)際工作中應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任設(shè)定相應(yīng)權(quán)限，各方要及時把有關(guān)數(shù)據(jù)信息反饋至系統(tǒng)內(nèi)，便于相關(guān)部門及人員能動態(tài)查詢到科研項(xiàng)目信息，明確項(xiàng)目是否嚴(yán)格按照合同進(jìn)度計(jì)劃及預(yù)算實(shí)施。明確要求負(fù)責(zé)人把科研項(xiàng)目進(jìn)展中形成的信息完整地輸錄到信息安全內(nèi)部系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫內(nèi)，科研管理部門依照合同書設(shè)定的進(jìn)度要求及階段性指標(biāo)定時檢查項(xiàng)目進(jìn)展質(zhì)量，督導(dǎo)參研人員按期完整項(xiàng)目任務(wù)，實(shí)時了解項(xiàng)目的真實(shí)狀況，及時處理相關(guān)問題，確?？蒲许?xiàng)目能順利開展[5]。當(dāng)項(xiàng)目預(yù)算科目和財務(wù)核算科目一致時，財務(wù)部門就可以把各國防科研項(xiàng)目的科目預(yù)算數(shù)額輸入財務(wù)軟件內(nèi)，預(yù)算數(shù)額實(shí)質(zhì)上就是項(xiàng)目支出的最高限額，通常不準(zhǔn)許超支，如果要進(jìn)行調(diào)整，那么項(xiàng)目組要嚴(yán)格依照法定規(guī)程調(diào)整預(yù)算。通過建設(shè)科研共享信息系統(tǒng)能使國防參研人員與管理人員之間更有效地溝通，進(jìn)而更好地落實(shí)全新的科研經(jīng)費(fèi)管理理念。

3.6 提高科研管理隊(duì)伍建設(shè)水平，增強(qiáng)服務(wù)意識與管理能力

身為一名合格的科研管理人員，不僅要具備高尚的敬業(yè)奉獻(xiàn)精神、優(yōu)良的職業(yè)道德素養(yǎng)，也要有一定的組織協(xié)調(diào)、溝通及專業(yè)技術(shù)能力。國防科研項(xiàng)目不同于其他科研項(xiàng)目，故而對管理人員提出更高、更多的要求?？蒲泄芾砣藛T要持續(xù)為自己“充電”，自覺學(xué)習(xí)管理、法律、保密等有關(guān)專業(yè)知識，全面增強(qiáng)管理隊(duì)伍人員的服務(wù)意識與管理水平，進(jìn)而為高校國防科研項(xiàng)目有效推進(jìn)保駕護(hù)航。

4.結(jié)語

一定要認(rèn)識到加強(qiáng)國防科研項(xiàng)目過程管理的必要性，建立健全相配套的規(guī)章體制，為項(xiàng)目實(shí)施工程中提供有效的指導(dǎo)監(jiān)督、協(xié)調(diào)及服務(wù)，以促進(jìn)項(xiàng)目能盡早出成果，產(chǎn)出良好成果，進(jìn)而創(chuàng)造最理想的效益，增強(qiáng)高效的核心競爭力，全面提升其學(xué)科建設(shè)水平，為我國國防事業(yè)發(fā)展作出一定貢獻(xiàn)。