科研實(shí)物檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究

葉甜

摘要：該文通過文獻(xiàn)調(diào)研，結(jié)合相關(guān)科研院所實(shí)物檔案管理情況，分析了科研實(shí)物檔案的內(nèi)涵和特點(diǎn)、管理中存在的問題，提出應(yīng)加強(qiáng)科研實(shí)物的歸檔工作、制定突出科研特色的檔案管理規(guī)章制度和加大檔案資源開發(fā)利用力度等對(duì)策與建議，以期為科研實(shí)物檔案規(guī)范管理提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：科學(xué)研究 實(shí)物檔案 管理對(duì)策

隨著我國(guó)科教興國(guó)戰(zhàn)略的深入實(shí)施，國(guó)家科技事業(yè)迅猛發(fā)展，廣大科研院所在科研工作中積累了豐富的生物標(biāo)本、地質(zhì)標(biāo)本及樣品、研制樣機(jī)等實(shí)物。2020年9月11日，國(guó)家檔案局、中華人民共和國(guó)科學(xué)技術(shù)部令第15號(hào)《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》明確將“樣品、標(biāo)本等的實(shí)物”納入科研檔案歸檔范圍，[1]為科研活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的實(shí)物作為檔案管理指明了方向。

一、科研實(shí)物檔案的內(nèi)涵和特點(diǎn)

我國(guó)檔案學(xué)界對(duì)實(shí)物檔案關(guān)注已久，對(duì)實(shí)物檔案的研究經(jīng)歷了一個(gè)從爭(zhēng)議到認(rèn)可逐漸發(fā)展的過程。[2]相對(duì)于實(shí)物檔案的研究熱度，專門針對(duì)科研實(shí)物檔案的研究并不多，筆者在知網(wǎng)以“實(shí)物檔案”+“科研”為關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，未檢索到任何內(nèi)容；進(jìn)一步擴(kuò)大檢索范圍，以“實(shí)物檔案”+“科研”為主題詞進(jìn)行檢索，截至2023年5月29日，共檢索到期刊論文40篇。細(xì)析內(nèi)容，相關(guān)文獻(xiàn)研究涉及醫(yī)院檔案、高校檔案、土樣檔案、海洋實(shí)物檔案等內(nèi)容，對(duì)科研實(shí)物檔案的研究比較零散，缺乏整體論述。

（一）科研實(shí)物檔案的內(nèi)涵

關(guān)于實(shí)物檔案的概念沒有定論，王魁多提出歸檔實(shí)物和記載其屬性的文字材料一起構(gòu)成實(shí)物檔案。[3]霍振禮提出實(shí)物檔案有兩種，一是人類實(shí)踐活動(dòng)中取得的有價(jià)值的自然物；二是人們實(shí)踐活動(dòng)所創(chuàng)造的實(shí)物成果。[4]陳菲等人認(rèn)為生物類實(shí)物檔案是人們?cè)谏a(chǎn)活動(dòng)和科研工作中形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的以生物制品為載體的歷史記錄。[5]袁澤軼等人提出海洋實(shí)物檔案包括海洋生物樣本、海洋地質(zhì)樣本、海洋科學(xué)儀器等。[6]張蕾提出實(shí)物地質(zhì)檔案包括區(qū)域地質(zhì)調(diào)查、礦產(chǎn)勘查、海洋地質(zhì)等七大類地質(zhì)工作產(chǎn)生的巖心、標(biāo)本、光薄片、副樣等實(shí)物地質(zhì)資料。[7]黃霄羽等人認(rèn)為企業(yè)實(shí)物檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中直接形成的實(shí)物形態(tài)的歷史記錄。[8]

綜上所述，本文認(rèn)為科研實(shí)物檔案是在科研活動(dòng)中直接形成的，對(duì)學(xué)術(shù)研究和科研管理具有保存價(jià)值的，以特定物質(zhì)實(shí)體為載體的歷史記錄。科研實(shí)物檔案可以分為以下兩類：一是科研活動(dòng)中取得的有價(jià)值的自然物，包括動(dòng)植物標(biāo)本，巖心、泥樣、土樣、礦石等地質(zhì)樣品，冰心、水樣等生態(tài)環(huán)境樣品；二是在科研實(shí)踐活動(dòng)中所創(chuàng)造的實(shí)物成果，包括實(shí)驗(yàn)室研發(fā)的藥品、石化產(chǎn)品、芯片等樣品，研制成功但尚未正式投產(chǎn)的樣機(jī)、模型等。

（二）科研實(shí)物檔案的特點(diǎn)

1.科學(xué)性。與文書檔案中涉及的印章、字畫等實(shí)物檔案相比，科學(xué)屬性是科研實(shí)物檔案獨(dú)特的屬性?？蒲谢顒?dòng)中形成的實(shí)物檔案原始而真實(shí)地記錄了當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)氐纳?、地質(zhì)、化學(xué)、物理等要素，是開展科學(xué)研究的重要載體。我國(guó)著名的地層古生物學(xué)家、中國(guó)科學(xué)院院士顧知微先生就談到地層研究中采集、整理、歸檔了數(shù)以萬計(jì)的化石標(biāo)本，要提出一個(gè)觀點(diǎn)，先得用化石標(biāo)本說話。[9]英國(guó)洛桑試驗(yàn)站積累了170多年的長(zhǎng)期觀測(cè)數(shù)據(jù)和樣品，為農(nóng)學(xué)、土壤學(xué)、植物營(yíng)養(yǎng)學(xué)、生態(tài)學(xué)和環(huán)境科學(xué)的發(fā)展做出了重要貢獻(xiàn)。[10]

2.多樣性?？茖W(xué)研究的廣泛性和復(fù)雜性使其形成的實(shí)物檔案具有內(nèi)容豐富、類型多樣的特點(diǎn)。例如，數(shù)學(xué)、物理、化學(xué)、生命科學(xué)和醫(yī)學(xué)、地學(xué)、信息技術(shù)科學(xué)等不同學(xué)科領(lǐng)域的科研活動(dòng)均會(huì)形成實(shí)物檔案。每個(gè)領(lǐng)域的實(shí)物檔案都有不同的分類和管理要求，如化石標(biāo)本，包括模式標(biāo)本、原地標(biāo)本、正模標(biāo)本、副模標(biāo)本、獨(dú)模標(biāo)本等。[11]

3.保管特殊性?？蒲谢顒?dòng)中形成的樣本、標(biāo)本、樣機(jī)等實(shí)物，是在特定科研環(huán)境下產(chǎn)生的，隨著時(shí)間、空間的變化，不可能再次產(chǎn)生完全一樣的實(shí)物，屬于“孤品”，需要妥善保管。一方面，科研實(shí)物檔案的大小、規(guī)格、載體多樣，需要專門的實(shí)物裝具，使得科研實(shí)物檔案保管裝具具有一定的特殊性。另一方面，針對(duì)不同類型的樣品，需要有不同的處理及保管方式，[12]使得科研實(shí)物檔案保管環(huán)境具有一定的特殊性。

4.宣傳性?？蒲袑?shí)物檔案因其生動(dòng)、形象、真實(shí)的表征，在普及科學(xué)知識(shí)、弘揚(yáng)科學(xué)家精神等檔案宣傳方面具有顯著成效。如2022年全國(guó)科技周“中科院重大科技成就展”中，500米口徑球面射電望遠(yuǎn)鏡（FAST）、“悟空”“墨子”“慧眼”等形態(tài)各異的科研設(shè)施模型，直觀反映了我國(guó)科學(xué)研究的重大突破。而一些生物標(biāo)本尤其是滅絕物種的生物標(biāo)本是重要的、直觀認(rèn)識(shí)這些物種的寶貴資源，其宣傳功能遠(yuǎn)大于一般的文字材料。

二、科研實(shí)物檔案管理中存在的問題

（一）科研實(shí)物歸檔困難

首先，科研活動(dòng)中形成的標(biāo)本、樣品等分屬于不同的管理主體，檔案主管部門、科研管理部門、課題組等在這些科研實(shí)物檔案的所有權(quán)、使用權(quán)、管理權(quán)等方面的相關(guān)權(quán)益尚不明晰，造成科研實(shí)物歸檔工作難以正常開展。其次，科研實(shí)物沒有與其所屬的科研項(xiàng)目同步歸檔，一些科研機(jī)構(gòu)在下達(dá)科研課題歸檔任務(wù)時(shí)往往只列出了紙質(zhì)、電子等載體類型文件材料的歸檔要求，忽略了科研實(shí)物的同步歸檔，造成部分科研實(shí)物被分散保存在科研人員個(gè)人手中，沒有被及時(shí)收集、整理。

（二）科研實(shí)物檔案管理制度規(guī)范不健全

長(zhǎng)期以來，科研實(shí)物檔案管理一直處于摸索階段，管理制度相對(duì)落后。首先，科研實(shí)物檔案管理缺乏頂層設(shè)計(jì)，目前尚未針對(duì)科研實(shí)物檔案的特殊性、復(fù)雜性，制定專門的檔案管理制度，缺少科研實(shí)物檔案管理職責(zé)體系、歸檔內(nèi)容與方式、長(zhǎng)期保存、開發(fā)利用方式和安全管理等方面的具體規(guī)定和要求。其次，具體到各類科研實(shí)物檔案，缺乏切實(shí)可行的整理規(guī)范，如科研實(shí)物檔案如何分類，既能反映實(shí)物檔案類別，又能和其有關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)檔案、電子檔案等保持分類原則統(tǒng)一；科研實(shí)物檔案如何著錄，才能做到有效揭示科研實(shí)物檔案的內(nèi)容及其背景信息，尤其是與科研過程文件材料、科研成果文件材料等建立關(guān)聯(lián)；科研實(shí)物檔案的裝具要求如何制定，以滿足特殊的檔案保管需求。

（三）科研實(shí)物檔案開發(fā)利用不充分

目前，科研實(shí)物檔案的開發(fā)利用主要以標(biāo)本、模型展陳為主。以筆者所在單位為例，中科院西北生態(tài)環(huán)境資源研究院對(duì)所屬野外臺(tái)站的部分土樣標(biāo)本進(jìn)行了展示。中科院動(dòng)物研究所建立了國(guó)家動(dòng)物博物館，由動(dòng)物標(biāo)本館和標(biāo)本展示館兩部分組成，發(fā)揮了很好的科普作用。但這些標(biāo)本、樣本歸檔管理以后，如何繼續(xù)發(fā)揮其科研價(jià)值，仍有待探索。再加上生物標(biāo)本、地質(zhì)樣品等實(shí)物檔案保管有特殊要求，要保持干燥、通風(fēng)，保持相應(yīng)的濕度和溫度，并注重防塵、防潮、防光照、防鼠害等，這也為其開發(fā)利用帶來了挑戰(zhàn)。

三、科研實(shí)物檔案管理的對(duì)策與建議

（一）加強(qiáng)科研實(shí)物的歸檔工作

針對(duì)科研實(shí)物檔案管理涉及的不同主體，應(yīng)根據(jù)各單位檔案工作管理體系和科研標(biāo)本、樣品等實(shí)物管理實(shí)際情況，建立從上到下、全面覆蓋的科研實(shí)物檔案責(zé)任體系和工作網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)科研實(shí)物檔案的歸檔工作。首先，科研管理部門應(yīng)明確科研活動(dòng)中形成的標(biāo)本、樣品等實(shí)物歸檔責(zé)任人和歸檔要求。其次，檔案主管部門應(yīng)對(duì)科研實(shí)物的歸檔工作做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)和質(zhì)量審核工作。最后，課題組層面應(yīng)加強(qiáng)科研實(shí)物檔案的同步收集，通過將科研實(shí)物歸檔要求納入課題任務(wù)書、外協(xié)合同，設(shè)立兼職檔案人員負(fù)責(zé)實(shí)物檔案收集、整理工作等舉措，做好相關(guān)科研實(shí)物歸檔工作。

（二）制定突出科研特色的科研實(shí)物檔案管理制度規(guī)范

根據(jù)科研實(shí)物檔案服務(wù)科研工作的特點(diǎn)和科研檔案管理相關(guān)規(guī)范，應(yīng)建立健全科研實(shí)物檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，為科研實(shí)物檔案規(guī)范管理和有效利用提供制度保障。在制（修）訂制度時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)梳理以下內(nèi)容。

1.編制歸檔范圍，構(gòu)建科研實(shí)物檔案資源體系。雖然“樣品、標(biāo)本等的實(shí)物”納入科研檔案收集范圍已成為共識(shí)，但科研活動(dòng)中形成的標(biāo)本、樣品、樣機(jī)等實(shí)物種類繁多，到底哪類實(shí)物需要?dú)w檔，在每類中哪些階段形成的實(shí)物需要?dú)w檔，都有待商榷和界定。以新藥研究為例，可以首先根據(jù)科研范疇和內(nèi)容梳理需要?dú)w檔的實(shí)物類別，如新藥研究過程中涉及的動(dòng)植物標(biāo)本、病理標(biāo)本、新藥樣品等。其次明確將能夠反映科研里程碑節(jié)點(diǎn)、支撐科研成果的實(shí)物列入歸檔范圍，如中成藥研究過程中會(huì)采集大量植物標(biāo)本，將全部的植物標(biāo)本歸檔在實(shí)際工作中很難執(zhí)行，但支撐科研發(fā)現(xiàn)的重要植物標(biāo)本需要完成歸檔。

2.合理劃定保管期限，明確科研實(shí)物檔案安全管理要求?？蒲谢顒?dòng)中形成的樣品、標(biāo)本、樣機(jī)等實(shí)物檔案在劃定保管期限時(shí)，首先，應(yīng)從屬于其所屬科學(xué)項(xiàng)目檔案的保管期限，如重大科技項(xiàng)目檔案保管期限一般為永久，[13]在重大科技項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的實(shí)物檔案保管期限也應(yīng)定為永久。其次，樣品、標(biāo)本、樣機(jī)等實(shí)物因其研究目的、價(jià)值和保管要求等不同，具有不同的生命周期，在作為檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)根據(jù)具體情況合理劃定保管期限。最后，應(yīng)加強(qiáng)研究，聽取科研人員的意見建議，制定適合不同科研實(shí)物檔案的保管要求。

3.明確檔案歸屬和流向?？蒲袑?shí)物檔案應(yīng)按照“集中統(tǒng)一管理”的原則進(jìn)行管理和保存，但因?qū)嵨餀n案保管的特殊要求、檔案庫(kù)房的保管保存條件和檔案人員的專業(yè)知識(shí)背景等因素，很難全部被收入檔案庫(kù)房，做到真正的“集中統(tǒng)一管理”。因此，可以采用“目錄集中、實(shí)體分散”的保管模式，即檔案管理部門保存全套科研實(shí)物檔案目錄，做好登記造冊(cè)，而對(duì)于檔案實(shí)體則根據(jù)保管需求和保管條件，分散保存在相應(yīng)的標(biāo)本館、陳列館、檔案庫(kù)房和課題組等。

（三）加大科研實(shí)物檔案資源開發(fā)利用力度

科研實(shí)物檔案特色鮮明，檔案管理部門應(yīng)深入分析科研實(shí)物檔案的資源特點(diǎn)和科研人員的利用需求，積極推進(jìn)科研實(shí)物檔案信息化工作，通過建立科研實(shí)物檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)，探索科研實(shí)物檔案與科研檔案數(shù)字資源融合路徑，為推廣科研實(shí)物檔案知識(shí)服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

1.建立科研實(shí)物檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)。通過對(duì)科研實(shí)物檔案進(jìn)行數(shù)字化，[14]包括實(shí)體圖像化、采樣、分析現(xiàn)場(chǎng)影像化以及實(shí)物描述和分析信息的結(jié)構(gòu)化等，使科研樣品、標(biāo)本、樣機(jī)等從實(shí)物變?yōu)榘喾N信息和展現(xiàn)形式的信息復(fù)合體。同時(shí)，逐步將科研實(shí)物檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)納入單位科技檔案資源體系，實(shí)現(xiàn)一站式管理和服務(wù)。

2.探索科研實(shí)物檔案知識(shí)服務(wù)。通過開展多源異構(gòu)科研實(shí)物檔案數(shù)字資源融合路徑研究，梳理科研實(shí)物檔案數(shù)字資源特點(diǎn)并分析、總結(jié)相關(guān)知識(shí)服務(wù)需求，如圍繞實(shí)物檔案形成時(shí)間、采樣環(huán)境、所屬科研項(xiàng)目、科研成果、科研人員等要素，建立科研實(shí)物檔案知識(shí)圖譜，為科研實(shí)物檔案支撐科技決策、服務(wù)科技創(chuàng)新等滿足知識(shí)服務(wù)需求方面奠定基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

科研實(shí)物檔案為科研工作提供了寶貴的第一手資料，對(duì)科學(xué)研究活動(dòng)具有獨(dú)特的支撐作用。科研機(jī)構(gòu)應(yīng)重視和加強(qiáng)對(duì)科研實(shí)物檔案的管理，利用信息化手段提高管理成效。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)科研實(shí)物檔案的特點(diǎn)，主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)技能，做好科研實(shí)物檔案管理和開發(fā)利用工作，為科技創(chuàng)新發(fā)展貢獻(xiàn)應(yīng)有的力量。

*本文系中國(guó)科學(xué)院檔案館專項(xiàng)課題“中國(guó)科學(xué)院檔案管理機(jī)制與檔案資源建設(shè)研究——以資環(huán)領(lǐng)域野外臺(tái)站為例”（課題編號(hào)：2020-B01-02（Z））研究成果之一。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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作者單位：中國(guó)科學(xué)院檔案館