新能源項目檔案管理優(yōu)化研究：特點、困境及實施路徑

陳慧 焦揚

摘要：在能源生產(chǎn)與消費革命推動下，新能源項目建設(shè)不斷發(fā)展。新能源項目檔案作為新能源產(chǎn)業(yè)發(fā)展的一手資料，全面記錄了工程項目前期規(guī)劃、中期建設(shè)至后期落地與維護的全過程。該文在分析新能源項目檔案特點的基礎(chǔ)上，對新能源項目檔案管理中存在的問題進行探討，并基于全過程管控思維從事先指導(dǎo)、事中監(jiān)督和事后核驗的角度對其管理進行分析，以期提升新能源項目檔案的管理效益，助力新能源工程項目的全生命周期管控和業(yè)務(wù)流程協(xié)同建設(shè)，從而實現(xiàn)我國的“雙碳”戰(zhàn)略目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：新能源項目檔案 全過程管控 “雙碳”戰(zhàn)略目標(biāo)

近年來，在國家政策的大力支持下，我國新能源項目建設(shè)規(guī)模不斷壯大，其管理過程中形成的檔案數(shù)量也在不斷增加。新能源項目檔案真實、完整地記錄了新能源項目建設(shè)的各項活動，是反映項目建設(shè)全過程唯一的依據(jù)性技術(shù)成果，[1]對新能源項目建設(shè)的后期維護和檢修、驗收和評優(yōu)等具有重要作用。新能源項目檔案全過程管控，是在文件全生命周期的基礎(chǔ)上，全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排檔案工作，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)實時歸檔和檔案工作同步監(jiān)督。然而，很多新能源企業(yè)在工程項目檔案管理方面尚未形成責(zé)任清晰的全過程管控機制。依據(jù)新《檔案法》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中強調(diào)的主體責(zé)任制和工作監(jiān)督機制，結(jié)合新能源項目檔案的突出特點和管理現(xiàn)狀，本文從事先指導(dǎo)、事中監(jiān)督和事后核驗的全過程管控角度出發(fā)，對新能源項目檔案管理優(yōu)化展開研究，以促進新能源項目檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級，為新能源項目建設(shè)積極穩(wěn)妥、健康有序發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

一、新能源項目檔案的特點

新能源項目檔案與一般大型建設(shè)項目檔案類似，具有建設(shè)工程項目檔案的普遍特征，包括成套性、復(fù)雜性、專業(yè)性及多樣性等，但同時又具有其自身的特點。

（一）重視對專項審批文件的收集

隨著國家對規(guī)范化用地的重視程度加大，許多工程建設(shè)的用地審批等需要提供政府各級相關(guān)部門出具的專項文件。與傳統(tǒng)建設(shè)項目相比，以“碳中和”“碳達峰”規(guī)劃為目標(biāo)的新能源項目建設(shè)，則更加注重不同流程的專項審批文件的獲取和收集，如海上風(fēng)電、海上光伏等新能源工程需要征求國家海洋主管部門的專項審查意見。

（二）重視對環(huán)境保護評估文件的收集

不同于傳統(tǒng)能源工程遠(yuǎn)離人群密集區(qū)的原則，由于新能源項目建設(shè)具有不占壓土地、不改變地表形態(tài)的用地特點，[2]部分新能源建設(shè)項目可以隱匿于居民的生活區(qū)，如屋頂光伏發(fā)電、家庭沼氣能源利用等。因此，新能源項目檔案對地質(zhì)災(zāi)害危險性評估、環(huán)境影響評估、職業(yè)病危害評估以及社會穩(wěn)定風(fēng)險性評估等相關(guān)的項目評估報告和審查意見尤為重視，需要做到應(yīng)收盡收。

（三）重視檔案業(yè)務(wù)的數(shù)字化、智能化

結(jié)合新能源領(lǐng)域提出的“分布式能源系統(tǒng)”“源網(wǎng)荷儲”等戰(zhàn)略需求，新能源項目的生產(chǎn)運營數(shù)據(jù)需通過綜合智慧能源平臺和集控運營中心等數(shù)字化平臺實現(xiàn)實時收集和數(shù)據(jù)集成。因此，新能源項目對檔案資源數(shù)字化建設(shè)極為重視，要求檔案數(shù)據(jù)收集及時、準(zhǔn)確，這就大力推動了新能源檔案業(yè)務(wù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，促進了新能源檔案實體保管模式向信息管理模式的轉(zhuǎn)變。[3]

二、新能源項目檔案管理的現(xiàn)實困境

（一）來源主體復(fù)雜，責(zé)任界定困難

新能源項目建設(shè)涉及參建單位眾多，業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的工程檔案類型豐富繁多，如設(shè)計單位產(chǎn)生設(shè)計圖紙、施工單位產(chǎn)生施工文件、監(jiān)理單位產(chǎn)生竣工驗收材料等，且較易出現(xiàn)責(zé)任交叉與分工不明等情況。

不同于傳統(tǒng)能源項目企業(yè)擁有一個獨立法人的組織架構(gòu)，一些新能源項目企業(yè)為適應(yīng)政府行政區(qū)域和管理職權(quán)的劃分，采用“一套班子，幾塊牌子”的組織結(jié)構(gòu)，[4]存在若干法人、多種管理模式的特色。同時，各省、市、縣、鄉(xiāng)對文件資料的要求不一，如政府的房屋產(chǎn)權(quán)代付協(xié)議模板不一致等，使得參建單位提供的文件資料模板無法統(tǒng)一。此外，一些新能源項目建設(shè)中“重建設(shè)、輕檔案”的思想存在，導(dǎo)致很難將歸檔責(zé)任落實到個人，使得職責(zé)范圍和崗位責(zé)任界定困難。

（二）管理規(guī)范亟待完善，標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)受制約

新能源項目是國家大力扶持的新興領(lǐng)域，產(chǎn)業(yè)發(fā)展歷史較短，在標(biāo)準(zhǔn)研制、制度建設(shè)等方面相對滯后，檔案的分類收集、統(tǒng)一規(guī)范問題尤為突出。

在管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)上，新能源項目檔案的特點使其無法完全依照傳統(tǒng)能源建設(shè)項目檔案管理規(guī)范和歸檔范圍標(biāo)準(zhǔn)開展工作。目前，國家能源局已經(jīng)頒發(fā)了關(guān)于風(fēng)能和光伏的文件歸檔與整理規(guī)范?！讹L(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》雖然對風(fēng)力發(fā)電企業(yè)檔案進行了三級類目劃分，[5]但是并未細(xì)分陸上風(fēng)電和海上風(fēng)電兩種不同發(fā)電體系的歸檔范圍和分類方案?！豆夥l(fā)電建設(shè)項目文件歸檔與檔案整理規(guī)范》基本明確了光伏發(fā)電項目中各單位的檔案管理職責(zé)，[6]但新興信息技術(shù)的引入和光伏產(chǎn)業(yè)政策的變化，影響了光伏項目檔案的收集范圍和保管期限，應(yīng)考慮在條件允許的情況下對其規(guī)范進行更新修訂。氫能、生物質(zhì)能、地?zé)崮艿绕渌愋托履茉错椖康捻椖拷ㄔO(shè)仍處于探索階段，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化制定則更加滯后。

（三）時代要求劇增，復(fù)合型人才匱乏

首先，新能源項目檔案具有自身的特點，這要求檔案人員既要具備扎實的檔案基礎(chǔ)知識，還要掌握新能源項目建設(shè)的專有知識。而在實踐工作中，很少有專業(yè)的工程人員愿意從事檔案管理工作，而具有檔案專業(yè)知識的人員又很少能夠深入基層了解工程建設(shè)細(xì)節(jié)，復(fù)合型人才缺乏。

其次，新能源產(chǎn)業(yè)的政策動向?qū)崟r變化，要求檔案人員能夠洞察部分項目文件資料的未來價值，并適時地更新歸檔范圍，以保障企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。但在實踐工作中，檔案人員往往疲于日常檔案工作，缺乏把握能源政策變化的敏感性，僅是遵從企業(yè)的原有管理規(guī)范，無法提前規(guī)劃能源項目檔案管理。

最后，新能源項目作為電力行業(yè)發(fā)展的新方向，尚處于探索先進管理模式、運用新興技術(shù)的階段，[7]其集控運營中心、智慧工地等數(shù)字化平臺的建設(shè)，為檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型提供了有利條件。但很少有檔案人員能夠積極面對信息技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)，主動打通檔案數(shù)據(jù)和其他業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間的壁壘，技術(shù)應(yīng)用型人才缺乏。

三、新能源項目檔案管理的優(yōu)化建議

為應(yīng)對新能源項目檔案管理中出現(xiàn)的困境，本文以規(guī)范化的全過程管控作為優(yōu)化新能源項目檔案工作的突破口，通過事前指導(dǎo)、事中監(jiān)管與事后核驗，實現(xiàn)新能源項目檔案的全過程控制。

（一）事前指導(dǎo)，突破檔案收集困境

1.規(guī)范文件管理流程，實施關(guān)鍵節(jié)點控制。規(guī)范化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的項目文件管理是開展項目檔案工作的基礎(chǔ)，為確保新能源項目檔案完整、齊全，檔案部門可以制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確各類檔案的檔號編制、過程控制以及竣工移交等。[8]為確保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)落地實施，檔案部門可以將操作性較強的規(guī)章指南下發(fā)給各參建單位，并履行監(jiān)督職責(zé)使各參建單位予以落實。同時，還應(yīng)實施關(guān)鍵節(jié)點控制，對項目檔案進行全過程規(guī)劃，把控關(guān)鍵節(jié)點，從流程上保障新能源項目檔案在流轉(zhuǎn)過程中的完整性。

2.調(diào)動全員充分參與，實現(xiàn)多元協(xié)同治理。為提高檔案收集效率和質(zhì)量，檔案部門可以將文件管理流程嵌入業(yè)務(wù)流程中，調(diào)動全員參與的積極性，加強檔案部門與業(yè)務(wù)部門間的互動，樹立多元主體協(xié)同共治理念，構(gòu)建檔案治理創(chuàng)新機制。在項目建設(shè)前期，檔案部門應(yīng)召集各參建主體，就新能源項目檔案管控中的各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)征求意見，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢和經(jīng)驗。此外，還應(yīng)建立主體責(zé)任制，明確各方工作職責(zé)，落實新能源項目檔案的形成、收集、整理和移交工作，實現(xiàn)多元協(xié)同治理。

3.打造復(fù)合型人才隊伍，保障檔案數(shù)智轉(zhuǎn)型。新能源領(lǐng)域提出的“分布式能源系統(tǒng)”等戰(zhàn)略需求，推動著綜合智慧能源、集控運營中心與檔案系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)集中和檔案業(yè)務(wù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，對檔案人員數(shù)字素養(yǎng)的要求也相應(yīng)提高。為此，有必要對檔案人員進行專業(yè)培訓(xùn)。一方面，統(tǒng)籌規(guī)劃各級各類檔案人才培養(yǎng)計劃，引導(dǎo)專兼職檔案人才參與專業(yè)知識培訓(xùn)、在崗實踐及業(yè)務(wù)進修，全面提高綜合素質(zhì)。另一方面，完善人才引進機制，提升檔案人員信息技術(shù)應(yīng)用水平，形成數(shù)字素養(yǎng)與檔案管理能力兼具的復(fù)合型檔案人才隊伍，為檔案數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型提供人才保障。

（二）事中監(jiān)督，提升檔案整理質(zhì)效

1.完善規(guī)范體系，強化責(zé)任分工。新能源項目檔案來源主體復(fù)雜，檔案工作較易出現(xiàn)責(zé)任交叉與分工不明等情況。在新能源項目檔案工作中，應(yīng)明確責(zé)任主體，公布權(quán)責(zé)清單，落實主體責(zé)任制，賦予相關(guān)主體部門應(yīng)有的責(zé)權(quán)，避免出現(xiàn)歸檔主體不明確、責(zé)任劃分不清晰等問題。由于我國針對新能源項目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范僅有《風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》《風(fēng)電場工程檔案驗收規(guī)程》《光伏發(fā)電建設(shè)項目文件歸檔與檔案整理規(guī)范》等，所以對于新能源項目材料歸檔類目全面性不足的問題，可在已有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，根據(jù)各類新能源項目建設(shè)的特點，細(xì)化檔案分類方案，為后期新能源項目檔案標(biāo)準(zhǔn)化推進提供可參考的案例和分類歸檔依據(jù)。

2.加強過程監(jiān)督，實行定期檢查。實施過程監(jiān)管，是保障新能源項目材料歸檔質(zhì)量的有效措施。首先，堅持“統(tǒng)一管理”原則。新能源項目各參建單位統(tǒng)一接受公司檔案部門的監(jiān)督、檢查與業(yè)務(wù)指導(dǎo)，構(gòu)建界面清晰、管控有力的檔案工作新局面，同步推進檔案管理與項目建設(shè)工作。其次，采取“兩條腿”走路方法。[9]一方面，各參建單位檔案人員應(yīng)緊跟工程進度，依節(jié)點管理檔案，變“被動接受”為“主動出擊”；定期召開檔案工作例會，集中解決檔案工作中發(fā)現(xiàn)的共性或個性問題，并根據(jù)現(xiàn)場施工狀況定期對施工單位進行檢查，跟蹤與統(tǒng)計檔案文件。[10]另一方面，將檔案工作納入工程建設(shè)過程，同等重視檔案工作效果與工程建設(shè)質(zhì)量。通過建立文檔保證金及考核制度，將檔案工作質(zhì)量與建設(shè)單位經(jīng)濟責(zé)任掛鉤，對未能按要求完成竣工文件編制和整理工作的建設(shè)單位，可以扣留一定的工程質(zhì)量保證金，待文檔整改合規(guī)后再予支付。

（三）事后核驗，把控檔案移交質(zhì)量

檔案驗收是新能源項目竣工驗收前的最后一個環(huán)節(jié)，檔案驗收質(zhì)量和結(jié)果直接影響著整個工程竣工驗收的最終效果，[11]需由工程人員和檔案人員共同組建檔案專項驗收小組，由驗收單位的人員擔(dān)任組長統(tǒng)籌整個檔案驗收工作。新能源項目檔案的移交驗收審查包括技術(shù)審查與檔案審核。技術(shù)審查由監(jiān)理、建設(shè)及各有關(guān)單位的專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)，側(cè)重于審查竣工檔案的有效性、完整性、準(zhǔn)確性及系統(tǒng)性。檔案審核則由建設(shè)、監(jiān)理及各有關(guān)單位的檔案管理人員負(fù)責(zé)，側(cè)重于對竣工檔案進行系統(tǒng)整理，對歸檔文件的質(zhì)量與有效性進行審查。

新能源項目檔案與傳統(tǒng)工程項目檔案的驗收流程大致相同，需要在規(guī)定時間向有關(guān)部門移交符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案，但由于新能源項目建設(shè)的質(zhì)量控制和檔案本身的特點，其移交歸檔流程與傳統(tǒng)工程檔案也存在一定差別。如《光伏發(fā)電建設(shè)項目文件歸檔與檔案整理規(guī)范》要求，項目建設(shè)過程中形成的文件，應(yīng)在合同工程完工驗收后一個月內(nèi)，由施工單位收集和整理、監(jiān)理單位審查、建設(shè)單位驗收合格后移交歸檔。與傳統(tǒng)工程項目檔案在工程竣工后三個月內(nèi)移交檔案的規(guī)定不同，新能源項目檔案對歸檔移交時間的要求更加嚴(yán)格，且格外關(guān)注環(huán)境檢測類檔案的質(zhì)量保障。此外，大量運用現(xiàn)代新技術(shù)、新發(fā)明是新能源項目的重要特征之一，所以在項目驗收時，還應(yīng)重點對難度大、技術(shù)性強、技藝新的創(chuàng)新工程和隱蔽工程進行審核驗收。

四、結(jié)語

新能源項目檔案作為能源領(lǐng)域企業(yè)發(fā)展的一手資料，是在全球能源戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型與國家節(jié)能減排號召下，開展新能源項目的重要記錄材料。本文結(jié)合新能源項目檔案的特點和管理現(xiàn)實問題，從事前指導(dǎo)、事中監(jiān)督和事后核驗的全過程管控角度，提出針對性的優(yōu)化對策，助力新能源工程項目的全生命周期管控及業(yè)務(wù)流程協(xié)同建設(shè)。然而，為了保障新能源項目檔案的持續(xù)優(yōu)化發(fā)展，還需要從國家層面出發(fā)，制定配套的頂層管理方針與專項政策，具體落實各類新能源項目檔案管理工作，推動新能源項目檔案工作轉(zhuǎn)型升級，助力國家實現(xiàn)“雙碳”戰(zhàn)略目標(biāo)。

*本文系國家檔案局科技項目“智慧能源建設(shè)背景下新能源工程項目檔案數(shù)據(jù)治理模式及應(yīng)用效力研究”（項目編號：2022-R-031）研究成果之一。

注釋及參考文獻：

[1]黃文鋒.電力工程檔案管理操作實務(wù)[M].北京：中國水利水電出版社，2011.

[2]韓杰.未利用地開發(fā)為新能源產(chǎn)業(yè)拓展新空間——以寧夏、青海和陜西為例[J].中國土地，2016（5）：44-45.

[3]陳慧，南夢潔，劉箐.“十四五”規(guī)劃下的新能源項目檔案管理探索[J].中國檔案，2022（4）：62-63.

[4]楊素珍.風(fēng)電企業(yè)檔案分類方案[J].蘭臺內(nèi)外，2020（2）：44-46.

[5]國家能源局.風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范：NB/T 31021—2012 [S].北京，2012.

[6]國家能源局.光伏發(fā)電建設(shè)項目文件歸檔與檔案整理規(guī)范：NB/T 32037—2017 [S].北京，2017.

[7]陳慧，南夢潔，王曉曉，等.“互聯(lián)網(wǎng)+”工程項目檔案管理探析：特征、機遇與挑戰(zhàn)[J].北京檔案，2020（4）：9-13.

[8]陳暉，劉茜，陳慧，等.基于全過程控制的電網(wǎng)工程檔案管理及應(yīng)用研究——以昆柳龍直流工程建設(shè)項目為例[J].蘭臺世界，2021（6）：48-51.

[9]常建斌.通過工程檔案工作全過程管理方法確保工程檔案的齊全完整準(zhǔn)確[J].黑龍江史志，2013（21）：111.

[10]王紅娟.火電EPC項目文檔全過程控制研究[J].檔案學(xué)通訊，2015（1）：100-104.

[11]蔣明.企業(yè)建設(shè)工程檔案驗收全過程管理實踐綜述[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2018，15（19）：166-168.

作者單位：1.華中師范大學(xué)信息管理學(xué)院2.中國神華能源股份有限公司