數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下檔案數(shù)據(jù)治理能力的演進與展望

楊智勇 桑夢瑤

摘 要：數(shù)字化轉(zhuǎn)型為檔案數(shù)據(jù)治理提出了新的要求和方向，促進了檔案數(shù)據(jù)治理能力的提升，使其不斷適應(yīng)數(shù)字社會的發(fā)展和變革。文章圍繞檔案數(shù)據(jù)治理能力構(gòu)成的四個方面：治理主體的協(xié)同能力、治理客體的數(shù)據(jù)能力、治理手段的技術(shù)能力、治理過程的保障能力，重點闡釋其從科層化、分散化、手工化、單一化向網(wǎng)絡(luò)化、價值化、智能化、整體化演進的發(fā)展歷程，并提出相應(yīng)的展望，為促進檔案數(shù)據(jù)治理能力朝著以上四個方向不斷深入發(fā)展提供思路和參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化轉(zhuǎn)型；檔案數(shù)據(jù)；檔案治理；治理能力

分類號：G271

The Evolution and Prospects of Archival Data Governance Capabilities in the Context of Digital Transformation

Yang Zhiyong， Sang Mengyao

（ School of Cultural Heritage and Information Management， Shanghai University， Shanghai 200444 ）

Abstract： Digital transformation has put forward new requirements and directions for archival data governance and promoted the improvement of archival data governance capacity to continuously adapt to the development and changes of the digital society. This article focuses on four aspects of archival data governance capacity： the collaborative capacity of the governance subject， the data capacity of the governance object， the technical capacity of the governance means， and the guarantee capacity of the governance process， and centers on explaining its evolution from the sectioned， decentralized， manual， and monolithic development to the networked， valued， intelligent， and holistic transformation. This article also puts forward the corresponding outlook to provide ideas and references for promoting the archival data governance capacity to develop continuously and deeply in the above-mentioned four directions.

Keywords： Digital Transformation； Archival Data； Archival Governance； Governance Capability

1 引 言

隨著云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈和人工智能等新興信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，“搶占數(shù)字時代的戰(zhàn)略先機，加快推動國家數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)跨越式發(fā)展，已經(jīng)成為大國間戰(zhàn)略博弈的重要內(nèi)容和必然選擇”[1]。我國也提出要加強數(shù)字社會、數(shù)字政府建設(shè)，不斷提升數(shù)字化和智能化水平。檔案事業(yè)是國家治理、社會治理的重要組成部分，國家數(shù)字化轉(zhuǎn)型的理念和舉措也將影響檔案工作的未來進程?；诖?，加快推進檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提升檔案治理能力，既是檔案領(lǐng)域應(yīng)對新形勢、新要求的必然選擇，也是未來我國檔案工作的重點方向。

目前，檔案資源形態(tài)正在從數(shù)字化向數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，但是由于檔案數(shù)據(jù)治理的滯后、失衡和缺失，檔案“不可知、不可控、不可取、不可聯(lián)、不可用”的現(xiàn)象大量存在[2]，檔案數(shù)據(jù)治理能力亟須提升。學(xué)界已圍繞檔案數(shù)據(jù)治理能力展開了一系列深入研究，如在檔案數(shù)據(jù)治理體系方面，從宏觀和微觀兩個層面論述檔案數(shù)據(jù)治理能力結(jié)構(gòu)體系[3]；從檔案數(shù)據(jù)治理主體、客體、手段、過程出發(fā)，綜合協(xié)同合作、質(zhì)量管控、技術(shù)應(yīng)用、制度保障四方面能力，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)治理能力體系。[4]在檔案數(shù)據(jù)安全治理能力方面，從初始級、可重復(fù)級、已定義級、已管理級和優(yōu)化級等方面，或從能力、過程、能級三個維度構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)安全治理能力成熟度模型，以提升檔案數(shù)據(jù)安全治理能力。[5-6]基于此，文章在參考政府數(shù)字化能力演變[7]的基礎(chǔ)上，圍繞治理主體的協(xié)同能力、治理客體的數(shù)據(jù)能力、治理手段的技術(shù)能力、治理過程的保障能力四個方面，對檔案數(shù)據(jù)治理能力的動態(tài)演進過程及未來發(fā)展路徑與走向進行分析。

2 檔案數(shù)據(jù)治理能力演進歷程

檔案數(shù)據(jù)治理能力是治理主體通過充分利用各種治理要素和資源，優(yōu)化治理過程，從而達到治理目標的能力。[8]事物的形成和發(fā)展都需要時間和過程，檔案數(shù)據(jù)治理能力也不例外。在信息化發(fā)展和數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，檔案數(shù)據(jù)治理能力的提升呈現(xiàn)出一定的演變性和進階性（如圖1所示）。

2.1 治理主體的協(xié)同能力：從科層化、扁平化向網(wǎng)絡(luò)化演進

檔案數(shù)據(jù)治理主體的協(xié)同能力，是指檔案數(shù)據(jù)多元主體在法律法規(guī)和政策規(guī)范的約束下，取長補短，平等合作，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，最大化實現(xiàn)治理效能的能力。其中，治理主體的多樣性是衡量治理主體協(xié)同能力的重要指標，是實現(xiàn)協(xié)同眾治的關(guān)鍵?？茖又频男姓芾眢w制相當于一個等級分明的金字塔，整個組織被分解成多個部門，各部門之間分工明確、較為獨立。此時的檔案數(shù)據(jù)治理主體主要局限于政府和檔案主管部門，社會被阻隔在檔案系統(tǒng)之外。隨著大數(shù)據(jù)、人工智能等數(shù)字技術(shù)的驅(qū)動和發(fā)展，組織內(nèi)外、上下之間傳遞信息更為方便，推動了檔案治理組織形式向扁平化發(fā)展。扁平化的治理理念改變了傳統(tǒng)的以檔案部門為中心的治理模式，允許市場和社會參與到檔案管理中來，鼓勵檔案中介公司、檔案外包公司、科技公司等協(xié)助檔案部門共同做好檔案業(yè)務(wù)工作。例如，浙江省檔案館與阿里云計算有限公司開展深度合作，共同攻克檔案開放鑒定、檔案數(shù)據(jù)治理、檔案深度利用等難題。[9]檔案數(shù)據(jù)治理不僅要依照傳統(tǒng)的層級結(jié)構(gòu)構(gòu)建自上而下的縱向權(quán)利線，還須依靠各種平等的伙伴關(guān)系，建立橫向的行動線，實現(xiàn)多元主體的協(xié)同眾治，形成網(wǎng)絡(luò)化的治理合力。[10]突破行政層級邊界，吸納公民、企業(yè)、社會組織、科研院所等參與治理，實現(xiàn)檔案管理部門、市場、社會等主體多元協(xié)同，有利于融合共治共享的“群體智慧”[11]，提升檔案數(shù)據(jù)眾治效能。

2.2 治理客體的數(shù)據(jù)能力：從分散化、集約化向價值化演進

檔案數(shù)據(jù)治理客體的數(shù)據(jù)能力，是指對不同部門、行業(yè)、區(qū)域的檔案數(shù)據(jù)資源進行收集、整合、加工，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)開放、利用、共享，滿足治理主體需求的能力。在分散化階段，檔案數(shù)據(jù)伴隨業(yè)務(wù)工作大量產(chǎn)生并分散保存在各個部門，部門、行業(yè)之間難以實現(xiàn)有效的交流和溝通，造成“數(shù)據(jù)孤島”“數(shù)據(jù)壁壘”等現(xiàn)象。隨著大數(shù)據(jù)以及信息技術(shù)的發(fā)展，檔案部門擴大檔案收集范圍，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)資源結(jié)構(gòu)，將多源、異構(gòu)、海量的檔案數(shù)據(jù)進行匯集，廣泛收集電子數(shù)據(jù)、民生數(shù)據(jù)、社交媒體數(shù)據(jù)等檔案數(shù)據(jù)資源[12]；同時推動民生檔案數(shù)據(jù)、政務(wù)信息數(shù)據(jù)的開放共享，實現(xiàn)內(nèi)容的深度整合，消除了不同部門、區(qū)域、行業(yè)之間的數(shù)字鴻溝。例如，2022年上線的全國檔案查詢利用服務(wù)平臺，能夠有效滿足社會公眾對婚姻、職稱、醫(yī)學(xué)出生證明等民生檔案和已開放檔案的查詢需求，建立了便捷的檔案信息利用共享聯(lián)動新機制，實現(xiàn)了全國檔案信息資源的共享利用。[13]數(shù)據(jù)作為一種重要的生產(chǎn)要素和資產(chǎn)，具有不可估量的價值。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，檔案部門充分利用數(shù)據(jù)挖掘、機器學(xué)習、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、關(guān)聯(lián)分析等技術(shù)方法，對檔案數(shù)據(jù)進行細粒度、可視化、內(nèi)容級深度開發(fā)，以促進信息關(guān)聯(lián)與知識發(fā)現(xiàn)，發(fā)掘檔案數(shù)據(jù)的潛在價值[14]，實現(xiàn)了從數(shù)據(jù)到信息、知識、智慧的全過程[15]，有效地提升了檔案數(shù)據(jù)慧治能力。

2.3 治理手段的技術(shù)能力：從手工化、自動化向智能化演進

檔案數(shù)據(jù)治理手段的技術(shù)能力，是指在檔案數(shù)據(jù)治理過程中，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)的思維、產(chǎn)品、方法等手段，收集、存儲、開發(fā)、利用檔案數(shù)據(jù)的能力。傳統(tǒng)檔案工作主要依靠手工操作對紙質(zhì)檔案進行收集、整理、分類、鑒定、保管、檢索和利用等，注重檔案實體的有序化，管理手段較為單一，需要花費大量的人力進行簡單的重復(fù)勞動。隨著計算機技術(shù)的普及和應(yīng)用，檔案業(yè)務(wù)從實體管理走向信息管理、數(shù)字管理，從傳統(tǒng)的手工化管理轉(zhuǎn)向自動化管理。如通過數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、現(xiàn)代信息檢索技術(shù)等實現(xiàn)對檔案的數(shù)字化處理、傳輸、存儲和查詢；運用身份認證技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)等實現(xiàn)對檔案信息安全的保障；利用多媒體技術(shù)和可視化技術(shù)等實現(xiàn)對檔案信息的傳播和展示。

在數(shù)字技術(shù)的驅(qū)動下，檔案信息資源大量生成和積累，推動著檔案形態(tài)由數(shù)字化向數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，檔案管理手段也將朝著智能化方向發(fā)展。利用智能技術(shù)實現(xiàn)檔案全文數(shù)據(jù)化、檔案數(shù)據(jù)自動著錄、檔案內(nèi)容智能編研以及檔案信息智慧服務(wù)等情況越來越普遍，檔案數(shù)據(jù)智治能力將大幅提升。

2.4 治理過程的保障能力：從單一化、系統(tǒng)化向整體化演進

治理過程的保障能力，是指相關(guān)決策部門和檔案管理部門在治理過程中做好整體部署、溝通銜接，加強頂層設(shè)計與制度建設(shè)，統(tǒng)籌檔案數(shù)據(jù)治理發(fā)展全局的能力。[16]自1987年《中華人民共和國檔案法》頒布以來，對于除紙質(zhì)檔案之外其他載體檔案管理的政策法規(guī)主要局限在磁性載體檔案、縮微膠片檔案、照片檔案、電子文件幾個方面，數(shù)字檔案管理相關(guān)規(guī)范的形式和內(nèi)容較為單一，多以綜合性的國家標準和行業(yè)標準的方式來實現(xiàn)。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展和數(shù)字化進程的推進，數(shù)字檔案管理方面的國家標準和行業(yè)標準的內(nèi)容和范圍得以不斷豐富和完善，在內(nèi)容上涉及檔案移動服務(wù)平臺、檔案數(shù)據(jù)庫、電子檔案單套制等；在范圍上涵蓋了黨政機關(guān)電子文件、企業(yè)電子文件、政府網(wǎng)站網(wǎng)頁歸檔等。檔案數(shù)據(jù)領(lǐng)域標準規(guī)范的制定和完善為檔案數(shù)據(jù)管理工作提供了越來越精細、完備的指導(dǎo)，逐漸形成以檔案法規(guī)為基礎(chǔ)，相應(yīng)的標準規(guī)范、規(guī)章制度和政策文件為支撐的較為系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)治理保障體系。未來，我國還需完善檔案數(shù)據(jù)法制規(guī)范，形成貫穿檔案數(shù)據(jù)全生命周期的檔案數(shù)據(jù)治理規(guī)則體系，加強與政務(wù)信息、科學(xué)數(shù)據(jù)、開放數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)治理、數(shù)據(jù)安全等相關(guān)領(lǐng)域政策法規(guī)與制度標準的銜接和融合，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)治理的整體共治。

3 檔案數(shù)據(jù)治理能力演進路向

3.1 網(wǎng)絡(luò)化趨勢：提升協(xié)同能力

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，使得傳統(tǒng)社會的科層制、中心化的組織方式逐漸呈現(xiàn)扁平化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展特點，傳統(tǒng)社會下檔案治理由政府和檔案主管部門主導(dǎo)一切的情形正在發(fā)生改變，企業(yè)和社會公眾的力量日益上升，新的權(quán)力結(jié)構(gòu)使得政府、企業(yè)、社會逐步成為檔案數(shù)據(jù)治理的共同主體。[17]在網(wǎng)絡(luò)化的社會結(jié)構(gòu)中，若要提升檔案數(shù)據(jù)治理多元主體的協(xié)同能力，就要做好檔案部門之間的內(nèi)部協(xié)同以及與社會的外部協(xié)同。在檔案部門內(nèi)部協(xié)同方面，要明確各級檔案館（室）、檔案部門在檔案管理工作中的職責，突出綜合檔案館（室）的引領(lǐng)性和指導(dǎo)性，通過內(nèi)部辦公平臺，建立有效的溝通聯(lián)系機制[18]，提高信息報送、決策反饋、溝通協(xié)調(diào)等方面的效率；在檔案部門與社會的外部協(xié)同方面，要明確檔案數(shù)據(jù)治理各方主體所承擔的角色，劃清權(quán)利邊界。其中，檔案主管部門應(yīng)發(fā)揮主導(dǎo)作用，通過設(shè)計制度、制定規(guī)則、搭建平臺、共享資源，引導(dǎo)其他多元主體有序參與檔案事務(wù)；企業(yè)作為合作伙伴應(yīng)發(fā)揮協(xié)助和支撐作用，如檔案中介公司、平臺服務(wù)公司等具有一定技術(shù)優(yōu)勢，可提供數(shù)據(jù)加工服務(wù)和技術(shù)支持；檔案學(xué)會以第三方機構(gòu)的身份參與監(jiān)督和治理，能夠起到調(diào)節(jié)利益相關(guān)方矛盾和連接政府與社會的作用；公眾既是檔案數(shù)據(jù)服務(wù)的利用者和評價者，同時也是檔案數(shù)據(jù)的提供者和數(shù)據(jù)治理的參與者、監(jiān)督者。檔案部門作為數(shù)據(jù)治理的主要承擔者，應(yīng)秉承開放包容的心態(tài)，積極主動尋求與社會主體的合作關(guān)系，并為合作共治搭建平臺，建立溝通合作的橋梁。[19]

3.2 價值化趨勢：促進價值釋放

《國務(wù)院關(guān)于加強數(shù)字政府建設(shè)的指導(dǎo)意見》提出，要加強數(shù)據(jù)匯集融合，促進數(shù)據(jù)依法有序流動，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)資源和創(chuàng)新引擎作用。[20]要釋放檔案數(shù)據(jù)價值，一方面應(yīng)把檔案數(shù)據(jù)高質(zhì)量采集、匯聚起來，做到“應(yīng)收盡收”“應(yīng)歸盡歸”。另一方面，檔案數(shù)據(jù)只有在全社會各層面充分流動，其價值才能夠得以最大程度地發(fā)揮。要實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有效流通，推動檔案數(shù)據(jù)資源向數(shù)據(jù)資產(chǎn)轉(zhuǎn)變，需盡快完善檔案數(shù)據(jù)確權(quán)、價值評估、交易流通、監(jiān)管保護體系，營造良好的檔案數(shù)據(jù)流通環(huán)境，促進數(shù)據(jù)流通共享和開發(fā)利用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)價值的最大化。此外，檔案部門應(yīng)盡快制定檔案數(shù)據(jù)開放共享政策和制度，加強分層級的各類檔案數(shù)據(jù)資源標準化工作，以指導(dǎo)面向各行各業(yè)不同組織機構(gòu)、不同業(yè)務(wù)場景、不同復(fù)雜度的檔案數(shù)據(jù)開放共享工作，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)自由流動，釋放檔案數(shù)據(jù)紅利。在今后的發(fā)展中，檔案部門可以借助“全國檔案查詢利用服務(wù)平臺”“國家數(shù)據(jù)共享交換平臺”“全國一體化政務(wù)服務(wù)平臺”等，不斷吸引更多的機構(gòu)參與進來，豐富檔案數(shù)據(jù)資源種類，促進檔案數(shù)據(jù)資源在有效的區(qū)域流動，使檔案數(shù)據(jù)資源朝著效率和價值最大化的方向演化，擴大檔案數(shù)據(jù)資源開放共享范圍，使檔案數(shù)據(jù)價值得到充分釋放。

3.3 智能化趨勢：實現(xiàn)技術(shù)賦能

檔案數(shù)據(jù)本身就是現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展到智能化、超高速處理化的產(chǎn)物[21]，信息技術(shù)為檔案數(shù)據(jù)治理提供了強大的技術(shù)支持和保障，有利于打破部門壁壘、促進多元協(xié)同、實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通同享和利益共贏。提升檔案數(shù)據(jù)治理手段智能化水平，應(yīng)不斷完善檔案數(shù)據(jù)治理的基礎(chǔ)設(shè)施，如打造智能檔案庫房、智慧檔案館，以實現(xiàn)檔案管理智能化；應(yīng)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)等建立檔案數(shù)據(jù)共享平臺，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)跨層級、跨地域、跨系統(tǒng)、跨部門整合和利用；利用人工智能技術(shù)輔助檔案工作者創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)服務(wù)形式，完成從檔案數(shù)據(jù)檢索到檔案知識服務(wù)的轉(zhuǎn)變。例如，檔案部門可以借助對話式語言模型ChatGPT，將其作為一種知識生產(chǎn)工具用于構(gòu)筑檔案數(shù)據(jù)資源語料庫，通過對大規(guī)模的檔案數(shù)據(jù)資源進行學(xué)習和聚合，以知識問答的方式創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)資源的利用和服務(wù)方式，提供智慧化的檔案數(shù)據(jù)服務(wù)。未來，檔案部門應(yīng)不斷加強新興技術(shù)在數(shù)據(jù)治理中的運用，推動檔案數(shù)據(jù)治理技術(shù)朝著智慧化方向發(fā)展，實現(xiàn)智能分類檔案數(shù)據(jù)、智能鑒定檔案價值、智能判定檔案開放范圍、智能進行檔案開發(fā)等，不斷拓展智慧化應(yīng)用場景[22]；探索覆蓋檔案數(shù)據(jù)采集、存儲、利用、開放、共享等全生命周期的治理手段和方法，提升檔案數(shù)據(jù)的精細化、整體化治理和數(shù)據(jù)的融合能力，推動檔案數(shù)據(jù)“能用、好用、易用”，消除“數(shù)據(jù)孤島”。

3.4 整體化趨勢：完善法制保障

目前，雖然我國已經(jīng)形成了較為完整的數(shù)據(jù)治理法律法規(guī)，但是還存在相關(guān)法律法規(guī)滯后、部分法律法規(guī)內(nèi)容矛盾、可操作性差等問題，影響了數(shù)據(jù)治理領(lǐng)域法規(guī)有效性和整體性的發(fā)揮。在今后的制度體系建設(shè)中，檔案部門應(yīng)與時俱進，以開闊的眼界和前瞻性的思維制定和完善現(xiàn)有的法律法規(guī)，不斷提高檔案數(shù)據(jù)治理法制化、規(guī)范化、科學(xué)化水平。一方面，要協(xié)調(diào)好各個法律之間的關(guān)系，尤其是解決國家層面的數(shù)據(jù)法規(guī)在檔案領(lǐng)域的銜接和適用性的問題。另一方面，要加快對不適應(yīng)當前檔案數(shù)據(jù)治理的法律法規(guī)和標準規(guī)范的修訂。例如，及時修訂《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》中的相關(guān)標準規(guī)范，完善數(shù)字檔案館系統(tǒng)功能建設(shè)，增加數(shù)據(jù)格式文件歸檔要求。[23]在協(xié)調(diào)和修訂法律法規(guī)的同時，檔案部門還要根據(jù)檔案數(shù)據(jù)發(fā)展的需求不斷出臺新的檔案數(shù)據(jù)規(guī)章制度，明確檔案數(shù)據(jù)治理主體、治理客體、治理工具、治理目標和原則；完善檔案數(shù)據(jù)分級分類管理標準，落實檔案數(shù)據(jù)生產(chǎn)、管理、使用、保護以及監(jiān)督的權(quán)利和責任；制定行業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理規(guī)范，為機關(guān)檔案數(shù)據(jù)、企業(yè)檔案數(shù)據(jù)、科技檔案數(shù)據(jù)等治理工作提供指導(dǎo)和監(jiān)督?？傊瑱n案部門不僅要關(guān)注檔案數(shù)據(jù)治理整體的發(fā)展形勢，還要根據(jù)具體實踐和需求制定切實可行、有針對性的制度規(guī)范，使得檔案數(shù)據(jù)治理的方方面面都有規(guī)可依、有章可循。

*本文系國家社科基金一般項目“智慧社會背景下數(shù)字檔案資源治理體系研究”（項目編號：20BTQ104）階段性研究成果。

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