技工院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及對(duì)策

施小婕

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的革新以及技工院校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，技工院校檔案管理要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，適應(yīng)信息化趨勢，加快推進(jìn)檔案數(shù)字化，努力提高技工院校檔案管理信息化水平。

關(guān)鍵詞：技工院校 檔案建設(shè) 信息化水平

技工院校是國民教育體系的重要組成部分，技工院校檔案匯集了學(xué)校發(fā)展過程中形成的各類歷史資料和各項(xiàng)工作成果，是學(xué)校歷史變遷的見證，也是學(xué)校加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)、促進(jìn)內(nèi)涵發(fā)展的重要信息來源，必須強(qiáng)化互聯(lián)網(wǎng)思維，運(yùn)用現(xiàn)代信息化管理技術(shù)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高管理利用效能。

一、技工院校檔案管理與信息化建設(shè)

技工院校的辦學(xué)模式具有應(yīng)用性、職業(yè)性和實(shí)踐性特點(diǎn)，與其他類型學(xué)校相比，技工院校更注重產(chǎn)教結(jié)合、工學(xué)結(jié)合，探索開放式、多元化辦學(xué)思路，開展跨境合作、跨界融合、跨專業(yè)互動(dòng)辦學(xué)，以及校企合作培訓(xùn)、現(xiàn)代學(xué)徒制教學(xué)實(shí)踐。在“中國制造2025”背景下，技工院校檔案管理工作承擔(dān)著新的使命。技工院校檔案管理內(nèi)涵越來越豐富，總量越來越龐大，空間布局越來越分散，檔案構(gòu)成越來越復(fù)雜，對(duì)檔案信息內(nèi)容開發(fā)利用的便捷度和精準(zhǔn)度要求也越來越高。因此，必須加大檔案信息化管理投入，加快推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫建立健全工作，借助于各種現(xiàn)代信息化技術(shù)，統(tǒng)籌兼顧，持續(xù)推進(jìn)，全面升級(jí)檔案管理軟硬件設(shè)施設(shè)備，提高檔案管理數(shù)字化水平。

檔案管理是檔案利用的前提和基礎(chǔ)，檔案利用是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。實(shí)現(xiàn)技工院校檔案信息化，可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)和智能化技術(shù)不斷提高檔案數(shù)據(jù)信息推送服務(wù)能力，適應(yīng)學(xué)校對(duì)智慧性服務(wù)的現(xiàn)實(shí)需求，提高檔案的檢索速度和準(zhǔn)確度，開展數(shù)據(jù)挖掘和分析，有效提升檔案利用、信息服務(wù)水平，為學(xué)校決策、教學(xué)科研、總結(jié)規(guī)劃等各項(xiàng)活動(dòng)提供大數(shù)據(jù)支撐，更好地滿足學(xué)校日益增長的服務(wù)需求，為技工院校發(fā)展技工教育事業(yè)、培養(yǎng)技能人才、實(shí)現(xiàn)技能提升與崗位就業(yè)無縫對(duì)接提供信息服務(wù)。同時(shí)，推進(jìn)技工院校檔案信息化的進(jìn)程，也是全面優(yōu)化技工院校檔案管理流程、完善檔案管理制度體系、優(yōu)化檔案協(xié)同機(jī)制的過程。在信息化升級(jí)改造時(shí)，需要將檔案管理人員日常的工作業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)科學(xué)、規(guī)范地固化到管理系統(tǒng)，依據(jù)科學(xué)管理體系進(jìn)行歸納和重組，將極大地提升檔案管理規(guī)范化程度，降低檔案管理人員工作崗位交接的管理工作量和數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)，提高管理效率。

二、技工學(xué)校檔案工作的現(xiàn)狀分析

筆者對(duì)部分技工院校檔案工作進(jìn)行了調(diào)研，從調(diào)研情況來看，技工院校檔案數(shù)字化進(jìn)展不平衡，存在設(shè)施設(shè)備不完善、經(jīng)費(fèi)和力量投入不足、檔案管理人員信息化水平亟待提升等共性問題。

（一）對(duì)學(xué)校檔案信息化建設(shè)重視不夠，投入不足

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，思想認(rèn)識(shí)是先導(dǎo)。新形勢下技工院校機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展任務(wù)繁重艱巨。各技工院校管理層在管理建設(shè)、教育教學(xué)相關(guān)設(shè)施設(shè)備上投入較多，更多關(guān)注學(xué)科建設(shè)和教學(xué)科研設(shè)施建設(shè)，但就目前技工院校檔案信息化現(xiàn)狀而言，大部分技工院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化重視不夠，檔案協(xié)同機(jī)制不完善，教職工檔案管理規(guī)范化、專業(yè)化、系統(tǒng)化意識(shí)有待提高，有的領(lǐng)導(dǎo)甚至簡單地認(rèn)為檔案信息化無非就是把檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)，對(duì)檔案信息化工作支持不夠，檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案管理專兼職力量配備不充分。

（二）檔案信息化建設(shè)技術(shù)支撐不力，基礎(chǔ)不牢

計(jì)算機(jī)技術(shù)在各行各業(yè)得到普遍應(yīng)用，但地區(qū)差異和校際差異較大。大部分技工院校為檔案管理部門配置了計(jì)算機(jī)和具備復(fù)印、打印等多功能的一體機(jī)，以及掃描、數(shù)碼攝錄等檔案信息處理硬件設(shè)備，但僅局限于文字處理以及目錄錄入、檢索階段，尚未突破傳統(tǒng)的管理模式，一些學(xué)校甚至沒有開發(fā)建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，檔案收集整理和開發(fā)利用服務(wù)無法滿足學(xué)校發(fā)展的需要。

（三）檔案管理人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理，普遍缺乏專業(yè)信息化檔案人才

檔案館館藏?cái)?shù)量的急劇增加與檔案管理人員不足的矛盾十分突出，技工院校現(xiàn)有檔案管理人員無法滿足學(xué)校發(fā)展的需求，尤其缺乏既熟悉檔案實(shí)務(wù)、法律法規(guī)和規(guī)范化要求，又精通信息技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才。由于檔案管理部門不是學(xué)校教育教學(xué)的“主導(dǎo)”部門，有被邊緣化的趨勢，在專業(yè)人才招聘、管理力量配備等方面得不到應(yīng)有的重視，檔案隊(duì)伍建設(shè)相對(duì)滯后，檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)嚴(yán)重欠缺。技工院校檔案管理人員普遍年齡偏大，且專業(yè)不對(duì)口，檔案業(yè)務(wù)不精，綜合素質(zhì)和計(jì)算機(jī)水平相對(duì)偏低，對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)了解運(yùn)用甚少，難以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求，無法肩負(fù)檔案信息化建設(shè)的重任。

（四）檔案數(shù)字化安全管理存在風(fēng)險(xiǎn)隱患，檔案保密工作有待加強(qiáng)

信息化建設(shè)的推進(jìn)突破了傳統(tǒng)管理框架，提高了檔案管理利用效能。但由于信息網(wǎng)絡(luò)與生俱來的開放性特點(diǎn)，檔案安全管理同樣存在風(fēng)險(xiǎn)隱患。在傳統(tǒng)管理模式下，管理環(huán)境相對(duì)封閉，檔案信息與載體不可分離，檔案集中保管，人為監(jiān)控，檔案失密、泄密的可能性相對(duì)較小。推進(jìn)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化，改變了傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)方式，檔案信息存儲(chǔ)在硬盤、光盤等電子介質(zhì)上，并通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，檔案信息的生成、處理以及傳輸均處于開放共享的網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境之下，大大增加了檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)，介質(zhì)保管維護(hù)、黑客入侵、系統(tǒng)漏洞、計(jì)算機(jī)病毒、木馬植入、操作不慎等都有可能造成檔案信息的丟失、泄密、被篡改和非法利用，并帶來不可估量的損失。

三、提升檔案信息化水平的對(duì)策建議

（一）健全檔案信息化保障機(jī)制，積極爭取切實(shí)有效的政策支持

技工院校檔案管理部門要發(fā)揮主體作用，堅(jiān)持做到“守土盡責(zé)”，在檔案行政管理部門指導(dǎo)下，扎實(shí)開展檔案信息化宣傳工作，提高相關(guān)部門對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，爭取各方面的支持與配合，成立檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，健全學(xué)校檔案信息化議事協(xié)調(diào)機(jī)制，在學(xué)校議事決策時(shí)同步研究檔案信息化工作，在集中學(xué)習(xí)活動(dòng)中組織檔案法律法規(guī)內(nèi)容學(xué)習(xí)和有關(guān)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，組織學(xué)習(xí)檔案信息化理論知識(shí)與實(shí)務(wù)技能，從組織協(xié)同、議事決策、輿論引導(dǎo)等方面建立健全檔案信息化組織保障工作機(jī)制，為檔案信息化順利推進(jìn)營造良好輿論氛圍。根據(jù)國家檔案管理建設(shè)和職業(yè)教育發(fā)展等方面的政策措施，結(jié)合技工院校實(shí)際，科學(xué)制定學(xué)校檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確階段性目標(biāo)任務(wù)和中長期發(fā)展戰(zhàn)略。按照相關(guān)部門的檔案信息化建設(shè)工作部署，積極爭取當(dāng)?shù)卣块T大數(shù)據(jù)管理、信息化數(shù)字化建設(shè)相關(guān)的傾斜性政策支持，把技工院校檔案信息化工作納入當(dāng)?shù)卮髷?shù)據(jù)戰(zhàn)略和信息化工作規(guī)劃，在學(xué)校加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)時(shí)統(tǒng)籌考慮檔案信息化升級(jí)改造。

（二）提供技工院校檔案信息化建設(shè)資金保障，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)

檔案信息化建設(shè)涉及面廣，資金需求量大，必須持續(xù)推進(jìn)、循序漸進(jìn)，要在財(cái)政等各相關(guān)部門的大力支持下，積極做好檔案信息化建設(shè)的資金籌集工作。要認(rèn)真落實(shí)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)要求，與有關(guān)部門加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，持續(xù)加大經(jīng)費(fèi)投入，為強(qiáng)化技工院校檔案信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的資金支持。統(tǒng)籌兼顧，提前謀劃，在推進(jìn)學(xué)校基建項(xiàng)目、升級(jí)改造基建設(shè)施時(shí)，按照檔案管理有關(guān)硬件設(shè)施設(shè)備規(guī)范要求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，及早規(guī)劃檔案信息化建設(shè)。在配置各項(xiàng)內(nèi)部管理設(shè)施和信息化硬件時(shí)，同步考慮采購、配備加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)所需的設(shè)施設(shè)備，為技工院校加強(qiáng)檔案信息化工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。與此同時(shí)，落實(shí)國家對(duì)于檔案軟件的相關(guān)功能要求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化建設(shè)，在檔案管理應(yīng)用軟件建設(shè)方面遵循兼容性、一體化原則，有機(jī)銜接技工院校教育教學(xué)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，整合檔案管理系統(tǒng)與教育教學(xué)管理系統(tǒng)，建立完善檔案信息采集交換工作機(jī)制，提供方便快捷、安全有保障的檔案管理、利用服務(wù)。

（三）強(qiáng)化專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，全面提升檔案管理工作人員素質(zhì)

檔案管理人員承擔(dān)著技工院校檔案管理與信息化建設(shè)目標(biāo)任務(wù)，是推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的動(dòng)力之源。技工院校檔案管理人員素質(zhì)的高低影響檔案信息化建設(shè)的進(jìn)展，關(guān)系到檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。技工院校必須堅(jiān)持引培并舉，在學(xué)校教職工繼續(xù)教育總體規(guī)劃中統(tǒng)籌考慮將檔案管理人員納入其中，強(qiáng)化專兼職檔案管理人員素質(zhì)教育與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，注重復(fù)合化、實(shí)務(wù)型培訓(xùn)，使檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)，也具備較強(qiáng)的綜合業(yè)務(wù)能力，更要盡快熟悉信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技能的運(yùn)用，熟練掌握信息化、網(wǎng)絡(luò)化背景下的檔案業(yè)務(wù)流程，尤其是要注重提升大數(shù)據(jù)背景下技工院校畢業(yè)生檔案利用需求的效能。

技工院校檔案信息化數(shù)字化建設(shè)工作對(duì)檔案管理人員素質(zhì)提出了更高要求，檔案管理人員必須具備適應(yīng)學(xué)校檔案電子化管理、智慧式服務(wù)的技能，具備學(xué)習(xí)吸收新技術(shù)、適應(yīng)新系統(tǒng)的能力。技工院校要及時(shí)調(diào)整人才引進(jìn)計(jì)劃，把引進(jìn)符合現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用需求的高素質(zhì)檔案專業(yè)人才納入學(xué)校人才補(bǔ)充計(jì)劃，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

（四）落實(shí)人防物防技防措施，健全技工院校檔案管理安全防護(hù)體系

在相關(guān)部門的指導(dǎo)與支持配合下，將檔案信息安全防護(hù)工作列入信息化建設(shè)日程，建立健全檔案信息安全容災(zāi)備份機(jī)制，細(xì)化管理措施，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行多介質(zhì)備份。要加強(qiáng)部門溝通協(xié)作，根據(jù)國家有關(guān)信息系統(tǒng)安全保護(hù)等級(jí)的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)同做好檔案管理系統(tǒng)定級(jí)備案、安全等級(jí)評(píng)價(jià)和安全監(jiān)管等工作，進(jìn)一步健全技工院校檔案管理安全防護(hù)體系。按要求配備檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全保密設(shè)備，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理和權(quán)限設(shè)置，安裝計(jì)算機(jī)殺毒軟件和防火墻，健全檔案信息存儲(chǔ)傳輸和服務(wù)利用安全機(jī)制，封堵網(wǎng)絡(luò)失泄密漏洞。要嚴(yán)格落實(shí)檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全保密制度，建立健全檔案管理制度體系，建立檢查登記工作機(jī)制，與相關(guān)人員簽訂安全管理責(zé)任書，落實(shí)職責(zé)，定期進(jìn)行安全檢查登記，防止越權(quán)使用和非法備份等問題發(fā)生，采取各種有效的管理措施和技術(shù)手段，確保技工院校檔案安全。

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（作者單位：江蘇省南通工貿(mào)技師學(xué)院）