人事檔案管理對人力資源管理的意義和作用探究

摘要：若想在社會現(xiàn)代化建設的進程中，逐漸形成更顯著的市場競爭優(yōu)勢，必須深挖各式人才的價值潛能，將他們匹配在適合的工作崗位上。人才作為現(xiàn)代化和創(chuàng)新化發(fā)展的第一資源，必須要根據崗位要求和時代競爭與發(fā)展態(tài)勢，形成相應的必要技能和素養(yǎng)。而人事檔案管理是了解人才發(fā)展行動軌跡的依據，更是進行人才與崗位匹配的理論與歷史根據。

關鍵詞：人力資源，檔案管理，作用

人力資源管理水平，對整個組織的發(fā)展能力和創(chuàng)新能力將產生重要影響。而人事檔案管理在現(xiàn)代人力資源管理中發(fā)揮極其重要的指導作用，借助其可充分了解各崗位人才的學歷背景與成長過程，繼而能更加精準和科學地進行人才篩選與利用。而管理層要認識到人力資源管理的作用，以及人事檔案管理在其中扮演的角色和所處的地位，充分了解人事檔案在現(xiàn)代人力資源管理中的重要性，進而能結合實際的管理問題，制定具有可操作性和易執(zhí)行的應用措施。

一、人事檔案管理在現(xiàn)代人力資源管理中的意義

（一）促使現(xiàn)代人力資源管理的科學與規(guī)范化發(fā)展。人力資源管理中，人才的篩選與管理是關鍵，決定人力資源開發(fā)與培訓的最終效果與質量。而管理人員需做好人事檔案管理，依據其中重要的信息數(shù)據，更加明確對各種人才的需求標準，繼而在人才招聘工作上生成更加先進和科學的篩選機制與考評體系。管理層只有充分了解與明確各個崗位的人才需求標準及數(shù)量，才能更加科學的制定人才招聘計劃，生成可行的招聘與選拔機制。通過選擇適合的崗位人才，真正凸顯人力資源管理的科學性與規(guī)范性。從這個角度來看，人事檔案管理在人力資源開發(fā)與管理中的介入，有助于推動現(xiàn)代人力資源管理的科學化與規(guī)范化發(fā)展。

（二）推動單位的資源整合與利用高效化。人事檔案中詳細記錄職工的學歷與成長經歷，以及在職業(yè)發(fā)展過程中的具體能力、特長、榮譽、過錯等內容，是組織內部人才選拔與利用的重要參考依據。尤其在職業(yè)晉升通道設計中，需依據詳實的人事檔案信息，管理者可利用人事檔案更加具有針對性地進行人力資源的整合與利用，保證人才與崗位的高度匹配，大大降低人力資源開發(fā)與培訓的成本。人事檔案管理在現(xiàn)代人力資源管理中的運用，推動整個單位的資源整合與利用的高效化。各部門負責人可通過查看相關人員的基本信息，結合他們的學歷和業(yè)績等，更加科學地進行崗位調動與培訓?，F(xiàn)代人力資源管理中，若想全面提高工作質量和效率，必須在信息對稱的條件下定位與執(zhí)行決策。人事檔案信息，是精準制定決策的參考依據，在人才挖掘與利用方面發(fā)揮著十分重要的作用，有助于增強崗位與人才的匹配度。只有人才在適合的崗位上工作，才能充分發(fā)揮他們的才能，繼而創(chuàng)造更大的經濟效益和社會效益。

（三）整體強化現(xiàn)代人力資源管理能力。人事檔案管理在創(chuàng)新發(fā)展和改革中有著十分重要的作用，是人力資源整合與配置的重要環(huán)節(jié)。管理層所掌握信息數(shù)據的可靠性與完整性，會對最終的管理質量和效能產生深遠影響。從這個維度來看，人事檔案管理更有助于提高管理人員的信息整合能力，可整體增強現(xiàn)代人力資源管理的能力。管理人員可精準提煉檔案中的重要信息數(shù)據，以此為依據，制定科學和先進的工作計劃與行動方案。尤其，當大數(shù)據和新媒體等技術強勢介入人力資源管理工作中后，有助于人員高效和精準地進行信息數(shù)據資源整合與利用，依托虛擬和開放的互聯(lián)網平臺進行信息的傳輸或錄入，以此不斷提高人事檔案信息數(shù)據的處理能力，促使人力資源管理部門更加高效和精準的分配工作，對各個崗位人員進行科學的調整與潛能開發(fā)。

二、現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理中的突出問題

（一）未充分認識到人事檔案管理的價值?，F(xiàn)階段，大部分管理人員受傳統(tǒng)工作理念的影響，在人力資源管理工作上，仍延續(xù)以往的工作模式和方法，停留在人才的招聘與崗位調整上，未根據各崗位的人才需求和職工的職業(yè)生涯規(guī)劃設計管理方案。人力資源管理者未能充分認識到人事檔案管理的價值，在實際開展相關工作時，只是簡單的進行資料的整理與保管，不能根據其中記錄的信息數(shù)據，挖掘職工的價值潛能。甚至，人事檔案管理人員認為該項工作僅是材料的收集與整理，未充分認識到其中關鍵數(shù)據對生產與管理能力提升所發(fā)揮的重要作用。

（二）人事檔案信息數(shù)據嚴重失真。人事檔案管理工作，會隨著時間的推移和市場規(guī)模的擴展，不斷形成更大的工作難度與困境。當職工越來越多后，會進一步加劇信息數(shù)據審核與管理難度，加之應聘人員受嚴峻就業(yè)形勢影響而出現(xiàn)檔案造假的行為，綜合因素影響下，將導致人事檔案信息數(shù)據出現(xiàn)嚴重失真的問題。在實際開展人力資源管理活動的過程中，若不能加強信息數(shù)據的管理與共享，將很難發(fā)揮人事檔案管理的作用，更不能體現(xiàn)其在人才選拔及崗位調整中的重要性。

（三）管理模式滯后于時代的現(xiàn)代化發(fā)展。人力資源管理模式較為落后和單一，遠遠滯后于時代的現(xiàn)代化發(fā)展。部分方式仍舊更多的采用人工作業(yè)的形式處理各種信息管理問題，未能充分利用人事檔案中記錄的內容。而且無論是在人才招聘上，還是設計不同的晉升通道，都不能利用技術手段提速與增量。人力資源管理部門實際設計工作方案和計劃時，往往僅從部門內部的改革視角出發(fā)，未能將自身的工作創(chuàng)新發(fā)展緊密對接。而人力資源管理不應局限于人才的招聘與培訓，需根據宏觀發(fā)展戰(zhàn)略和微觀層面的深化改革問題，利用精準和可靠的大數(shù)據深挖各崗位人員的價值潛能。

三、現(xiàn)代人力資源管理中發(fā)揮人事檔案管理作用的有效措施

（一）突破人事檔案管理的低層次認知閉環(huán)。管理人員必須具備先進理念和前瞻意識，根據外界環(huán)境的變化情況，及時的對人力資源管理模式進行現(xiàn)代化轉型。要能利用人事檔案中記錄的重要信息內容，深層次和全方位了解人員的知識素養(yǎng)、能力素養(yǎng)、思想素養(yǎng)等，繼而引領他們更加積極的與之發(fā)展形成利益共同體與情感共同體?，F(xiàn)代人力資源管理中融入人事檔案管理，需形成全局意識和系統(tǒng)思維，基于更大的格局和國際化視角思考信息管理的各種問題和重要意義。管理者必須突破人事檔案管理的低層次認知閉環(huán)，通過深層次創(chuàng)新與改革管理模式，提高質量服務的發(fā)展與轉型。人事檔案管理，需正式納入人力資源管理的戰(zhàn)略體系中，從戰(zhàn)略高度推進人才的招聘與選拔，繼而在組織發(fā)展中充分發(fā)揮各類人才的驅動作用。

（二）搭建智慧化和現(xiàn)代化的人事檔案管理平臺。人事檔案信息數(shù)據管理的質量和效率，會對人力資源管理水平和能力提升情況產生重要影響。若想選拔與挖掘最先進的人才，必須保證人事檔案信息的可靠性與準確度。應積極搭建智慧化和現(xiàn)代化的人事檔案管理平臺，利用技術手段識別與判斷人事檔案信息的可靠性與應用價值。要專門開發(fā)現(xiàn)代化的人力資源管理系統(tǒng)，生成專門的人事檔案管理模塊，人員可對紙質檔案袋進行數(shù)字化處理，更加高效和便捷地進行信息數(shù)據整理與共享。同時，管理人員可借助國家的征信查詢系統(tǒng)，了解面試人員的真實情況，如利用線上系統(tǒng)中反映的情況，判定與判斷紙質檔案的真實性，以此為手段進行人才的高效選拔與利用。管理人員可聯(lián)合科技部門開發(fā)智慧化的人事檔案數(shù)據庫，精準地分析、整理、共享檔案信息數(shù)據，實現(xiàn)數(shù)字化的篩選，利用技術手段提高人事檔案信息的甄別能力。管理層可利用真實可靠的人事檔案信息進行人才選拔，繼而真正凸顯人力資源整合與配置的科學性。

（三）構建線上和線下相混合式的人事檔案管理新模式?，F(xiàn)代人力資源管理必須緊密對接市場環(huán)境，根據時代發(fā)展趨勢和態(tài)勢，將現(xiàn)代信息技術和管理理念深層次滲透到各個工作環(huán)節(jié)。當物聯(lián)網技術或新媒體技術等深度介入檔案管理中后，要能構建線上和線下相混合式的人事檔案管理新模式，將其作為提高人力資源管理質量和水平的有力工具。管理人員可在線上平臺跨時空處理面試和崗位安排等工作，甚至可利用先進的管理系統(tǒng)進行智能化的錯誤提示與行程提醒，繼而將人員從機械化的工作中釋放出來，在更加具有創(chuàng)造力的崗位上發(fā)揮人才的作用。檔案管理人員可在線上共享信息，為各個部門負責人的人員招聘與調崗等提供強大助力。人力資源管理部門可實現(xiàn)跨時空地處理各項業(yè)務，依托虛擬和現(xiàn)實的開放空間，高效地進行信息的流轉與處理，利用電子化的人事檔案了解職工的成長歷程，不受時間和地理位置限制地進行決策制定與執(zhí)行。

總而言之，人事檔案在現(xiàn)代人力資源管理中具有十分重要的作用，可成為人才招聘與選拔的重要參考依據。在實際開展人力資源管理工作的過程中，需能利用人事檔案科學開發(fā)人力資源，不斷增強人才與崗位的匹配度，最終發(fā)揮人才要素的作用，推動整個人力資源管理高質量和可持續(xù)化發(fā)展。人事檔案管理應成為人力資源管理的重要工具，以此更加全面地了解各個崗位人才的優(yōu)勢與不足，繼而能科學的制定招聘計劃和培訓方案。

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（作者簡介：邊萌，職稱：檔案館員；學歷：本科；研究方向：檔案）

（責任編輯：李雪威）