急救中心檔案創(chuàng)新管理方法研究

劉心華

摘 要：事實(shí)上，多數(shù)人對(duì)檔案管理工作存在認(rèn)知誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，對(duì)此項(xiàng)工作缺乏重視。但是，檔案管理工作對(duì)急救中心管理制度發(fā)展和質(zhì)量檢查工作開(kāi)展而言至關(guān)重要。本文采用文獻(xiàn)研究方法，聚焦中心檔案管理現(xiàn)狀，分析現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的短板，并立足于信息化背景，提出檔案創(chuàng)新管理方法，主要從信息化建設(shè)、人員素質(zhì)、基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施和管理制度、信息收集方法出發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)和規(guī)范管理，希望通過(guò)本文研究，為相關(guān)行業(yè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞：急救中心；檔案管理；創(chuàng)新方法

急救中心檔案管理是急救中心管理的重要工作內(nèi)容，面臨著信息化管理發(fā)展趨勢(shì)，醫(yī)療行業(yè)需要突破改革難關(guān)，實(shí)現(xiàn)急救中心檔案創(chuàng)新管理。醫(yī)院應(yīng)抓住改革機(jī)遇，發(fā)揮檔案資料為醫(yī)療改革、科研發(fā)展以及教學(xué)工作提供信息參考和服務(wù)的作用，適應(yīng)新時(shí)期的挑戰(zhàn)。隨著社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展，急救中心檔案管理需要從多維度改革，并結(jié)合急救檔案管理經(jīng)驗(yàn)，探尋新途徑，以適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展需要。

一、急救中心檔案管理現(xiàn)狀

1.急救指揮中心歷史短，檔案庫(kù)存量少

菏澤市120急救指揮中心在2011年6月批復(fù)成立，2012年11月正式運(yùn)行，承擔(dān)著院前日常醫(yī)療急救指揮、參與突發(fā)事件的緊急醫(yī)療救援、開(kāi)展醫(yī)療急救專業(yè)培訓(xùn)、急救知識(shí)科普宣傳等工作。同時(shí)，該急救中心還引入了珠海安克公司先進(jìn)技術(shù)，借助GPS、手機(jī)定位、急救App和生命體征回傳等，構(gòu)建國(guó)家、省、市、縣突發(fā)性事件中的聯(lián)動(dòng)體系，及時(shí)開(kāi)通應(yīng)急視頻，并針對(duì)突發(fā)急救事件制定應(yīng)對(duì)措施。但是，由于急救中心建設(shè)時(shí)間不長(zhǎng)，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施以及人事建設(shè)都處于空白。例如，設(shè)備設(shè)施不完善、電腦設(shè)備老舊、未添置音像設(shè)備以及防潮防霉防蟲等工作落實(shí)不到位。同時(shí)，急救中心能夠采用的經(jīng)驗(yàn)較少，加之部分人員缺少檔案管理知識(shí)，分支機(jī)構(gòu)制度化管理不到位，難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一協(xié)調(diào)，導(dǎo)致很多檔案資料缺失，無(wú)法完整收集和及時(shí)歸檔，能夠保管的檔案數(shù)量就變得越來(lái)越少。

2.缺少對(duì)檔案管理的重視，職責(zé)分工不明確

首先，急救中心現(xiàn)有部分員工并沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理的價(jià)值和檔案知識(shí)存在認(rèn)識(shí)淺薄的問(wèn)題。目前，急救中心工作人員數(shù)量有限，面對(duì)各種突發(fā)性急救事件常常會(huì)因?yàn)槿耸植蛔愕仍?，無(wú)法解聘這部分員工，只能延續(xù)現(xiàn)有工作模式和人員結(jié)構(gòu)來(lái)應(yīng)對(duì)日常急救工作。因此，急救中心工作人員沒(méi)有時(shí)間和精力顧及檔案管理工作，長(zhǎng)此以往，大家都對(duì)檔案管理在日常工作中的價(jià)值缺乏認(rèn)識(shí)，甚至認(rèn)為檔案的存在只是對(duì)過(guò)去歷史及發(fā)展路徑的一種記載和留存形式，并不能針對(duì)日常業(yè)務(wù)、急救處理與管理工作起到推動(dòng)作用。其次，相關(guān)職能科室人員在向上級(jí)匯報(bào)工作或者開(kāi)展內(nèi)部質(zhì)量檢查時(shí)，對(duì)檔案資料的呈現(xiàn)形式也缺乏統(tǒng)一的管理，有人提交電子版檔案材料，也有人使用的是紙質(zhì)版檔案材料，人們只是將檔案材料作為工作匯報(bào)和質(zhì)量檢查的承載工具，絲毫沒(méi)有意識(shí)到這些材料的利用價(jià)值，也因?yàn)椴牧铣尸F(xiàn)形式的不統(tǒng)一，造成無(wú)法及時(shí)歸檔，使檔案材料分散在不同職能科室，影響檔案的完整性。最后，因該急救中心成立的時(shí)間短，員工檔案管理意識(shí)薄弱，始終沒(méi)有建立獨(dú)立的檔案管理室，工作人員既有全職也有兼職，因工作屬性的不同，檔案管理工作要求不統(tǒng)一，造成檔案管理工作分工混亂，職責(zé)定位不明，任務(wù)落實(shí)缺乏及時(shí)性，甚至出現(xiàn)疲于應(yīng)付、敷衍了事現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案材料無(wú)人管、無(wú)人收的情況。

3.檔案管理信息化發(fā)展滯后，與國(guó)際先進(jìn)水平存在差距

由于急救中心存在紙質(zhì)檔案無(wú)法及時(shí)歸檔、檔案資料缺失、管理不到位等問(wèn)題，檔案管理信息化建設(shè)顯得日益重要，要求急救中心檔案管理工作應(yīng)當(dāng)緊跟網(wǎng)絡(luò)信息化和社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)檔案的保存模式向電子化檔案保存模式轉(zhuǎn)變，并達(dá)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與紙質(zhì)檔案管理并重。目前，我國(guó)多數(shù)城市已經(jīng)建立了急救中心和院前急救系統(tǒng)，但檔案管理工作的開(kāi)展依然受多方面局限。一是電子影像檔案分散在不同職能科室，無(wú)法有效集中管理，導(dǎo)致一些有價(jià)值的電子影像資料面臨缺失風(fēng)險(xiǎn)，并且難以追回。二是檔案管理人員的信息化水平亟待提升?，F(xiàn)階段，很多急救中心的電子檔案管理人員仍然以年齡偏大的老員工為主，他們?cè)趥鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中擁有豐富的經(jīng)驗(yàn)，但對(duì)計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，對(duì)先進(jìn)技術(shù)的使用能力較為薄弱。三是國(guó)內(nèi)檔案管理信息化與國(guó)際先進(jìn)水平存在一定差距。以某急救中心為例，該急救中心雖然完成了院前急救的調(diào)派信息化建設(shè)，建立了緊急醫(yī)學(xué)救援信息系統(tǒng)，但我國(guó)急救中心在接警信息、報(bào)警人病情描述、指揮調(diào)度派車和醫(yī)院回填病歷等方面存在不足，無(wú)法與國(guó)際先進(jìn)的急救信息化水平相匹配，出現(xiàn)報(bào)警系統(tǒng)功能滯后、數(shù)據(jù)分析不足、統(tǒng)一調(diào)度不暢及院前院內(nèi)缺少有效對(duì)接等問(wèn)題?？偠灾?，我國(guó)急需在院前急救中心建立完善的信息化管理體系。

二、急救中心檔案創(chuàng)新管理方法研究

1.建立檔案管理信息化體系，制定統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

急救中心檔案信息化建設(shè)包含諸多復(fù)雜要素，是一項(xiàng)建設(shè)時(shí)間長(zhǎng)、綜合性的工程。在建設(shè)過(guò)程中，可以從以下方面實(shí)施：

一是發(fā)揮政府職能作用，加大對(duì)其幫扶力度，做好頂層設(shè)計(jì)，建設(shè)醫(yī)療急救檔案信息化管理平臺(tái)，并以信息化平臺(tái)為基礎(chǔ)，頒布醫(yī)療急救檔案信息化管理政策。同時(shí)，以增強(qiáng)人員應(yīng)急反應(yīng)能力為目標(biāo)導(dǎo)向，以區(qū)域信息化平臺(tái)聯(lián)動(dòng)為重心，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以標(biāo)準(zhǔn)先行為急救檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

二是構(gòu)建更全面的檔案資源信息化體系。在信息化背景下，社會(huì)上很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)、公安、司法機(jī)關(guān)、律師、保險(xiǎn)和醫(yī)保等部門都需要查閱醫(yī)療急救中心的檔案資源，但由于自身?yè)碛械臋n案數(shù)據(jù)存在信息壁壘，導(dǎo)致無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源全面共享與高效利用。基于此，醫(yī)療急救中心應(yīng)當(dāng)構(gòu)筑集指揮調(diào)度派車、接警信息處理、數(shù)據(jù)查詢等功能于一體的信息共享平臺(tái)，提高檔案資源收集效率，并以檔案部門為主體，不僅要讓救援信息在急救中心內(nèi)部快速傳輸，更要依托平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，協(xié)同社會(huì)上其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心、各類組織或個(gè)人參與到醫(yī)療急救中心檔案管理信息化建設(shè)中，利用大數(shù)據(jù)采集與分析技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等信息化工具，實(shí)現(xiàn)設(shè)備對(duì)接、各類檔案資源整合、技術(shù)銜接，并建構(gòu)檔案信息庫(kù)，突出醫(yī)療急救中心檔案管理的特點(diǎn)，更好地提供信息服務(wù)。

三是借鑒國(guó)外先進(jìn)的信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，提高檔案服務(wù)。比如，國(guó)外采用現(xiàn)代ICT技術(shù)驅(qū)動(dòng)，配置遠(yuǎn)程醫(yī)療設(shè)施，如遠(yuǎn)程視頻和數(shù)據(jù)共享等服務(wù)，為應(yīng)對(duì)重大、突發(fā)性等救援工作，提高應(yīng)急反應(yīng)能力，避免運(yùn)輸距離、處置不及時(shí)等問(wèn)題，導(dǎo)致傷員、病患錯(cuò)過(guò)最佳搶救時(shí)間。此外，國(guó)外院前急救是以病人為中心，建立了急救閉合體系，由報(bào)警信息、測(cè)量、數(shù)據(jù)傳輸、急救App、在線電子病歷、健康管理、個(gè)人電子病歷和救援醫(yī)護(hù)人員等要素組成，急救中心可以實(shí)時(shí)與現(xiàn)場(chǎng)急救專家通過(guò)平板電腦、App等及時(shí)溝通患者情況，探討最佳線路，安排指揮調(diào)度，以最短的距離安全將病人送到醫(yī)院進(jìn)行搶救。整個(gè)救援過(guò)程中的數(shù)據(jù)信息都會(huì)如實(shí)和完整地記錄在管理平臺(tái)和App內(nèi)，通過(guò)大數(shù)據(jù)分析，精準(zhǔn)獲取資料，為后續(xù)檔案整理和收集工作提供極大的便利。國(guó)內(nèi)醫(yī)療急救中心救援任務(wù)以及檔案管理也可以借鑒國(guó)外先進(jìn)的管理模式。例如，利用信息技術(shù)盤活檔案資源，秉持“用戶第一”的理念，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。還可以利用微信和開(kāi)發(fā)App等，制定個(gè)性化服務(wù)，為用戶普及醫(yī)療急救等相關(guān)知識(shí)，將所有檔案數(shù)據(jù)通過(guò)信息技術(shù)手段及時(shí)歸檔。

2.加強(qiáng)人員素質(zhì)和優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施

由于檔案管理是專業(yè)性較強(qiáng)、涉及內(nèi)容較多的一項(xiàng)任務(wù)，要求檔案管理人員應(yīng)該具備扎實(shí)的專業(yè)理論。例如，了解檔案管理學(xué)、技術(shù)檔案管理學(xué)、社會(huì)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)學(xué)以及操作方法等。急救中心可以借助信息化平臺(tái)，加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，采用線下指導(dǎo)、線上資料共享及視頻培訓(xùn)等方式，促使檔案管理人員全方位了解檔案管理工作職責(zé)、工作內(nèi)容、工作方法以及需要具備的文化素養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)，醫(yī)療急救中心還應(yīng)完善行業(yè)待遇，吸引更多綜合型、應(yīng)用型專業(yè)人才，為急救中心檔案信息化管理與服務(wù)發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)。此外，為了加大檔案管理人員培訓(xùn)力度，急救中心還應(yīng)建立專門的檔案管理辦公室、閱覽室、保存室和培訓(xùn)室等，并配置齊全照相機(jī)、攝像機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等以及干濕溫度計(jì)、防蟲藥劑、金屬檔案柜等設(shè)備設(shè)施，為檔案創(chuàng)新管理工作提供軟硬件支持。

3.創(chuàng)新檔案管理意識(shí)、方法、內(nèi)容和制度

（1）意識(shí)創(chuàng)新

建設(shè)醫(yī)療急救中心檔案管理系統(tǒng)，需要檔案管理人員自身具備創(chuàng)新管理能力。首先，利用新媒體和急救中心內(nèi)部信息化管理平臺(tái)，擴(kuò)大檔案創(chuàng)新管理的宣傳力度，讓不同職能科室、各級(jí)干部以及所有工作人員都能提高檔案創(chuàng)新管理的認(rèn)識(shí)。其次，醫(yī)療急救中心還可以安排有潛力的人員進(jìn)修學(xué)習(xí)，讓人員既掌握扎實(shí)的醫(yī)療急救知識(shí)，還能懂得計(jì)算機(jī)操作技能，運(yùn)用創(chuàng)新型管理方法，履行好院前急救檔案管理責(zé)任。最后，醫(yī)療急救中心檔案創(chuàng)新管理應(yīng)該突出檔案管理工作規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化特點(diǎn)，促使檔案管理工作人員積極學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、新知識(shí)、新技術(shù)。

（2）方法創(chuàng)新

急救中心檔案創(chuàng)新管理不僅體現(xiàn)在購(gòu)置先進(jìn)的信息化設(shè)備設(shè)施、樹立創(chuàng)新型檔案管理意識(shí)，還體現(xiàn)在檔案管理方法的創(chuàng)新，構(gòu)建符合檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理內(nèi)容的檔案管理模式，以分類、編號(hào)和制定案卷名錄等方式，將檔案數(shù)據(jù)收集、分類整理和檔案歸檔等各環(huán)節(jié)全部納入信息化管理體系，提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度，確保檔案材料不遺漏、存檔及時(shí)和記錄無(wú)誤。此外，創(chuàng)新檔案信息收集方式，需要打破常規(guī)，摒棄過(guò)去按部就班的收集習(xí)慣，多管齊下。比如，急救中心檔案管理人員可以采用“走出去”的采集方式，檔案管理不僅僅是坐在辦公室管理的工作，更需要與其他科室工作人員協(xié)同配合，及時(shí)收集，避免遺漏。檔案管理人員還可以親自在重大事件和急救知識(shí)普及活動(dòng)等進(jìn)行拍攝，獲取第一手資料，全面收集轄區(qū)范圍內(nèi)醫(yī)院地理位置、急救設(shè)施、血量存儲(chǔ)及報(bào)警人病情描述等信息，以便快速接警并明確處理方案，為病患爭(zhēng)取搶救最佳時(shí)間。

（3）內(nèi)容創(chuàng)新

急救中心必須客觀、如實(shí)記錄病人急救全過(guò)程，并全方位錄像、錄音和記錄紙質(zhì)數(shù)據(jù)信息，這樣，當(dāng)出現(xiàn)醫(yī)患糾紛時(shí)，可以向公安機(jī)關(guān)等相關(guān)部門提交法律證據(jù)，這也是體現(xiàn)醫(yī)療急救中心應(yīng)急反應(yīng)能力、評(píng)價(jià)急救人員績(jī)效的參考依據(jù)。確保檔案的真實(shí)、有效以及檔案信息利用效果，關(guān)鍵在于檔案信息收集和記載內(nèi)容的完整性。其一，急救中心應(yīng)按照從分支到獨(dú)立、從小到大等標(biāo)準(zhǔn)將急救中心歷史發(fā)展全貌的信息資料如實(shí)反映和記錄清楚。其中，包含場(chǎng)地、基礎(chǔ)設(shè)施、醫(yī)療急救設(shè)備、調(diào)度派車、突發(fā)事件處置方案等原始影像、視頻、圖片。此外，組織機(jī)構(gòu)調(diào)整以及歷史文化、科技創(chuàng)新、制度建設(shè)、管理經(jīng)驗(yàn)等資料也應(yīng)進(jìn)行收集。其二，記載院前急救全過(guò)程信息資料，從急救中心接到報(bào)警信息，經(jīng)過(guò)接線員受理、由人員統(tǒng)一派車開(kāi)始，到報(bào)警人指定現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)始救援，將病人送往醫(yī)院進(jìn)行搶救，整個(gè)過(guò)程的信息資料都要如實(shí)且沒(méi)有遺漏地記錄在冊(cè)。例如，病人姓名、地址、各項(xiàng)收費(fèi)、病情初步診斷、責(zé)任醫(yī)生及護(hù)士、用藥及救治措施、救援車的車型、車速、行車公里數(shù)等信息資料，還包含接警員接警時(shí)的語(yǔ)氣、態(tài)度、派車指令等錄音資料。同時(shí)，做好上述檔案信息資料收集后，按照病患年齡、地理位置、病名、病因等分類整理，編輯檔案目錄，及時(shí)歸檔，將檔案信息資料及時(shí)錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，依靠系統(tǒng)科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息自動(dòng)化統(tǒng)計(jì)、分析、存儲(chǔ)、檢索和利用，以便后續(xù)主管部門及其他部門、組織機(jī)構(gòu)查閱檔案資料、研究病人發(fā)病規(guī)律、原因，總結(jié)搶救經(jīng)驗(yàn)，提高工作效率。

（4）制度創(chuàng)新

急救中心檔案信息管理部門需要自身加強(qiáng)管理和服務(wù)意識(shí)，明確責(zé)任，將檔案管理工作納入急救中心年度計(jì)劃和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展范疇，定期組織開(kāi)展檔案創(chuàng)新管理研究和質(zhì)量檢查等工作，并成立專門的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立檔案管理員專職崗位，在人員選派上應(yīng)該從專業(yè)度、責(zé)任心以及熟悉信息化技術(shù)等方面考慮，實(shí)現(xiàn)檔案管理與業(yè)務(wù)工作“兩手抓”。與此同時(shí)，急救中心應(yīng)建立健全檔案管理工作制度，制定合理的檔案信息采集、歸檔范圍，嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》等法規(guī)精神以及內(nèi)部管理規(guī)定，完成檔案查閱、采集、歸檔、交接、使用期限等工作。還要特別明確檔案歸檔范圍與急救中心業(yè)務(wù)情況相對(duì)接，根據(jù)院前急救醫(yī)療特性和醫(yī)療工作職責(zé)要求，界定歸檔范圍。此外，急救中心應(yīng)建立檔案安全保密制度，與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，要求人員嚴(yán)格遵循。

三、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上述分析，檔案創(chuàng)新管理在當(dāng)今顯現(xiàn)出越來(lái)越重要的作用，檔案管理人員需要以檔案為核心，主動(dòng)更新觀念，緊跟時(shí)代，全面提升管理意識(shí)，優(yōu)化管理方法，健全管理制度，切實(shí)做好檔案高效采集、科學(xué)管理、規(guī)范歸檔等工作。對(duì)此，本文從現(xiàn)存問(wèn)題出發(fā)，探索有效的檔案信息管理創(chuàng)新途徑和方法，從信息化建設(shè)、意識(shí)強(qiáng)化、方法更新、制度健全及基礎(chǔ)設(shè)施完善等多方面落實(shí)，促使急救中心檔案信息資源發(fā)揮更多的服務(wù)價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]涂桂莉.急救中心電子檔案安全管理與利用研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2022（24）：36-37+67.

[2]陳 珊.網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)在急救中心檔案管理中的應(yīng)用分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（22）：97-98.

[3]張 嵐.市級(jí)急救中心檔案室業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)探討[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（30）：61-62.

[4]張 嵐.新時(shí)期醫(yī)院急救中心檔案信息化管理模式探析[J].山東檔案，2021（05）：47-48.

（作者單位：菏澤市急救指揮中心）