機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑分析

林峰屹

摘 要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難度一直比較大，加快信息化建設(shè)有助于提高其管理效率。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新、發(fā)展，提高檔案管理的規(guī)范性，以順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理對(duì)信息化建設(shè)的重視程度不足，信息化建設(shè)速度較慢，信息化建設(shè)方法落后。本文針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行了深入分析，提出了提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)意識(shí)、構(gòu)建完善的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理激勵(lì)機(jī)制、應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理信息化技術(shù)、加大檔案管理信息化建設(shè)投入以及優(yōu)化檔案管理制度等檔案管理信息化建設(shè)路徑，希望可以為相關(guān)研究人員提供參考。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)路徑

隨著信息技術(shù)水平越來(lái)越高，其應(yīng)用范圍也越來(lái)越廣。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)要從具體的情況出發(fā)，充分體現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的性質(zhì)和特點(diǎn)，把握檔案管理的需求與目標(biāo)。近年來(lái)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度不足，在信息化建設(shè)方面的投入比較少，整體上存在各種各樣的問(wèn)題。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)屬于時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位改變現(xiàn)狀具有積極作用。目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在一定的難度，為此，在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)教訓(xùn)非常重要。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

1．順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求

時(shí)代發(fā)展速度越來(lái)越快，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)越來(lái)越多。開(kāi)展機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作，有助于順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，抓住發(fā)展機(jī)會(huì)，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的整體實(shí)力。信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)的發(fā)展速度非?？欤畔⒓夹g(shù)水平也越來(lái)越高，信息技術(shù)在很多行業(yè)應(yīng)用之后產(chǎn)生了顯著的效果。機(jī)關(guān)事業(yè)單位產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息越來(lái)越多，檔案管理內(nèi)容龐大，涉及方方面面的問(wèn)題，要想確保檔案的意義發(fā)揮到最大，需要解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位面臨的管理難題。信息化建設(shè)能夠在一定程度上解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作滯后、工作效率不高等問(wèn)題。通過(guò)信息化建設(shè)可以建設(shè)檔案信息管理平臺(tái)，并結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況不斷優(yōu)化平臺(tái)，構(gòu)建扎實(shí)穩(wěn)固的檔案管理體系。信息化建設(shè)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位產(chǎn)生的影響非常大，信息技術(shù)的應(yīng)用可以節(jié)省人力，甚至取代人工，對(duì)控制檔案管理失誤率具有積極作用。

2．提高檔案管理的規(guī)范性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)可以提高檔案管理的規(guī)范性，有效保障檔案管理工作的質(zhì)量。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作相對(duì)滯后，無(wú)論是技術(shù)水平還是人才素養(yǎng)都比較低，無(wú)法適應(yīng)管理工作的需求。檔案管理工作的順利、高效開(kāi)展，對(duì)管理模式的要求比較高。信息化建設(shè)可以讓檔案管理中存在的不足與問(wèn)題得到解決與優(yōu)化，構(gòu)建規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)。目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作仍然以人力為主，由于信息化建設(shè)水平不足，檔案管理的規(guī)范性與預(yù)期之間存在較大的差距。通過(guò)信息化建設(shè)可以降低檔案管理的難度，節(jié)省檔案管理的時(shí)間，合理安排檔案管理人員，逐漸構(gòu)建系統(tǒng)化、科學(xué)化的檔案管理體系，檔案管理的規(guī)范性就會(huì)明顯得到提升。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

1．對(duì)信息化建設(shè)的重視程度不足

從機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，很多單位對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)不足，缺乏專業(yè)的知識(shí)與素養(yǎng)，尚未形成信息化建設(shè)的意識(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作長(zhǎng)期停滯不前，檔案管理的意義和價(jià)值沒(méi)有發(fā)揮出來(lái)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理工作的重視程度不足，沒(méi)有制定信息化建設(shè)的方案。檔案管理人員在這樣的氛圍下很難產(chǎn)生信息化管理意識(shí)，對(duì)于信息化管理技術(shù)的學(xué)習(xí)熱情不高，綜合素養(yǎng)長(zhǎng)期無(wú)法得到提升，自然無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代的檔案管理需求，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展無(wú)法起到推動(dòng)作用。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)措施比較落后，沒(méi)有制定創(chuàng)新、調(diào)整的方案，在調(diào)取檔案的時(shí)候效率比較低，檔案的保存質(zhì)量較差，出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率比較高，不僅破壞了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的形象，還導(dǎo)致公民的權(quán)益受到侵害。近年來(lái)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位面臨的競(jìng)爭(zhēng)壓力不斷增加，如果信息化建設(shè)的速度跟不上，檔案管理作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要工作內(nèi)容，其整體質(zhì)量無(wú)法得到保障，機(jī)關(guān)事業(yè)單位將會(huì)面臨巨大的發(fā)展困境。

2．信息化建設(shè)速度較慢

機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)信息技術(shù)的引進(jìn)和應(yīng)用不夠重視，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)速度比較慢，限制了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展與進(jìn)步。目前，信息技術(shù)仍然處于持續(xù)完善、創(chuàng)新的過(guò)程中，信息技術(shù)成果在很多領(lǐng)域都發(fā)揮著重要的作用。檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)需要具備一定的條件，而信息化建設(shè)就屬于構(gòu)建條件的重要一步。機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)自身的定位存在問(wèn)題，缺乏為人民服務(wù)的意識(shí)與覺(jué)悟，對(duì)于信息化建設(shè)工作的重視程度不足，以至于信息化建設(shè)工作無(wú)法推進(jìn)。很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在設(shè)置檔案管理部門(mén)時(shí)缺乏依據(jù)，甚至有的單位未設(shè)置獨(dú)立的檔案管理部門(mén)。在這樣的模式下，檔案管理信息化建設(shè)工作會(huì)遇到很多的阻礙。此外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的激勵(lì)機(jī)制認(rèn)識(shí)不準(zhǔn)確，以至于檔案管理人員的信息化建設(shè)積極性不高。機(jī)關(guān)事業(yè)單位相較其他類型的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)意識(shí)不強(qiáng)，以至于很多信息化建設(shè)資源、條件沒(méi)有得到充分的應(yīng)用，檔案管理信息化建設(shè)的速度無(wú)法提升，對(duì)于檔案管理乃至機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展都存在消極影響。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的決策層、領(lǐng)導(dǎo)層缺乏學(xué)習(xí)信息化技術(shù)、信息化經(jīng)驗(yàn)的意識(shí)。

3．信息化建設(shè)方法落后

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方法落后，建設(shè)效果長(zhǎng)期比較差。機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒(méi)有順應(yīng)時(shí)代的要求，設(shè)置的發(fā)展目標(biāo)缺乏合理性，對(duì)檔案管理工作的定位不準(zhǔn)確，采用的信息化建設(shè)方法十分落后。很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位現(xiàn)在還在沿用傳統(tǒng)落后的信息化建設(shè)方法，長(zhǎng)時(shí)間看不到效果也不采取創(chuàng)新發(fā)展措施。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)人力、物力以及財(cái)力的要求比較高，當(dāng)這些條件沒(méi)有得到充分滿足之后，信息化建設(shè)方法的采用就會(huì)受到限制。檔案管理人員工作過(guò)程中采用的方法將直接影響工作效率與工作質(zhì)量，信息化建設(shè)的方法落后則意味著檔案管理目標(biāo)無(wú)法實(shí)現(xiàn)。盡管機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)信息化建設(shè)工作采取了一定的措施，但由于受傳統(tǒng)思維的限制，信息化建設(shè)方法的創(chuàng)新力度不足，檔案功能無(wú)法充分發(fā)揮作用。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑

1．增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)意識(shí)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從檔案管理的功能與作用出發(fā)，考慮到機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，增強(qiáng)信息化建設(shè)意識(shí)，為檔案管理工作創(chuàng)造有利的條件。穩(wěn)定有序地推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作，培養(yǎng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員的信息化建設(shè)意識(shí)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以從檔案管理人員的綜合素養(yǎng)考核做起，促使其積極學(xué)習(xí)信息化建設(shè)知識(shí)，培養(yǎng)檔案管理人員的信息化管理能力。在單位開(kāi)展信息化建設(shè)宣傳工作，通過(guò)培訓(xùn)、講座等方式組織檔案管理人員學(xué)習(xí)信息技術(shù)知識(shí)，把握檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)與方向。給檔案管理人員提供充分、有效的信息化建設(shè)資料，為檔案管理工作構(gòu)建共享平臺(tái)，充分應(yīng)用信息技術(shù)，增強(qiáng)檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)。利用單位內(nèi)部的管理平臺(tái)推送信息化建設(shè)相關(guān)知識(shí)與信息，組織開(kāi)展專題會(huì)，結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)際情況，設(shè)計(jì)信息化建設(shè)專題活動(dòng)，組織檔案管理人員開(kāi)展信息化建設(shè)問(wèn)題探討活動(dòng)，讓信息技術(shù)滲透檔案管理工作中。機(jī)關(guān)事業(yè)單位也要為檔案管理人員提供有效的學(xué)習(xí)平臺(tái)、自我提升平臺(tái)，讓單位內(nèi)部的信息化建設(shè)氛圍越來(lái)越濃厚。

2．構(gòu)建完善的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理激勵(lì)機(jī)制

只有完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理激勵(lì)機(jī)制，才可以為信息化建設(shè)提供支撐。創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制需要從機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)際情況出發(fā)，抓住機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重點(diǎn)、難點(diǎn)以及檔案管理人員的現(xiàn)狀，以此為基礎(chǔ)制定激勵(lì)機(jī)制，可以盡快扭轉(zhuǎn)信息化建設(shè)的局面。檔案管理人員在激勵(lì)機(jī)制的作用下能夠調(diào)整心態(tài)，積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)，為信息化建設(shè)工作貢獻(xiàn)力量。激勵(lì)機(jī)制中應(yīng)當(dāng)明確信息化建設(shè)的方向與目標(biāo)，促使檔案管理人員更好地完成工作。激勵(lì)機(jī)制的創(chuàng)新方向要合理、明確，以便于為信息化建設(shè)服務(wù)。檔案管理人員在信息化建設(shè)方面的態(tài)度、表現(xiàn)等都要納入考核中，使激勵(lì)機(jī)制可以順利發(fā)揮作用。檔案管理人員的信息化建設(shè)工作得到了準(zhǔn)確、客觀地評(píng)估之后，獲得相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，能夠讓檔案管理人員看到自身工作的重要性，從而更主動(dòng)地投入信息化建設(shè)工作中，為檔案管理工作創(chuàng)造更好的條件。激勵(lì)機(jī)制在應(yīng)用過(guò)程中要接受檔案管理人員的監(jiān)督，及時(shí)處理檔案管理人員的反饋意見(jiàn)，以便于推動(dòng)信息化建設(shè)工作。積極研究與應(yīng)用信息化的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理激勵(lì)模式，滲透信息化建設(shè)理念的重要性，吸引更多優(yōu)質(zhì)的信息化建設(shè)人才，最大限度地充實(shí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)人才體系。

3．應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理信息化技術(shù)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)信息技術(shù)的依賴非常高，為此，在實(shí)踐中要積極引進(jìn)并應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)。在實(shí)踐中將信息技術(shù)與檔案管理工作充分結(jié)合，促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的步伐，以獲得更好的發(fā)展機(jī)會(huì)，在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中保持良好的狀態(tài)。信息技術(shù)越來(lái)越多，不同的信息技術(shù)對(duì)檔案管理的作用不同，引進(jìn)的時(shí)候需要選擇與檔案管理相關(guān)的，以便于加快信息化建設(shè)的速度。結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理需求篩選信息技術(shù)，并進(jìn)行試驗(yàn)，確定能夠產(chǎn)生積極效果之后，方可以進(jìn)入正式的使用過(guò)程，確保信息化建設(shè)效果達(dá)到預(yù)期。大數(shù)據(jù)技術(shù)作為重要的信息技術(shù)之一，其與檔案管理的融合具有顯著效果，積極引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)、培養(yǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)人才屬于機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)前信息化建設(shè)的重要任務(wù)。引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)節(jié)省檔案管理的時(shí)間、人力以及物力等成本，提高檔案管理的水平，提高檔案的調(diào)取與利用效率。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、人工智能技術(shù)近年來(lái)發(fā)展迅速，產(chǎn)生了很多可以應(yīng)用到機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的成果，積極地消化、應(yīng)用非常必要。在此基礎(chǔ)之上，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門(mén)的功能作用可以進(jìn)一步發(fā)揮，促使用戶體驗(yàn)感得到增強(qiáng)。

4．加大檔案管理信息化建設(shè)投入

信息化建設(shè)需要充分的條件，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)并采取積極的措施。檔案管理信息化建設(shè)的人力、物力以及財(cái)力資源都要達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)，才可以保障信息化建設(shè)的效果，為檔案管理工作創(chuàng)造有利的條件。為此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從現(xiàn)有的資源與條件出發(fā)，為檔案管理信息化建設(shè)工作提供支撐。如果，人力、物力以及財(cái)力不足，則需要及時(shí)完善，如制定合理、完善的人才招聘制度，明確要求檔案管理人員的信息技術(shù)水平，以確保進(jìn)入檔案管理崗位的人員可以參與信息化建設(shè)工作。針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員采取培訓(xùn)、考核措施，淘汰信息技術(shù)水平低的人員，打造一支專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。檔案管理信息化建設(shè)需要的物力條件要從多方面著手加以完善，促使各個(gè)部門(mén)相互協(xié)作，發(fā)揮機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部資源的作用與價(jià)值。機(jī)關(guān)事業(yè)單位也要與國(guó)家相關(guān)部門(mén)反映，獲得物力、財(cái)力支持。針對(duì)人力、物力以及財(cái)力資源制定科學(xué)調(diào)配方案，確保這些資源得到優(yōu)化配置，能夠有序推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)明確檔案管理信息化建設(shè)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展中占據(jù)的重要地位，以此為依據(jù)分配資源，提高資源的利用率。國(guó)家、政府也應(yīng)當(dāng)積極地開(kāi)展機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平調(diào)查研究活動(dòng)，促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位認(rèn)清檔案管理中存在的問(wèn)題，通過(guò)政策或法規(guī)為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供支持。

5．優(yōu)化檔案管理制度

檔案管理制度的優(yōu)化可以為信息化建設(shè)工作提供助力。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要重視檔案管理制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理制度存在的不足與問(wèn)題，根據(jù)時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)以及信息技術(shù)的發(fā)展水平，制定完善的檔案管理制度。檔案管理制度的優(yōu)化需要從檔案管理崗位、檔案管理流程以及檔案管理獎(jiǎng)懲制度等多方面做起。當(dāng)檔案管理制度得到充分優(yōu)化之后，信息化建設(shè)的速度會(huì)加快，并有助于定期優(yōu)化信息化建設(shè)方法，創(chuàng)新信息化建設(shè)理念。重新設(shè)置崗位意味著要積極吸收科學(xué)、合理的檔案管理經(jīng)驗(yàn)與研究成果，積累經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)教訓(xùn)，建構(gòu)具體的檔案管理模式。檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)之間存在職責(zé)交叉的情況，容易出現(xiàn)各種不良后果。為了解決此類問(wèn)題，結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展目標(biāo)，設(shè)置檔案管理崗位，明確各檔案管理人員的職責(zé)范圍，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。檔案管理的流程優(yōu)化可以借助信息技術(shù)完成，這屬于信息化建設(shè)的重要組成部分。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要從基層著手，獲取檔案管理人員以及其他員工對(duì)檔案管理工作的態(tài)度與認(rèn)識(shí)，以便于客觀地判斷檔案管理的質(zhì)量。為員工提供反饋的渠道，讓員工參與到信息化建設(shè)工作中來(lái)，增強(qiáng)管理的實(shí)效，檔案管理的流程可以更加精簡(jiǎn)有效。與檔案管理人員相匹配的獎(jiǎng)懲措施很重要，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要向優(yōu)秀單位學(xué)習(xí)，制定科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度，吸收檔案管理人員的意見(jiàn)，保障員工的知情權(quán)、參與權(quán)以及決策權(quán)。通過(guò)這樣的方法凝聚企業(yè)員工的向心力，能夠讓檔案管理信息化建設(shè)工作持續(xù)推進(jìn)，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，需要不斷提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)意識(shí)，如此才可以促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位全面分析檔案管理存在的問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)信息化建設(shè)的必要性，制訂信息化建設(shè)的目標(biāo)與方案。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑的探索也要符合時(shí)代發(fā)展的背景，不斷優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位的制度與體系，培養(yǎng)檔案管理信息化建設(shè)人才和信息技術(shù)應(yīng)用人才，抓住機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)、難點(diǎn)。通過(guò)信息化建設(shè)工作，可以更快速地提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范性和工作效率，促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的功能作用完全發(fā)揮出來(lái)。

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（作者單位：乳山市老年大學(xué)）