企業(yè)行政管理能力提升路徑探索

胡兆軍

企業(yè)行政管理工作作為企業(yè)管理工作的重要組成部分，在企業(yè)運(yùn)行發(fā)展過程中起著不可或缺的重要作用，以筆者所在企業(yè)為例，辦公室主要承擔(dān)企業(yè)行政管理工作，其工作內(nèi)容主要包括行政事務(wù)相關(guān)制度流程的制定和執(zhí)行推動、日常辦公事務(wù)管理、辦公物品管理、公文文件管理、檔案管理、會議管理、涉外事務(wù)管理，還涉及出差、低值易耗品、車輛、安全衛(wèi)生等。工作的最終目的是通過各種規(guī)章制度和人為努力使部門之間或者關(guān)系企業(yè)之間形成密切配合的關(guān)系，使整個公司在運(yùn)作過程中成為一個高速并且穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的整體，為企業(yè)發(fā)展提供高質(zhì)量服務(wù)。但是，通過近幾年的工作實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)目前企業(yè)辦公室的行政管理工作還存在著一些問題，因此必須通過各種途徑來不斷提高行政管理水平，基于此，本文以探索企業(yè)辦公室行政管理能力提升路徑為主，從管理的重要性、管理問題及策略分析等多個方面展開研究。

一、提升企業(yè)行政管理能力的重要性

提高企業(yè)行政管理水平可以協(xié)助企業(yè)形成一個完善的管理體系，讓企業(yè)內(nèi)部管理水平和效率得到進(jìn)一步提升，同時實(shí)現(xiàn)企業(yè)的規(guī)范化管理。所以，企業(yè)辦公室要予以高度配合，提高行政管理工作的規(guī)范性，讓目標(biāo)策劃和內(nèi)部管理措施等工作落實(shí)到位，才是符合現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)需求，才能更好地推動企業(yè)發(fā)展。要想真正解決這些問題，必須要重視目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和各方資源的統(tǒng)籌、整合，提高行政管理工作水平。

二、企業(yè)行政管理中存在的問題

目前，從辦公室的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)來看，行政管理工作還存在一些問題，這些問題不僅影響著企業(yè)的發(fā)展，而且還會降低企業(yè)的工作質(zhì)量，亟待管理人員重視并制定出解決策略，常見問題如下：

一是缺乏科學(xué)的管理方法。辦公室的行政管理工作流程復(fù)雜，沒有明確主次和職責(zé)，這就導(dǎo)致辦公室工作人員的工作混亂，無法滿足新時代背景下對企業(yè)管理的發(fā)展需求。與此同時，辦公室工作人員缺之大局意識，對辦公室行政管理工作沒有精準(zhǔn)定位，缺乏科學(xué)的管理方法，行政管理工作質(zhì)量亟待提升。

二是對辦公室行政管理工作認(rèn)識不足。辦公室行政管理工作是否得當(dāng)，直接關(guān)系到企業(yè)的各項(xiàng)工作能否順利開展。長期以來，辦公室工作人員由于缺乏對行政管理工作的了解，無法協(xié)調(diào)各方關(guān)系，阻礙了企業(yè)各項(xiàng)工作的正常進(jìn)行，無法充分發(fā)揮出辦公室行政管理工作的作用，失去了開設(shè)這個職位的真正意義。

三是辦公室工作人員業(yè)務(wù)水平偏低、主動性不足。辦公室行政管理工作涉及多個部門，具有靈活性、隨機(jī)性和偶然性，沒有一套固定的工作方式，耗費(fèi)的時間和精力較大。并且許多行政管理人員都是從別的部門抽調(diào)過來的，屬于經(jīng)驗(yàn)型人員，對業(yè)務(wù)管理缺少專業(yè)的能力，在處理辦公事務(wù)時無從下手，長期如此，會導(dǎo)致工作人員喪失對工作的積極性和主動性。從整體上看，行政管理人員普遍缺乏專業(yè)素養(yǎng)，難以處理復(fù)雜的辦公事務(wù)，這是導(dǎo)致辦公室行政管理工作開展困難的主要原因。

四是領(lǐng)導(dǎo)忽視辦公室行政管理工作的重要性。部分領(lǐng)導(dǎo)在安排工作時，沒有為辦公室行政管理工作創(chuàng)造有利的環(huán)境，常常是臨時委任，而忽視了管理的內(nèi)涵，使辦公室行政人員在開展工作時常常處于尷尬的境地，究其原因，主要是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視行政人員工作，臨時交辦的任務(wù)具有很大的隨意性，致使其他安排好的工作沒有落實(shí)到位。

三、提升企業(yè)行政管理能力的路徑探索

一是加強(qiáng)辦公室與各部門之間的協(xié)調(diào)與合作。企業(yè)各科室之間是否存在著科學(xué)的層級劃分，能否協(xié)調(diào)協(xié)作，能否達(dá)到共同的目的，以及如何相互協(xié)作，都會給辦公室的行政效能造成影響。上級辦公室要向下級單位傳達(dá)明確的工作要求，下級單位要認(rèn)真賈徹執(zhí)行，把工作落實(shí)到位，對下級辦公室來說，要把上級辦公室和領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作都認(rèn)真完成，不推諉扯皮、敷衍了事，對所有工作都要有落實(shí)、有舉措、有回音。

二是不斷提高辦公室人員的綜合素質(zhì)水平。辦公室行政管理人員要樹立服務(wù)意識，打破傳統(tǒng)的行政思想，以提高工作熱情和工作積極性，服務(wù)于企業(yè)職工，提高辦公室的高效行政能力，應(yīng)當(dāng)著眼于挖掘人才的潛能，建設(shè)一支高素質(zhì)、服務(wù)意識強(qiáng)的辦公室行政管理困隊(duì)。首先，要按照辦公目標(biāo)的需要，對辦公室人員進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。要堅(jiān)持適度集中原則，合理安排辦公室人員數(shù)量，確保所有人員都能具備合理的工作量，從而激發(fā)員工的工作熱情，減少人力資源的浪費(fèi)。其次，要達(dá)到邊際產(chǎn)出，必須合理分配辦公室職員，即保證所有部門職員的人數(shù)在合理范圍內(nèi)，使內(nèi)部和外部的辦公制度得到協(xié)調(diào)。在不同的辦公區(qū)域，同一辦公人員的邊際產(chǎn)出存在差異，這是因?yàn)椴煌霓k公區(qū)域存在著人員短缺、管理水平和效率差異，從而對邊際產(chǎn)出產(chǎn)生一定的影響。行政辦公人員所掌握的專業(yè)技術(shù)與行政辦公的專業(yè)技能之間存在著一定的差距，因此，要使之達(dá)到最大限度的邊際產(chǎn)出，就需要對行政人員進(jìn)行合理分配，持續(xù)優(yōu)化辦公室肉部組織結(jié)構(gòu)。最后，要加強(qiáng)對辦公室人員的再培訓(xùn)和二次教育，使其專業(yè)能力和綜合素質(zhì)得到有效提高。辦公室人員還應(yīng)對經(jīng)濟(jì)法律、公共關(guān)系、電腦技術(shù)和所屬部門的專業(yè)知識有一定的了解，能夠做到公平、合理、主次分明、計(jì)劃周密、執(zhí)行有效地去解決問題。還應(yīng)具備協(xié)調(diào)、化解各類矛盾、處理各類關(guān)系的能力，通過不斷總結(jié)來形成一套科學(xué)的辦公室行政管理方式。

三是構(gòu)建辦公室激勵機(jī)制，提高薪資酬勞水平。高效的員工激勵機(jī)制能夠持續(xù)激發(fā)辦公室行政管理人員的工作熱情，對提升組織的生產(chǎn)能力有積極作用，通過改進(jìn)內(nèi)外環(huán)境，優(yōu)化勞動關(guān)系，激發(fā)出辦公室人員的創(chuàng)新能力和工作熱情。比如，可以通過實(shí)施崗位聘用制度、績效薪酬制度等方式，對其給與適當(dāng)?shù)募?，加?qiáng)業(yè)績考評，注重質(zhì)與量相結(jié)合，將職工滿意度納入評估標(biāo)準(zhǔn)，行政人員進(jìn)行考核評價，提升工作熱情，從而達(dá)到獎勤罰懶、優(yōu)勝劣汰的管理目的。二是提高薪資酬勞水平。固定新資是行政管理人員的一種保障需求，而工資水平的穩(wěn)步提高則會對人員產(chǎn)生積極的激勵效果。因此，人力資源部要及時了解同行業(yè)的薪酬標(biāo)準(zhǔn)、本市經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r，然后，針對不同崗位、工齡、級別、績效等情況，提出個性化的固定工資標(biāo)準(zhǔn)，例如薪酬模式可以考慮引入高彈性或?qū)拵У刃问絹碇贫ㄐ劫Y，經(jīng)過多次協(xié)商和民主投票，每個年度都會提高行政人員的固定薪酬標(biāo)淮，包括基本工資、津貼、五險(xiǎn)一金等，確保他們的工資和收入在一個合理的范圍內(nèi)，以減少對管理人員的不滿和負(fù)面情緒。

四是完善崗位績效管理體系。1.規(guī)范職務(wù)晉升機(jī)制。職務(wù)晉升不僅可以提升行政管理人員的薪酬待遇，還可以讓他們在心理上獲得他人的尊重和認(rèn)可，進(jìn)而滿足管理人員的物質(zhì)和心理上的需要，所以，要進(jìn)一步完善人才選拔、使用和評價體系，構(gòu)建科學(xué)合理的晉升機(jī)制，才能有效激發(fā)行政管理人員的工作熱情。首先，制定行政崗位職能說明書，使行政人員能夠理解與其發(fā)展相適應(yīng)的職業(yè)規(guī)劃和崗位匹配度。其次，要有一個清晰的晉升標(biāo)準(zhǔn)，需從晉升人員的品質(zhì)、專業(yè)資質(zhì)能力、考核等級、工作年限、經(jīng)驗(yàn)等進(jìn)行評估，并確定相關(guān)任職細(xì)則，這樣才能讓競聘提拔變得更有說服力。最后，通過民主測評、專業(yè)化筆試、結(jié)構(gòu)面試等多種形式對應(yīng)聘者進(jìn)行德、智、績、能、勤等全面考評，從而實(shí)現(xiàn)職位的公正化、科學(xué)化。2.實(shí)施崗位調(diào)整制度。當(dāng)前，企業(yè)行政管理人員面臨著晉升競爭激烈、晉升機(jī)“僧多粥少”的問題，又可以使行政管理人員在合適的崗位上發(fā)揮才能，為以后的職務(wù)晉升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。行政管理人員可以在每個年度未期，結(jié)合個人特點(diǎn)、專業(yè)技能、王作表現(xiàn)等情況，將轉(zhuǎn)崗申請 《包括目標(biāo)部門和崗位）提交給人力資源部門和轉(zhuǎn)崗單位，之后由相關(guān)部門進(jìn)行全面審核和綜合考評，從中挑選出優(yōu)秀的申請者，以平級轉(zhuǎn)崗調(diào)動到有關(guān)部門。實(shí)行“崗位調(diào)整，不僅可以滿足行政管理人員的發(fā)展需要，而且可以解決個人特征與崗位職責(zé)不相適應(yīng)的矛盾問題，使他們真正發(fā)揮其內(nèi)在價值和潛能。

四、結(jié)語

要想切實(shí)提高企業(yè)辦公室行政管理水平，只有重視理論與實(shí)際相結(jié)合，強(qiáng)化內(nèi)部人員的綜合素質(zhì)管理，才能順應(yīng)時代發(fā)展，協(xié)助企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。提高有效行政管理水平，重點(diǎn)在于構(gòu)建一支高質(zhì)量的行政管理隊(duì)伍，不斷促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)事業(yè)的良性發(fā)展，并全面地推動企業(yè)內(nèi)部開展科學(xué)管理，為企業(yè)和職工提供更多有效服務(wù)，為企業(yè)蓬勃發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。