銀行辦公室行政工作管理信息化意義及路徑

郝潔

在中國特色社會主義進入新時代背景下，信息技術日新月異。因此，大力推動銀行辦公室行政工作管理信息化勢在必行。如何高效推動銀行辦公室行政工作管理信息化，已經(jīng)成為擺在銀行管理層面前的一個重要課題，對今后銀行的高質(zhì)量發(fā)展有著積極的促進作用。

一、銀行辦公室行政工作管理信息化的意義

1.顯著提高銀行內(nèi)部的信息流轉(zhuǎn)速度。在新冠肺炎疫情影響下，國內(nèi)經(jīng)濟受到了一定的影響。在這個背景下，銀行要想獲得高質(zhì)量發(fā)展，必須顯著提升管理效率。實踐證明，依托辦公室行政工作管理信息化建設，能夠整合銀行的各項資源，推動銀行內(nèi)部的規(guī)范化管理，為銀行貸款、存款、理財產(chǎn)品等項目的運行提供穩(wěn)定的內(nèi)部環(huán)境。同時，依托管理信息化建設，銀行各部門在優(yōu)化信息、數(shù)據(jù)收集、處理和整合的過程中，工作成效顯著提升，既能夠保障銀行各項信息數(shù)據(jù)的準確性和全面性，還能顯著增強信息傳遞的效率和銀行數(shù)據(jù)信息的共享速度。因此，能夠提升銀行內(nèi)部的信息流轉(zhuǎn)速度，并在當前內(nèi)外競爭壓力較大的背景下，幫助銀行獲得更多的信貸業(yè)務，推動銀行經(jīng)濟效益的穩(wěn)步提升。

2.加快推動銀行行政管理的智能化。銀行辦公室行政管理工作涉及面較廣，是做好銀行各部門間溝通聯(lián)動、推動上下級部門信息傳遞的中樞機構。因此，推動行政工作管理信息化建設，是充分適應當前金融行業(yè)競爭激烈的時代背景，能夠充分挖掘銀行行政管理工作潛力，為銀行管理層做出工作決策提供重要的依據(jù)。在銀行行政工作管理信息化建設過程中，主要依托自動化辦公程序和網(wǎng)絡平臺的搭建，實現(xiàn)行政辦公的智能化、無紙化。在辦公程序的使用過程中，依托網(wǎng)絡，可以將銀行管理層的各項要求迅速傳遞到各部門管理平臺，暢通工作任務發(fā)布渠道，確保工作任務能夠第一時間傳遞到基層崗位。通過智能化的運行方式，顯著提高了銀行辦公室自動化辦公水平，降低了銀行行政管理工作的復雜性，對銀行辦公室行政工作的發(fā)展提供了重要的技術支撐。

3.能夠推動部門聯(lián)動，實現(xiàn)銀行高質(zhì)量發(fā)展。銀行要想獲得更多的經(jīng)濟效益和社會效益，在經(jīng)營管理過程中，就需要信貸、存款、后勤等多個部門的協(xié)調(diào)聯(lián)動。辦公室行政工作既有一定的組織、溝通和協(xié)調(diào)作用，又有一定的管理服務職能。目前，銀行在行政管理工作上，主要呈現(xiàn)垂直化的分布。通過信息化建設，銀行辦公室能夠和其他部門建立起溝通協(xié)作的信息化管理體系，能夠?qū)π刨J、理財產(chǎn)品、存款等業(yè)務數(shù)據(jù)及時開展收集、總結(jié)、分析，形成高速迅捷的信息傳遞模式。通過辦公室人員的匯總，能夠為銀行管理層提供更多精準的經(jīng)營數(shù)據(jù)，為銀行領導層作出階段性安排、年度戰(zhàn)略部署提供有力的數(shù)據(jù)參考。因此，從總體上看，銀行辦公室行政工作管理信息化建設意義顯著，能夠?qū)崿F(xiàn)銀行各部門更好的溝通和了解，便于精準掌握數(shù)據(jù)，提升銀行行政管理工作效率，有效節(jié)約銀行辦公室行政管理的人力成本和時間成本。

二、銀行辦公室行政工作管理信息化中的問題

1.銀行管理層缺少信息化建設的戰(zhàn)略規(guī)劃。大數(shù)據(jù)時代，銀行各項工作的開展都離不開信息的收集、數(shù)據(jù)分析和研判。從整體上看，銀行辦公室行政管理工作中，信息化建設步伐相對緩慢，首要問題就是領導層重視程度偏低。一方面，在信息化建設方面過程中，缺少信息化建設戰(zhàn)略規(guī)劃意識。例如，在銀行辦公室行政工作中，信息化建設相關崗位設置較少，沒有配備足夠的信息化建設專業(yè)人才，導致銀行的行政工作管理信息化進程受到了很大的限制。另一方面，主要體現(xiàn)在目前針對銀行管理層的考核體系不夠科學，行政工作管理信息化指標沒有納入到考核體系，或指標所占權重較低。雖然國家大力鼓勵行政管理信息化建設，但是銀行在日常的經(jīng)營管理中，將更多的重心放在了經(jīng)濟效益產(chǎn)出，對行政管理工作是否順暢、是否高效的要求不高。領導重視程度偏低，導致銀行在辦公室行政工作管理信息化工作中缺少系統(tǒng)性的規(guī)劃，對信息化建設所需要的人員保障、場地保障、設施保障缺少統(tǒng)一調(diào)度，制約了銀行的高質(zhì)量發(fā)展。

2.部門間的職能分工不夠明晰，影響行政效率。由于銀行辦公室行政工作具有復雜性，需要整合各個部門的資源，在運行過程中還存在顯著不足。一方面，主要表現(xiàn)為銀行辦公室行政工作開展中，各部門間的職能分工不夠明晰，導致上傳下達工作有一定的難度。例如，受到傳統(tǒng)管理體制的影響，我國大多數(shù)銀行的行政管理程序繁瑣，重大決策由銀行管理層集體討論擬定，具體方案由管理層批示后層層下發(fā)，工作執(zhí)行涉及到多部門聯(lián)動，遇到的問題需要銀行辦公室來進行溝通和協(xié)調(diào)。從總體上看，工作程序比較復雜，銀行辦公室在其中承擔著上傳下達、信息傳遞、提供決策參考等重要工作內(nèi)容。銀行各部門間出現(xiàn)的職能交叉、責任不清等問題，導致銀行信息傳遞過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)不精準、資料傳遞不及時等情況，嚴重影響銀行工作的運轉(zhuǎn)。另一方面，銀行辦公室在部門間溝通協(xié)調(diào)、定期調(diào)度等制度建設方面還有缺失。目前，銀行辦公室在一些綜合性的工作中處于協(xié)調(diào)角色，但是協(xié)調(diào)的效率不高。尤其是在行政工作管理信息化進程中，辦公室在協(xié)調(diào)多部門聯(lián)動中的主動性較差。

3.缺少配套的信息化設備，日常維修工作滯后。銀行辦公室行政工作管理信息化建設，離不開相關設備的保障。但是從整體上看，目前銀行辦公室行政管理工作開展過程中，信息化設備保障相對滯后，對推動信息化進程可持續(xù)發(fā)展造成了一定的阻礙。一方面，主要表現(xiàn)為銀行對辦公室行政工作管理信息化需要的電腦、網(wǎng)絡、軟件系統(tǒng)等配套設施的重視程度不高，每年可用于配套設施的專項資金數(shù)量較少，甚至有時銀行因資金緊缺等其他因素制約，出現(xiàn)了挪用的情況。此外，辦公室行政工作管理信息化專項經(jīng)費的情況中，主要用于購置國外或者合資廠商的終端和軟件，需要在提高安全性、保密性上多創(chuàng)新。另一方面，則主要體現(xiàn)在信息化設備的日常維修工作滯后。由于銀行管理層不重視辦公室行政工作管理信息化，相關的配套設備在定期維護方面還有很多的不足，主要體現(xiàn)定期維護制度不科學、維修人員不固定、維修記錄不規(guī)范等。這些問題均對銀行辦公行政管理工作造成了很大的制約，不利于銀行行政工作的智能化、規(guī)范化運行。

4.信息化管理專業(yè)人才隊伍建設不足。在銀行辦公室行政工作管理信息化進程中，還存在一個顯著問題，就是專業(yè)化人才隊伍建設不足。一方面，主要表現(xiàn)為銀行在辦公室工作人員中精通管理信息化的人員并不多。銀行在辦公室崗位設置時，主要看重工作人員的溝通協(xié)調(diào)能力，并不重視工作人員是否具有管理信息化相關專業(yè)背景。這就導致在推動行政工作管理信息化進程中，缺少專業(yè)優(yōu)秀人才的支撐，既精通信息化管理理論知識，又具有較強溝通協(xié)調(diào)能力的專業(yè)人才數(shù)量較少。另一方面，主要表現(xiàn)為銀行對辦公室工作人員管理信息化業(yè)務培訓較少。在日常工作中，銀行辦公室工作人員的培訓和其他員工培訓同步進行，培訓不夠精細化和系統(tǒng)化，導致培訓在提升銀行辦公室行政工作管理息化效率方面的作用不顯著。從這個角度上來說，今后銀行在推動辦公室行政工作管理信息化工作中，人才的業(yè)務培訓工作尤為關鍵，必須提升培訓內(nèi)容的精準度。

5.行政工作信息化中的全員參與度偏低。在銀行辦公室行政工作管理信息化進程中，不僅需要提升辦公室工作人員的綜合素養(yǎng)，還需要銀行全體工作人員的全員參與。但是目前很多銀行員工存在思想誤區(qū)，參與度并不高。一方面，多數(shù)銀行員工認為：“行政工作管理信息化是辦公室的工作，與自己的本職關系不大，自己只需要完成領導交辦的任務就可以”。這種事不關己、高高掛起的心態(tài)，影響了銀行辦公室行政工作信息化進程，尤其是需要多部門配合的工作，效率相對較低。另一方面，體現(xiàn)在銀行辦公室行政管理工作開展過程中，企業(yè)文化的融入度偏低，沒有將企業(yè)文化和行政工作管理信息化緊密結(jié)合。同時，銀行在構建“積極、和諧、互助”等企業(yè)文化時，對員工參與行政工作信息化的引導也不多，沒有形成“人人參與”的濃厚氛圍，宣傳力度相對偏低，需要今后進一步激發(fā)出銀行全體員工的參與熱情。

三、加快推動銀行辦公室行政工作管理信息化的對策

1.提高領導層重視程度，加強戰(zhàn)略規(guī)劃設計。今后，在銀行辦公室行政工作管理信息化建設中，要提高領導層的重視程度，建立健全銀行行政管理工作信息化組織體系。一方面，銀行要結(jié)合國家頒布的管理信息化建設標準，圍繞銀行的經(jīng)營實際情況，規(guī)范銀行辦公室行政工作管理信息化的標準。通過規(guī)范化、標準化的信息化制度體系建設，能夠讓銀行行政管理有序開展，強化和部門間的溝通聯(lián)系，整合銀行各部門的資源。此外，要結(jié)合銀行管理層的年度考核，將辦公室行政工作管理信息化成效納入到管理層考核體系中去，具體量化考核指標。例如，將年度調(diào)度工作次數(shù)、信息化進程、工作效率提升情況納入到考核指標中去，將考核成績和銀行管理層的晉升、獎金掛鉤，倒逼銀行管理層高度重視行政管理信息化建設。另一方面，要加快推動信息化建設的戰(zhàn)略規(guī)劃。銀行要定期召開調(diào)度會，邀請基層工作人員參會，圍繞銀行辦公室行政工作管理信息化中的制約因素、信息化建設的發(fā)展目標等內(nèi)容，開展座談，重點分析銀行辦公室行政工作運行中出現(xiàn)的問題，科學制定年度、五年、十年的管理信息化規(guī)劃，從而讓行政信息管理工作有章可依，有據(jù)可循。

2.明確銀行各部門職責，理順行政管理流程。要想進一步推動銀行行政工作管理信息化的有序開展，就要明確銀行各部門職責，理順行政管理流程。一方面，銀行管理層要建章立制，對銀行各部門間的行政職責、工作程序進行明確規(guī)定。針對一些涉及到銀行多部門協(xié)調(diào)聯(lián)動的事項，要明確牽頭部門，明確各協(xié)同部門的工作職責，要梳理工作程序，明確重點問題的完成節(jié)點和責任人。通過這種方式，讓銀行各項工作能夠迅速獲得多部門和負責人的支持和認可，從而達到理順工作思路，暢通銀行辦公室行政工作路徑的效果。另一方面，要多征求銀行基層工作人員的意見和建議，推動行政管理流程的創(chuàng)新和優(yōu)化。例如，銀行可以結(jié)合每年的季度考核、半年考核和年度考核，發(fā)放問卷，引導全體工作人員在理順銀行行政管理流程等方面建言獻策，設置減少不必要的會議、提高線上溝通效率等問卷內(nèi)容。通過這種模式，能夠逐步理順銀行行政管理流程，簡化繁瑣的溝通程序，確保信息化進程穩(wěn)步推進。

3.加大資金保障力度，提高國家信創(chuàng)水平。在銀行辦公室行政工作管理信息化進程中，資金保障的重要性日益凸顯，必須加大相關的資金投入力度，以提高信息化進程的軟硬件設施水平。一方面，要強化資金預算。銀行要在每年年底，提前做好下一年度的行政管理信息化預算，對需要購置的設備、維護等專項經(jīng)費進行科學評估。這些舉措，能夠提高設備設施的資金保障，減少對銀行行政管理信息化的阻礙。在資金預算擬定后，還要建立起科學的資金使用跟蹤監(jiān)督機制，要確保資金主要用于國產(chǎn)化設備和軟件的購置。另一方面，要科學使用專項資金，加大信息技術應用創(chuàng)新力度。重點把資金投入到人工智能技術、互聯(lián)網(wǎng)技術、大數(shù)據(jù)分析技術、虛擬現(xiàn)實技術等配套的系統(tǒng)中去，強化國產(chǎn)信息化設備的研發(fā)、使用和創(chuàng)新，推動國產(chǎn)設備設施的維修管理和使用。銀行要積極搭建云計算服務平臺，將銀行辦公室行政管理工作運行的各項數(shù)據(jù)及時傳輸?shù)狡脚_上，給予銀行各部門負責人下載、觀看等不同權限。在銀行辦公室行政工作管理信息化建設中，還要多利用微信公眾號、微博官方賬號、抖音官方賬號等新媒體平臺，定期傳播和發(fā)布銀行最新工作動態(tài)和信息，實現(xiàn)辦公室行政工作的透明化，營造良好的工作氛圍。

4.強化人員招聘和管理，提高人員業(yè)務素質(zhì)。要想進一步提高銀行辦公室行政工作管理信息化效率，還要高度重視人才隊伍建設，提升銀行行政工作人員的綜合業(yè)務素養(yǎng)。一方面，要加大專業(yè)人才的招聘和管理力度。銀行每年要拿出一定的預算，專門招聘既懂得行政管理專業(yè)理論知識、又精通管理信息化的專業(yè)人才，為銀行辦公室行政工作的有序開展注入新鮮血液。同時，要加強對引進優(yōu)秀人才的管理和使用，為其提供能夠舒適的辦公環(huán)境，在設備使用、晉升等方面予以一定的傾斜，從而讓優(yōu)秀人才能夠引得進、留得住。另一方面，要加強對銀行行政工作人員的專項業(yè)務培訓。要結(jié)合行政管理工作信息化進程，組織針對性較強的業(yè)務培訓。培訓內(nèi)容要多征求銀行行政管理工作人員的意見和建議，確保培訓工作具有較強的針對性。

5.強化企業(yè)文化建設，營造全員參與的氛圍。在大力推動銀行辦公室行政工作信息化的過程中，還要高度重視企業(yè)文化的融入，增強全員的參與積極性。一方面，要將企業(yè)文化構建和行政工作管理信息化緊密融合起來，將企業(yè)文化中的“互助、奉獻、創(chuàng)新、合作”等理念，融入到行政管理中去，對行政管理中出現(xiàn)的員工不理解、領導層重視程度不高等問題，予以科學的引導。通過企業(yè)文化建設，讓銀行全體員工積極主動配合辦公室行政管理工作。另一方面，還要加大宣傳力度，重視優(yōu)秀經(jīng)驗的總結(jié)。要利用銀行的公眾號、銀行的內(nèi)部通報、公示欄等多種宣傳媒介，對在辦公室行政工作管理信息化進程中表現(xiàn)突出的人員予以表彰，對先進事跡進行廣泛的宣傳。通過這種形式，能夠起到樹立先進典型的效果，引導更多員工積極主動參與到行政工作管理信息化進程。

四、結(jié)論

隨著我國經(jīng)濟社會的高質(zhì)量發(fā)展，現(xiàn)代信息技術為銀行辦公室行政工作提供了重要的發(fā)展機遇。實踐證明，行政工作管理信息化的推動，能夠顯著提高銀行內(nèi)部信息流轉(zhuǎn)速度，能夠進一步加快銀行行政管理的智能化。但是，在當前銀行辦公室行政工作管理信息化進程中，還存在一些問題，主要表現(xiàn)為銀行管理層缺少信息化建設的戰(zhàn)略規(guī)劃、部門間的職能分工不夠明晰、缺少配套的信息化設備、信息化管理專業(yè)人才隊伍建設不足、行政工作信息化中的全員參與度偏低等。今后，在銀行辦公室行政管理工作開展過程中，要進一步提高領導層重視程度，加強信息化建設的戰(zhàn)略規(guī)劃設計；要進一步明確銀行各部門職責，理順行政管理工作流程；要加大資金保障力度，提高信息化軟硬件設施的國產(chǎn)化水平；要強化人員的招聘和管理，提高銀行辦公室工作人員的業(yè)務素質(zhì)；要進一步強化銀行企業(yè)文化建設，營造全員參與行政工作管理信息化的良好氛圍。相信在這些措施的共同作用下，我國銀行辦公室行政工作必將取得扎扎實實的成效，為銀行的高質(zhì)量發(fā)展保駕護航。

（作者單位：貴州省農(nóng)村信用社聯(lián)合社）