互聯(lián)網(wǎng)背景下加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案信息化管理探析

王娜

摘 要：高職院校學(xué)籍檔案不僅是教與學(xué)過程中最原始、最真實地記錄，而且是評價教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要依據(jù)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和提升，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對學(xué)生學(xué)籍檔案實施管理是解決現(xiàn)有學(xué)籍檔案管理繁瑣及簡化工作的關(guān)鍵性問題。加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)有利于學(xué)籍檔案的整理、查閱，也有利于信息整合、共享、利用和開發(fā)。分析互聯(lián)網(wǎng)背景下高職院校積極開展學(xué)籍檔案信息化管理的必要性、基本現(xiàn)狀以及目前管理中存在的幾點(diǎn)問題，提出應(yīng)加強(qiáng)對學(xué)籍檔案管理培訓(xùn)及考核，強(qiáng)化學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)及學(xué)籍檔案信息安全工作，加大對學(xué)籍檔案管理的資源配置及實施標(biāo)準(zhǔn)化管理等方面的措施，以期提供參考。

關(guān)鍵詞：高職院校;學(xué)籍檔案;信息化管理;問題;措施

高職院校的學(xué)籍檔案真實地記錄了高職學(xué)生在校期間接受培養(yǎng)的整個過程，除了具有一般檔案的特點(diǎn)外，還有一定的獨(dú)特性，如檔案內(nèi)容的多樣性、檔案形成的分散性、檔案管理的動態(tài)性、檔案利用的頻繁性等特點(diǎn)。學(xué)籍檔案不僅是教與學(xué)過程中最原始、最真實地記錄，而且是評價教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要依據(jù)。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和提升，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對學(xué)生學(xué)籍檔案實施管理是解決現(xiàn)有學(xué)籍檔案管理繁瑣及簡化工作的關(guān)鍵性問題。加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)有利于學(xué)籍檔案的整理、查閱，也有利于信息整合、共享、利用和開發(fā)。檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提高信息管理和服務(wù)水平。高職院校必須改變傳統(tǒng)的手工管理模式，充分利用新的技術(shù)建立學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)。因此，學(xué)籍檔案的現(xiàn)代化管理對學(xué)籍檔案管理的高效及降本將發(fā)揮重要作用。

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展及在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用為學(xué)籍檔案的高效有序管理起到了關(guān)鍵作用。而應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實施學(xué)籍檔案管理也是目前學(xué)校檔案室實施檔案信息化管理、現(xiàn)代化管理最有效的方法之一。從學(xué)籍檔案管理來講，實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化、信息化管理對學(xué)籍檔案管理的高效及降本將發(fā)揮重要作用。而高職院校學(xué)籍檔案在實際管理中存在較多問題，高職院校及相關(guān)人員應(yīng)采取有效措施加以應(yīng)對。

檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息開發(fā)檔案信息資源，做好檔案管理，保護(hù)檔案資料，提高檔案利用率。隨著信息技術(shù)不斷的發(fā)展和提升，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)中，越來越多的高職院校也開始借助于信息技術(shù)加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作。目前，高職院校檔案管理人員針對于學(xué)籍檔案管理工作的開展也開始逐漸為實現(xiàn)信息化管理而努力，信息技術(shù)的引入為高職院校學(xué)生管理工作的開展帶來了很大的幫助，且在一定程度上提升了學(xué)習(xí)信息管理工作的效率。同時，減輕了工作人員的工作壓力，最重要的是可以實現(xiàn)學(xué)籍檔案信息的統(tǒng)一化管理，降低了管理的難度，但是在實現(xiàn)信息技術(shù)引入的過程中卻存在很多的問題，比如，缺乏相關(guān)的信息化建設(shè)管理意識、信息化管理系統(tǒng)存在問題以及學(xué)籍檔案信息化管理存在安全問題等等。倘若這些問題不能夠被很好地改善和解決，將嚴(yán)重影響高職院校教學(xué)及信息化管理的質(zhì)量和水平，由此可見，探討高職院校學(xué)籍檔案信息化建設(shè)存在的問題及解決對策具有重要意義。

一、高職院校學(xué)籍檔案管理內(nèi)容及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在學(xué)籍檔案管理中的必要性分析

1.高職院校學(xué)籍檔案管理內(nèi)容說明

對于高職院校學(xué)籍檔案管理來講，主要包括以下內(nèi)容：一是對高職院校學(xué)籍檔案資源和學(xué)籍檔案信息的收集、整理、查閱、保管、開發(fā)以及利用活動;二是高職院校學(xué)籍檔案管理組織結(jié)構(gòu)的管理、組織職能的管理、學(xué)籍檔案服務(wù)形式、手段的管理及學(xué)籍檔案利用者的管理。根據(jù)高職院校的實際情況，大部分院校的檔案管理是由學(xué)籍檔案管理部門進(jìn)行或由學(xué)生、人事管理部門設(shè)立專門的檔案室進(jìn)行管理。

加強(qiáng)高職院校等學(xué)籍檔案管理具有以下作用：一是學(xué)籍檔案是高職院校學(xué)生成長過程的重要資料依據(jù)，關(guān)系學(xué)生后期的發(fā)展，實施學(xué)籍檔案管理則對學(xué)生發(fā)展具有積極影響。二是做好高職院校學(xué)籍檔案管理是高職院校管理水平的標(biāo)志，對提高高職院校管理能力具有重要價值。因此，收集、整理、保管好高職院校學(xué)籍檔案應(yīng)作為高職院校管理的重要任務(wù)之一。在高職院校學(xué)籍檔案管理中實現(xiàn)現(xiàn)代化管理能使得學(xué)籍檔案管理更加有序及高效，有利于學(xué)籍檔案信息的收集和管理，有利于學(xué)籍檔案信息的查閱、整合和利用，對高職院校日常工作開展也有積極的作用和價值。

2.實施互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理的必要性分析

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和提升，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對學(xué)生學(xué)籍檔案實施管理是解決現(xiàn)有學(xué)籍檔案管理繁瑣及簡化工作的關(guān)鍵，運(yùn)用信息開發(fā)檔案信息資源，做好檔案管理，保護(hù)檔案資料，提高檔案利用率是檔案信息化建設(shè)的最終目的。因此，結(jié)合現(xiàn)有互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)對高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理，其與傳統(tǒng)的管理模式來講，具有管理方式間接、便于檢索及人力資源消耗少等優(yōu)點(diǎn)，具體來講，可從以下幾個方面進(jìn)行說明：

（1）基于傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理方式，存在人員消耗多及效率低的問題，傳統(tǒng)的管理環(huán)境下，很多的學(xué)籍檔案信息都是紙質(zhì)的，收集、整理、查閱、記錄等工作都是十分的繁瑣且工作量非常大。利用信息化的管理手段，將紙質(zhì)的學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換成電子格式，并利用數(shù)據(jù)庫或是云存儲技術(shù)進(jìn)行妥善保存等，均可以有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)人工管理方法中的各種局限。在有效擴(kuò)大高職院校學(xué)籍檔案管理范圍，避免出現(xiàn)管理遺漏和管理錯誤的同時，還可以有效推動學(xué)籍檔案管理工作的長久穩(wěn)定發(fā)展。如對學(xué)生學(xué)籍檔案管理中需要消耗大量的人力資源進(jìn)行學(xué)生學(xué)籍檔案的歸類，也需要大量的空間對學(xué)生學(xué)籍檔案實施保存，同時也需要專業(yè)對學(xué)籍檔案的完好情況進(jìn)行觀測。在該種情況下，應(yīng)用現(xiàn)有信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理則具有便于學(xué)生學(xué)籍檔案收集、便于信息查閱及交流的作用，且減少了資源的浪費(fèi)、摒棄了紙質(zhì)化的管理模式，在實際管理中具有極大的價值。

（2）互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已在各個行業(yè)得到了廣泛的使用且取得了較好的效果。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行收集及信息完善是現(xiàn)有社會發(fā)展的必然趨勢，以往的學(xué)籍檔案管理模式也將隨之淘汰。因此，在現(xiàn)有高職院校學(xué)籍檔案管理中應(yīng)加大對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，以提高學(xué)生學(xué)籍檔案管理的及時性及準(zhǔn)確性，以實現(xiàn)信息資源的共享。

（3）現(xiàn)有情況下，對學(xué)籍檔案的管理模式的研究已經(jīng)比較成熟，而互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在學(xué)生學(xué)籍檔案管理中的研究將是目前最佳的管理模式，該種模式極大的突破了傳統(tǒng)學(xué)生學(xué)籍檔案管理的局限性，如需求者可以直接通過互聯(lián)網(wǎng)搜索功能實現(xiàn)對自己所需要的學(xué)籍檔案的查詢。同樣，作為管理者亦可以借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)對學(xué)籍檔案的搜集與完善，可提高工作效率。

二、當(dāng)前高職院校學(xué)籍檔案管理主要問題及分析

1.學(xué)籍檔案管控制度欠缺及管理混亂

結(jié)合現(xiàn)有情況，學(xué)籍檔案管理制度的不健全問題主要包括以下幾個方面：一是現(xiàn)有學(xué)生學(xué)籍檔案管理存在滯后性問題，如高職院?；谌肆Φ榷喾矫娴脑?qū)τ趯W(xué)生的學(xué)籍檔案沒有及時更新，時效性差。二是高職院校學(xué)籍檔案管理中的規(guī)章制度不健全問題也是關(guān)鍵性問題，崗位職責(zé)及分工不明確問題造成相關(guān)人員對學(xué)籍檔案收集、整理及歸檔方面存在不足。三是學(xué)籍檔案管理人員意識問題也是主要問題，管理人員對學(xué)籍檔案的認(rèn)識程度不足及檔案管理意識薄弱等情況也造成了檔案管理的系統(tǒng)化程度不強(qiáng)，即學(xué)籍檔案管理意識僅處于應(yīng)付及整理存放程度上的狀態(tài)，為發(fā)揮學(xué)籍檔案管理的實際價值。

2.學(xué)籍檔案移交不及時性

高職院校學(xué)籍檔案不僅是教與學(xué)過程中最原始、最真實地記錄，而且是評價教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要依據(jù)。然而，學(xué)籍檔案管理中存在較多的不確定性，且學(xué)籍檔案管理人員流動頻繁，存在學(xué)籍檔案移交無人管理或缺乏管理等情況。如一些科研項目，耗時周期長，學(xué)籍檔案資料復(fù)雜等。責(zé)任人員忽視學(xué)籍檔案管理，未能及時收集與上報，且文件丟失或損壞的情況時有發(fā)生，將對學(xué)籍檔案管理的及時性及完整性造成較大影響。

3.管理人員思維管理模式改變難度大

長期以來，高職院校學(xué)籍檔案管理人員對學(xué)籍檔案管理的思維理念僅僅停留在收、藏、管、用、編等方面，大多檔案管理人員僅僅認(rèn)為學(xué)籍檔案管理只是簡單的進(jìn)行歸類存放的過程。很少人會把學(xué)籍檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行有效的結(jié)合?，F(xiàn)有互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下，如何改變已有學(xué)籍檔案管理人員的思維意識，使其積極學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)對學(xué)生學(xué)籍檔案的管理的主要模式應(yīng)作為重點(diǎn)工作。

4.技術(shù)手段及標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求欠佳

對于實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在學(xué)生學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用，其最基本的要求應(yīng)為相關(guān)資源的配置，如高職院校應(yīng)配置必要的軟硬件并應(yīng)制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。而就目前來看，對于高職院校對于學(xué)生學(xué)籍檔案的管理所投入的資源有限，如沒有配置相關(guān)用于學(xué)籍檔案管理所具備的資源，未建立學(xué)籍檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，未對學(xué)籍檔案信息進(jìn)行規(guī)范化管理是目前應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實施學(xué)生學(xué)籍檔案管理的基本障礙。

三、實施高職院校學(xué)籍檔案現(xiàn)代化管理的主要措施分析

1.明確職責(zé)，加強(qiáng)對學(xué)籍檔案管理培訓(xùn)及考核

做好檔案管理工作，明確職責(zé)是關(guān)鍵。一是學(xué)校應(yīng)建立并完善檔案管理制度，明確檔案管理人員的職責(zé)及明確學(xué)籍檔案管理的具體要求，并對檔案管理人員開展必要的培訓(xùn)，使相關(guān)人員明確學(xué)籍檔案管理的重點(diǎn)及難點(diǎn)，以更好開展檔案管理工作。二是加強(qiáng)對檔案管理人員的考核工作，檔案管理人員工作績效的評定問題一直是學(xué)校管理工作中的盲點(diǎn)，學(xué)校應(yīng)結(jié)合實際情況制定可靠的績效評定機(jī)制，以監(jiān)督、約束檔案管理工作者更好開展檔案管理工作。三是檔案管理人員的技能水平問題也是關(guān)鍵，學(xué)校應(yīng)提供良好的培訓(xùn)平臺，強(qiáng)化檔案管理工作者技能培訓(xùn)，使其明確學(xué)籍檔案管理流程、教學(xué)檔案管理具體要求，提高學(xué)籍檔案管理工作的效率。

2.強(qiáng)化學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)及學(xué)籍檔案信息安全工作

關(guān)于高職院校學(xué)籍檔案信息化管理問題，屬于現(xiàn)有學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化管理的重點(diǎn)，而實施信息化管理，其主要是將學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)為電子形式并借助網(wǎng)絡(luò)資源實施共享及查閱。對于電子文檔而言，應(yīng)做好安全把關(guān)，如杜絕文件丟失及修改應(yīng)作為重點(diǎn)問題考慮。對于此，在實際實施管理中必須注意案卷的排列順序，建立電子目錄，以便后期學(xué)籍檔案調(diào)閱管理。此外，完善網(wǎng)站建設(shè)和學(xué)籍檔案信息安全方面的規(guī)章制度，做好數(shù)字學(xué)籍檔案的異地保存及備份，以免學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)丟失。當(dāng)前信息化管理過程中，一定要做好信息化建設(shè)的安全防范工作，從意識上安全防范，防控病毒、注意保密，注意計算機(jī)硬件的安全，同時加強(qiáng)制度管理，減少人為因素造成的信息損失。

3.加大對學(xué)籍檔案管理人員的培訓(xùn)

新的管理方式及理念在日常工作的應(yīng)用離不開有效的培訓(xùn)機(jī)制。因此，高職院校應(yīng)采取有效的措施對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。一是高職院校應(yīng)制定更加完善的檔案培訓(xùn)制度或者手冊，如互聯(lián)網(wǎng)實施學(xué)籍檔案管理的流程、要點(diǎn)、模塊等重點(diǎn)培訓(xùn)，對學(xué)籍檔案的整理、查閱、信息整合、共享、利用和開發(fā)等知識要點(diǎn)進(jìn)行講解和培訓(xùn)。以使相關(guān)人員能夠?qū)W會基本技能及管理要求。二是通過有效的培訓(xùn)機(jī)制逐步改變現(xiàn)有學(xué)籍檔案管理人員思維理念，逐步改變傳統(tǒng)的管理觀念，以更好應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)對學(xué)生學(xué)籍檔案的有效管理。三是人才的引進(jìn)也是關(guān)鍵，如高職院?？赏ㄟ^外招的模式引進(jìn)學(xué)籍檔案管理的優(yōu)秀人才，以強(qiáng)化學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作。

4.加大對學(xué)籍檔案管理的資源配置及實施標(biāo)準(zhǔn)化管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和提升，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對學(xué)生學(xué)籍檔案實施管理是解決現(xiàn)有學(xué)籍檔案管理繁瑣及簡化工作的關(guān)鍵性問題。對于應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)對學(xué)生學(xué)籍檔案管理，學(xué)校應(yīng)加大對基本資源的配置并應(yīng)建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。高職院校學(xué)籍檔案不僅是教與學(xué)過程中最原始、最真實地記錄，而且是評價教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要依據(jù)。如高職院校應(yīng)建立完善的信息數(shù)據(jù)庫，建立有效的信息安全保障機(jī)制，并配置相關(guān)的計算機(jī)輔助設(shè)備等，為學(xué)籍檔案管理提供基本的物資保障及保證后續(xù)實施信息化管理后的數(shù)據(jù)安全。再如高職院校應(yīng)結(jié)合不同類型的學(xué)籍檔案建立并完善學(xué)籍檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以便學(xué)籍檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化及統(tǒng)一化的實現(xiàn)，以便于后期學(xué)籍檔案的查詢及歸檔。

四、結(jié)語

綜上分析，檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提高信息管理和服務(wù)水平。高職院校必須改變傳統(tǒng)的手工管理模式，充分利用新的技術(shù)建立學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)。只有加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)，才能更好地為學(xué)生管理服務(wù)，也更有利于學(xué)籍檔案的整理、查閱、信息整合、共享、利用和開發(fā)。針對高職院校學(xué)籍檔案管理中存在較多問題，高職院校還應(yīng)進(jìn)一步提升信息化管理意識，加強(qiáng)安全防范管理等有效措施。

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作者單位：楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院藥物與化工分院