科研院所財務(wù)信息化建設(shè)研究

王虹

［摘 要］在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代背景下，財務(wù)管理轉(zhuǎn)型是必然趨勢，通過引入信息化技術(shù)手段，搭建財務(wù)信息化管理系統(tǒng)，助力財務(wù)管理工作的高質(zhì)量發(fā)展，可提高財務(wù)管理的效益水平。本文針對科研院所財務(wù)信息化建設(shè)相關(guān)問題，結(jié)合實(shí)際案例展開具體的論述，提出財務(wù)信息化建設(shè)的策略，以期為有關(guān)人員提供參考借鑒。

［關(guān)鍵詞］科研院所；財務(wù)；信息化建設(shè)

［中圖分類號］F23文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

2022年1月，財政部印發(fā)《會計信息化發(fā)展規(guī)劃（2021-2025年）》，明確要加快建立會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系，推動會計數(shù)據(jù)治理能力建設(shè)，到“十四五”時期末，實(shí)現(xiàn)電子憑證會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對主要電子票據(jù)類型的有效覆蓋。由此可見，深入分析財務(wù)信息化建設(shè)的方法，對于助力科研院所財務(wù)信息化轉(zhuǎn)型發(fā)展有著重要的意義。

1 科研院所財務(wù)信息化建設(shè)的必要性

從科研院所的角度分析，開展財務(wù)信息化建設(shè)有著以下意義。首先，提高科研經(jīng)費(fèi)管理效率。按照以往的工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，采用會計電算化技術(shù)存在一定的缺陷，比如項目執(zhí)行與預(yù)算管理分離。加強(qiáng)財務(wù)信息化建設(shè)，完善項目執(zhí)行、驗(yàn)收智能提醒等各項功能，可以為科研人員高效利用科研經(jīng)費(fèi)提供支持。其次，創(chuàng)新支撐手段，提高財務(wù)管理的能力。在新核算模式應(yīng)用背景下，很多業(yè)務(wù)有了新的要求和變化。為達(dá)到政府會計制度的要求，進(jìn)行財務(wù)管理信息化系統(tǒng)的升級與優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的高效利用。采用信息化技術(shù)，既可以提高制單效率，還有助于增強(qiáng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。最后，優(yōu)化財務(wù)管理模式，提升科研院所管理的水平。在建設(shè)一流研究所的背景下，對財務(wù)管理有著更高的要求，依托信息化平臺實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時化采集與利用，助力科學(xué)決策，推動科研院所各項業(yè)務(wù)的開展。

2 科研院所財務(wù)信息化建設(shè)實(shí)例

2.1 案例概述

以某科研院所為例，每年國家撥款用于基本支出經(jīng)費(fèi)大約5 000萬元。在課題經(jīng)費(fèi)與基礎(chǔ)支出經(jīng)費(fèi)的管理要求不斷提高的背景下，經(jīng)費(fèi)管理日趨精細(xì)化與多維度化。此外，在新會計準(zhǔn)則實(shí)施背景下，對財務(wù)管理有著更高的要求，為適應(yīng)財務(wù)管理新形勢，科研院所積極推進(jìn)信息化建設(shè)，獲得了不錯的成效。

2.2 財務(wù)管理存在的問題

根據(jù)科研院所的財務(wù)管理實(shí)際情況分析，信息化水平低，僅賬務(wù)處理達(dá)到了信息化水平，其他財務(wù)業(yè)務(wù)還處于缺失狀態(tài)，未構(gòu)建完善的預(yù)算系統(tǒng)、報銷系統(tǒng)以及報表系統(tǒng)等，財務(wù)工作尚處于人工化階段，報銷申請審核人工化、記賬手工化以及預(yù)算管理表格化，存在效率低下的問題，且容易產(chǎn)生錯誤，無法滿足管理的要求。

2.3 財務(wù)信息化的建設(shè)方案

2.3.1 總體架構(gòu)

根據(jù)科研院所的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分析財務(wù)信息化管理的需求，提出構(gòu)建財務(wù)信息化體系，主要包括預(yù)算管理信息化系統(tǒng)、科研項目管理信息化系統(tǒng)、網(wǎng)上報銷信息化系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、會計核算信息化系統(tǒng)、財務(wù)報表信息化系統(tǒng)以及財務(wù)分析信息化系統(tǒng)。

2.3.2 預(yù)算管理信息化系統(tǒng)

根據(jù)科研院所預(yù)算管理的特點(diǎn)，為支持年度基本經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制、預(yù)算調(diào)整和監(jiān)控、預(yù)算數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計等工作高質(zhì)量開展，進(jìn)行了信息化的建設(shè)，構(gòu)建了預(yù)算管理信息化系統(tǒng)，促使很多預(yù)算管理工作實(shí)現(xiàn)了信息化，做到了預(yù)算管理信息化與實(shí)時化處理，極大程度減少了手工錄入的內(nèi)容，提高了業(yè)務(wù)效率。從系統(tǒng)的功能模塊設(shè)計分析，主要為預(yù)算管理與網(wǎng)上報銷、會計核算等，可以實(shí)時化抽取預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)信息，做到預(yù)算的全過程監(jiān)控，支持自動化生成分析報告，滿足預(yù)算管理的各類需求。

2.3.3 科研項目管理信息化系統(tǒng)

為實(shí)現(xiàn)業(yè)財一體化，開展信息化建設(shè)時，還設(shè)計了科研項目管理信息化系統(tǒng)，助力各項工作的開展。從系統(tǒng)的功能分析，支持對各類科研項目經(jīng)費(fèi)的預(yù)算和執(zhí)行監(jiān)控，主要是針對科研項目經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息化管理。在實(shí)際應(yīng)用中，初始設(shè)置科研項目庫，錄入項目基本信息，比如項目委托方、項目金額以及起止時間等。科研項目預(yù)算執(zhí)行管理部分主要支持提取支出數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)對預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度的全面監(jiān)控，以及信息查詢和分析報表的制作等。將科研項目管理信息化系統(tǒng)與網(wǎng)上報銷系統(tǒng)以及會計核算系統(tǒng)連接，做到項目預(yù)算執(zhí)行全過程的實(shí)時化監(jiān)控，有效防范項目超預(yù)算問題的發(fā)生。

2.3.4 網(wǎng)上報銷信息化系統(tǒng)

在科研院所財務(wù)信息化系統(tǒng)上搭建了網(wǎng)上報銷信息化管理系統(tǒng)，開發(fā)了基本經(jīng)費(fèi)和項目經(jīng)費(fèi)的報銷申請功能、審批功能。從實(shí)際應(yīng)用的角度分析，初始設(shè)置各類費(fèi)用的報銷單據(jù)要點(diǎn)，比如費(fèi)用類型、預(yù)算科目以及課題項目等。如果是有標(biāo)準(zhǔn)控制的費(fèi)用，包括差旅費(fèi)與招待費(fèi)等，還應(yīng)該系統(tǒng)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)自動化判斷所提交單據(jù)情況，分析是否存在單據(jù)超標(biāo)的情況，對于超標(biāo)的則不可以提交。為實(shí)現(xiàn)財務(wù)信息化管理，將網(wǎng)上報銷信息化系統(tǒng)與基本預(yù)算信息化系統(tǒng)以及科研項目信息化系統(tǒng)進(jìn)行了連接。當(dāng)申請人申請某個預(yù)算科目的費(fèi)用時，財務(wù)信息化系統(tǒng)可以自動判斷，分析是否可以滿足預(yù)算，經(jīng)過判斷結(jié)果為“有”就提交報銷，如果結(jié)果為“超預(yù)算”就無法提交報銷。對于申請人提交的數(shù)據(jù)信息，經(jīng)過審批之后會轉(zhuǎn)到財務(wù)部門，再次經(jīng)過審核沒有問題后，將單據(jù)轉(zhuǎn)到銀企直聯(lián)系統(tǒng)支付。為方便申請人掌握情況，還開發(fā)了查詢功能和數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能，使其可以了解單據(jù)流轉(zhuǎn)情況。財務(wù)部門與科研院所結(jié)合自身的具體需求，可以定制個性化統(tǒng)計分析報銷系統(tǒng)，提取相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息用于分析決策。

2.3.5 銀企直聯(lián)信息化系統(tǒng)

應(yīng)用銀企直聯(lián)信息化系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對傳統(tǒng)網(wǎng)銀功能的升級優(yōu)化，相比以往的工作模式更加簡便，對于收款人賬號、戶名以及開戶行等不需要多次進(jìn)行審核。利用新技術(shù)做到了業(yè)務(wù)的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)了提交網(wǎng)銀的動作前移。在報銷申請人環(huán)節(jié)，由出納復(fù)核申請人填寫的付款信息后付款，極大程度減少了手工錄入工作量。對于大金額業(yè)務(wù)則要求會計要進(jìn)行二次復(fù)核把關(guān)。

2.3.6 會計核算信息化系統(tǒng)

根據(jù)財務(wù)管理的需求構(gòu)建會計核算信息化系統(tǒng)，開發(fā)了賬務(wù)處理功能、會計信息查詢功能。通過與其他系統(tǒng)的連接，滿足多樣化管理需求。對已付款完成的單據(jù)，利用網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，按照預(yù)算科目和會計科目匹配的基本原則，系統(tǒng)能夠自動生成記賬憑證，全面提高財務(wù)記賬的效率，保證財務(wù)記賬的準(zhǔn)確性。此外，還可以采集完整的數(shù)據(jù)信息，方便分析和科學(xué)決策。

2.3.7 財務(wù)報表與分析信息化系統(tǒng)

在財務(wù)信息化系統(tǒng)的建設(shè)中，財務(wù)報表模塊與財務(wù)分析模塊是重要組成部分，占據(jù)著重要的地位。在此系統(tǒng)中，財務(wù)報表部分的功能以生成內(nèi)部管理統(tǒng)計報表以及對外披露類財務(wù)報表為主。與此同時，還開發(fā)了對內(nèi)管理統(tǒng)計報表功能，支持多樣化業(yè)務(wù)的開展。按照財務(wù)工作的要求，對外披露類財務(wù)報表設(shè)計了資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表以及現(xiàn)金流量表等，進(jìn)而達(dá)到業(yè)務(wù)的要求。

為滿足財務(wù)分析的需求，開發(fā)了分析信息化系統(tǒng)。根據(jù)財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，掌握單位的財務(wù)情況與經(jīng)營情況，通過同比、環(huán)比以及構(gòu)成占比等的分析獲得相應(yīng)的結(jié)果。通過科研項目、部門以及人員等多個維度的分析，同時結(jié)合圖表動態(tài)化展示，可以更加直觀地呈現(xiàn)運(yùn)營的財務(wù)情況與變動情況，進(jìn)而有效處理各類問題，助力科學(xué)管理決策［1］。

3 科研院所財務(wù)信息化建設(shè)的策略

3.1 適應(yīng)數(shù)字經(jīng)濟(jì)新環(huán)境

在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代背景下，各類信息化技術(shù)的應(yīng)用促使財務(wù)管理發(fā)生了很大變化，加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有必要性?？蒲性核攧?wù)信息化建設(shè)要加速，并且要結(jié)合實(shí)際需求開發(fā)相應(yīng)的功能，滿足財務(wù)管理的各類需求。未來財務(wù)管理模式將會呈現(xiàn)以下趨勢。其一，業(yè)務(wù)流程化。隨著區(qū)塊鏈技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等的應(yīng)用，支持交易和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，同時可以實(shí)現(xiàn)流程標(biāo)準(zhǔn)化、交易產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化，全面提高運(yùn)作的效率。此外，還有助于提高部門之間的數(shù)據(jù)信息共享效率，實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理分工協(xié)作。從管理者的角度來說，可實(shí)現(xiàn)對管理過程的全面監(jiān)督和運(yùn)行評價、持續(xù)化改進(jìn)［2］。其二，人工智能化。將AI技術(shù)應(yīng)用到財務(wù)管理中，可為發(fā)票圖像識別與驗(yàn)證，以及電子發(fā)票自動化掌握、發(fā)票管理以及發(fā)票報銷等提供技術(shù)支持，通過設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)會計模板，可以自動轉(zhuǎn)入會計憑證，并且能夠做到一鍵化財務(wù)數(shù)據(jù)的分析。利用區(qū)塊鏈技術(shù)，通過引入會計稽核有效降低人工作業(yè)的錯誤風(fēng)險。其三，流程自動化。結(jié)合財務(wù)信息化管理的需求，利用“超級自動化”與AI工具，支持相關(guān)工作的開展，通過數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化與流程標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)財務(wù)的有效整合，做到信息與流程追溯，促使效率和透明度得到增強(qiáng)。此外，還可以實(shí)現(xiàn)規(guī)范的流程標(biāo)準(zhǔn)以及可視化流程跟蹤，解放更多的人力資源，滿足高價值工作需求［3］。其四，財務(wù)報告的實(shí)時化?？蒲性核攧?wù)信息化管理的需求和要求不斷提高，將會逐步實(shí)現(xiàn)財務(wù)報告的實(shí)時化。通過財務(wù)數(shù)智化轉(zhuǎn)型，能夠及時獲得更多的財務(wù)數(shù)據(jù)信息，利用事前設(shè)置模型，可自動化采集財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，自動化生成管理所需的各類報告。其五，決策智能化。采用AI工具，結(jié)合科研院所財務(wù)信息化管理的需求，可開發(fā)商業(yè)決策分析模型，經(jīng)過大數(shù)據(jù)分析之后，更好地發(fā)現(xiàn)問題，提出有針對性的解決方案。對于科研院所而言，應(yīng)該積極推動信息化建設(shè)，加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型，集成應(yīng)用各類科技手段，深度挖掘數(shù)據(jù)信息的價值，助力財務(wù)信息化管理的需求［4］。

3.2 完善財務(wù)信息化系統(tǒng)的缺陷

目前，科研院所財務(wù)信息化水平差異較大，使用的信息化系統(tǒng)功能不完善，難以滿足不斷提高的管理需求，需加以完善和優(yōu)化。在實(shí)踐中，可圍繞以下層面做好建設(shè)。其一，發(fā)票識別與驗(yàn)證自動化。在電子專票的背景下，發(fā)票全面電子化為主要趨勢。構(gòu)建發(fā)票管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)發(fā)票信息智能化采集、自動化在線查驗(yàn)以及專票驗(yàn)證抵扣等各類功能，有效減少人工重復(fù)工作，全面提高發(fā)票登記的效果，進(jìn)一步優(yōu)化流程。其二，財務(wù)報銷單審批電子化。在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代背景下，采用電子信息技術(shù)手段，可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報銷和線上審批，還可以傳遞電子單證［5］。經(jīng)過財務(wù)審核之后，能夠自動化生成憑證，有效減少人工交互，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，減少耗時，并且避免人工操作失誤的發(fā)生。其三，會計檔案影像化。隨著電子憑證效力的確定，會計檔案影像化水平不斷提高。在科研院所財務(wù)信息化建設(shè)中，通過構(gòu)建電子影像檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)由財務(wù)憑證到財務(wù)附件的聯(lián)機(jī)查詢和分析，能夠全面提高財務(wù)檔案管理的效率，還可以做到財務(wù)紙質(zhì)檔案的有效管理。其四，財務(wù)“大”平臺化。采用科技手段完善財務(wù)信息化系統(tǒng)，以會計憑證為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息的關(guān)聯(lián)，可以做到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)憑證之間的證據(jù)追溯與校驗(yàn)。利用共享接口，通過第三方平臺的互聯(lián)互通，支持智慧開發(fā)票和智慧化管理等，為相關(guān)人員提供支持［6］。其五，決策支持實(shí)時化。利用構(gòu)建的財務(wù)綜合服務(wù)系統(tǒng)，支持一站式財務(wù)分析服務(wù)，促使財務(wù)管理從靜態(tài)化向動態(tài)化方向轉(zhuǎn)變，可以助力科研院所精準(zhǔn)化實(shí)施決策。利用信息化技術(shù)的支持，實(shí)時化采集財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并且進(jìn)行數(shù)據(jù)的共享，能夠?qū)崿F(xiàn)決策的科學(xué)精準(zhǔn)化。為了提高財務(wù)管理的信息化水平，適應(yīng)時代的發(fā)展變化，需要積極推進(jìn)財務(wù)信息化平臺的建設(shè)，提高財務(wù)信息共享水平。在實(shí)踐中，根據(jù)科研院所的實(shí)際情況，選擇適合自身的軟件系統(tǒng)，比如ERP和OA等，并且集成利用各類信息技術(shù)，助力科學(xué)決策和管理，促使業(yè)財有效融合，從而創(chuàng)造更大的效益。

3.3 做好人才的培養(yǎng)

科研院所的財務(wù)信息化建設(shè)，除做好軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)外，還要注重復(fù)合型人才的培養(yǎng)。結(jié)合數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)施目標(biāo)和要求，根據(jù)對工作人員的業(yè)務(wù)能力要求，圍繞知識與技能等方面做好嚴(yán)格的建設(shè)，全面提高管理的水平，促使財務(wù)信息化水平得到提高。一方面，要積極引進(jìn)專業(yè)的智慧財務(wù)人才，滿足崗位工作的要求，為單位數(shù)字化轉(zhuǎn)型儲備人才。另一方面，還要注重對現(xiàn)有人才的培訓(xùn)，不斷提高人員的素質(zhì)水平，使其可以達(dá)到工作的質(zhì)量要求。通過舉辦財務(wù)管理培訓(xùn)班或者邀請專業(yè)教師指導(dǎo)等方式，進(jìn)行人才隊伍的建設(shè)，提高人員的素質(zhì)水平。此外，構(gòu)建完善的財務(wù)人員績效獎勵機(jī)制，發(fā)揮績效管理手段，調(diào)動人員的積極性，使其可以規(guī)范化開展各項工作，有效發(fā)揮科技的價值，助力各項工作的開展。將財務(wù)工作績效評估結(jié)果與財務(wù)管理人員相互掛鉤，提升有關(guān)人員對這方面工作的重視程度，高質(zhì)量落實(shí)各項管理任務(wù)。

4 結(jié)語

綜上所述，科研院所進(jìn)行財務(wù)信息化建設(shè)，需結(jié)合本單位的業(yè)務(wù)和財務(wù)管理特點(diǎn)，開發(fā)相應(yīng)的功能模塊，滿足多樣化管理需求，全面提高管理的效益水平。文中結(jié)合科研院所財務(wù)信息化建設(shè)的實(shí)例，分析了信息化系統(tǒng)的開發(fā)內(nèi)容，提出了財務(wù)信息化建設(shè)的策略，以期為有關(guān)人員提供參考借鑒。

參考文獻(xiàn)

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