重特大事件和重大活動檔案管理工作的思考及創(chuàng)新

徐慧

一、重特大事件中檔案管理特點及意義

相較于普通意義上的檔案，重特大事件和重大活動檔案具備下列特點及意義：

（一）檔案價值上的特殊性

由于重特大事件和重大活動內(nèi)容上體現(xiàn)的“特”和“重大”，他們自然具備特殊的歷史價值和參考。通常可以與歷史形成聯(lián)系，描述歷史，在開展重要活動和應對緊急情況方面積累并提供寶貴經(jīng)驗。

（二）檔案來源上的廣泛性

參與重大活動的組成、處置，涉及許多部門和單位，例如，為了應對新冠病毒疫情，國家和所有地區(qū)都設(shè)立了防控總部，衛(wèi)生、公安、應急、發(fā)展和改革、工業(yè)和信息技術(shù)、交通、貿(mào)易等多個部門和實體，以及城市、村莊、群體和道路社區(qū)，已成為防控的主力軍，特重大活動期間呈現(xiàn)出的檔案，來自經(jīng)濟和社會生活等多個維度，來源非常廣泛和復雜。

（三）載體的多樣性

當代社會信息的多樣性，必然會引起檔案載體的多樣性。正因為如此，為全面準確系統(tǒng)地反映重特大事件和重大活動的全貌，我們必須將重特大事件和重大活動相關(guān)的文件、照片、音頻和視頻、實物、網(wǎng)頁和電子文件等所有載體都納入檔案管理領(lǐng)域。

（四）服務大局，發(fā)揮資政作用

在處理重特大事件和重大活動中，政府的決策作為一切行動的基礎(chǔ)，將發(fā)揮檔案存史資政的作用，分析重特大事件和重大活動的趨勢和發(fā)展，總結(jié)過去在醫(yī)療衛(wèi)生、交通管制、社區(qū)管理和其他方面的緊急情況經(jīng)驗，并在人員部署、物資供應、經(jīng)濟管理、安全管理、環(huán)境保護等其他方面提供參考，幫助政府能夠在第一時間內(nèi)發(fā)布通告，指導預防和控制，指導處置研究，在重特大事件和重大活動的控制中發(fā)揮重要作用。

（五）助力一線，發(fā)揮業(yè)務參考作用

作為人們攻堅克難的歷史記錄，重特大事件和重大活動檔案主要包括工程設(shè)計、醫(yī)學研究等方面的準確記錄，關(guān)鍵時刻充分利用歷史檔案的記錄，能夠助力解決當下困境，節(jié)約人力物力財力。以集中治療新冠病毒患者的武漢火神山醫(yī)院為例，在接到武漢政府部門的緊急求助后，中國中元國際工程有限公司僅僅花費78分鐘，便將北京小湯山醫(yī)院的修改設(shè)計發(fā)送給武漢政府部門，武漢政府部門在接收到的歷史檔案基礎(chǔ)上，僅花費10天就完成火神山醫(yī)院的建設(shè)，成為2020年度一個奇跡。2003年非典防控下的檔案，在封存了17年后，再一次發(fā)揮了重要的作用，第一時間為疫情防控提供切實有效的信息援助。

（六）引導輿論，發(fā)揮文化作用

重特大事件和重大活動發(fā)生后，一般會在社會層面引起一定的影響，比如社區(qū)封閉、交通管制、停工停學等，如果政府層面沒有正確的輿論導向，沒有傳播正能量，很容易引起民眾的恐慌。通過檔案，我們可以了解國內(nèi)以往的許多特重大突發(fā)事件及其應對措施，從中提取成功的材料，為廣告宣傳傳遞故事，并賦予檔案充分的歷史和文化價值，這樣既可以溫暖人心，加強信任，澄清虛假謠言和不實信息，為傳遞正確公眾輿論提供積極的指導方針，也能鼓勵人們樹立信心，相信權(quán)威信息，支持國家決策，從而確保各項重特大事件和重大活動的處置措施能夠順利快速實施。

二、重大事件檔案管理工作流程

（一）檔案收集

根據(jù)地方政府的重特大事件和重大活動應對管理規(guī)則，檔案收集的范圍目前基本清晰。檔案管理部門需要與相關(guān)目標活動單位保持協(xié)作，在重特大事件和重大活動結(jié)束后三個月將檔案移交給檔案管理部門。目前，檔案收集主要有網(wǎng)絡收集和手工收集兩種。

（二）檔案整理

收集到檔案資料需要規(guī)范化的整理。為提升檔案整理的標準化和規(guī)范化，當前，對于重特大事件和重大活動的檔案整理主要采用傳統(tǒng)紙媒與電子數(shù)據(jù)雙重結(jié)合方式。

（三）檔案的保管

在形成重特大事件和重大活動的檔案后，他們通常存儲在許多地方。地方檔案管理部門通常會存儲已確認的數(shù)據(jù)和宏觀數(shù)據(jù)，電子數(shù)據(jù)通常由具體業(yè)務單位持有和存儲，超過10年后，這些數(shù)據(jù)就會被移交至當?shù)貦n案館。

（四）檔案的開發(fā)利用

目前，重特大事件和重大活動檔案的開發(fā)和使用主要是為未來的重大事件提供借鑒和經(jīng)驗參考，實際的具體使用率不高。

三、重特大事件和重大活動檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）事件突發(fā)性和瞬時性增加了收集難度

許多重特大事件和重大活動都是突發(fā)的，導致人們無法在事件發(fā)生期間及時且全面準確地收集重要數(shù)據(jù)，在重特大事件的管理過程中，沒有形成具體的管理要求和責任人，同時也缺少相應的應急補救措施，沒有形成閉環(huán)，也導致恢復后無法保障檔案材料收集的完整性和準確性。

（二）檔案歸檔規(guī)范化要求增加了整理難度

根據(jù)目前的調(diào)查結(jié)果，在重特大事件和重大活動結(jié)束后的三個月內(nèi)，收集的大部分數(shù)據(jù)相對缺乏原始流程文件，同時，具體業(yè)務部門在整理檔案時，因無法得到檔案規(guī)范化管理要求，在及時完成檔案規(guī)范化整理上也存在一定的難度。

（三）檔案管理各部門協(xié)同效應較低

在管理同一重特大事件和重大活動資料的過程中，由于涉及的部門不同，檔案管理部門不統(tǒng)一，管理同一事件的不同檔案資料的職責不清晰，導致同一重大活動檔案管理分散。

（四）檔案管理部門與具體承管部門的管理要求不統(tǒng)一

理論上，在同一重特大事件和重大活動中形成的檔案必須形成一個統(tǒng)一的保管期限。然而，在實踐中，存儲在檔案館的檔案將被保存很長時間，而保管在具體承管部門的檔案則被保存很短時間，很少有數(shù)據(jù)被保存很長，這給重特大事件和重大活動檔案的保存帶來了一定的難度。

（五）重特大事件和重大活動檔案利用內(nèi)容與方式單一

重大事件檔案的使用主要體現(xiàn)為對未來重大事件提供借鑒，檔案主要是原始的手工材料，這意味著重特大事件和重大活動檔案的內(nèi)容和方法相對簡單。

四、提升重特大事件中檔案管理效率的措施

（一）統(tǒng)籌規(guī)劃，提升檔案治理效能

重特大事件和重大活動的發(fā)生是不可避免的，無法準確預測時間、地點和破壞程度，導致其檔案的區(qū)域分布、管理主體和管理機構(gòu)也完全不一致。在一體化過程中，不同管理實體之間的權(quán)力和責任協(xié)調(diào)成為薄弱環(huán)節(jié)，要加強頂層設(shè)計，實行自上而下的統(tǒng)籌規(guī)劃，建立一體化、多層次的檔案資源協(xié)調(diào)機制，繼續(xù)深化檔案主管部門職責、局館既分工負責又協(xié)同配合的檔案工作體制機制。檔案主管部門要繼續(xù)提高檔案治理效能，完善《檔案法實施條例》等重要法規(guī)，積極推動檔案管理標準規(guī)范的建立，為重特大事件和重大活動的檔案管理提供更為扎實的制度支撐。

（二）強化檔案信息化和科技興檔，加快重特大事件和重大活動檔案數(shù)字化

目前，數(shù)字化轉(zhuǎn)型正處于加速推進過程中，數(shù)據(jù)作為一種新的生產(chǎn)要素，也逐步融入到社會經(jīng)濟的方方面面，應結(jié)合建設(shè)數(shù)字強國的新時代發(fā)展要求，促進檔案的信息化、數(shù)字化發(fā)展。使用區(qū)塊鏈技術(shù)，從構(gòu)建主題開始，收集檔案，使用三個層次進行開發(fā)，加強與社會的共享機制。一是切實抓好電子文件的歸檔工作。加快業(yè)務系統(tǒng)建設(shè)，推動電子文件收集、管理、歸檔試點工作。二是切實加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，利用智能化設(shè)備，不斷創(chuàng)新檔案管理方式。三是切實優(yōu)化查檔用檔服務，通過簡化手續(xù)、優(yōu)化流程等方式建立應急響應機制，在重特大事件發(fā)生時，能夠精準、快速地查詢檔案資料。

（三）狠抓管理過程控制，優(yōu)化重大事件檔案管理流程

首先，根據(jù)登記和提交工作要求對檔案收集實行前端控制，規(guī)范登記和備案流程，主動向職能檔案機構(gòu)登記，并按照相應程序提交。其次，注意檔案收集工作的周期性，根據(jù)需要，分階段跟蹤和收集重特大事件和重大活動不同時期形成的檔案，創(chuàng)建高效的工作網(wǎng)絡，制定檔案管理職責，明確檔案收集的內(nèi)容和領(lǐng)域。最后，在事件處理后，重特大檔案的內(nèi)容必須根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)公開披露，以便檔案充分融入社會發(fā)展和人民生活的記憶中，以傳遞其社會價值。

（四）強化宣傳培訓，提升開發(fā)利用空間

作為愛國主義教育基地之一，檔案管理部門承擔著改善人民群眾文化價值認同的責任。首先，檔案部門可舉辦專題展覽和專題課，或利用現(xiàn)有館藏檔案，來編制預防、應對科學普及手冊，以宣傳重特大事件和重大活動中的準確做法，提升人民群眾應對重特大事件和重大活動的能力。其次，利用數(shù)字檔案優(yōu)勢，通過在線展示，向社會公眾充分展現(xiàn)應急預防、響應和清除的真實情況。再次，檔案管理部門要強化與新媒體的合作，加大對《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》的宣傳與培訓，著力建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊伍，提高重特大事件和重大活動檔案管理水平。

參考文獻：

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作者單位：平潭綜合實驗區(qū)行政服務中心