淺談教育科研機構檔案數字化管理

李靜 邸芬平

國家“十四五”規(guī)劃提到了數字文化遺產的保護和利用，以推動文化遺產資源的數字化和智能化發(fā)展。其中，教育科研機構檔案數字化管理作為數字文化遺產保護的重要組成部分，也得到了特別的關注和支持。在實際落實中，相關政策和措施也將不斷完善，以促進教育科研機構檔案數字化管理的健康發(fā)展。這也將為教育科研機構提供更加廣闊的發(fā)展空間和機遇，同時為數字文化遺產的保護和利用做出更大的貢獻。

一、教育科研機構檔案數字化管理的意義

（一）提高檔案管理工作效率

教育科研機構的檔案數量龐大，種類繁多，傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式下檔案的檢索和管理工作非常繁瑣。通過數字化管理，可以將檔案信息快速地錄入計算機系統(tǒng)中，并實現自動化的檔案分類、檢索和歸檔功能，從而大大提高檔案管理工作的效率和精度，減少工作量和出錯率。

（二）保護檔案資源安全

教育科研機構的檔案涉及到知識產權、隱私等敏感問題，如何保證檔案的安全性和保密性是檔案數字化管理的重要問題。通過數字化管理，可以實現檔案的備份和歸檔，保證檔案資源的安全性。同時，數字化管理還可以實現權限管理，只有經過授權的人員才能訪問敏感檔案資源，提高檔案資源的保護水平，防止檔案的丟失和損毀。

（三）提升檔案資源的利用價值

數字化管理可以使得檔案資源更加便捷地被查閱和利用。數字化檔案的檢索速度和精度遠高于傳統(tǒng)的紙質檔案，不再需要翻閱大量的紙質檔案，提高了檔案資源的利用效率。同時，數字化檔案還可以實現遠程訪問，解決了地理位置限制問題，便于不同地區(qū)、不同機構的人員進行共享和利用，提高了檔案資源的利用價值。

（四）推動數字文化遺產的保護利用

教育科研機構檔案數字化管理不僅是對本機構檔案資源的管理，更是對數字文化遺產保護和利用的推動。數字化管理的成果可以為其他機構或個人提供可靠的數字化資源支持，加速數字化文化遺產傳承和創(chuàng)新利用。數字化檔案的共享和利用可以促進不同機構之間的合作和交流，推動數字文化遺產的保護和利用。

二、教育科研機構檔案數字化管理特點

（一）專業(yè)性

教育科研機構的檔案涉及到學術研究、教育教學等專業(yè)領域，因此數字化管理需要考慮到這些文獻的特殊性。數字化管理需要采用專業(yè)的元數據標準，對檔案內容進行細致的描述和分類，以便于后續(xù)的檢索和管理。同時，數字化管理需要考慮到不同領域、不同學科的特殊需求，例如對于科學數據的數字化管理，需要考慮到數據共享、可重復性等因素。

（二）安全性

教育科研機構的檔案通常包含機密信息，如研究成果、科研數據、知識產權等。數字化管理需要采取多重安全措施，保證檔案的安全性和保密性。數字化管理需要采用數據加密技術，對檔案進行加密存儲和傳輸，防止數據泄露，數字化管理需要設置多重權限控制，對不同用戶進行權限管理，限制用戶對機密信息的訪問。

（三）可追溯性

教育科研機構的檔案需要滿足科研過程的可追溯性，數字化管理需要記錄檔案的來源、處理過程、修改記錄等信息，以便于追溯和審計。數字化管理需要采用元數據標準，對檔案進行詳細描述，并記錄檔案的各個環(huán)節(jié)，例如檔案的采集、整理、存儲、傳輸等過程。同時，數字化管理需要保留檔案的歷史版本，以便于審計和追溯。

（四）可訪問性

教育科研機構的檔案需要滿足管理人員、科研人員、教師等多個不同群體的訪問需求，數字化管理需要提供多種訪問方式，例如電子搜索、在線查看等。數字化管理需要采用多種技術手段，例如數據挖掘、搜索引擎等，對檔案進行分類和檢索，以便于用戶快速定位和訪問所需信息。同時，數字化管理需要考慮到不同用戶的需求，提供個性化的訪問服務，例如推薦相關文獻、根據用戶歷史記錄進行智能推薦等。

（五）持續(xù)性

教育科研機構的檔案需要長期保存和管理，數字化管理需要考慮到技術變遷和設備更新等因素，保證檔案的持續(xù)性和可持續(xù)性。數字化管理需要采用標準化的數字化格式，以便于跨平臺傳輸和長期保存。數字化管理需要對檔案進行備份和冗余存儲，保證檔案數據的安全性和可用性。數字化管理還需要考慮到技術更新和升級，例如采用云計算、人工智能等技術手段，提高數字化管理的效率和可靠性。同時，數字化管理需要與機構的長期規(guī)劃相結合，制定檔案數字化管理的長遠發(fā)展策略，保障檔案管理工作的可持續(xù)性。

三、教育科研機構檔案數字化管理存在不足和意見建議

經筆者調查研究，教育科研機構的檔案數字化管理不僅存在缺乏標準化，還存在安全性不足、可訪問性差等問題。為解決以上問題，筆者提出以下意見建議：

（一）建立標準化管理模式

教育科研機構可以通過建立標準化的檔案數字化管理模式，規(guī)范數字化檔案的采集、分類、存儲、備份等流程，提高檔案數字化管理的效率和質量。首先，標準化的管理模式可以確保數字化檔案的一致性，避免數據的重復和損壞。其次，標準化管理模式可以提高管理人員的工作效率，減少管理難度，提高數字化檔案管理的效率。此外，標準化管理模式還可以促進檔案數字化管理的信息共享，加強管理人員的溝通和協作，提高數字化檔案管理的整體效益。筆者認為，要建立標準化的管理模式，教育科研機構可以制定一系列的管理規(guī)范和流程標準，例如，建立數字化檔案采集標準、文件分類標準、數字化檔案存儲和備份標準等。同時，教育科研機構需要加強對管理人員的培訓，提高他們的數字化檔案管理技能和知識。

（二）檔案數字化管理軟件與辦公OA系統(tǒng)相銜接

檔案數字化轉型是檔案數字化管理工作應對新形勢、新任務、新要求的必然選擇。按照“存量數字化、增量電子化”的原則，一方面按照現有的檔案數字化管理模式，提高教育科研機構現有紙質載體檔案的數字化率。另一方面，將教育科研機構的檔案數字化管理軟件與辦公OA系統(tǒng)相銜接，改進工作方法、重塑工作流程，促進各類電子文件應歸盡歸、電子檔案應收盡收，提高電子檔案在檔案資料中的比重。

（三）多樣化訪問方式

隨著教育科研機構檔案數字化管理的不斷發(fā)展，訪問方式的多樣化成為了一個關鍵的問題。不同的用戶需要不同的訪問方式來獲取他們所需要的信息。為了滿足這一需求，管理人員可以采取多樣化的訪問方式，如通過網站、移動應用程序、數據庫等途徑提供不同形式的訪問方式，例如全文搜索、目錄瀏覽、分類檢索等。通過提供多樣化的訪問方式，可以讓用戶更加輕松地獲取所需信息，提高用戶滿意度，同時也有助于提高檔案管理的效率。其中，網站是最常用的訪問方式之一，可以通過互聯網在任何時間、任何地點訪問，方便快捷。管理人員可以在網站上提供分類瀏覽、搜索引擎等功能，方便用戶快速找到所需的信息。此外，移動應用程序也成為了越來越受歡迎的訪問方式。用戶可以通過智能手機或平板電腦下載應用程序，并在任何時間、任何地點進行訪問。管理人員可以通過應用程序提供離線下載、全文搜索等功能，提供更加個性化的訪問體驗。除了網站和移動應用程序之外，數據庫也是一個重要的訪問方式。數據庫可以提供更加精細的分類和檢索功能，幫助用戶更加精準地找到所需信息。同時，數據庫也可以提供多種格式的文獻，包括文本、圖片、音頻等形式，方便用戶更好地了解和使用文獻。

（四）采取加密技術

保障教育科研機構檔案數字化管理的安全性是至關重要的。加密技術是一種可行的安全解決方案，可以有效地保護檔案數據免受惡意攻擊和不當使用。教育科研機構管理人員可以采用各種加密技術來保護檔案數據，例如對稱密鑰加密和非對稱密鑰加密等。對稱密鑰加密是一種流行的加密技術，使用相同的密鑰對數據進行加密和解密。這種技術的優(yōu)點是速度快，適用于大量數據的加密和解密，但缺點是密鑰需要安全地共享和管理，以防止密鑰被盜用或泄露。非對稱密鑰加密是一種更安全的加密技術，它使用公鑰和私鑰對數據進行加密和解密。公鑰可以自由分發(fā)，私鑰只能由檔案擁有者持有。這種技術的優(yōu)點是密鑰不需要共享，可以更好地保護檔案數據的安全性。但是，與對稱密鑰加密相比，非對稱密鑰加密速度較慢，適用于少量數據的加密和解密。除了加密技術，教育科研機構管理人員還應制定和執(zhí)行完善的安全策略和措施，例如訪問控制、數據備份、物理安全和網絡安全等。這些措施可以幫助保護教育科研機構檔案數字化管理的安全性，防止不當使用和惡意攻擊。

（五）引入專業(yè)機構

引入專業(yè)機構是改進教育科研機構檔案數字化管理的一個有效措施。這些機構通常擁有先進的數字化技術和設備，并具備豐富的經驗和專業(yè)知識，能夠為教育科研機構提供更加高效和專業(yè)的數字化管理服務。同時，引入專業(yè)機構也可以減輕教育科研機構的管理壓力，讓管理人員更加專注于自己的研究工作。在引入專業(yè)機構的過程中，教育科研機構需要注意選擇合適的機構，對其專業(yè)能力、服務質量和安全保障等方面進行細致的考慮和評估。同時，建立起與專業(yè)機構的合作機制和溝通渠道，確保數字化管理工作的順利開展。通過引入專業(yè)機構，教育科研機構可以更好地解決數字化管理方面存在的問題，提高管理效率和服務質量，為科研工作者提供更好的保障。

基金項目：本文系河北省教育科學研究“十四五”規(guī)劃2021年度重大委托課題“教育科研檔案數字化管理研究”（課題編號：2108002）階段性研究成果。

作者單位：河北省教育科學研究院