高校教學(xué)秘書工作初探

施佳慧　王蕾　王楚然

在高校教學(xué)管理體系中，教學(xué)秘書工作是基礎(chǔ)教學(xué)管理環(huán)節(jié)中的重要一環(huán)。為了更好地在基層教學(xué)管理中發(fā)揮作用，建立起一支專業(yè)的教學(xué)秘書隊伍是必要的。

近年來，高等教育事業(yè)在蓬勃發(fā)展，高等院校隊伍在不斷壯大，挑戰(zhàn)也隨之而來，民辦高校皆面臨的挑戰(zhàn)便是轉(zhuǎn)設(shè)。轉(zhuǎn)設(shè)中與教學(xué)息息相關(guān)的教學(xué)管理工作顯得尤為重要，教學(xué)秘書作為基層的教學(xué)管理人員，在基層教學(xué)管理中發(fā)揮重要作用。因此，教學(xué)秘書應(yīng)找好定位發(fā)揮作用、不斷提升應(yīng)有素質(zhì)、分析現(xiàn)狀尋求發(fā)展、在新時代下提高工作效率，做好教學(xué)秘書工作，以此來提升基層教學(xué)管理工作水平，為學(xué)校的高質(zhì)量發(fā)展貢獻出一份力量。

一、教學(xué)秘書的定位及作用

教學(xué)秘書是基礎(chǔ)教學(xué)管理中的重要一環(huán)，也是基礎(chǔ)行政管理中的重要組成部分。換言之教學(xué)秘書是建立在學(xué)校教學(xué)工作和各個學(xué)院、各個院系之間的橋梁，也是學(xué)校與各個學(xué)院行政工作的紐帶。通常教學(xué)工作由教務(wù)處發(fā)布，再由教學(xué)秘書完成傳達、落實與反饋。行政工作中部門對接、上傳下達等，也由教學(xué)秘書來執(zhí)行。

（一）教學(xué)秘書的定位

1.基礎(chǔ)教學(xué)管理者

①對教學(xué)資料的管理

教學(xué)資料的特點是基數(shù)大、種類繁多且需要長期儲存，教學(xué)秘書需要將資料分門別類地整理、保存起來。做到在任何情況下需要時能夠快速地找到查閱，同時確保教學(xué)資料得到規(guī)范有序的保存和管理。

②對教學(xué)工作的管理

教學(xué)秘書不只有教學(xué)管理職能，還有行政管理職能，對教學(xué)工作的管理就是行政管理職能，包括學(xué)院教學(xué)任務(wù)的落實，教師工作量的確認，調(diào)課、停課以及補課的管理安排等。

③對教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控管理

教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)控也是教學(xué)秘書的管理職能之一，定期將教師同行聽課表，學(xué)生反饋信息和督導(dǎo)反饋建議進行整理，根據(jù)實際情況對教學(xué)的各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給任課教師進行調(diào)整，以提高教學(xué)質(zhì)量。

2.師生服務(wù)者

教學(xué)秘書的工作綜合性強，需要較好的服務(wù)意識。日常工作需要服務(wù)于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)于教師、服務(wù)于學(xué)生。

教學(xué)秘書在實際工作中，應(yīng)實時監(jiān)控各個教學(xué)環(huán)節(jié)，包括教師的授課情況，教學(xué)任務(wù)的完成度、教學(xué)質(zhì)量以及學(xué)生的學(xué)習情況、課堂表現(xiàn)。定期作出事實情況分析，為學(xué)院及領(lǐng)導(dǎo)的行政決策做好服務(wù)、為具體項目的申請和開展做好服務(wù)。此外從教師和學(xué)生的實際需求為出發(fā)點，將教師教學(xué)所需、學(xué)生學(xué)習活動所需的情況，反饋給學(xué)院、學(xué)校，對教師工作和學(xué)生學(xué)習給予有力的支持。

3.領(lǐng)導(dǎo)參謀者

教學(xué)秘書屬于秘書的一種，在學(xué)院內(nèi)主要是做領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。在領(lǐng)導(dǎo)的決策中，教學(xué)秘書可以提供必要的信息以及可采用的建議給領(lǐng)導(dǎo)。通過教學(xué)秘書的這一職能，協(xié)助教學(xué)政策的實施，包括參與各項制度的制定，教學(xué)計劃的制定。

（二）教學(xué)秘書的作用

1.保證教學(xué)有序開展

教學(xué)秘書的工作是在高校領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生之間進行信息的下發(fā)和上傳，是連接著幾個對象的重要橋梁，換言之教學(xué)秘書是高校信息傳遞的中心樞紐。如果教學(xué)秘書的工作完成得不理想，領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的政策或信息沒有及時地傳遞到位，或者是教師和學(xué)生在教學(xué)和學(xué)習中反饋信息不能及時得到處理，都將直接影響到高校整體的教學(xué)進以及教學(xué)質(zhì)量。所以高校的教學(xué)秘書工作的作用之一，也是較為重要的一點就是保證學(xué)院教學(xué)工作的有序開展。

2.促進提高教學(xué)質(zhì)量

提高教學(xué)質(zhì)量，是高校教學(xué)工作的永恒主題。而提高教學(xué)質(zhì)量的保障便是有效的教學(xué)管理工作。教學(xué)秘書作為基層教學(xué)管理者，同時涉及多個層面，在學(xué)院外部與各部門保持網(wǎng)狀聯(lián)系，在學(xué)院內(nèi)部從部門領(lǐng)導(dǎo)到教師再到所教的學(xué)生，在各個層面中都有很多的參與。所以教學(xué)秘書自身的素質(zhì)和工作能力會在學(xué)校每個層面的工作中起到積極作用，以此促進提高教學(xué)質(zhì)量的重要保障。

二、工作現(xiàn)狀和發(fā)展途徑

（一）工作現(xiàn)狀

1.工作壓力大，心理負擔重

隨著高校的不斷發(fā)展，學(xué)校的教師及學(xué)生人數(shù)增加，教學(xué)秘書的工作日益增加，心里壓力也隨之增大，容易產(chǎn)生心理負擔。每個學(xué)院只配備一名教學(xué)秘書，而教學(xué)秘書面對的是數(shù)十位老師和數(shù)千名學(xué)生，所有的問題都經(jīng)教學(xué)秘書之手處理解決，但面對師生身份的特殊性，教學(xué)秘書的工作稍有不慎帶來的就是教學(xué)事故，因此心理負擔較重。常年在教學(xué)秘書崗位工作的老師，在處理問題中要站在學(xué)校、學(xué)院運行的角度顧全大局，往往得不到師生的理解，長此以往的同事關(guān)系、師生關(guān)系，使得教學(xué)秘書容易出現(xiàn)負面情緒，得不到釋放漸漸產(chǎn)生對教學(xué)秘書工作的不滿和職業(yè)倦怠。

2.工作得不到足夠的重視

首先，外界對教學(xué)秘書工作的重視不夠，因為教學(xué)秘書的工作主要是以輔助性和服務(wù)性為主，工作的成效也是以潤物細無聲的狀態(tài)調(diào)整著日常教學(xué)管理工作，很難作出顯著的成績。其次，長期存在于這種狀態(tài)中，是教學(xué)秘書自身也出現(xiàn)了不重視的現(xiàn)象，部分教學(xué)秘書會認為自己的工作教師“傳聲筒”，將信息及時下達，收集到的信息及時反饋即可。并且認為自己的工作繁瑣且重復(fù)性高，無法重視自己的工作，感受不到自身的價值。

3.培訓(xùn)及交流機會較少

在高校中，崗位的核心是任課教師，往往院校的資金和政策也是偏向任課教師的。培訓(xùn)和交流活動一般也以任課教師為主，教學(xué)秘書定位是服務(wù)于師生，也因此不被院校重視，相應(yīng)的機會就會更少，只能憑借自身的經(jīng)驗完成工作，在工作中摸著石頭過河，使得教學(xué)秘書的知識結(jié)構(gòu)建立慢，且工作能力很難有大幅度的提升。

另外大多數(shù)教學(xué)秘書沒有晉升空間和上升路線，轉(zhuǎn)崗和跳槽的比例很高，使得教學(xué)秘書的工作崗位流動性很大。

（二）發(fā)展途徑

1.建立健全機制

在考評教學(xué)秘書工作時，需要抓住教學(xué)秘書工作的重點，看結(jié)果的同時也要重視過程。對于在考評中工作出色的人員進行表彰鼓勵，激發(fā)教學(xué)秘書對本職工作的熱情。同時，可以依據(jù)教學(xué)秘書的工作特點，在薪資待遇和晉升路徑上改進。清晰的晉升路線是教學(xué)秘書前行的方向和指南，在晉升過程中既是成長進步的過程，也是為學(xué)校做出貢獻的過程。相應(yīng)的調(diào)整教學(xué)秘書的薪資待遇，有利于激發(fā)對工作的積極性。另外，健全的考評機制、清晰的上升路線、匹配的薪資待遇，有利于保證教學(xué)秘書的穩(wěn)定性，減少轉(zhuǎn)崗跳槽等情況。

2.合理分工

部分高校的教學(xué)秘書同時也肩負行政秘書工作，在日常工作中很難專心在教學(xué)管理工作方面鉆研，這不利于教學(xué)管理工作的發(fā)展。這是學(xué)校和學(xué)院不愿看到的，同時也是教學(xué)秘書本身不愿看到的，但日常工作中的確如此。本身教學(xué)秘書工作較為瑣碎，常常多任務(wù)同時開展，那么就會面臨一個問題，行政與教學(xué)孰輕孰重？如果不能很好的解決這一問題，無疑是為日后的工作埋下巨大的隱患。因此，提倡學(xué)校將教學(xué)秘書和行政秘書作區(qū)分，合理分工后教學(xué)秘書能夠更好地找準自己的職責所在，遇事不慌才能有條不紊地開展教學(xué)管理工作。

3.加強培訓(xùn)學(xué)習

首先教學(xué)秘書應(yīng)該樹立終身學(xué)習意識，在實際工作中不斷提升辦公軟件運用能力，公文寫作能力。但自我提升的效率較慢，學(xué)校應(yīng)主動尋找面向基層教學(xué)管理人員的短期培訓(xùn)或交流溝通平臺，針對教學(xué)秘書應(yīng)具備的基本素養(yǎng)、必備技能和創(chuàng)新工作方式進行強化培訓(xùn)。另外還可以定期組織各學(xué)院教學(xué)秘書進行工作上的經(jīng)驗交流。

4.科學(xué)調(diào)節(jié)心態(tài)

教學(xué)秘書的工作溝通很重要，在溝通中，難免會出現(xiàn)不愉快的時候，甚至出現(xiàn)誤會，影響工作情緒。往往教學(xué)秘書站在教師的角度考慮問題，卻不能得到教師的認可，甚至認為理所當然。日積月累負面情緒的堆積找不到宣泄途徑，會使得教學(xué)秘書心生郁結(jié)，將負面情緒帶入工作，輕則影響同時關(guān)系，重則影響工作開展。因此教學(xué)秘書在工作中要學(xué)會時刻保持一個良好的心態(tài)，科學(xué)調(diào)整可能出現(xiàn)的不良情緒。良好的心態(tài)和穩(wěn)定的情緒，在無形中創(chuàng)造一個和諧舒適的工作環(huán)境。

三、工作創(chuàng)新路徑

隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”的形式漸漸興起，利用信息和互聯(lián)網(wǎng)平臺，將互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)工作融合提升工作效率。那么利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，將傳統(tǒng)的教學(xué)秘書工作進行優(yōu)化轉(zhuǎn)型，簡化繁瑣工作，將會大大提升工作效率。

（一）建立數(shù)據(jù)庫

教學(xué)秘書的工作十分瑣碎，且重復(fù)性高。收集整理教師和學(xué)生的各種資料便是其中最耗時和繁瑣的部分。利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，建立數(shù)據(jù)庫便能很好的將這一難題解決。

建立一生一賬號數(shù)據(jù)庫，定期將學(xué)生實習情況、參加比賽、各種榮譽成果上傳至數(shù)據(jù)庫，便于學(xué)生查詢，同時在需要收集某項數(shù)據(jù)時，教學(xué)秘書可以從系統(tǒng)中篩選符合條件的信息導(dǎo)出使用，免去逐個收集的瑣碎，提升工作效率。

（二）建立手機端信息系統(tǒng)

隨著智能手機的普及率越來越高，在高校內(nèi)智能手機的使用基本上實現(xiàn)了全覆蓋。手機的覆蓋率如此之高，那么借助智能手機開發(fā)一套手機端信息發(fā)布查詢系統(tǒng)是完全可行的。查詢系統(tǒng)包括以下幾個主要功能。

1.信息接收功能

教學(xué)秘書收到學(xué)校各個部門下發(fā)的通知后，需要轉(zhuǎn)發(fā)給部分老師和學(xué)生，通過系統(tǒng)操作推送給對應(yīng)的老師和學(xué)生的手機端上，免去在工作群中發(fā)送多個信息，信息出現(xiàn)遺漏。

2.信息接收功能

當信息發(fā)送至手機端后，系統(tǒng)將根據(jù)接收信息人員實際打開APP查看信息的情況進行統(tǒng)計，統(tǒng)計出長時間未讀信息人員，反饋至教學(xué)秘書處，可進行2次信息推送提醒。確保每一位師生都能及時查看到信息。

3.信息的反饋功能

在日常教學(xué)過程中，有時學(xué)生會提出一些問題或意見，需要老師解答或給予答復(fù)。而當一個老師面對500位學(xué)生時，很難將問題及時的解答回復(fù)。系統(tǒng)中開通學(xué)生反饋渠道，將學(xué)生的問題和意見通過手機端發(fā)送給教學(xué)秘書，教學(xué)秘書再推送給相應(yīng)的教師，以此準確高效地實現(xiàn)師生溝通渠道的暢通。

4.信息查詢功能

可按照日期查詢信息功能。教師在肩負教學(xué)工作，同時也肩負科研工作。如果4月15號要參加學(xué)術(shù)會議，教師需要提前要找出校歷，首先查看4月15日是在教學(xué)周的第幾周，找到周次后需要對應(yīng)個人課表，查詢是否有授課安排，最后還要注意因公調(diào)課，有沒有安排在對應(yīng)時間。諸多環(huán)節(jié)下來難免會出現(xiàn)偏差，然而一旦出錯帶來的就是嚴重的教學(xué)事故。

信息查詢功能，提前將課表信息分解提取發(fā)送到教師對應(yīng)的賬號上，同時根據(jù)調(diào)課情況實時更新，當教師需要查詢未來某一天的課程安排時，只需在系統(tǒng)中選擇日期，就能即刻了解課程及其它工作安排。此功能可以輔助教師提前規(guī)劃行程，不會因為科研或培訓(xùn)而耽誤了備課和上課。

此系統(tǒng)的應(yīng)用可以極大地簡化教學(xué)秘書辦公工作流程，提高工作效率同時保證工作質(zhì)量。

總之，教學(xué)秘書的工作雖然是教學(xué)管理體系中最基礎(chǔ)的一環(huán)，但同時也是較為重要的一環(huán)，因為教學(xué)秘書的工作滲透在教學(xué)管理工作的方方面面，其對于二級學(xué)院的影響可謂是牽一發(fā)而動全身。在新時代下，教學(xué)秘書除了從自身下功夫，調(diào)整心態(tài)、提升自我能力之外，同時也需要學(xué)校建立更加完善的教學(xué)管理人員晉升機制。多管齊下，共同提升，才能更好地構(gòu)建一支專業(yè)的教學(xué)秘書隊伍，為學(xué)校的高質(zhì)量發(fā)展貢獻出一份力量。

（作者單位：泰山科技學(xué)院）