淺析大數(shù)據(jù)背景下中職學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)

李大賀

隨著時代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，信息技術(shù)已滲透到社會各個領(lǐng)域，大數(shù)據(jù)技術(shù)也應(yīng)運而生，越來越受到人們的關(guān)注。所謂大數(shù)據(jù)技術(shù)，是一種從紛繁復(fù)雜的各類數(shù)據(jù)中快速并準(zhǔn)確獲取有價值信息的技術(shù)，可以極大地提高人們獲取信息的便捷性。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，不論人們是否意識到大數(shù)據(jù)的存在，大數(shù)據(jù)都已經(jīng)影響并改變著我們的工作和日常生活。中職學(xué)校是在義務(wù)教育基礎(chǔ)上為國家培養(yǎng)數(shù)以億計優(yōu)秀技能型人才的場所，集中保存大量檔案與文獻(xiàn)。對于中職學(xué)校檔案管理工作而言，大數(shù)據(jù)不僅是一個挑戰(zhàn)，也是一個機(jī)遇。面對學(xué)校日益龐大的各類檔案及由此產(chǎn)生的諸多問題，如果還是沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，很難滿足大數(shù)據(jù)時代各種數(shù)據(jù)信息的管理和應(yīng)用要求。所以，中職學(xué)校應(yīng)該順應(yīng)時代的要求，重視并加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作的全面發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)背景下中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.1 順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的必然要求

首先，中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)背景下適應(yīng)檔案工作發(fā)展與國家信息化建設(shè)的必然要求。中職學(xué)校必須對檔案管理信息化有清晰的認(rèn)知，深刻理解大數(shù)據(jù)時代檔案信息化建設(shè)對學(xué)校各項工作的重要意義，全面推動學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)工作，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和標(biāo)準(zhǔn)化，以更好地滿足大數(shù)據(jù)時代的需要。

1.2 滿足中職學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展的需要

檔案管理信息化是滿足中職學(xué)校自身長遠(yuǎn)發(fā)展的需要。檔案管理信息化與中職學(xué)校的教育教學(xué)、學(xué)生管理、行政管理都有著密切聯(lián)系，是學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展的必要條件。通過對學(xué)校各類檔案的信息化管理，可以使得檔案工作所產(chǎn)生的各項成本大大降低；可以為教師、學(xué)生等相關(guān)人員提供更加快捷便利的查詢服務(wù)；可以讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)通過相關(guān)數(shù)據(jù)信息對比發(fā)現(xiàn)學(xué)校在發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題，繼而全面分析情況并做出符合學(xué)校實際的決策部署，為學(xué)校的發(fā)展和決策提供數(shù)據(jù)支撐。

1.3 提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量

檔案管理信息化能夠提高檔案管理的質(zhì)量和效率。中職學(xué)校的檔案內(nèi)容繁多、種類復(fù)雜，不僅包括學(xué)校中各種教職員工的人事檔案以及學(xué)生的學(xué)籍檔案，也包括文書、教學(xué)、科研、會計等各種檔案資料。同時檔案管理本身就是一項煩瑣枯燥、重復(fù)性極高的工作，在長時間的工作中難免會出現(xiàn)人為失誤。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行信息化管理能夠簡化檔案管理流程，可以對檔案信息自動進(jìn)行分類和整理，并自動記錄相關(guān)查詢和借出情況，使得各個管理環(huán)節(jié)更加高效，解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案只能逐一人工收集整理及查閱的問題，在降低檔案工作人員的勞動強(qiáng)度的同時又能夠最大限度地避免出現(xiàn)檔案整理錯漏或信息丟失等情況。

2大數(shù)據(jù)背景下中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1 對檔案信息化建設(shè)缺乏重視

在國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的背景下，我國的檔案管理信息化建設(shè)正在穩(wěn)步推進(jìn)。但多數(shù)中職學(xué)校目前的檔案信息化建設(shè)都進(jìn)展緩慢。由于當(dāng)前中職學(xué)校之間辦學(xué)競爭越來越激烈，為了學(xué)校的生存和發(fā)展，中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)通常將更多精力用于教學(xué)、招生及校園建設(shè)等方面，對檔案工作及其信息化建設(shè)則缺乏重視，沒有認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)對學(xué)校發(fā)展的重要意義。由于檔案工作本身不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)本來就不愿意在檔案建設(shè)上投入過多的人力、物力及財力。同時檔案管理信息化建設(shè)屬于資金密集型工程，僅建設(shè)前期在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、各種軟件硬件上的投入，就是一筆巨大的支出，對于不少本身資金就捉襟見肘的中職學(xué)校來說，更是不堪重負(fù)。加上早些年中職學(xué)校普遍招生困難，在校生人數(shù)不多，不少學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)足以滿足工作的需求。綜上，目前中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)普遍對檔案信息化建設(shè)缺乏重視，相關(guān)投入力度明顯不足，不少學(xué)校的檔案管理依舊保持著傳統(tǒng)的人工手動收集整理方式。

2.2 檔案信息管理制度不完善

檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜且耗時的系統(tǒng)工程，中職學(xué)校的檔案信息化建設(shè)幾乎涉及學(xué)校各個部門，涉及范圍廣且操作難度大。目前我國多數(shù)中職學(xué)校的檔案信息化建設(shè)還處于起步階段，缺乏科學(xué)、規(guī)范的工作機(jī)制和管理制度，電子檔案收集、整理、歸檔、存儲與調(diào)用等一系列工作不夠規(guī)范，沒有統(tǒng)一的指導(dǎo)綱領(lǐng)，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)共享平臺，工作中具有一定的主觀隨意性。中職學(xué)校檔案信息化工作涉及學(xué)校的人事、學(xué)籍、教學(xué)等多種檔案，與學(xué)校人事處、教務(wù)處、學(xué)生處、招生處等其他部門密切相關(guān)，在實際工作中必須與這些部門緊密協(xié)調(diào)、密切配合。但是不同部門的規(guī)章制度及工作要求是不相同的，雖然部分中職學(xué)校已經(jīng)建立了相關(guān)的檔案信息管理系統(tǒng)，但是在實際運行過程中，學(xué)校內(nèi)部其他各部門往往不能給予積極有效的配合，檔案資料大多過于分散且不能及時集中統(tǒng)一管理，使得檔案信息化管理工作難以得到深入的開展。

2.3 檔案信息化管理專業(yè)人才欠缺

要想更好地將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理之中，相關(guān)工作人員不僅需要具有檔案管理知識，還需要具有信息資源管理、統(tǒng)計學(xué)等專業(yè)知識并能夠熟練掌握各種計算機(jī)操作，其綜合素養(yǎng)直接影響著工作的質(zhì)量和效率。目前我國中職學(xué)校的檔案工作人員大多并不是檔案專業(yè)或計算機(jī)專業(yè)出身，普遍存在著專業(yè)知識與技能不足及知識結(jié)構(gòu)老化的問題，在具體工作中即便學(xué)校能夠提供先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)，其自身也難以運用相關(guān)技術(shù)進(jìn)行信息化管理操作。同時，當(dāng)今中職學(xué)校普遍更加注重對學(xué)校重點發(fā)展領(lǐng)域的師資力量的引進(jìn)及培養(yǎng)，對檔案信息化管理人才的培養(yǎng)及引進(jìn)則并不重視。隨著如今國家越來越重視職業(yè)教育及“中考分流”政策，中職學(xué)校的規(guī)模不斷擴(kuò)大、在校生人數(shù)普遍劇增，各種檔案如學(xué)生的學(xué)籍檔案、資助檔案也相應(yīng)急劇增加，但從事檔案管理的工作人員并沒有相應(yīng)增加，有限的工作人員難以對日益龐大復(fù)雜的各種檔案進(jìn)行系統(tǒng)有效的處理，檔案管理工作難度越來越大。

2.4 檔案管理信息化設(shè)備設(shè)施嚴(yán)重不足

檔案管理信息化建設(shè)需要先進(jìn)齊備的硬件設(shè)備以及軟件技術(shù)作為基本保障。但是如前所述，由于領(lǐng)導(dǎo)不重視，目前不少中職學(xué)校的檔案管理信息化建設(shè)工作所需的資金嚴(yán)重不足，無論是基礎(chǔ)設(shè)施，硬件設(shè)備還是軟件技術(shù)均無法滿足信息化建設(shè)的基本要求。不少中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簡單地認(rèn)為信息化管理就是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，配備幾臺計算機(jī)再加上個掃描儀就可以完成全部信息化工作，沒有為學(xué)校檔案信息化工作配備齊全復(fù)印機(jī)、服務(wù)器、高拍儀、交換機(jī)等信息化設(shè)備。同時有些中職學(xué)校雖然能夠為檔案信息化建設(shè)配備足夠的硬件設(shè)備，但是又忽略了軟件的重要性，既沒有配備檔案信息化建設(shè)所需的專業(yè)的檔案信息化管理系統(tǒng)，也沒有配備文字處理、影音處理等相關(guān)數(shù)據(jù)處理軟件，使學(xué)校檔案信息化建設(shè)停滯不前。

2.5 檔案信息安全存在隱患

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，信息的收集、整理、傳遞及檢索查閱變得更加高效便捷，為人們提供了更大的便利。但與此同時，由于網(wǎng)絡(luò)自身存在的開放性、共享性等特點，數(shù)據(jù)安全存在著很大的隱患，這對中職學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)提出了更高的要求。不少中職學(xué)校在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時沒有配備高強(qiáng)度的防護(hù)體系，同時又缺乏相關(guān)專業(yè)技術(shù)人才，無法用專業(yè)的防護(hù)技術(shù)對檔案資料進(jìn)行全面多方位的保護(hù)，使得檔案信息安全系數(shù)較低，容易出現(xiàn)信息遭到惡意篡改及信息泄露等問題，不僅嚴(yán)重影響了檔案的真實性和權(quán)威性，還有可能導(dǎo)致學(xué)校廣大教職工及學(xué)生的個人隱私等基本權(quán)益受到侵犯。同時，信息數(shù)據(jù)的存儲具有一定的不穩(wěn)定性，倘若相應(yīng)存儲讀取技術(shù)過時或者存儲介質(zhì)出現(xiàn)意外損壞，存儲的信息同樣會受到難以估量的損失。

3大數(shù)據(jù)背景下中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的思路和對策

3.1 高度重視檔案管理信息化建設(shè)

要想讓檔案管理的信息化建設(shè)在中職學(xué)校得到廣泛深入地展開，首先必須得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和全力支持。中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要解放思想，與時俱進(jìn)，突破原有的思維束縛，充分認(rèn)識到檔案管理信息化的眾多優(yōu)點及對中職學(xué)校發(fā)展的重要意義。雖然在信息化建設(shè)的初期會耗費大量資金，但是，中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有長遠(yuǎn)觀、大局觀及戰(zhàn)略觀。如前所述，如今是信息化社會，檔案信息化管理已是時代發(fā)展的必然選擇，學(xué)校只有適應(yīng)時代發(fā)展，才能在激烈的競爭中生存發(fā)展。所以，中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)站在時代的高度，加大對檔案信息化建設(shè)的投入，全面推進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展優(yōu)化。

3.2 健全檔案信息化管理制度

大數(shù)據(jù)背景下，中職學(xué)校應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家的相關(guān)規(guī)定，制訂科學(xué)完善的檔案工作管理制度，對檔案信息化管理工作流程進(jìn)行規(guī)范化處理，以確保檔案信息化建設(shè)能夠平穩(wěn)有序進(jìn)行。首先，嚴(yán)格依據(jù)規(guī)范要求制訂相關(guān)部門檔案收集、整理、歸檔、移交、保密與利用等工作環(huán)節(jié)的管理制度，使檔案管理工作有章可循。其次，明確相關(guān)部門的工作職責(zé)，將責(zé)任落實到人。同時，學(xué)校可以根據(jù)自身的實際情況來建設(shè)大數(shù)據(jù)檔案信息化服務(wù)平臺，從而有效地實現(xiàn)各類檔案信息的集中管理，促進(jìn)各類檔案信息的共享，更好地滿足檔案信息化管理的需求。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人才隊伍建設(shè)

人才隊伍建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理對工作人員有著更高的要求。中職學(xué)校檔案管理工作人員必須樹立大數(shù)據(jù)思維、強(qiáng)化大數(shù)據(jù)使用意識，不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)和對新技術(shù)的應(yīng)用能力，主動地去學(xué)習(xí)計算機(jī)、信息資源管理、數(shù)據(jù)庫等知識，掌握云計算、信息處理以及大數(shù)據(jù)分析思維能力，能夠利用大數(shù)據(jù)思維去解決檔案信息化管理過程中遇到的各種問題，并積極學(xué)習(xí)借鑒其他單位檔案信息化建設(shè)的成功經(jīng)驗，真正將大數(shù)據(jù)技術(shù)與本校檔案工作結(jié)合在一起。

同時，中職學(xué)校要正確認(rèn)識到人才和團(tuán)隊管理的重要性，制訂科學(xué)完善的人才引進(jìn)政策，大力引進(jìn)專業(yè)的檔案管理及信息技術(shù)人才，改善現(xiàn)有工作隊伍的知識和年齡結(jié)構(gòu)，組建一支具有數(shù)據(jù)處理分析應(yīng)用能力和創(chuàng)新意識的高素質(zhì)學(xué)習(xí)型工作隊伍。同時注意加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)和法制教育并完善獎懲機(jī)制，使每一位檔案管理工作人員都能夠在工作中恪守職業(yè)道德，提高服務(wù)意識；能夠嚴(yán)格遵守各項規(guī)章制度的要求，維護(hù)檔案信息的安全；能夠以更高的積極性和熱情投身于自身的工作中，促進(jìn)學(xué)校檔案信息化工作更加專業(yè)、高效。

3.4加大投入力度，完善檔案信息化建設(shè)軟硬件設(shè)備設(shè)施

先進(jìn)完備的信息化設(shè)備是檔案管理信息化的重要前提，在中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)過程中，首先需要完善基礎(chǔ)硬件設(shè)備及軟件系統(tǒng)。中職學(xué)校要加大在檔案信息化建設(shè)方面的資金投入力度，為檔案信息化管理提供滿足相關(guān)要求的專用機(jī)房，配置齊全高性能計算機(jī)、大容量存儲器、打印機(jī)等檔案信息化工作必需的設(shè)備。同時，還需要為檔案管理信息化工作的開展提供可靠的軟件資源、智能化的管理系統(tǒng)、先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)支撐平臺，并持續(xù)性投入資金以確保學(xué)校檔案管理信息化工作所需要的各種硬件設(shè)備及軟件系統(tǒng)都能夠及時地得到更新升級，為學(xué)校檔案管理信息化工作能夠更好、更深入地開展提供可靠的軟硬件資源保障。

3.5 加強(qiáng)檔案管理信息安全建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時代，信息安全是中職學(xué)校實行檔案信息化管理首先要解決的問題。為了保證檔案信息的安全，中職學(xué)校必須制訂嚴(yán)格的安全管理制度，提高檔案工作各環(huán)節(jié)的規(guī)范性，從根本上建立防護(hù)機(jī)制以有效保護(hù)檔案信息的安全。首先，在平時的檔案工作中，采用權(quán)限分級等多種訪問控制，對檔案相關(guān)信息的錄入、查閱、修改等權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的限定。其次，加強(qiáng)先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)的引進(jìn)，采用時代領(lǐng)先的網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測、數(shù)據(jù)加密及身份識別技術(shù)做好檔案信息的安全防護(hù)工作并不斷更新升級學(xué)?；ヂ?lián)網(wǎng)的防火墻，確保檔案數(shù)字信息存儲環(huán)境的穩(wěn)定安全。同時，要注意做好相關(guān)數(shù)據(jù)信息防災(zāi)備份工作。一方面要對各種檔案數(shù)據(jù)及時備份，同時要用不同的存儲介質(zhì)及云存儲技術(shù)分別進(jìn)行保存，以應(yīng)對各種意外突發(fā)情況的發(fā)生。此外，還要配備專業(yè)技術(shù)人員定期、不定期對檔案管理系統(tǒng)及重要檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)測，防止檔案數(shù)據(jù)丟失或遭到網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊，若電子檔案信息遭到惡意破壞，能夠第一時間發(fā)現(xiàn)并進(jìn)行信息數(shù)據(jù)恢復(fù)，同時立即修復(fù)安全漏洞并升級防衛(wèi)系統(tǒng)。

4 結(jié)語

總之，在大數(shù)據(jù)背景下，中職學(xué)校應(yīng)全面提高對檔案管理信息化內(nèi)涵的認(rèn)知，重視檔案管理信息化的建設(shè)，加大檔案管理信息化建設(shè)的投入，健全檔案信息化管理制度，全面提升學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量和效率，使得學(xué)校在大數(shù)據(jù)時代能夠得到更好的發(fā)展。

（作者單位：河南信息工程學(xué)校）