地勘單位合同管理信息化發(fā)展的方向

石金女

作為市場正常經營的重要環(huán)節(jié)，地勘單位合同管理對于項目經濟效益的提高、合同風險的分割等方面具有非常積極的作用。地勘單位要高度重視合同管理，在當今科技時代背景下，有效應用信息化技術開展管理工作，其中包括起草合同、重要條款協(xié)商和確定、審查合同、印簽合同、授權委托以及歸檔使用等，以此保證地勘單位各項事宜科學、嚴謹，從而避免締約風險的發(fā)生。

合理應用信息化技術可以最大程度減少人工勞動，加快數(shù)據(jù)信息處理速度，借此提高信息數(shù)據(jù)的精準度和可靠性。同時，地勘單位可以通過信息化技術管理合同，避免合同給項目帶來不可估量的安全風險。

一、地勘單位信息化建設的重要性

（一）促進地勘單位實現(xiàn)全面創(chuàng)新

在科技時代背景下，信息化技術逐漸滲透到各行各業(yè)，給人類生產和生活帶來了極大的便利。合理應用信息化技術有助于促進地勘單位走向全面創(chuàng)新之路，以創(chuàng)新發(fā)展理念作為導向，通過創(chuàng)新技術手段幫助地勘單位實現(xiàn)管理創(chuàng)新、技術創(chuàng)新、經營理念創(chuàng)新、資產配置創(chuàng)新以及市場發(fā)展創(chuàng)新。經營管理創(chuàng)新指的是地勘單位管理人員要具備先進的信息化管理意識，立足于實際發(fā)展情況實現(xiàn)信息化建設，帶動地勘單位各項事宜實現(xiàn)全面創(chuàng)新，促進地勘單位可持續(xù)發(fā)展。

（二）促進地勘單位實現(xiàn)信息化經營改革

地勘單位實現(xiàn)信息化建設并非一朝一夕可以完成，和單位經營改革結合在一起，可以相輔相成，互相融合。基于此，地勘單位在經營過程中，必須針對經濟時期背景下形成的不適應市場經濟結構要求、落后的經營方式以及低效率的管理流程等進行更深層次的改革。在信息時代背景下，網(wǎng)絡上擁有非常豐富的信息資源，以此幫助地勘單位全面了解外界信息、感知世界和競爭對手的情況。充分利用Wed站點，以最實惠的價值讓社會公眾都知道地勘單位的存在、產品和服務能力，加強和社會的溝通，充分凸顯地勘單位的基本文化，促使地勘單位可以更好地融入?yún)^(qū)域經濟，朝著信息化經營改革的方向發(fā)展。

（三）促進地勘單位加強管理信息處理工作

地勘單位在經營過程中，要想在瞬息萬變的市場環(huán)境中及時應對不斷調整的產業(yè)結構、競爭對手成長、科技進步以及宏觀環(huán)境變動等方面的沖擊，并且可以及時反應，做出應對措施，地勘單位必須要根據(jù)自身的發(fā)展情況，不斷提高管理水平，其中最基礎的便是處理信息工作。地勘單位在管理手段上必須要及時建立適應市場競爭發(fā)展的信息化管理系統(tǒng)以及決策支持系統(tǒng)，在合理引進企業(yè)資源計劃系統(tǒng)的基礎上將各項業(yè)務管理系統(tǒng)應用其中，構建完整的資源管理系統(tǒng)，全面分析地勘單位經營過程中產生的數(shù)據(jù)，并充分利用各種數(shù)據(jù)資源，大大降低經營成本，最大程度上提高地勘單位的經濟效益，從而做出準確決策，促使地勘單位的經營業(yè)務流程信息化，管理規(guī)范化、系統(tǒng)化和科學化，全面提高地勘單位的管理水平。

（四）促進地勘單位經濟實現(xiàn)跨越式發(fā)展

一般來說，地勘單位的生產規(guī)模相對較小，受到管理理念、經營條件以及員工職業(yè)素養(yǎng)的限制，地勘單位在實際經營期間還存在一定的問題。例如經營規(guī)模小、資產總量低、科技水平低以及管理理念落后等，同時還存在融資困難、人才匱乏以及信息閉塞等問題。基于此，地勘單位在經營管理過程中，通過信息化建設工作的開展有助于為地勘單位發(fā)展提供更多的優(yōu)秀人才，培養(yǎng)出一批批既懂得經營管理，又能熟練掌握信息化技術的全面型人才。合理應用信息化技術，還能為地勘單位和不同背景、不同經濟條件且在同一條起跑線上的企業(yè)競爭時創(chuàng)造機遇。

二、地勘單位合同管理信息化建設

地勘單位合同管理作為一項非常重要的管理事宜，需要將項目的重點條款以及辦理審查過程通過文字記錄下來，便于促進項目得以順利開展，以及在產生合同糾紛的時候可以得到妥善解決的依據(jù)和有效途徑。何為合同管理，指的是以自身作為當事人的合同，按照相關法律修訂、變更、解除、轉讓、履行、終止、審核以及監(jiān)督管理等一系列工作的總稱。隨著市場經濟體制的不斷變更，合同管理成為現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展管理的重點內容?，F(xiàn)階段，地勘經濟正處于發(fā)展階段，地勘單位每一年訂立的合同數(shù)量成百上千，合同價款也從幾萬到幾千萬，甚至按照億元來計算，合同的履行周期從幾個月到幾年，年復一年累積起來的合同數(shù)不勝數(shù)。這些合同能否有效履行，直接關系到經濟能否正常變現(xiàn)，也和地勘單位資產的安全息息相關。所以，強化地勘單位合同管理信息化工作，不但是單位自身發(fā)展管理的客觀需要，也是經濟時代發(fā)展的必然要求。那么，如何加強地勘單位合同信息化管理，可以從以下幾個方面入手：

（一）構建網(wǎng)絡化合同管理體系

網(wǎng)絡化合同管理體系的構建，就是地勘單位在開展合同管理工作過程中，要盡量構建一個上下貫通、組織健全、結構合理、管理有序、職責分明的管理系統(tǒng)，在整個管理系統(tǒng)中包括組織形式和結構兩個方面：

1.組織形式

組織形式分為集中制、分散制和綜合制。地勘單位需要根據(jù)實際情況選擇適合自身發(fā)展的組織形式。集中制組織形式主要是由地勘單位專門設立負責合同管理的機構或者專門安排專業(yè)人員進行合同管理，由地勘單位法定代表人授權相關管理人員負責單位內部所有合同的簽訂、變更、履行和解除等工作，并實現(xiàn)統(tǒng)一管理的組織形式。一般來說，這種組織形式適用于單位主體較少、一年簽訂的合同數(shù)量少的地勘單位。分散制指的是由地勘單位法定負責人，直接在單位內部的各個職能科室、二級單位制定專門管理合同的人員，來負責該科室的管理工作以及二級單位的相關合同，所以被稱為分散制。在此過程中，法定代表人、科室和二級單位管理人員屬于上下級關系，所以也被稱為直線制。綜合制則是上述兩種組織形式的綜合，負責合同管理的部門、職能部門以及二級單位屬于平行關系，都是由法定代表人統(tǒng)一管理和領導，合同管理部門的主要職責是負責簽訂合同、監(jiān)督管理合同得以全面落實、促進各個職能科室和二級單位科學管理合同，針對職能部門和二級單位簽訂合同時給予指導和監(jiān)督，并針對實際情況負責協(xié)調好地勘單位的合同管理工作。

2.組織結構

組織結構分為決策、監(jiān)督和執(zhí)行。決策階段包括地勘單位法定代表人、合同管理小組、合同分管人員等。一般來說，這些人員的主要工作職責是負責各種類型合同的管理工作、根據(jù)實際情況制定行之有效的合同管理制度，負責重要合同的簽訂以及審批，產生合同糾紛時討論出解決方案等。監(jiān)督階段包括合同統(tǒng)籌管理部門、法律事務部門以及審計部門等等。這些工作人員的工作職責是：定期檢查合同管理制度的落實情況，統(tǒng)一管理地勘單位各個部門對外簽訂的各種合同，針對各個部門簽訂的合同進行審查、登記以及分類歸檔，負責合同范本、合同專用蓋章、法定負責人授權委托證明的使用和管理等，合同糾紛時參與協(xié)商、調解和仲裁等工作。執(zhí)行階段主要是地勘單位內部從事合同管理的專業(yè)以及兼職承辦管理人員，由具備一定文化素養(yǎng)和合同管理專業(yè)知識的管理人員承擔相關工作，主要工作職責是：按照法律簽訂、變更和解除合同；參加重要合同的簽訂、變更和解除；審查簽訂的合同內容，避免出現(xiàn)不合法、不完整的合同。

（二）構建信息化合同管理系統(tǒng)

地勘單位經營發(fā)展過程中構建信息化合同管理系統(tǒng)，可以更加高效地分析和整合各種經營數(shù)據(jù)資源，促使合同內容履行情況更加接近地勘單位管理的基本要求。信息化合同管理系統(tǒng)可以將大部分的紙質版合同內容轉移到電子計算機當中，并和各種類型的辦公軟件（例如word、Excel等）結合起來，將各種合同管理流程通過文字和表格等形式存儲在合同管理系統(tǒng)中，實時監(jiān)督管理和分析各種數(shù)據(jù)信息。以信息化合同系統(tǒng)作為基礎，建立一套完整的管理制度，以此保證各種合同管理工作得以順利開展。例如：合同管理制度、管理授權制度、單位內部會計管理制度以及經營成本控制制度等等。地勘單位管理人員可以通過建立科學合理的管理制度，明確并規(guī)范各個部門的工作職能等，并以此形成完整、高效率的運營管理制度。同時，地勘單位可以通過信息化管理手段全面落實“部門、人員、制度”三個方面，保證合同管理工作得以有序開展。再者，根據(jù)地勘單位的實際發(fā)展情況落實信息化合同管理工作，加強各個部門的管理流程和電子化控制之間的聯(lián)系。最后，地勘單位發(fā)展過程中可以通過內部資源共享、電子審批等方式，全面落實地勘單位的合同管理工作，提高效率，進而提高地勘單位的管理水平。不但如此，信息化合同管理系統(tǒng)可以靈活控制地勘單位的經營成本以及監(jiān)控成本等，促使地勘單位在經營中實現(xiàn)以變應變的管理效果。

（三）構建信息化合同審批流程

地勘單位在建立相關項目合同的時候，相關人員需要根據(jù)項目的實際情況和財政條件明確合同內容的各項細節(jié)，并針對實際性情況完成合同起草和審批工作，充分利用信息化技術提高合同簽訂工作效率。首先，建立信息化線上簽訂審查平臺有助于改進合同起草、簽訂和審查流程效率，例如：初次擬定的合同，合同管理人員可以通過線上第一時間發(fā)送給對方，用戶可以通過權限設定后，在權力允許的情況下針對合同進行查看、審批以及修改等工作，加快合同信息傳遞的速度，從根本上解決紙質版合同信息流通效率不高的問題，從而提高合同起草的工作效率。其次，合同管理人員可以合理構建并應用云數(shù)據(jù)庫，通過自動檢索的方式查找需要的信息，進而采取措施優(yōu)化管理工作。最后，合同管理人員可以合理應用區(qū)塊鏈技術，區(qū)塊鏈技術自身具有一定的閉環(huán)效果，該項技術集成了分布式數(shù)據(jù)存儲、點對點傳輸以及算法加密等先進技術，從根本上提高合同文件的安全性，避免信息泄露。在合同管理過程中，相關人員可以使用密碼學來構建合同管理數(shù)據(jù)臺賬，避免無關人員隨意篡改和盜取。

（四）構建信息化合同履行程序

一旦雙方簽訂的合同生效之后，如果在項目合同履行期間，根據(jù)實際情況需要修改部分合同條款或者是其他內容的時候，修改的合同內容需要交給項目主要負責部門完成內容起草和變更，并從根本上保證全新起草后的合同內容的審批流程和原來的合同審批保持一致。根據(jù)項目合同管理工作的實際情況，在執(zhí)行合同內容的時候，經常會因為遇到意外事件或者突發(fā)性情況而需要更改或者終止合同條款。在傳統(tǒng)的人工合同管理方式上，信息傳遞和流通的速度比較慢，合同變更的效率也會相應降低，在使用信息化技術之后，相關人員可以在軟件平臺上及時查看合同變更的基本情況，最大程度上提高業(yè)務處理效率。在此過程中，對無法繼續(xù)執(zhí)行的合同，合同管理人員也可以通過相關的管理流程審核評估之后，最終判斷是否選擇終止合同。

合理應用信息化技術，合同管理不再屬于單個部門的日常工作，而是在信息化管理平臺上形成一個以主辦部門為主法律為輔的管理制度，所有部門合作共同參與管理。如此，促進地勘單位內部資源配置更加優(yōu)化，工作職責劃分更加清晰明了，以此提高信息傳遞的速度和效率，最大程度降低合同管理工作的漏洞。為了更好地發(fā)揮各個部門的專業(yè)職能，相關人員需要在信息化管理系統(tǒng)中確定每一個部門在合同管理中的相關責任，從根本上提高合同管理效率。

結語：

綜上所述，地勘單位在經營發(fā)展過程中，面臨的經濟市場環(huán)境越來越復雜，市場競爭壓力也越來越大。為了最大程度提高自身的核心競爭力，地勘單位管理人員需要及時轉變傳統(tǒng)的管理思想，高度重視合同管理信息化建設力度，并充分發(fā)揮出信息化技術的高效性、準確性以及資源共享性等優(yōu)勢，最大程度避免合同執(zhí)行過程中可能會出現(xiàn)的各種安全風險。在合同管理中，相關人員還要高度重視合同重點內容的控制工作，才能保證地勘單位各項事項得以有序完成，以此促進地勘單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。