企業(yè)存貨內(nèi)控存在的問題及對策探析

賀寒松

摘 要：在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)、科技、教育、文化等飛速發(fā)展的社會里，內(nèi)部控制應(yīng)運(yùn)而生，已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營控制中舉足輕重的手段。本文從企業(yè)存貨著手分析其內(nèi)部控制存在的問題，并相應(yīng)提出了改進(jìn)企業(yè)存貨內(nèi)部控制的措施。

關(guān)鍵詞：存貨；內(nèi)部控制；問題及對策

一、企業(yè)存貨內(nèi)部控制存在的問題

（一）制度環(huán)節(jié)上存在的問題

存貨內(nèi)控的含義。本質(zhì)上來講，它是一個內(nèi)部監(jiān)控制度。與其他內(nèi)控不同，它著重于存貨與供產(chǎn)銷中各個環(huán)節(jié)的特點(diǎn)。它是整個內(nèi)控中的重點(diǎn)內(nèi)容，具有事先制定的特性。與此同時(shí)，又是相互牽制的中心環(huán)節(jié)。還有驗(yàn)證。企業(yè)的存貨內(nèi)部控制包括采購、驗(yàn)收入庫、倉儲、加工、運(yùn)輸?shù)确矫妫嬖诘膯栴}主要包括以下六大方面：

1、采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題

使用訂貨單。把這些放在一邊，還需要對其定期進(jìn)行整理。它們均為采購環(huán)節(jié)內(nèi)控的注意點(diǎn)。但是，實(shí)際中卻有很多弄虛作假，逃避責(zé)任的行為產(chǎn)生。

現(xiàn)實(shí)中，許許多多的企業(yè)該列入采購成本的部分卻未這樣做。當(dāng)期損益中卻包含了很多原本不屬于它的內(nèi)容。比如：運(yùn)雜費(fèi)、稅金、進(jìn)庫前發(fā)生的各類成本等等。

而與此同時(shí)，一些不屬于采購成本的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)卻記在了采購成本上。比如：部分工作者的差旅費(fèi)。還有他們的溝通信息費(fèi)等等。

企業(yè)小金庫的存在。個人隱性收入的存在。這些都是對購買物資時(shí)的折扣、稅金作虛假處理等等的原因之一。企業(yè)一方面“開源”——虛增收入和利潤，另一方面“節(jié)流”——多抵扣、少交稅。

在市場經(jīng)濟(jì)大潮的沖擊下，人們愈加被橫流的物欲沖昏了頭腦，收受回扣、營私舞弊、內(nèi)外勾結(jié)、人情買賣等等現(xiàn)象數(shù)見不鮮。原本不健全、缺乏透明度的采購制度就更加形同虛設(shè)，成為了一些人損害國家企業(yè)他人利益，騙取合同款等為自己謀取好處的工具，滋生了腐敗的土壤。

2、驗(yàn)收環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題

針對驗(yàn)收這部分，最主要的有兩點(diǎn)：其一，驗(yàn)收單；其二，全部物品的記錄。為了完成好驗(yàn)收這部分的內(nèi)控，企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)獨(dú)立的部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收的全過程。比如：驗(yàn)實(shí)物及其數(shù)量、填寫單據(jù)、傳送驗(yàn)收單及貨物各歸各位。然而，現(xiàn)實(shí)中驗(yàn)收的環(huán)節(jié)混亂實(shí)在讓很多生產(chǎn)企業(yè)頭疼。此項(xiàng)工作被生產(chǎn)部門代替。盤點(diǎn)表更是不完整。倉庫主管人員的素質(zhì)較為一般，專業(yè)知識知之較少。所以，這一部分對于企業(yè)管理運(yùn)營效果的提高有著不可替代的作用。尤其體現(xiàn)在大型設(shè)備的驗(yàn)收上，耽誤生產(chǎn)過程還會給企業(yè)帶來無法估量的后續(xù)損失。

3、倉儲環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制存在的問題

這個環(huán)節(jié)的重點(diǎn)是避免存貨發(fā)生存儲損失。在這個點(diǎn)上，企業(yè)應(yīng)用合理的存儲設(shè)施和措施。這樣才可以保障存貨的安全。然而在這個環(huán)節(jié)上，許多保管人員假公濟(jì)私，偷梁換柱，以次換優(yōu)等等現(xiàn)象已有成為倉儲界“潛規(guī)則”之勢。轉(zhuǎn)移財(cái)物，涂改賬目，瞞天過海等違法違規(guī)行為也是接連不斷。這些行為不止損害企業(yè)利益更是目無法紀(jì)，極端自私自利的行為。

4、領(lǐng)用環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制存在的問題

此項(xiàng)環(huán)節(jié)重點(diǎn)有三：一、領(lǐng)用行為應(yīng)有批準(zhǔn)、記錄。二、領(lǐng)用單的使用。三定期清點(diǎn)領(lǐng)用單。但實(shí)際上材料的領(lǐng)用未跟實(shí)際使用情況對照。各部門的領(lǐng)用情況很混亂，沒有實(shí)際需求辦理。備件的實(shí)物管理很混亂，尤其是維修用備品備件、低值易耗品等也沒有規(guī)定消耗定額。

5、存貨數(shù)量的盤存制度存在的問題

存貨數(shù)量的盤存方法有：實(shí)地盤存；永續(xù)盤存制。當(dāng)然不一樣的制度各有優(yōu)缺點(diǎn)。他們對存貨數(shù)量的作用不同。同時(shí)控制的程度也不一樣。即使采用后者，前者也是必不可少的。此環(huán)節(jié)內(nèi)部控制通常包括：作出科學(xué)的盤點(diǎn)計(jì)劃。建立科學(xué)的存貨盤點(diǎn)程序。配備相應(yīng)的監(jiān)督人員。存貨要單獨(dú)內(nèi)部驗(yàn)證。把盤查結(jié)果和永續(xù)存貨記錄進(jìn)行獨(dú)立的調(diào)節(jié)?，F(xiàn)代社會里，在盤盈盤虧環(huán)節(jié)上做文章的企業(yè)并不少見。隱藏盤盈。多報(bào)盤虧?；虿晦D(zhuǎn)出相應(yīng)的“進(jìn)項(xiàng)稅額”。更有甚者隨意做賬。將盤盈、虧計(jì)入“營業(yè)外收支”?；蛘哂?jì)入“其他業(yè)務(wù)收支”等。

（二）存貨內(nèi)控環(huán)境上的不足

1、存貨內(nèi)控評價(jià)缺乏具體的標(biāo)準(zhǔn)和尺度

存貨內(nèi)控模式。它應(yīng)該根據(jù)各個企業(yè)的不一樣特點(diǎn)而變化。比如大型企業(yè)與中小企業(yè)對比，與中小企業(yè)要節(jié)省人力成本不同，大企業(yè)分工方面更加細(xì)致，所以存貨內(nèi)控程序更加嚴(yán)密；不同行業(yè)的不同業(yè)務(wù)。以及同一行業(yè)的不同業(yè)務(wù)。這些都應(yīng)該有一個量化的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。不然對于業(yè)務(wù)操作程序。我們就是難分是非對錯的。實(shí)際上很多單位沒有詳細(xì)而量化的內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)。比如零售和生產(chǎn)行業(yè)同時(shí)針對采購和收款業(yè)務(wù)時(shí)的內(nèi)控方式方法是不一樣的；電商應(yīng)集中或者分散收取資金；賒銷產(chǎn)品時(shí)需要什么層別批準(zhǔn)才可進(jìn)行；采購時(shí)，付款、提貨順序顛倒的時(shí)候要分別注意什么等等。

2、只重視非經(jīng)常性發(fā)生事項(xiàng)的控制

最近幾年來，我們經(jīng)常在新聞報(bào)紙等媒體上看到這樣的報(bào)道：某某企業(yè)高買低賣，回扣也已蔚然成風(fēng)。上面經(jīng)濟(jì)情況出現(xiàn)的其中一個關(guān)鍵因素是：單位只重視某些方面的控制。比如：重大對外投資、資產(chǎn)處置等。他們都是非經(jīng)常性發(fā)生事項(xiàng)。與此同時(shí)，進(jìn)而忽視了對庫存現(xiàn)金、資金加工水分多、公私不分等違規(guī)行為。這些做法大到使國家遭受損害，小到嚴(yán)重?fù)p害企業(yè)利益。因此，建立、健全各種運(yùn)營活動的內(nèi)控制度已經(jīng)是不能等待的事情了。

3、忽視“內(nèi)部人”的監(jiān)督

企業(yè)的文化是人的文化，任何企業(yè)活動也都需要人來進(jìn)行，因此人的道德觀、價(jià)值觀、業(yè)務(wù)水平構(gòu)成內(nèi)控環(huán)境。這是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。人的綜合素質(zhì)對于別的控制組成部分是非常關(guān)鍵的。但是，企業(yè)往往忽略了“內(nèi)部人”的監(jiān)督。很多只是監(jiān)督審核程序。卻忘記了，審核的這些領(lǐng)導(dǎo)亦或是“內(nèi)部人”本身是否存在問題。很顯然，忽視的結(jié)果是滋生腐敗的土壤，致使許多“碩鼠”的產(chǎn)生。這些人缺乏內(nèi)部監(jiān)督的思想，不止是侵吞公共財(cái)產(chǎn)，甚至導(dǎo)致企業(yè)的破產(chǎn)。

4、存貨內(nèi)控的應(yīng)用范圍窄

現(xiàn)階段，我們所見到的存貨內(nèi)控并未達(dá)到其最終目的。這就是說它沒有可以給予決策支持。存貨業(yè)務(wù)和信息的處理就已經(jīng)構(gòu)成存貨內(nèi)控的現(xiàn)有范圍了。其原因主要是：

第一，人們的價(jià)值觀是會受大環(huán)境作用的。尤其很大程度被計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的作用。市場經(jīng)濟(jì)的浪濤席卷的時(shí)間還較短，人們的想法還不能有根本性的變化。所以還不能全部實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營規(guī)范。特別是市場經(jīng)濟(jì)下。

第二，人才的培養(yǎng)，從現(xiàn)代存貨內(nèi)控的開發(fā)講，社會需要的是有綜合知識的全方位人才。比如懂得計(jì)算機(jī)，企業(yè)工商管理等方面特殊技能的。這樣，存貨控制系統(tǒng)的提供僅僅是他們做出的一方面貢獻(xiàn)。從另一的方面來講，他們可以提供部分的控制方法、模式。

5、控制體系不完整

現(xiàn)階段，內(nèi)控的探索愈加被人們鄭重對待。全球各國的相關(guān)部門系統(tǒng)地提出了很多相關(guān)的規(guī)則和觀念。我國亦是如此。會計(jì)控制部門即將出臺特定規(guī)范。但是，我國家長制還普遍存在。內(nèi)控制度建設(shè)很重要。但是，一些單位仍未給予它一定的關(guān)注。沉湎在行政指揮中的工作人員數(shù)見不鮮。仍然不在少數(shù)。迄今為止，存貨內(nèi)控只是零零散散的可以在各類內(nèi)部文件中看到。我們距離完整的存貨內(nèi)控體系仍是需要有很長的路要走?，F(xiàn)階段，存貨內(nèi)控并不是那么的科學(xué)合理。方式方法、定期報(bào)告的缺少也是不能忽視的缺陷。檢查的未落實(shí)，科學(xué)提議的未采納，都是壓在企業(yè)身上的重石，何況有的企業(yè)內(nèi)部牽制都沒建立。

二、改進(jìn)企業(yè)存貨內(nèi)部控制的措施

（一）制定合理的存貨周轉(zhuǎn)流程

根據(jù)企業(yè)特點(diǎn)。我們要制定科學(xué)庫存運(yùn)營程序。相關(guān)工作人員要緊身細(xì)心定期檢查，分類存放、記錄。同時(shí)立即覺察、處理問題，比如安全隱患等。對于那些態(tài)度不端正，未按相關(guān)規(guī)定做造成損失的要依照企業(yè)相關(guān)程序，追究責(zé)任，進(jìn)行處罰。眾所周知不相容職務(wù)分離。故存貨申請，審批，保管等等應(yīng)該由多個人掌控。匯總憑證和日清月結(jié)也是重要工作。存貨數(shù)量的真實(shí)報(bào)告、價(jià)值變動等要定時(shí)進(jìn)行。如果，企業(yè)部門間存貨信息有差異，要及時(shí)的調(diào)節(jié)、分析原因并解決問題。

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。小到個人，大到國家企業(yè)都是如此。事情的前期準(zhǔn)備工作都必不可少，因此，企業(yè)的計(jì)劃部門每年也要本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度做好企業(yè)發(fā)展計(jì)劃。比如生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，財(cái)務(wù)預(yù)算等等。擬定材料的最少、最多存儲量。管理層審核批準(zhǔn)后，才能實(shí)施。

在市場經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境滋養(yǎng)下，采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)以權(quán)謀私、授受回扣等問題.當(dāng)然這本身有采購的不透明因素在內(nèi)，但總體導(dǎo)致企業(yè)資本效率較低，采購材料性價(jià)比低。由此看來，采購和付款的進(jìn)行已經(jīng)不能等待。這個地方主要指兩者內(nèi)控方面的緊迫性。

憑證和記錄要嚴(yán)格控制。不相容職責(zé)彼此制約。為了保護(hù)資產(chǎn)的完好性企業(yè)要做很多事情。其中比較關(guān)鍵的是企業(yè)要制定資產(chǎn)接觸程序。其中，除了任職員工，其他人員均要受到限制。執(zhí)行內(nèi)部核查程序。如檢查訂購單，確保收到材料，入賬無誤。定期查單證序號，確保業(yè)務(wù)憑單無遺漏。查證付款單證計(jì)算準(zhǔn)確與否。此時(shí)，它的中心是財(cái)務(wù)部門。企業(yè)各個部門都要按流程填制單證，財(cái)務(wù)及時(shí)記賬，確保賬實(shí)相符。這樣從企業(yè)的財(cái)務(wù)賬上即可以看出企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)流程。

從以上的敘述我們可以總結(jié)得到。建立、健全采購預(yù)付款內(nèi)控制度對于企業(yè)的作用是非同一般的。保護(hù)資產(chǎn)完整、安全的同時(shí)，糾錯查漏，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，讓經(jīng)濟(jì)犯罪行為遠(yuǎn)離企業(yè)。

（二）改善企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境

1、建立與健全內(nèi)部牽制制度

內(nèi)部牽制，是由全部部門參與的。并且重點(diǎn)是具體業(yè)務(wù)分工之后。彼此關(guān)聯(lián)的部門能對工作的完成情況實(shí)施檢測。單獨(dú)的個體是不能進(jìn)行一項(xiàng)業(yè)務(wù)全過程的。通常來講，存貨經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都要多個部門分工協(xié)作，相互制約，從而起到控制的作用。它由多個環(huán)節(jié)組成，包括：授權(quán)、憑證和記錄、控制、獨(dú)立檢查等等。此制約包括有聯(lián)系的同一層別間的，上下級間的。如不包括制單的情況下，會計(jì)信息歸類時(shí)要CFO審批以及復(fù)核；現(xiàn)金流轉(zhuǎn)時(shí)，分工管理，相互牽制對收支審批、印簽、記賬尤為關(guān)鍵。相互分離。相互制約。

現(xiàn)代大多數(shù)企業(yè)采用電算化進(jìn)行管理，任何人不得對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行直接操作，管理者不得兼任會計(jì)等相關(guān)工作，這之類的明文規(guī)定便非常必要。很多人均知道，不相容職務(wù)分離。保管與記錄。執(zhí)行與審查。授權(quán)與執(zhí)行。以上這些崗位要有不同的人負(fù)責(zé)。此舉有利于相互牽制，在存貨內(nèi)控業(yè)務(wù)處理時(shí)相互監(jiān)督。

2、建立與健全內(nèi)部監(jiān)督制度

（1）建立集體審批制度。杜絕剛愎自用。胡作非為。增強(qiáng)法人監(jiān)督；

（2）建立相互約束制度，杜絕一部獨(dú)大、集體舞弊，增強(qiáng)部門監(jiān)督；

（3）建立崗位輪換制度。還有定期稽查制度。以杜絕相關(guān)工作人員串通作案，增強(qiáng)管理者監(jiān)督。

3、建立與健全內(nèi)部稽核制度

對于企業(yè)來說，各類組成部分要彼此考察。比如購買、儲存、記賬應(yīng)該是兩個以上部門協(xié)作完成。財(cái)務(wù)對庫存稽核的操作比較單一。比如只可進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)。同時(shí)做相應(yīng)的賬務(wù)操作。財(cái)務(wù)同時(shí)需要對市場部實(shí)施考察核對。領(lǐng)貨至開票的時(shí)間差，可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)與倉庫賬賬不符的現(xiàn)象。審核并考察銷售部門發(fā)貨后有沒開票?？铐?xiàng)是否收回。為了保證企、事業(yè)單位資產(chǎn)安全，財(cái)務(wù)方面要設(shè)立專門賬戶用以核算、稽核此類存貨。

俗話說得好：心動不如行動。企業(yè)管理亦是如此。創(chuàng)設(shè)圓滿的制度是基礎(chǔ)。如果它不能夠進(jìn)行有效的實(shí)施，制定得再好也是沒用。

（1）把好進(jìn)貨關(guān)。進(jìn)貨時(shí)注意三點(diǎn)，第一、要注意前期市場調(diào)查的充分性；第二、摸透市場行情，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，保證大方向的正確性；第三、產(chǎn)品要適銷對路，不能積壓毀損的同時(shí)多多創(chuàng)造效益。

（2）做好存貨保管工作。保管工作的獨(dú)特之處：反饋性；接連性；瑣碎性。保管人員要有高程度的綜合能力。同時(shí)，也要有強(qiáng)烈的責(zé)任心。工作時(shí)及時(shí)報(bào)告異常事件。以此來減少企業(yè)損失。其還要把握一個重要原則——手續(xù)齊全。而其他方面，與保管員密切配合。查驗(yàn)庫房。并且及時(shí)處理問題則是領(lǐng)導(dǎo)的工作。

（3）建立有效的激勵制度。建立有效的激勵機(jī)制。這需要深程度檢查考核存貨內(nèi)控的實(shí)施。企業(yè)檢查、考核存貨內(nèi)控實(shí)施的目的是為了使其自身更高效，更健全。比如：存貨內(nèi)控制度會出現(xiàn)何種問題，實(shí)施情況如何，實(shí)施中效果如何。精神、物質(zhì)獎勵對于那些堅(jiān)持實(shí)施存貨內(nèi)部控制制度并取得較好效果的工作人員是一大激勵。與此同時(shí)，對于違規(guī)者，應(yīng)當(dāng)施加一定的壓力。甚至給予行政處分、經(jīng)濟(jì)處罰。同時(shí)和職位升降相聯(lián)系等也是不可缺少的。為了能夠?qū)崿F(xiàn)存貨內(nèi)控終極目標(biāo)，壓力與動力一定要結(jié)合。

（三）引進(jìn)現(xiàn)代存貨管理方法

企業(yè)常用的存貨管理方法有：ABC分類管理；適當(dāng)?shù)拇尕浿苻D(zhuǎn)率；批量訂貨EOQ。然而科學(xué)在進(jìn)步，時(shí)代在發(fā)展，存貨的管理方法也是如此，對于現(xiàn)代存貨管理方法，我認(rèn)為有以下幾點(diǎn)要注意：

1、準(zhǔn)時(shí)生產(chǎn)制JIT，其基本思想是“只在需要的時(shí)候。按需要的量。生產(chǎn)所需的產(chǎn)品”。也就是追求存貨量達(dá)到最小甚至于無的生產(chǎn)系統(tǒng)。所以它也叫零庫存管理。進(jìn)行“精益生產(chǎn)”的方法是：將必要的材料。以正確的數(shù)量和完美的質(zhì)量。在必要的時(shí)間。送往必要的地點(diǎn)。電子商務(wù)已經(jīng)幫助各類企業(yè)達(dá)到“零庫存”的經(jīng)營。原因是它可以節(jié)約掉差旅費(fèi)、人工費(fèi)等訂貨成本。與此同時(shí)，降低交易成本。所以這也是JIT帶給企業(yè)的好處之一。

2、建立同步需求網(wǎng)絡(luò)。提高顧客服務(wù)水平。存貨材料的管理從來都是企事業(yè)單位里尤其困難的問題?，F(xiàn)代管理方法的更新不及時(shí)容易帶來很多矛盾。比如：造成工作效率的下降；增加重復(fù)工作；影響存貨的周轉(zhuǎn)效率；給商品的生產(chǎn)和它的銷售帶來不利。所以，對于各企業(yè)而言，應(yīng)用科學(xué)的控制軟件十分必要。以此加強(qiáng)存貨的控制。創(chuàng)建計(jì)算機(jī)內(nèi)網(wǎng)體系。在相關(guān)部門設(shè)立站點(diǎn)。達(dá)到全程數(shù)據(jù)共享。從最開始的采購，到最終的銷售都要如此。針對每個部分不同的性質(zhì)提供特定的權(quán)限。比如：對于銷售；采購部門只可查不可改；倉庫不能修改財(cái)務(wù)的記錄等。每個環(huán)節(jié)的組織能夠查到自己需要的信息了。提高工作效率。杜絕部門和部門間彼此推諉責(zé)任。杜絕部門之間還有工作人員之間彼此勾結(jié)。盜用公共財(cái)務(wù)。從而讓倉庫賬和財(cái)務(wù)賬間的時(shí)間推后情況能夠解決。這樣可以明顯的減少生產(chǎn)與庫存的補(bǔ)充時(shí)間。進(jìn)而使得存貨的供應(yīng)鏈呈現(xiàn)更強(qiáng)的響應(yīng)性和柔性。減少庫存變化性。與此同時(shí)，防止缺貨所用的存貨量就更小了。建立同步需求網(wǎng)絡(luò)可以使得供應(yīng)鏈對顧客需求反應(yīng)更加迅速，有較強(qiáng)競爭優(yōu)勢，較高投資回報(bào)。而且還能使得客戶服務(wù)水平更大幅度的提高。減少或消除牛鞭效應(yīng)的最有效辦法是進(jìn)行信息共享。這樣在需求預(yù)測的時(shí)候，就可以使用終極消費(fèi)者真正的需要數(shù)據(jù)來操作。信息共享還可以使得企業(yè)了解備貨進(jìn)度。這時(shí)，需求量被市場預(yù)期的影響的可能性基本為零。

3、為了能夠?qū)Υ尕涃Y金信息化的把握，我們可采取多種方式。其中最重要的是ERP模式。如：按訂單生產(chǎn)的海爾就是如此。這種全信息化管理直接加快了許多方面的速度。比如：物流速度。進(jìn)而使得資金流的加速。海爾所需營運(yùn)資金量愈來愈少。這樣進(jìn)一步提高了資本運(yùn)作效益。

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