對婦幼保健檔案管理的一些認(rèn)識

邢馨月

摘 要：21世紀(jì)是信息與高科技結(jié)合應(yīng)用發(fā)展的時代，婦幼保健檔案管理模式向信息化管理方向發(fā)展是必然趨勢。本文就婦幼保健檔案管理現(xiàn)狀及開展信息化存在的問題進(jìn)行分析，并就問題提出了相應(yīng)的對策，以供同行參考。

關(guān)鍵詞：婦幼保?。粰n案管理；現(xiàn)狀；對策

婦幼保健管理由傳統(tǒng)的管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了實(shí)體檔案管理向信息化轉(zhuǎn)向的過程，為醫(yī)院信息化建設(shè)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理提供了參考依據(jù)。婦幼保健院信息化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，可以將各職能部門及醫(yī)護(hù)之間的管理建立起來，促進(jìn)相互之間的溝通，以快速地獲得檔案信息，有利于檔案管理部門人員及時準(zhǔn)確地收集醫(yī)療信息、對醫(yī)療信息進(jìn)行整理，以為婦幼保健院管理決策制定提供可參考依據(jù)。

1 婦幼保健檔案管理現(xiàn)狀及信息化發(fā)展需求

1.1 婦幼保健檔案管理不被重視

由于多數(shù)醫(yī)院存在一些歷史遺留問題，以及受醫(yī)療行業(yè)性質(zhì)影響，醫(yī)院檔案管理的分類不夠明晰。有些醫(yī)院檔案的整理、收集、歸類等工作仍舊沿襲前人的傳統(tǒng)工作經(jīng)驗(yàn)和工作方法，停留在手工收集、手工檢索的階段，工作效率較低，其中的婦幼保健檔案管理效率更是堪憂。

婦幼保健檔案是指一定范圍內(nèi)婦幼保健工作實(shí)踐的真實(shí)記錄，包括婦幼保健工作特定實(shí)踐和科研項(xiàng)目計(jì)劃等。婦幼保健檔案的建立、管理目的是實(shí)現(xiàn)婦幼保健工作的實(shí)踐總結(jié)、參閱與傳承。在工作實(shí)踐中產(chǎn)生的婦幼兩個保健體系的管理記錄及其他特定的科研項(xiàng)目的計(jì)劃、樣本記錄、統(tǒng)計(jì)資料、工作計(jì)劃總結(jié)、經(jīng)費(fèi)投入的原始憑證等需要同時進(jìn)行管理。

1.2 婦幼保健檔案管理制度不健全

在婦幼保健檔案管理中，缺乏較為完善制度作為保障。隨著當(dāng)前檔案管理工作在各個行業(yè)中價值不斷提升，各級單位必須設(shè)置對應(yīng)的規(guī)章制度來對其予以保障。但是統(tǒng)觀各個區(qū)域的婦幼保健部門，其都是重視在整個層面上的規(guī)章制度的設(shè)置，而針對婦幼保健檔案管理工作內(nèi)容的管理制度卻得不到完善。有些區(qū)域沒有將檔案管理工作納入到常規(guī)工作里，這樣也會使得在理念上存在一定偏差。并且檔案收集不完整，也就無法通過科學(xué)合理的手段來對其進(jìn)行管理，同時也會使得一些婦幼保健檔案資源丟失的現(xiàn)象較為常見。

1.3 婦幼保健檔案內(nèi)容界定不明確

一些婦幼保健部門對于婦幼保健檔案的內(nèi)容也沒有明確的界定，同時也缺乏相應(yīng)的管理體制以及配套的管理標(biāo)準(zhǔn)作為保障，這樣也會使得管理工作范圍無法明確界定，而工作人員也就無法更好地發(fā)揮檔案資源的價值，限制了婦幼保健檔案綜合建設(shè)的開展。

1.4 婦幼保健檔案信息化管理勢在必行

婦幼保健檔案管理由傳統(tǒng)的管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了實(shí)體的檔案管理向信息化轉(zhuǎn)向的過程，這就有必要建立信息化檔案管理制度，統(tǒng)一制定檔案信息化管理規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，以對醫(yī)院各方信息進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

工作方式的變革給檔案管理人員帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，不僅僅是對知識和技能要求的提高，更重要的是觀念上的更新。其日常的業(yè)務(wù)工作已越來越依賴于自動化的檔案系統(tǒng)，檔案工作不再是滯后、被動的，而成為關(guān)系全局的重要部分之一。由于工作的特殊性，檔案管理人員是檔案信息的擁有者，掌握著珍貴的信息資源，并且承擔(dān)著信息資源開發(fā)、加工和提供利用的任務(wù)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求檔案人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，同時必須具有豐富的管理學(xué)理論和一定的管理經(jīng)驗(yàn)。因而，在知識經(jīng)濟(jì)時代，為了適應(yīng)全新的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)下的檔案工作，檔案管理人員必須樹立創(chuàng)新意識，培養(yǎng)信息處理能力和開發(fā)能力。

婦幼保健檔案管理的信息化建設(shè)有賴于檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)的提高。檔案管理人員在更新觀念的同時，還要善于將計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理技術(shù)運(yùn)用于檔案管理工作中，做到兩種知識的有效融合，通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，完善信息資源庫，將來自各方面的檔案信息有效整合、統(tǒng)一管理，從而使檔案管理的服務(wù)效率有所提高。當(dāng)前婦幼保健部門各項(xiàng)工作總體推進(jìn)，檔案管理人員素質(zhì)仍然需要提升，尤其是隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，其已經(jīng)逐漸普及進(jìn)檔案管理里。如果相應(yīng)工作人員缺乏創(chuàng)新意識，也就只能從事一些簡單的工作，無法對目標(biāo)工作予以創(chuàng)新。

2 開展婦幼保健檔案信息化管理的應(yīng)對措施

2.1 提升檔案管理理念，以點(diǎn)帶面，形成檔案管理一體化

建立統(tǒng)籌協(xié)調(diào)管理機(jī)制，明確各部門的權(quán)責(zé)和職能，將不同門類、不同形式的檔案有機(jī)整合，形成科學(xué)有效的管理體系。以一點(diǎn)帶動各部門的全面工作，理順關(guān)系，提高檔案收集、整理、利用的效率，實(shí)現(xiàn)婦幼保健檔案管理一體化。

對婦幼保健檔案管理來說，要革新理念，通過先進(jìn)理念作為引導(dǎo)，才能夠?yàn)楫?dāng)下各項(xiàng)業(yè)務(wù)質(zhì)量提升奠定基礎(chǔ)。在全球信息化的發(fā)展進(jìn)程中，信息是最為寶貴的資源。檔案管理工作也逐漸從幕后走向臺前，重要性正在日益顯現(xiàn)。婦幼保健檔案管理同醫(yī)療工作一樣，只有順應(yīng)時展，不斷開拓進(jìn)取，用新的理念和方法，提高檔案的利用率，才能為提高醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)和服務(wù)水平做出應(yīng)有貢獻(xiàn)，從而更好地服務(wù)社會、服務(wù)百姓，造福人類健康。要結(jié)合檔案管理中存在的諸多具體不足予以調(diào)研，才能夠全面優(yōu)化資源錄入、歸檔、管理等效率。要從理念上做起，有效地對檔案管理進(jìn)行宣傳，需要領(lǐng)導(dǎo)以及基層員工都要深刻意識到相關(guān)工作價值，在此基礎(chǔ)之上要承擔(dān)自己的義務(wù)和責(zé)任，通過新的理念作為引導(dǎo)，才能夠?qū)⒅笇?dǎo)于實(shí)踐，養(yǎng)成依法歸檔工作的自覺性。不斷加強(qiáng)創(chuàng)新檔案管理意識，進(jìn)而為各個科室工作的有序開展、相互協(xié)調(diào)提供動能。

2.2 完善檔案管理制度

在檔案管理工作中需要完善制度作為保障，要想更好完善程序，實(shí)現(xiàn)管理模式有序?qū)嵤?，需要制度作為支持。在醫(yī)療水平和醫(yī)院建設(shè)飛速發(fā)展的今天，婦幼保健檔案的收集、整理、歸檔、利用等工作仍舊沿襲前人的傳統(tǒng)工作經(jīng)驗(yàn)和工作方法，停留在手工收集、手工檢索的階段，工作效率較低。檔案管理工作不能與時俱進(jìn)，缺乏創(chuàng)新精神，與時展嚴(yán)重脫節(jié)。并且由于缺乏統(tǒng)一的管理?xiàng)l例和工作規(guī)范，檔案管理人員在工作中無據(jù)可循，往往憑借經(jīng)驗(yàn)和慣例處理手頭工作，致使納入管理的檔案內(nèi)容不夠全面。

要結(jié)合婦幼保健部門的工作特點(diǎn)，對各個科室的檔案實(shí)施統(tǒng)一的管理，同時要整合內(nèi)部的資源，實(shí)現(xiàn)檔案管理、資源共享，保證各個科室的檔案管理工作都能夠處于規(guī)范的制度下去開展，進(jìn)而通過資源有效利用來更好地為婦幼保健院建設(shè)與綜合發(fā)展拓寬道路。

通過科學(xué)合理的制度才能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作有條不紊的開展提供保障，要與時俱進(jìn)地制定管理工作制度，尤其是制定有效的工作目標(biāo)。

2.3 提升檔案管理人員素養(yǎng)

對于管理人員來說，其在工作中首先要具備核心素養(yǎng)，也就是能夠運(yùn)用自己豐富經(jīng)驗(yàn)來參與檔案管理工作，同時也需要借助更加先進(jìn)的理念來對檔案管理工作予以改善，尤其是結(jié)合婦幼保健院相關(guān)工作的特點(diǎn)來開展各項(xiàng)工作。婦幼保健檔案管理工作需要加速引入更加先進(jìn)理念與技術(shù)，同時也應(yīng)當(dāng)制定有效的制度為人才的發(fā)展提供保障，進(jìn)而在當(dāng)前社會背景下更好地促進(jìn)婦幼保健部門的綜合管理質(zhì)量提升。檔案管理工作質(zhì)量提升，需要更高素養(yǎng)人員作支持，婦幼保健部門應(yīng)當(dāng)重視培訓(xùn)，要從不同層面來提升管理人員核心素養(yǎng)。需要婦幼保健部門將人才培養(yǎng)與工作革新相結(jié)合，尤其是加大對在職人員培養(yǎng)力度，通過在職培訓(xùn)或者是向社會吸納更多優(yōu)秀人才來提高檔案管理質(zhì)量。醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就要做到人盡其才。婦幼保健檔案管理信息化，不僅可以提高醫(yī)院信息技術(shù)的使用效率，而且有利于醫(yī)院人才的開發(fā)利用，為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。信息化技術(shù)可以使婦幼保健檔案資源得以有效利用，更能夠延長檔案使用壽命。

2.4 加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的引入

隨著信息技術(shù)迅速普及，其已經(jīng)深入應(yīng)用到社會各個行業(yè)，并且也能夠顯著的提升行業(yè)工作效率。因此，婦幼保健檔案部門也應(yīng)當(dāng)加大對信息技術(shù)的應(yīng)用力度，尤其是在管理工作中可以借助信息技術(shù)對資源進(jìn)行錄入以及分享。這樣可以加大資源之間的傳播效率，同時也能夠借助信息技術(shù)來對檔案資源進(jìn)行更深層次的加工，這樣就可以獲得豐富的檔案資源，能夠?yàn)閶D幼保健部門在臨床醫(yī)療以及科研等各個工作層面提供支持。當(dāng)前檔案管理信息建設(shè)是大勢所趨，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)也能夠提升工作效率，減少人力支出。而相應(yīng)的工作人員還應(yīng)當(dāng)不斷提升自己的現(xiàn)代化信息使用能力，進(jìn)而充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)來進(jìn)行婦幼保健檔案管理。

婦幼保健檔案管理實(shí)施信息化管理是時代發(fā)展的需要，更是推動醫(yī)院快速發(fā)展的需要。在婦幼保健檔案管理中融入信息技術(shù)，是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要途徑。

2.5 實(shí)現(xiàn)婦幼保健部門檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)

從目前醫(yī)院檔案管理來看，雖然出臺了一系列規(guī)范，但是并沒有形成相互銜接、有效貫通的信息管理體系。比如醫(yī)婦幼保健院實(shí)施檔案信息化管理，但是計(jì)算機(jī)軟件的通用性存在不足，缺乏醫(yī)院特殊領(lǐng)域的實(shí)用性，嚴(yán)重制約了婦幼保健檔案管理步伐。醫(yī)院針對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的信息安全問題并沒有制定行之有效的技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重妨礙了醫(yī)院檔案信息化管理進(jìn)程。要實(shí)現(xiàn)婦幼保健部門檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，保證通過各項(xiàng)工作的開展實(shí)現(xiàn)檔案資源的真實(shí)性與完整性，這對于推動?jì)D幼保健院在當(dāng)下建設(shè)具有積極的促進(jìn)作用。

婦幼保健檔案管理由傳統(tǒng)管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變，就必要建立適應(yīng)信息化檔案管理的工作規(guī)章制度，統(tǒng)一制定檔案信息化管理規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。另外，實(shí)施婦幼保健檔案信息化管理，并不局限于檔案管理部門本身，而是融入到醫(yī)院的各項(xiàng)工作、信息化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，建立醫(yī)院各職能部門及醫(yī)護(hù)之間的有效聯(lián)系，以快速地獲得檔案信息，有利于檔案管理部門人員及時準(zhǔn)確地收集醫(yī)療信息、對醫(yī)療信息進(jìn)行整理，以為醫(yī)院管理決策的制定提供可參考依據(jù)。

要能夠立足于全局，通過發(fā)展的眼光來對檔案進(jìn)行管理，而檔案管理的目標(biāo)也是非常明確的，就是發(fā)揮婦幼保健檔案資源的價值。通過對婦幼保健檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用，能夠使其為婦幼保健的發(fā)展提供服務(wù)。婦幼保健檔案工作人員必須樹立與之相匹配的服務(wù)意識，通過現(xiàn)代化工作理念作為引導(dǎo)，并且借助多種途徑來對婦幼保健檔案信息進(jìn)行開發(fā)。創(chuàng)新管理途徑需要開展各種編研活動，對其中的資源等進(jìn)行深加工，進(jìn)而更好地發(fā)揮檔案資源的價值，同時對于一些老舊的檔案也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔處理，保證所有的檔案資料都科學(xué)規(guī)范，對檔案信息進(jìn)行優(yōu)化進(jìn)而為相關(guān)工作信息化的建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

2.6 醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)有賴于檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)的提高

檔案管理人員在更新觀念的同時，還要善于將計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理技術(shù)運(yùn)用于檔案管理工作中，做到兩種知識的有效融合。通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，完善信息資源庫，將來自各方面的檔案信息有效整合、統(tǒng)一管理，從而使檔案管理的服務(wù)效率有所提高。作為醫(yī)院檔案工作的主體，檔案管理人員要跟得上信息化時代的腳步，就要在自身的工作領(lǐng)域中不斷地學(xué)習(xí)、不斷地探索、不斷地創(chuàng)新，以運(yùn)用現(xiàn)代化信息管理手段更新工作方法，提高專業(yè)技術(shù)水平。

實(shí)現(xiàn)婦幼保健檔案管理工作的創(chuàng)新，就需要加強(qiáng)對其改革。實(shí)現(xiàn)改革才能夠?qū)崿F(xiàn)更加平穩(wěn)的發(fā)展，而檔案管理工作從微觀的層面來說，可以促進(jìn)婦幼保健部門各項(xiàng)工作有條不紊地開展，從宏觀的角度來說就能夠成為整個社會發(fā)展體系中的重要成分，而其發(fā)展的過程中是離不開改革的，因此需要通過改革作為保障相關(guān)工作發(fā)展的前提，而婦幼保健部門就應(yīng)當(dāng)通過大力改革實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。首先，可以從硬件設(shè)備上進(jìn)行更新，配備現(xiàn)代化的檔案保護(hù)設(shè)備，同時在檔案室需要安裝滅蟲設(shè)備、滅火設(shè)備等。同時從人員管理的角度也應(yīng)當(dāng)革新模式，要對檔案工作管理人員予以現(xiàn)代化的培訓(xùn)，積極借助計(jì)算機(jī)技術(shù)來實(shí)施檔案管理工作，這樣可以使得檔案資源的查詢與歸檔更加方便便捷。其次，應(yīng)當(dāng)增加?jì)D幼保健院檔案管理工作的保密程度，通過引入相應(yīng)的技術(shù)對最重要的資源進(jìn)行保管，進(jìn)而確保其價值的有效發(fā)揮。

婦幼保健檔案管理工作是婦幼保健部門整個管理工作中的重要組成成分，對提高整體管理水平有著積極的意義。在新時期，就應(yīng)該充分認(rèn)識到婦幼保健部門在檔案管理工作中存在的諸多不足，并且針對性地加以改進(jìn)，積極創(chuàng)新管理工作，通過引入科學(xué)的理念與手段來實(shí)現(xiàn)婦幼保健檔案管理工作質(zhì)量的提升。

婦幼保健院檔案工作的信息化管理非朝夕可完成，在新醫(yī)改實(shí)施的背景下，院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識到婦幼保健檔案管理工作的重要性，對檔案工作的制度、設(shè)施進(jìn)行完善，提高婦幼保健檔案在醫(yī)院管理中的利用率，以促進(jìn)醫(yī)院健康、可持續(xù)地發(fā)展。

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（作者單位：吉林省婦幼保健院[吉林省產(chǎn)科質(zhì)量控制中心]）