新時代人事檔案管理改革的路徑研究

藺彥梅

摘 要：不論是企業(yè)間的競爭還是國家間的競爭，歸根結(jié)底還是人才的競爭。在中華民族偉大復(fù)興的新時期背景下，注重人才的培養(yǎng)意義重大。人事檔案管理制度作為當(dāng)前人事管理工作中的重要環(huán)節(jié)，用人單位堅持人事檔案管理與時俱進，避免傳統(tǒng)意義上人事檔案管理模式的單一與呆板，能夠更好地提升企事業(yè)單位的發(fā)展效益，推動社會的進步與發(fā)展。本文圍繞人事檔案管理的改革實踐，就相關(guān)機制的改革進行探索與思考。圍繞當(dāng)前企事業(yè)單位人事檔案管理工作開展中存在的問題進行總結(jié)，并提出針對性的優(yōu)化路徑，為今后相關(guān)工作的開展提供有價值的參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案；制度建設(shè)；數(shù)字化；檔案管理管理

人事檔案管理工作的升級與發(fā)展是提升企事業(yè)單位內(nèi)部凝聚力的重要選擇。在新時期的發(fā)展背景下，企事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展也面臨著更多的抉擇與挑戰(zhàn)。如何正視當(dāng)前工作中的問題，如何有效把握住時代發(fā)展帶來的機遇，是每一位人事檔案管理工作者所必須關(guān)注的問題。

一、新時期人事檔案管理概述

人事檔案管理作為企事業(yè)單位日常管理的重要組成環(huán)節(jié)，高質(zhì)量的人事檔案管理不僅能夠有效協(xié)調(diào)企事業(yè)單位組織工作的開展，也能夠客觀反映企事業(yè)單位日常工作的開展情況。為了在今后工作中更好地發(fā)揮人事檔案的作用，就需要在當(dāng)前的發(fā)展背景下及時優(yōu)化與升級檔案管理方法。

除此之外，在當(dāng)前信息技術(shù)已經(jīng)普及的情況下，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)也成了重要的發(fā)展趨勢。作為新時期的檔案管理工作者，只有結(jié)合時代的發(fā)展潮流選擇更加合理的檔案管理方法，才能更好地推動檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

圍繞當(dāng)前企事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展現(xiàn)狀展開分析，能夠為今后相關(guān)工作的優(yōu)化提供有效的參考與引導(dǎo)。目前，在企事業(yè)單位人事檔案管理工作中有人員兼職的情況，缺乏具有專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理工作者，難以滿足新時期發(fā)展背景下檔案管理工作的實際要求。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)的應(yīng)用與普及，企事業(yè)單位人事檔案管理工作的規(guī)范性與嚴謹性也在不斷提升。如果不能嚴格按照規(guī)定進行操作，勢必會導(dǎo)致管理出現(xiàn)漏洞。此外，人事檔案管理工作作為一項系統(tǒng)而且復(fù)雜的工作，具體工作開展必須有對應(yīng)的管理制度作為引導(dǎo)。但是，就實際情況而言，很多企事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)章制度建設(shè)還有待提升，這一問題的存在也會限制檔案管理工作的質(zhì)量。

二、企事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的必要性

人事檔案管理對于企事業(yè)單位的建設(shè)與發(fā)展有著重要的現(xiàn)實意義，通過加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)，能夠進一步提升企事業(yè)單位人事檔案管理水平，更好地滿足新時期檔案管理的發(fā)展要求。

1.有助于提升企事業(yè)單位的整體管理水平

在當(dāng)前信息技術(shù)全面普及的背景下，企事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展，對于信息化的依賴程度不斷提升。加強檔案管理數(shù)字化建設(shè)，不僅能夠更高效地處理檔案信息，也能夠有效迎合新時期背景下企事業(yè)單位的發(fā)展要求，能夠更好地推動企事業(yè)單位人事檔案管理的個性化服務(wù)水平。例如，通過檔案管理數(shù)字化建設(shè)，在日常工作開展中能夠保證檔案管理者直接進行檔案數(shù)據(jù)信息的上傳與下載，為人事管理工作的開展打下了堅實的基礎(chǔ)。

2.提升檔案管理的有效性

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，以紙質(zhì)檔案為主的管理方式難以經(jīng)受時間的考驗。如果保存條件不當(dāng)容易出現(xiàn)紙質(zhì)變黃、發(fā)霉以及破損的情況。作為企事業(yè)單位人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，在日常工作中經(jīng)常會查閱檔案，這無疑會進一步加劇檔案管理的難度。此外，隨著企事業(yè)單位的不斷發(fā)展，日常管理工作中也會不斷產(chǎn)生新的檔案資料，不僅會增加人事檔案的占用空間，長此以往，也會存在一定的安全隱患。

加強檔案管理數(shù)字化建設(shè)能夠有效解決這些問題。無論是檔案的查閱還是日常保存管理都能夠進一步提升。通過電子檔案的方式記錄相關(guān)內(nèi)容，不僅能夠降低檔案管理人員的工作壓力，還能夠進一步提升檔案資源的查詢效率以及檔案管理的安全性能。

三、企事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)的阻力

檔案管理數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為企事業(yè)單位人事檔案管理的重要發(fā)展趨勢。但是，仍然存在很多問題，限制了企事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)進程，能夠正確地認識這些問題與不足，也是今后具體工作開展的有力保障。

1.整體上缺乏可靠的技術(shù)支撐

企事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)必然需要可靠、穩(wěn)定的信息技術(shù)作為支撐。當(dāng)前，一些企事業(yè)單位已經(jīng)建立起了相對完好的信息支撐體系，但在后續(xù)的管理與應(yīng)用中缺乏對于信息化技術(shù)的探索，不重視信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用與維護。這些情況的存在，會限制檔案管理數(shù)字化建設(shè)的開展，不利于對檔案資源進行高質(zhì)量的應(yīng)用。

2.缺乏先進的檔案管理理念

當(dāng)前，企事業(yè)單位人事檔案管理崗位的工作人員普遍缺乏較高的專業(yè)素養(yǎng)，往往是由其他人員兼職，使得一線的檔案管理工作者缺乏對于檔案管理工作重要性的認識，難以勝任新時期檔案管理工作的具體要求。所以，缺乏檔案管理復(fù)合型人才，難以與檔案管理數(shù)字化建設(shè)進程相吻合，檔案管理人員未能充分掌握數(shù)字化應(yīng)用手段，限制了檔案管理工作的科學(xué)性與系統(tǒng)性。

3.基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施以及人才隊伍建設(shè)方面的問題

檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要依賴相關(guān)的技術(shù)和設(shè)備設(shè)施。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展與普及，各類網(wǎng)絡(luò)終端更新?lián)Q代令人目不暇接。對于企事業(yè)單位人事檔案管理工作而言，為了進一步提升檔案管理工作的有效性，加強相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的升級與引進至關(guān)重要。但是，就實際情況來看，一些企事業(yè)單位在相關(guān)方面的投入力度還有很大的提升空間，給檔案管理數(shù)字化建設(shè)進程帶來了很大的阻力。除此之外，人才隊伍的培養(yǎng)也需要得到領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注與重視。在具體工作的開展中，檔案管理人才團隊的建設(shè)還存在很多不足，正視這些問題，也是提升企事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化質(zhì)量的重要舉措。

四、企事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)化路徑

為了進一步提升企事業(yè)單位人事檔案管理的質(zhì)量，更好地發(fā)揮數(shù)字化建設(shè)在檔案管理工作中的優(yōu)勢。在今后工作開展中應(yīng)當(dāng)緊緊圍繞主要問題進行優(yōu)化與探索，為提升人事檔案服務(wù)水平提供支持。

1.多部門聯(lián)合加快人事檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案數(shù)字化建設(shè)離不開信息技術(shù)的支持，應(yīng)充分借鑒現(xiàn)有的技術(shù)優(yōu)勢，立足新時代發(fā)展背景梳理和解決當(dāng)前檔案管理中存在的各種問題。在具體工作的開展中，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強統(tǒng)籌規(guī)劃，積極聯(lián)合多部門推動檔案信息發(fā)展配套體系的建設(shè)與完善。例如，在客觀分析當(dāng)前檔案管理實際需求的基礎(chǔ)上，充分利用云計算等技術(shù)手段，更好地推動檔案管理的信息化建設(shè)。除此之外，也應(yīng)當(dāng)加強與其他社會部門和機構(gòu)之間的溝通，為具體的人事檔案管理工作提供支持與引導(dǎo)。同時，要注重提升研發(fā)部門的研發(fā)力度，加快數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，在管理軟硬件升級的基礎(chǔ)上，更好地提升企事業(yè)單位人事檔案的應(yīng)用范圍與效率。

2.規(guī)范檔案管理制度

規(guī)范人事檔案管理制度，使其具有科學(xué)性和合理性，必須要依據(jù)法律法規(guī)，并符合企事業(yè)單位的管理制度，才能保障在后續(xù)工作中更好地引導(dǎo)和規(guī)范檔案管理工作。在當(dāng)前企事業(yè)單位的檔案管理工作中，需要做出對應(yīng)的檔案整理與分類，進一步提升檔案信息的真實性與可靠性。結(jié)合實際情況，針對電子文檔以及實體文檔的管理與存儲，制定相應(yīng)的管理制度來進行規(guī)范，保證檔案管理工作在制度的規(guī)范下運行。

3.注重檔案管理數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的升級

檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的支持。例如，掃描儀、復(fù)印機、投影儀和電腦等。除此之外，也需要結(jié)合企事業(yè)單位檔案管理工作者的工作經(jīng)驗與職業(yè)素養(yǎng)等因素，全方位地展開相關(guān)設(shè)備設(shè)施的使用培訓(xùn)，確保能更好地發(fā)揮這些基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的應(yīng)用優(yōu)勢，更好地推動企事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的進程。

在條件允許的情況下，企事業(yè)單位也可以加強檔案數(shù)據(jù)庫以及數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)。通過這些平臺的建設(shè)提供檔案信息的自我記錄功能，進一步提升檔案使用的效率，為后續(xù)檔案的整理、保存與查詢提供便捷的服務(wù)?？傮w而言，“工欲善其事，必先利其器”，檔案管理數(shù)字化建設(shè)離不開基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的升級與完善。

4.注重網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的應(yīng)用

在新時代的發(fā)展背景下，企事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)必須注重網(wǎng)絡(luò)安全。通過軟硬件設(shè)備設(shè)施的升級來提升檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。例如，加強對檔案管理軟硬件設(shè)備設(shè)施的合理設(shè)計，進一步規(guī)范人事檔案管理的流程與操作。在企事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，要注重檔案信息的完整性、保密性以及真實性。對于檔案管理平臺中存在的漏洞應(yīng)當(dāng)及時修補。同時，通過定期檢測軟硬件設(shè)備設(shè)施，進一步維護檔案信息存儲以及傳輸?shù)陌踩?。總體而言，在企事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，一線的檔案工作者應(yīng)當(dāng)時刻保持安全意識，更好地滿足新時期人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)要求。

5.提升人事檔案數(shù)字化管理意識

在企事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)與管理過程中，企事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)正確認識這項工作的開展價值，積極學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，明確新時期企事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展目標，只有如此，才能在后續(xù)的工作中為檔案數(shù)字化管理工作提供更多的便利與引導(dǎo)。除此之外，要加強本單位檔案管理人員的相關(guān)學(xué)習(xí)，通過組織動員大會以及主題講座的方式，讓一線的職工以及檔案管理人員意識到人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，再結(jié)合本單位的工作職能以及發(fā)展規(guī)劃，進一步推動檔案管理數(shù)字化建設(shè)，更好地提升檔案信息的正確性與全面性。

6.注重人才隊伍建設(shè)

新時期，社會競爭的關(guān)鍵在于人才的競爭。對于企事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作而言，注重高素質(zhì)人才團隊的建設(shè)同樣至關(guān)重要。只有打造一支高素質(zhì)的檔案管理團隊，才能更好地推動檔案管理數(shù)字化建設(shè)。所以，在新時期的發(fā)展背景下，需加快建設(shè)復(fù)合型的檔案管理團隊。作為企事業(yè)單位的管理者，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮好自身的宏觀調(diào)控作用，為檔案管理團隊的培訓(xùn)與再學(xué)習(xí)提供支持。同時，應(yīng)當(dāng)明確新時期檔案管理人才培養(yǎng)的目標，為具體工作的開展提供支持與引導(dǎo)。除此之外，也應(yīng)當(dāng)注重高素質(zhì)檔案管理人員的引進，通過提升福利待遇等方式吸引優(yōu)質(zhì)的復(fù)合型人才加入本單位的檔案管理團隊之中。

值得一提的是，很多單位用人制度中有明顯的激勵機制缺失，人才的選拔都是講輩分、談資歷。激勵機制工作的開展在于更好地調(diào)動員工的活力與積極性。通過明確團隊的發(fā)展愿景與價值認同，保障參與其中的每一個人都能夠從工作中獲得成就感與認同感，可以積極借鑒其他行業(yè)或是國外的管理經(jīng)驗，注重強調(diào)人性化的發(fā)展理念，加快建立行之有效的激勵措施，更好地發(fā)揮檔案管理隊伍的潛能與價值。堅持按勞分配、多勞多得的崗位工資制度，以此來更好地激發(fā)人才隊伍的活力，更好地推動企業(yè)的發(fā)展，實現(xiàn)每一個人的價值，進一步提升企事業(yè)單位檔案管理團隊的戰(zhàn)斗力，更好地推動新時期背景下企事業(yè)單位的現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展。

五、結(jié)語

綜上所述，在新時期的發(fā)展背景下，檔案管理仍舊是企事業(yè)單位管理的重要組成部分。為了進一步提升檔案管理的質(zhì)量，在今后工作的開展中，應(yīng)當(dāng)注重先進配套設(shè)備設(shè)施的引進、強化檔案數(shù)字化建設(shè)的力度、注重提升檔案的信息化管理水平以及加強檔案管理工作者的整體素質(zhì)建設(shè)，更好地提升企事業(yè)單位人事檔案管理水平，進一步有效推動我國企事業(yè)單位的改革與發(fā)展。值得一提的是，雖然企事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理還存在諸多問題，但仍有很大的提升空間，需要一線的檔案管理工作者提高思想認識，積極參與到檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，更好地推動企事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)。

參考文獻：

[1]馬菲菲. 新時代背景下高校干部人事檔案信息化建設(shè)路徑研究[J]. 黃河水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2021，33（3）：4.

[2]李 瑜.醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化管理的有效路徑研究[J].就業(yè)與保障，2022（002）：000.

[3]趙 彪.新形勢下機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新路徑分析[J].蘭臺內(nèi)外，2021（29）：43-45.

[4]李春強.新時代教育系統(tǒng)人事檔案信息化建設(shè)的路徑探究[J].蘭臺內(nèi)外，2022（13）：7-9.

[5]張雪琳.談如何做好新時代干部人事檔案管理工作[J].時代人物，2021（15）：1.

[6]杜 峰.新時代事業(yè)單位人事檔案管理工作分析[J]. 市場周刊·理論版，2021（80）：0179-0182.

[7]范亮亮，閆 楓.新時代干部人事檔案管理工作面臨的問題及對策[J]. 蘭臺內(nèi)外，2021（30）：2.

[8]寧 靜.基于新時代事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理建設(shè)分析[J].山海經(jīng)：教育前沿，2021，000（020）：P.1-1.

[9]齊 佩.新時代事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理建設(shè)[J].IT經(jīng)理世界，2021，24（5）：1.

[10]迪 昕.人力資源發(fā)展新趨勢下人事檔案管理路徑[J]. 檔案天地，2022（5）：3.

[11]徐麗娟.淺議新時代事業(yè)單位干部人事檔案信息化問題[J]. 河北企業(yè)，2021，（010）：80-82.

[12]黃思民.新時期機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀分析及應(yīng)對策略[J].黑龍江人力資源和社會保障，2021（014）：P.85-87.

（作者單位：吳起縣人事勞動仲裁院）