互聯(lián)網(wǎng)2.0時代電力工程檔案信息化歸檔管理建設實踐

陳秋月 李洪安 姜溪

摘 要：隨著電力行業(yè)的高速發(fā)展，其工程檔案的重要性也愈加體現(xiàn)，由于相關(guān)文件分布分散、數(shù)據(jù)類型復雜，相當數(shù)量的工程檔案總體缺乏系統(tǒng)性、科學性的歸檔流程。在互聯(lián)網(wǎng)2.0的時代背景下，如何做到電力工程檔案歸檔和后期管理利用工作與信息化新興技術(shù)相結(jié)合，最大限度提高歸檔管理工作效率，是各電力部門單位、企業(yè)仍需關(guān)注的問題。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)2.0時代；信息化；歸檔管理

電力工程檔案記載著各參建單位的業(yè)務活動，為各參建單位的業(yè)務過程提供信息支撐，是電力項目竣工之后運營管理、維護管理等查考利用的重要信息資產(chǎn)和歷史記錄[1]。 新形勢下，電力工程數(shù)量逐漸增多，開展周期長，涉及單位廣、關(guān)聯(lián)業(yè)務多，建設內(nèi)容日益復雜、供電任務越發(fā)艱巨，產(chǎn)生的信息資料和電子數(shù)據(jù)比較龐大，導致現(xiàn)階段電力工程檔案的收集、管理、利用等方面工作日趨復雜，在許多城市尤其在基層中仍存在許多的缺陷和問題。在互聯(lián)網(wǎng)2.0時代，如何將信息化技術(shù)與電力工程檔案管理工作深入融合，促進檔案管理規(guī)范合理、科學有效，需要相關(guān)部門重點研究。

1 互聯(lián)網(wǎng)2.0時代電力工程檔案信息化歸檔管理主要特點

互聯(lián)網(wǎng)2.0時代以“面向未來、以人為本”為目標，信息技術(shù)發(fā)展引發(fā)的網(wǎng)絡革命，是由用戶主導而生成的內(nèi)容互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品模式。在政務體系中，電力工程檔案管理具有多個特點。

1.1 一體化建設全覆蓋

在傳統(tǒng)的工程檔案歸檔模式中，大多是基于紙質(zhì)檔案進行人工移交接收，歸檔范圍極為分散，管理難度較為復雜，管理效率低下，不能夠?qū)崿F(xiàn)共建共享。在互聯(lián)網(wǎng)2.0時代，信息技術(shù)的不斷發(fā)展和政府的大力支持，使得信息資源共建共享成為當前社會重點關(guān)注的熱點，社會認同進一步提升，為實現(xiàn)電力工程檔案共建共享機制提供了有利平臺，促使各行各業(yè)工程檔案管理部門借勢發(fā)展、轉(zhuǎn)型升級。部分電力工程檔案負責部門充分利用當?shù)卣赵破脚_，將各級電力工程檔案管理單位、企業(yè)互聯(lián)互通，全力打破信息壁壘提供了科學合理、規(guī)范一致的電子工程檔案歸檔管理、移交接受平臺，實現(xiàn)各地區(qū)、各行業(yè)、各單位信息資源從征集、歸檔、整理的全流程單套制管理。通過資源共享，推動單位間數(shù)據(jù)互通有無、互補不足，同時結(jié)合發(fā)展實際情況，加強部門間聯(lián)系，綜合優(yōu)化檔案信息內(nèi)容，避免垃圾文件、無用數(shù)據(jù)造成資源重復和浪費，最終實現(xiàn)工程檔案歸檔流程的合理配置，擴大使用范圍，提高歸檔效率[2]。

1.2 貫穿檔案管理全流程

傳統(tǒng)歸檔模式下，由于重視程度、人員結(jié)構(gòu)、設備配置等因素，各單位歸檔流程、工作水平參差不齊，流程框架和定義不一致，標準不統(tǒng)一，造成各層級工程檔案管理部門工作流程割裂、上下無法貫通，整體歸檔效率難以實現(xiàn)進一步優(yōu)化。在此背景下，互聯(lián)網(wǎng)2.0時代可將各單位業(yè)務系統(tǒng)進行整合，使用統(tǒng)一的標準和流程對各單位產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)進行標準化歸檔移交，將統(tǒng)一工程規(guī)劃、統(tǒng)一規(guī)范標準、統(tǒng)一歸檔管理、統(tǒng)一審計監(jiān)督、統(tǒng)一分析評價原則落到實處。各單位在工作開展過程中實現(xiàn)工程檔案的形成、收集、歸檔、存儲、利用等環(huán)節(jié)的全流程業(yè)務閉環(huán)。

1.3 推動檔案數(shù)據(jù)賦能

目前，行業(yè)內(nèi)電力工程檔案涉及范圍較廣、數(shù)據(jù)類型較為復雜，信息資源庫中的圖片檔案、視頻檔案、文書檔案、音頻檔案等結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)難以整合、難以分類，無法達到“增量電子化、存量數(shù)字化”的要求。部分發(fā)達地區(qū)建成的電子工程檔案歸檔系統(tǒng)，實現(xiàn)電子工程檔案的規(guī)范管理，進一步明確電子文件的存儲著錄格式、接收范圍、元數(shù)據(jù)標準以及歸檔、接收要求，在系統(tǒng)內(nèi)設置數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化和集準確性、完整性、可用性、安全性為一體的檢測功能，可實時統(tǒng)一歸集各單位服務子系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)，切實推動傳統(tǒng)載體檔案和數(shù)字化副本同步移交策略，逐步建立以電子檔案為主導的檔案數(shù)字資源體系，并同步落實數(shù)字證書、數(shù)字簽名、PDF固化等技術(shù)措施，防止電子檔案被篡改，保證接收的電子檔案來源可靠、管理可信、長期可用，為今后實現(xiàn)電力工程檔案服務高質(zhì)量發(fā)展和資源開放共享提供有力基礎。

1.4 實現(xiàn)數(shù)據(jù)永久保存

傳統(tǒng)的工程檔案以紙質(zhì)文件為主，對其存儲、管理需要大量的庫房空間和人力、物力。同時由于外部因素，極易導致紙張老化、破損、丟失、霉變，對檔案本身造成不可逆?zhèn)?。隨著互聯(lián)網(wǎng)2.0時代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，采用電子數(shù)據(jù)進行歸檔管理的方式是各檔案部門發(fā)展的趨勢。其目的在于可將數(shù)據(jù)集中安全保存，保證永久存儲安全性，并且減輕工程檔案管理人員的工作負擔，節(jié)省大量成本，優(yōu)化歸檔流程，實現(xiàn)高效管理。同時，現(xiàn)有的“雙密鑰”加密技術(shù)和防篡改技術(shù)，可實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)在傳送間不被竊取和損害，達到信息安全最高級別。

2 互聯(lián)網(wǎng)2.0時代電力工程檔案信息化歸檔管理面臨問題

2.1 歸檔意識缺乏

在過去一段時間內(nèi)，電力工程部門單位對于檔案資料的整理工作不夠重視。沒有科學、嚴謹、規(guī)范的管理機制，對未來工作的開展與研究不夠全面，對文件歸檔工作的重要性認識不夠深刻。普遍認為歸檔僅僅是對信息進行簡單的歸納整理，并不清楚其蘊含的重要價值，無法將其與實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展掛鉤。

2.2 管理平臺較為分散

目前電力工程負責單位和下屬單位數(shù)量只減不增。檔案信息管理平臺建設不夠規(guī)范、應用效率低下，在建立初期大多單獨開發(fā)，部分功能與實際工作不貼切，存在各自為政、自成體系、重復投資、重復建設等問題。導致整體發(fā)展受到嚴重制約，系統(tǒng)整合工作難以開展，互聯(lián)互通的目標短時間內(nèi)無法實現(xiàn)。

2.3 歸檔流程仍需優(yōu)化

在電力工程的實際開展過程中，外部自然環(huán)境、人員問題、規(guī)劃制定不規(guī)范等不確定因素，會使各類文件檔案產(chǎn)生的時機與內(nèi)容具有隨機性、緊急性，相關(guān)負責人員無法第一時間獲取事件信息，導致歸檔不及時、信息不完整、文件丟失損壞等問題的產(chǎn)生。同時，由于檔案內(nèi)容涉密較多，對外開放利用較少，部分檔案人員從未接觸相關(guān)文件整理工作，對其實際收錄、歸檔、分類、管理不清楚，造成收集方式被動、可操作性不強、文件資源利用滯后的問題不斷出現(xiàn)，不利于全局工作的順利開展。

2.4 歸檔人員水平低下

無論是電力管理部門單位還是公司企業(yè)，檔案管理崗大多是閑職。所配備的人員年齡大、學歷水平低、專業(yè)程度差，具有相關(guān)的知識結(jié)構(gòu)、技術(shù)能力、綜合素養(yǎng)、創(chuàng)新意識、責任意識，都無法滿足新時代電力行業(yè)發(fā)展要求。在項目建設完成后，相關(guān)檔案管理人員沒有開展或者無法開展工程檔案資料的歸檔整理工作，無法保質(zhì)保量完成檔案接收整理工作。

3 互聯(lián)網(wǎng)2.0時代電力工程檔案信息化歸檔管理優(yōu)化措施

3.1 搭建高效管理平臺

在互聯(lián)網(wǎng)2.0時代，各電力工程負責部門單位應緊跟時代潮流、順應趨勢發(fā)展，積極向政府尋求政策、資金支持，加大信息化軟硬件設備投入，加強管理平臺建設。作為領(lǐng)導者應深入調(diào)研、考察，與先進地區(qū)、先進行業(yè)、專業(yè)公司深入研究探討，全面尋求適合自身發(fā)展的系統(tǒng)建設方案，不斷更新系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，防止出現(xiàn)功能設計不合理、底層構(gòu)架不規(guī)范、系統(tǒng)應用不完善等問題。同時要在業(yè)務流程體系和標準規(guī)范體系的框架內(nèi)，依托電子政務云、大數(shù)據(jù)資源平臺等優(yōu)勢，充分應用大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)新模式，加強頂層設計，合理規(guī)劃，逐步完成本部門政務信息系統(tǒng)全面整合工作，建成深度應用、上下聯(lián)動、縱橫協(xié)管的業(yè)務協(xié)同大系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案信息系統(tǒng)的歸檔更加及時、管理更加規(guī)范、應用更加高效，達到檔案管理工作人員提效率、強本領(lǐng)的目標[3]。

3.2 優(yōu)化文件歸檔流程

在文件歸檔全流程中，文件的生成質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。這就需要管理者在工程開展過程中進行監(jiān)督檢查與跟蹤指導，及時做好信息傳遞和變更記錄，力求工程邊建成、邊驗收、邊立卷，從而保證電力工程檔案的齊全、完整和準確。一是監(jiān)督檢查人員要深入工程現(xiàn)場，及時了解項目建設的規(guī)模、計劃、進展、成果，與工程檔案歸檔負責人員時刻保持聯(lián)系，要求及時跟進收集工作，從立項開始將文件歸檔與工程同步進行。二要對具體施工單位和監(jiān)理單位進行針對性、跟蹤式業(yè)務指導，開展檔案的文件格式、內(nèi)容框架、形成方式等內(nèi)容的業(yè)務培訓。例如，要用耐久性強、不易損壞的紙張，不得使用易褪色書寫材料；文字字跡要清楚，圖片要清晰，視頻拍攝要完整，音頻錄制雜音要消除；竣工圖要與施工圖相契合，修改痕跡要做到完整準確、清晰規(guī)范，盡量做到文、圖、物相符；歸檔要針對原件，對其復印件的把控要形成清單，全方位保證工程檔案組卷質(zhì)量及其成套性和完整性。三是要求電力工程文件歸檔人員列席所有會議，定期深入現(xiàn)場，及時收集文件材料，精準把控工程進度。四是監(jiān)督人員在跟蹤指導中，對發(fā)現(xiàn)的新情況和新問題，要及時協(xié)同施工單位和監(jiān)理單位認真分析、組織解決，將會議紀要、研究意見、方案措施等文件資料交與歸檔負責人員，為今后工程的開展提供扎實的理論保障。

3.3 建立科學規(guī)范體系

電力工程檔案的歸檔和后期管理利用工作要實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，建立健全科學規(guī)范的體系尤為重要。一要完善工作機制，成立檔案工作領(lǐng)導小組，明確相關(guān)責任人具體負責電子檔案信息收集整理、整合共享協(xié)調(diào)工作的推進，重點在工作層面、操作層面、執(zhí)行層面加強統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，有序推動各項工作開展。二要依據(jù)國家和地方標準結(jié)合本部門業(yè)務特點和信息化建設的需要，制訂本部門的文件歸檔管理工作方案，并根據(jù)總體工作方案分階段細化實施方案。三要采取自上而下、由表及里、由淺入深的方法，將歸檔工作逐步擴展，把每一步工作都要做到扎扎實實，防止出現(xiàn)偏差，避免造成后續(xù)工作的浪費[4]。四要建立完善電力工程檔案歸檔和管理工作的跟蹤監(jiān)測和考核評價機制，在文件收集過程中注重真實性、完整性、流程規(guī)范性的評估，客觀全面反映各種情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并持續(xù)改進，整體提升文件歸檔的綜合效益。

3.4 優(yōu)化干部隊伍結(jié)構(gòu)

在開展電力工程檔案管理工作的進程中，要不斷加強相關(guān)檔案管理人員的培訓，為提升工程檔案的管理和管理質(zhì)量打下良好基礎。一要加強理論學習，要求其對工程檔案管理的相關(guān)方針、規(guī)則有全面的了解，對歸檔、管理、利用等相關(guān)事務要做到駕輕就熟，對計算機技術(shù)、檔案管理知識及電力工程知識要做到深入了解。二要創(chuàng)造機會，讓檔案管理人員長于和工程設計和建造方進行定期交流，對各項工程的整體設計和建造進程有全面的把握。三要增強檔案管理人員的責任意識，進一步提高思想認識，拓寬視野，明確努力方向，強化干事創(chuàng)業(yè)的積極性和主動性，使其在工作開展的過程中更加投入，也可建立相應的獎懲機制來提升工作的積極性和主動性，避免出現(xiàn)敷衍了事的行為。四要將外出學習交流作為干部學習培訓的一項重要內(nèi)容，定期開展培訓活動，選擇行業(yè)內(nèi)先進單位學習其實踐中總結(jié)積累的寶貴經(jīng)驗和先進做法，對標先進發(fā)現(xiàn)自身存在的問題與薄弱環(huán)節(jié)，進一步理清工作思路。

3.5 推出共建共享共管模式

互聯(lián)網(wǎng)2.0時代，加快檔案信息資源建設，制定統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)標準，實現(xiàn)單位間互聯(lián)互通，打破“信息孤島”，將檔案信息資源庫進行合理配置、方便利用，是各電力負責部門今后發(fā)展的主流趨勢。一是要清除“僵尸”政務信息系統(tǒng)，針對系統(tǒng)使用與實際業(yè)務流程長期脫節(jié)、功能可被其他系統(tǒng)替代、所占用資源長期處于空閑狀態(tài)、運行維護停止更新服務，以及使用范圍小、頻度低的“僵尸”政務信息系統(tǒng)進行全面清理、關(guān)停下架。二要加快部門內(nèi)部政務信息系統(tǒng)整合。各地域、各單位要結(jié)合實際，按照業(yè)務閉環(huán)管理要求對部門業(yè)務流程進行全面梳理和優(yōu)化重構(gòu)，以核心業(yè)務為主線、以數(shù)據(jù)融合為核心、以資源協(xié)同為支撐，對已建政務信息系統(tǒng)進行歸并整合，對新增業(yè)務功能進行模塊化耦合[5]，將分散、獨立的政務信息系統(tǒng)整合為一個互聯(lián)互通、信息共享、業(yè)務協(xié)同的“大系統(tǒng)”，大幅提升信息共享和業(yè)務協(xié)同水平。三要以共享為原則、不共享為例外，推動不同單位電力工程數(shù)據(jù)資源共享。檔案管理人員要學會利用現(xiàn)代化的辦公條件，將檔案歸檔整理、保存利用工作變得愈加高效化和自動化，逐步完成徹底的數(shù)字化，替代之前的紙質(zhì)化檔案管理方式，同時對電子檔案文件進行相關(guān)開放鑒定，篩選部分利用價值大、部門間利用率高的檔案上傳平臺共建共享共同管理，充分發(fā)揮電子化優(yōu)勢，促進部門間互利共贏。

綜上所述，作為電力工程檔案負責部門，必須調(diào)整工作思路，采用新方法，緊跟互聯(lián)網(wǎng)2.0時代需求，借助云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等信息化新興技術(shù)在歸檔管理模式、共享利用質(zhì)量、對外服務手段上邁上新的臺階，搭建高效平臺、優(yōu)化人才隊伍、建立健全體系、建構(gòu)共享平臺，實現(xiàn)種類繁多的電力工程檔案科學有效管理，從而拓展電力工程檔案的管理實效性，提升電力工程成果應用水平，為電力工程行業(yè)實現(xiàn)新時代高質(zhì)量發(fā)展、創(chuàng)造更大社會和民生效益貢獻檔案力量。

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作者簡介：陳秋月（1985— ），國網(wǎng)濟南市歷城區(qū)供電公司檔案管理員、館員，研究方向：數(shù)字化檔案管理。李洪安（1988— ），國網(wǎng)濟南市歷城區(qū)供電公司辦公室工程師，具體負責綜合、接待管理，研究方向：檔案數(shù)字化管理。