何麗
[摘 要]隨著科技的飛速發(fā)展、互聯(lián)網(wǎng)多媒體的廣泛應(yīng)用及以電子信息時(shí)代對傳統(tǒng)媒介的沖擊,世界范圍的文化、政治、經(jīng)濟(jì)等方面的合作交流越來越頻繁,因此對檔案管理提出了更高的要求,與此同時(shí)檔案管理工作面臨著更多的挑戰(zhàn),它不僅是各種形式的歷史記錄或文檔保存,更是提升專業(yè)建設(shè)的重要資料,關(guān)乎企業(yè)發(fā)展和社會(huì)穩(wěn)定。做好檔案的保密管理工作是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。本文通過介紹當(dāng)前檔案保密管理的主要內(nèi)容,探討了檔案保密管理工作中存在的問題,并根據(jù)現(xiàn)階段存在的問題提出了相應(yīng)的優(yōu)化策略,為以后檔案的保密管理工作提供參考。
[關(guān)鍵詞]檔案管理;保密管理;重要性;信息化理念;措施
[中圖分類號]G27文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A
近年來,隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展,各種數(shù)據(jù)信息量呈幾何式增長,相關(guān)數(shù)據(jù)和資料的檔案管理工作也愈來愈具有挑戰(zhàn)性,特別是在大數(shù)據(jù)時(shí)代下信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,對檔案管理的保密性提出了更高的要求。檔案管理工作主要包括:檔案收集、整理、保管以及利用等內(nèi)容,其管理機(jī)制要科學(xué)化和合理化。檔案的保密工作是一項(xiàng)綜合性的工作,要確保檔案完整翔實(shí)記錄,根據(jù)檔案管理規(guī)定和單位情況進(jìn)行分類歸檔管理,增強(qiáng)檔案管理工作和保密工作的融合性。可以說,檔案管理保密工作是其他管理工作順利開展的基礎(chǔ),但當(dāng)前我國的檔案管理保密工作還存在一些問題,尤其是未能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化,這嚴(yán)重制約著檔案管理的自動(dòng)化和數(shù)據(jù)化工作的進(jìn)程。因此,要結(jié)合當(dāng)前的實(shí)際情況和時(shí)代發(fā)展的背景,對檔案的保密管理工作進(jìn)行合理的規(guī)劃和應(yīng)對,以期能夠?qū)n案的管理工作更加有效地開展下去。
1 檔案管理工作中安全保密管理的重要意義
檔案是指過去以及現(xiàn)階段國家、社會(huì)組織以及個(gè)人在政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)、技術(shù)等各方面活動(dòng)中形成的各種文字、聲像、圖表等內(nèi)容的真實(shí)記錄,檔案管理中保密管理工作是重要組成部分,將有價(jià)值、為今后發(fā)展提供重要參考等內(nèi)容進(jìn)行翔實(shí)、分類管理。檔案作為重要的信息資源,為各項(xiàng)工作提供重要數(shù)據(jù)支撐。在互聯(lián)網(wǎng)信息化、多媒體數(shù)字化技術(shù)快速發(fā)展的背景下,檔案管理工作更加便捷,是社會(huì)進(jìn)步的文明體現(xiàn),但信息技術(shù)的應(yīng)用同時(shí)也為檔案管理帶來更大的安全風(fēng)險(xiǎn),檔案管理工作者要重視保密管理工作,尤其是重要信息,一旦泄露或落入不法分子之手,影響經(jīng)濟(jì)建設(shè)甚至社會(huì)安定,由此可見,檔案保密管理的重要性和意義[1]。
2 檔案管理保密工作主要內(nèi)容
2.1 檔案庫房的管理
檔案管理工作中要把不同的檔案進(jìn)行分類,建立檔案庫房,以防檔案內(nèi)容混雜。與此同時(shí),建立檔案庫房可以防止文件被盜,做好檔案庫房管理工作要建立完善的管理制度,嚴(yán)格依據(jù)管理制度要求規(guī)定行為和管理。針對閱覽室、檔案庫等要明確各自管理內(nèi)容,由專人進(jìn)行管理,以此為檔案庫房管理提供安全保證,實(shí)現(xiàn)文檔內(nèi)容的保密性,同時(shí)加大投入建設(shè)資金,購置硬件設(shè)備,引進(jìn)軟件系統(tǒng),滿足保密管理各項(xiàng)需求。
2.2 涉密檔案的管理
檔案管理工作的管理領(lǐng)域廣闊,它所牽涉的機(jī)密信息較多,要凸顯檔案保密管理的必要性,如果發(fā)生內(nèi)容泄密將對經(jīng)濟(jì)、發(fā)展產(chǎn)生很大危害,所以,對檔案的保密工作管理,必須提出針對性的管理規(guī)定,細(xì)化職責(zé)分工,提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。對涉密檔案進(jìn)行保密等級的劃分,不同等級的保密檔案需要不同層次的管理人員進(jìn)行開啟和借閱,降低保密檔案的外泄可能。
2.3 加強(qiáng)檔案的分類管理
檔案分類管理是檔案查閱、借用等工作開展的重要基礎(chǔ),能夠有效降低檔案管理過程中發(fā)生混亂的機(jī)率,針對實(shí)際狀況對相關(guān)信息內(nèi)容加以梳理與分類,確定檔案保密工作具體內(nèi)容,充分發(fā)揮歸檔信息管理的功能與價(jià)值,保證信息內(nèi)容存儲(chǔ)的真實(shí)性。與此同時(shí),要維護(hù)檔案保密工作管理時(shí)期檔案信息內(nèi)容的完整性,進(jìn)行密級標(biāo)注,在條件許可的情況下,實(shí)行單獨(dú)裝訂和保管,加強(qiáng)歸檔整體管理工作的安全性[2]。
3 檔案管理的保密管理工作面臨的困難和問題
3.1 管理機(jī)制存在問題
當(dāng)前的檔案管理,規(guī)章制度并不完善,這是檔案保密工作的重要隱患。與傳統(tǒng)的線下檔案管理制度不同,文檔保密制度的建立要根據(jù)查閱人員的等級和身份進(jìn)行嚴(yán)格的限定,限制檔案的可編輯性和復(fù)制傳輸。外網(wǎng)的攻擊也給數(shù)字化檔案保密管理造成了嚴(yán)重的沖擊。由于信息化技術(shù)水平的應(yīng)用程度不同,在指導(dǎo)整個(gè)檔案數(shù)字化的管理機(jī)制上無法做到面面俱到、疏而不漏。因此,數(shù)字化檔案管理的保密工作受到很大的限制,給檔案的保密管理留下了安全隱患。
3.2 檔案保密管理重視程度不夠
諸多機(jī)構(gòu)、單位的檔案管理工作在相當(dāng)長一段時(shí)間內(nèi)無法產(chǎn)生實(shí)在的經(jīng)濟(jì)效益,而這屬于一種主觀忽視,檔案管理具有漫長的發(fā)展歷程,人們由于歷史因素,人們并沒有真正了解檔案管理,也沒有認(rèn)識到它的意義。因此,對機(jī)構(gòu)的檔案管理工作的投入和重視程度不足,導(dǎo)致檔案的保密管理工作無法順利開展。
3.3 缺乏檔案保密管理相關(guān)的技術(shù)人才
檔案管理過程中,數(shù)據(jù)管理軟件未得到普遍使用,再加上管理技術(shù)缺乏統(tǒng)一性,導(dǎo)致檔案信息化管理無法有效實(shí)施,在歸檔保管工作中也不具備規(guī)范化、完整性的管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),導(dǎo)致歸檔保管業(yè)務(wù)發(fā)展受到極大挑戰(zhàn)。同時(shí),在檔案信息化管理過程中,缺乏相應(yīng)的現(xiàn)代信息技術(shù)和專業(yè)管理知識,制約了檔案管理甚至檔案保密工作發(fā)展,因此,應(yīng)加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人員的吸納,構(gòu)建專業(yè)培養(yǎng)體系,強(qiáng)化科學(xué)管理技術(shù)與設(shè)備的引進(jìn),提升檔案管理水平。
3.4 缺少檔案信息化管理理念
當(dāng)前我國檔案管理的安全保密工作中缺乏信息化理念是主要問題之一,信息管理手段滯后、技術(shù)過時(shí)等問題,導(dǎo)致其無法與時(shí)代發(fā)展相平衡,更沒有運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。新形勢的發(fā)展下,各領(lǐng)域已經(jīng)逐步應(yīng)用信息化技術(shù),可檔案管理的信息化建設(shè)十分遲緩,導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理沒有良好發(fā)展,因此,相關(guān)人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí),明確信息化檔案管理的作用與意義,尤其要加強(qiáng)信息化理念,以此積極開展數(shù)字化檔案管理工作,采取有效措施,切實(shí)解決數(shù)字化檔案管理工作進(jìn)程中存在的困難。
3.5 檔案檢索準(zhǔn)確率不高
新時(shí)代的檔案管理中,傳統(tǒng)檔案保管模式以數(shù)字化為主,但在實(shí)際的保管過程中,基層檔案管理員的現(xiàn)代信息管理水平較弱,在檔案查詢等方面仍然采取傳統(tǒng)的手工查詢方式,影響了檔案管理工作效率,加大了人工編碼計(jì)算任務(wù),降低了信息檢索的準(zhǔn)確性。
4 檔案管理加強(qiáng)有效保密管理的具體策略
4.1 強(qiáng)化檔案安全保密意識
檔案管理人員要具備良好的安全保密意識,這對檔案保密管理工作的開展有著巨大影響。因此,需要采取不同方式,強(qiáng)化管理人員的保密意識,使其能明確檔案管理的重要性,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理保密管理工作的問題。首先,要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作,利用常見的檔案工作案例做引導(dǎo),提高管理人員的保密意識,使其充分認(rèn)識到安全保密問題產(chǎn)生的重大影響,并掌握基本的檔案安全保密工作方法,促進(jìn)檔案管理安全保密工作質(zhì)量的提高。其次,要加強(qiáng)宣傳檔案保密管理工作的重要性,定期組織討論會(huì)、研討會(huì)等加強(qiáng)管理人員之間的溝通交流,養(yǎng)成管理人員良好的檔案保密意識,從而降低檔案安全問題發(fā)生的概率,促進(jìn)檔案管理工作有條不紊地開展。
4.2 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)
當(dāng)前,社會(huì)處于信息時(shí)代快速發(fā)展時(shí)期,科學(xué)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用越來越深入。企業(yè)單位、政府等要充分認(rèn)識到互聯(lián)網(wǎng)的資源優(yōu)勢和信息技術(shù)的管理優(yōu)勢,加強(qiáng)運(yùn)用,以此提高單位管理質(zhì)量和工作效率,特別需要將其運(yùn)用于檔案管理上,提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。而當(dāng)前中國的檔案管理信息化建設(shè)面臨諸多問題,制約著檔案管理安全性的提高,為此,首先要在硬件方面加強(qiáng)部署,包括計(jì)算機(jī)主機(jī)、電源、散熱設(shè)備等,加強(qiáng)定期維護(hù)與保養(yǎng)工作,重視檔案備份,防止因?yàn)橄到y(tǒng)受損或操作系統(tǒng)崩潰導(dǎo)致的資料損失。其次,要不斷升級軟件,當(dāng)前檔案信息數(shù)據(jù)越來越繁雜,內(nèi)容多樣化,為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理,需要不斷對軟件系統(tǒng)進(jìn)行升級,針對使用過程中存在的問題不斷優(yōu)化,尤其在權(quán)限設(shè)置上要符合檔案管理安全保密工作的要求。最后,建立有效的防火墻,特別是檔案管理中密級的信息內(nèi)容,一旦泄露會(huì)造成嚴(yán)重影響,需要借助技術(shù)力量,加強(qiáng)安全防護(hù)。此外,要根據(jù)檔案管理特征和實(shí)際需求,構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫,不僅要加強(qiáng)檔案的安全保密管理,更要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的建設(shè),利于資源共享,提高檔案資源的利用效率[3]。
4.3 建立健全檔案安全保密管理制度
檔案管理特別是安全保密管理應(yīng)建立健全的相關(guān)的管理體系,保證文檔的生成、存放、管理以及傳遞等功能順利運(yùn)行,因此,完善檔案管理內(nèi)部的制度體系非常有必要,通過嚴(yán)格的權(quán)限劃分和層層監(jiān)管的機(jī)制,加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全保密性,對有關(guān)管理人員的責(zé)任范圍進(jìn)行科學(xué)合理界定,公開和透明管理程序與權(quán)限。針對檔案管理人員,要規(guī)定其行為,包括檔案備份、定期內(nèi)容檢查等,避免差錯(cuò)損失,除此之外,要確立權(quán)責(zé)一體質(zhì),規(guī)定管理者的言行責(zé)任范圍,合理評價(jià)和反映風(fēng)險(xiǎn),以最小的成本將風(fēng)險(xiǎn)降至最低。
4.4 加強(qiáng)檔案專業(yè)化管理
各單位、機(jī)構(gòu)的綜合管理部門在日常的管理工作過程中應(yīng)進(jìn)行專業(yè)化管理,履行職責(zé),以確保檔案的完整性與安全性。首先,凡是調(diào)閱檔案人員要嚴(yán)格依照程序進(jìn)行申報(bào),在通過申報(bào)審核之后,必須將審批書專夾保存,并裝訂成冊。其次,必須配備專業(yè)專職的檔案管理工作人員,歸檔室大門鑰匙必須由綜合管理部門的專任負(fù)責(zé)人與辦公室主任共同管理,任何工作人員都不能碰觸該鑰匙,待使用結(jié)束后將鑰匙存入保險(xiǎn)柜保管。最后,因工作原因進(jìn)入歸檔室時(shí),必須進(jìn)行記錄,在離開歸檔室之前,要斷開電源,關(guān)閉門窗。此外,檔案室要加強(qiáng)打掃,經(jīng)常通風(fēng)換氣,禁止堆放與文件無關(guān)的雜物,也不得增添非標(biāo)配用電設(shè)施,保持良好的檔案存儲(chǔ)環(huán)境。
4.5 提高技術(shù)保障手段
完善技術(shù)保護(hù)手段,能夠提升檔案安全保密工作的素質(zhì)水平。首先,從軟件層面,要引入先進(jìn)的檔案管理軟件,增強(qiáng)檔案資料的安全性,同時(shí)加強(qiáng)先進(jìn)加密技術(shù)和防火墻技術(shù)的運(yùn)用,構(gòu)建安全、獨(dú)立的文檔數(shù)字化運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,避免文檔資料被竊取、修改,及時(shí)做好軟件更新和漏洞更新,重視病毒查殺,確保文檔工作環(huán)境的安全。其次,從硬件層面,要設(shè)置一定的安全防范體系,選擇優(yōu)質(zhì)的監(jiān)控設(shè)施和先進(jìn)的電腦防范措施,對電腦的計(jì)算機(jī)硬件存儲(chǔ)能力進(jìn)行提升和完善,避免硬盤老化損壞等問題,對計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備要定時(shí)提升和更新,階段性的管理信息數(shù)據(jù),避免檔案數(shù)據(jù)的流失和破壞。
4.6 做好檔案管理日常檢查工作
檔案管理的安全保密工作要注意日常檢查,在日常檢查中,首先要注意檢查調(diào)閱檔案,日常調(diào)閱登記情況,如果出現(xiàn)要素殘缺、無經(jīng)辦人簽字等情況,要追根溯源,檢查有關(guān)文檔是否在檔,并且要和各經(jīng)辦人和主要責(zé)任人進(jìn)行溝通,弄清事實(shí)。其次,要重視查閱存檔日常監(jiān)視錄像,不但要注意存檔專職工作人員是否在崗,檔案室是否有不明工作人員出入,調(diào)閱過程中有關(guān)工作人員有沒有依照法規(guī)履行登記手續(xù),無法保證檔案的保密,針對這些問題,要及時(shí)進(jìn)行查究工作[4]。
4.7 提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)
人才是發(fā)展的根本,缺少專業(yè)人才,各項(xiàng)事業(yè)都會(huì)受到限制。檔案管理人員更是如此,如果檔案管理工作者的水平不夠,素養(yǎng)不高,更會(huì)影響檔案管理工作。所以,選擇檔案管理人員時(shí),應(yīng)注意選擇專業(yè)水平高、文化基礎(chǔ)深厚、富有潛力的人員,要給他們創(chuàng)造優(yōu)越的工作條件和充分表現(xiàn)能力的平臺(tái)。有了人才的保障,檔案管理保密工作以及信息化建設(shè)會(huì)更加順利。根據(jù)檔案管理工作的需求,聘用專門工作人員承擔(dān)檔案保管任務(wù),強(qiáng)化素質(zhì)訓(xùn)練,提升檔案保管工作者的職業(yè)道德素質(zhì),從而打造高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)。此外,各單位、企業(yè)要大力引進(jìn)新興人才,與高校加強(qiáng)合作,通過聯(lián)合實(shí)踐培訓(xùn)的方式培養(yǎng)人才,促使人才把專業(yè)知識轉(zhuǎn)變?yōu)槟芰?,并納入檔案管理工作中,為檔案管理工作注入新鮮血液。
5 結(jié)語
綜上所述,檔案管理工作中保密工作是重要的組成部分,應(yīng)加強(qiáng)對其安全性的重視程度,通過建立完善的檔案保密管理制度,加強(qiáng)人員素質(zhì)培養(yǎng),應(yīng)用信息技術(shù)手段,做好檔案管理,日常檢查工作等方式,進(jìn)一步提高檔案保密管理工作水平,防止不同風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生,及時(shí)化解現(xiàn)存問題。與此同時(shí),要重視檔案管理工作與信息技術(shù)的結(jié)合,充分運(yùn)用現(xiàn)代科技手段,做好單位檔案保管的安全保密工作,推動(dòng)我國檔案管理工作的有序開展。
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