關(guān)于如何提升檔案管理信息化程度的探討

孫大鵬

摘 要：有效利用檔案信息是促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的重要因素，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，我們逐漸步入信息時(shí)代，無論生活、工作還是學(xué)習(xí)，信息技術(shù)無不為其提供了便利。信息時(shí)代來臨，5G技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等等為提升檔案管理信息化程度帶來了巨大的機(jī)遇與新挑戰(zhàn)，本文通過分析檔案信息化管理的影響因素，探討提升檔案管理信息化程度的有效路徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;路徑

一、提升檔案管理信息化程度的必要性

在當(dāng)下這樣的一個(gè)技術(shù)不斷發(fā)展信息爆炸的時(shí)代，檔案收錄內(nèi)容日益豐富，收錄信息量也越來越大，檔案管理的重要性日益彰顯。首先，信息化已經(jīng)日益成為一個(gè)國家現(xiàn)代化和衡量其綜合實(shí)力的標(biāo)志，2017年12月8日總書記中共中央政治局第二次集體學(xué)習(xí)時(shí)提出，要實(shí)施國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略加快經(jīng)濟(jì)建設(shè)數(shù)字中國，對(duì)此檔案管理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，緊跟國家信息化的發(fā)展趨勢(shì)。為此，構(gòu)建數(shù)字檔案館是提升檔案管理信息化程度的重要途徑，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息共享、為企業(yè)及單位工作提供幫助的要求所在。其次，傳統(tǒng)檔案管理多采用紙質(zhì)材料和人工完成檔案信息的收集、分類、保存及查找。隨著企業(yè)及單位發(fā)展，檔案信息也會(huì)不斷增多，一方面，紙質(zhì)檔案會(huì)消耗大量物料和儲(chǔ)存空間;另一方面，檔案管理人員的工作流程較為枯燥工作強(qiáng)度大，難以保證準(zhǔn)確率且工作效率不高，容易出現(xiàn)部分檔案丟失和損壞現(xiàn)象。因此，大力提升檔案管理信息化程度有利于提高檔案管理效率、實(shí)現(xiàn)檔案資源價(jià)值的充分利用。

二、提升檔案管理信息化程度的影響因素

當(dāng)前檔案管理信息化還存在以下影響因素，其一，檔案管理信息化認(rèn)識(shí)不足。文件的開發(fā)過程管理，檔案管理人員和相關(guān)部門對(duì)于信息化管理的興起和沖擊認(rèn)識(shí)不足，思想和工作沒有及時(shí)轉(zhuǎn)變，尚未清晰意識(shí)到檔案信息化管理將在未來取代紙質(zhì)檔案成為主要管理模式。其二，現(xiàn)有檔案管理制度不健全?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)為檔案信息化管理提供高效管理方式、便利的利用路徑同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)的人為篡改和惡意偷竊也威脅著信息化檔案的信息安全，而現(xiàn)存檔案管理制度對(duì)于信息化檔案的安全問題并沒有及時(shí)更新。其三，人才的缺失和技術(shù)設(shè)備的落后。檔案的信息化管理既要精通信息技術(shù)和管理人員，也需基礎(chǔ)性硬件設(shè)備的保障。但是，從目前看來檔案管理人員的技術(shù)和管理水平不達(dá)標(biāo)，基礎(chǔ)性設(shè)備更新不及時(shí)，無法為檔案管理信息化提供技術(shù)保障。

三、提升檔案管理信息化程度的路徑

（一）加大對(duì)檔案管理信息化的重視

加大對(duì)檔案管理工作重要性的重視，是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作。無論是企業(yè)還是事業(yè)單位，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都要樹立全新的檔案管理觀，深刻洞悉檔案管理的價(jià)值所在，重視并積極展開檔案管理信息化建設(shè)工作，能夠從全局視角為檔案信息化發(fā)展提供符合時(shí)代要求的意見決策，并且能夠?qū)Υ隧?xiàng)工作進(jìn)行落實(shí)。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)層還需加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理的支持力度，引進(jìn)和培養(yǎng)高素質(zhì)信息化檔案管理人員，合理增強(qiáng)檔案管理投入資金，配備先進(jìn)基礎(chǔ)性技術(shù)設(shè)施，為提升檔案管理信息化水平提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。因此，領(lǐng)導(dǎo)層必須增強(qiáng)檔案信息化意識(shí)，并深入了解檔案管理工作的信息化進(jìn)程，結(jié)合實(shí)際情況，構(gòu)建實(shí)操性強(qiáng)的檔案管理制度，方可促進(jìn)檔案管理信息化程度規(guī)范而有效的得到提升。

（二）更新完善現(xiàn)有檔案管理信息化制度

檔案管理的信息化發(fā)展需要合理科學(xué)的檔案管理制度加以保障，因此，在實(shí)際工作中應(yīng)及時(shí)更新完善現(xiàn)有檔案管理制度以輔助信息化發(fā)展。具體而言，第一，應(yīng)對(duì)檔案信息的基本需求和當(dāng)前檔案管理信息化程度進(jìn)行研判和分析，將實(shí)際情況同信息化發(fā)展相結(jié)合，更新原有檔案管理制度缺少的信息化管理部分，通過健全的制度增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，創(chuàng)新檔案信息化管理模式。第二，將檔案管理信息化發(fā)展納入考核制度。通過后期考核的方式，可以有效提升管理人員做好信息化發(fā)展的動(dòng)力和意識(shí)，同時(shí)在考核中最關(guān)鍵的監(jiān)督力度要符合實(shí)際，在最大速度提升信息化程度的同時(shí)，也要規(guī)范操作，從而保障檔案管理工作的信息化進(jìn)程運(yùn)行更加高效。

（三）培養(yǎng)檔案信息化管理人才

提升檔案管理信息化程度是一項(xiàng)長期、系統(tǒng)且全面的工作，培養(yǎng)專業(yè)人才是其中的關(guān)鍵因素。首先是人員的專業(yè)能力，要對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員提供豐富的學(xué)習(xí)和進(jìn)修機(jī)會(huì)。結(jié)合目前管理人員的實(shí)際能力水平制定科學(xué)的教學(xué)方案，明確對(duì)檔案管理人員的信息化培養(yǎng)方向，不斷向工作人員傳輸相關(guān)現(xiàn)代管理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的知識(shí)，保證檔案管理隊(duì)伍的可持續(xù)性發(fā)展。其次是人員的政治和道德素養(yǎng)，檔案管理因涉及到信息安全問題，相較與其他行業(yè)有更高的政治性和道德要求，才能保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。因此在提升檔案管理信息化程度的過程中，需增強(qiáng)檔案管理者的政治和道德意識(shí)，防止出現(xiàn)私人篡改檔案內(nèi)容的現(xiàn)象發(fā)生。最后是引進(jìn)專業(yè)技術(shù)性人才。通過各種相關(guān)優(yōu)惠政策，招入專業(yè)的信息技術(shù)類人才與檔案管理人員合作，共同提升建設(shè)信息化檔案管理，能夠更加節(jié)約時(shí)間成本。

（四）完善設(shè)施建設(shè)，形成專業(yè)、統(tǒng)一的基礎(chǔ)設(shè)施體系

目前在檔案管理工作中，各部門大多各自為政，數(shù)字設(shè)備、信息化模式不統(tǒng)一，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重，這就給提升檔案管理信息化程度進(jìn)行設(shè)置了屏障。因而，信息化管理需配齊專業(yè)、統(tǒng)一的基礎(chǔ)性設(shè)備以及形成專業(yè)、統(tǒng)一的檔案管理體系，利用這些設(shè)備和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)字符的自動(dòng)識(shí)別、自動(dòng)編碼和檢索、自動(dòng)儲(chǔ)存、自動(dòng)標(biāo)示索引以及文檔一體化管理等。如此，才可為提升檔案管理信息化程度提供重要的技術(shù)保障。

具體而言，建設(shè)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施體系包含硬件操作平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。首先是硬件，需提前配備一定數(shù)量的影像圖文掃描設(shè)備、攝像機(jī)、存儲(chǔ)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、計(jì)算機(jī)等。其次是軟件，要建立強(qiáng)大的安全性高的局域網(wǎng)，通過和各類硬件操作平臺(tái)相契合，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和現(xiàn)存數(shù)字檔案進(jìn)行歸檔、分類、存儲(chǔ)，彰顯信息化檔案強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫信息交換的強(qiáng)大功能。

（五）網(wǎng)絡(luò)信息安全工作

在提升檔案管理信息化程度進(jìn)程中，網(wǎng)絡(luò)信息安全工作是一個(gè)不可忽視的重大問題。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，一旦檔案管理網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)漏洞，就會(huì)導(dǎo)致黑客入侵，篡改和竊取檔案內(nèi)容。因此，為了保證信息化檔案的安全性，必須增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，明確檔案管理人員的信息使用權(quán)限和操作規(guī)范，還要完善應(yīng)急預(yù)案制定和強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，從而增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防能力。同時(shí)，檔案管理要安排專業(yè)網(wǎng)絡(luò)人員定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行更新和檢測(cè)，在數(shù)字檔案庫建設(shè)過程中加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行判斷，提前發(fā)現(xiàn)存在漏洞。此外還要設(shè)置外來訪問權(quán)限和防火墻，構(gòu)建一套完備的網(wǎng)絡(luò)信息安全屏障。

綜上所述，檔案管理工作需伴隨時(shí)代發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)，而信息化管理是檔案管理的未來發(fā)展方向。同時(shí)檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)漫長而繁瑣的任務(wù)，短時(shí)間內(nèi)無法實(shí)現(xiàn)，需要持續(xù)投入人力和物力，并從體制機(jī)制層面加以保障，如此才能不斷提升檔案管理信息化程度。

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