醫(yī)院文書檔案管理數(shù)字化發(fā)展問題及對(duì)策研究

摘 要：文書檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，能夠?yàn)獒t(yī)院開展各項(xiàng)工作提供信息參考。文書檔案是否能夠規(guī)范化、科學(xué)化管理也會(huì)影響醫(yī)院的運(yùn)行效率。現(xiàn)階段，醫(yī)院文書檔案管理工作仍然有較大的進(jìn)步空間，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法滿足醫(yī)院的發(fā)展需求。網(wǎng)絡(luò)信息、大數(shù)據(jù)等數(shù)字技術(shù)的發(fā)展給醫(yī)院文書檔案管理提供了創(chuàng)新發(fā)展的路徑。一些醫(yī)院開始轉(zhuǎn)變思路探索數(shù)字化文書檔案管理方式，提升了文書檔案管理效率，但在這一過程中仍存在一些問題無法提升文書檔案的管理質(zhì)量。基于此，本文將針對(duì)醫(yī)院文書檔案管理數(shù)字化發(fā)展的現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行分析，提出一些可行性解決策略，希望能夠提升醫(yī)院的文書檔案數(shù)字化管理水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案管理；數(shù)字化發(fā)展

醫(yī)院的文書檔案詳細(xì)記錄了醫(yī)院的醫(yī)、護(hù)、管理、教、研等多方面的信息，有極高的利用價(jià)值。將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在文書檔案管理中，能夠合理整合醫(yī)院的文書檔案信息，提高醫(yī)院信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性以及保護(hù)文書檔案信息的安全性等，還能夠提高醫(yī)院文書檔案管理效率。但現(xiàn)階段，部分醫(yī)院在技術(shù)、制度、人才等方面存在突出問題，影響了文書檔案數(shù)字化管理工作的高效開展。因此，解決現(xiàn)階段醫(yī)院文書檔案管理數(shù)字化發(fā)展過程中存在的問題，提出解決策略是非常有必要的。

一、醫(yī)院文書檔案管理數(shù)字化發(fā)展的意義

1.提高管理效率

醫(yī)院的臨床、后勤以及行政等科室在發(fā)展的過程中會(huì)產(chǎn)生大量的文書檔案信息。尤其是臨床科室，每天都需要接待大量的患者，患者的文書檔案信息是動(dòng)態(tài)變化的，信息量非常大。如果采取傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，不僅無法動(dòng)態(tài)化更新文書檔案信息，還需要耗費(fèi)大量的“人財(cái)物”。尤其是近些年醫(yī)院的發(fā)展規(guī)模在不斷擴(kuò)大，文書檔案種類呈現(xiàn)多樣化發(fā)展趨勢(shì)，傳統(tǒng)的人工管理模式出現(xiàn)了更多問題，如因人員不足導(dǎo)致文書檔案工作不到位、儲(chǔ)存利用效率低等問題。將數(shù)字化技術(shù)引入醫(yī)院文書檔案管理工作中，能夠?qū)崿F(xiàn)在同一時(shí)間跨科室收集文書檔案信息、快速分類儲(chǔ)存各科室的文書檔案信息、高效歸檔備份。同時(shí)，各科室成員只需要通過網(wǎng)絡(luò)登錄相關(guān)平臺(tái)就能快速檢索、查看自己所需的文書檔案信息，有效利用這些文書檔案信息。這不僅提高了醫(yī)院文書檔案管理效率，還推動(dòng)了醫(yī)院內(nèi)部管理工作的高效開展。

2.提高管理質(zhì)量

在傳統(tǒng)文書檔案管理模式下，醫(yī)院保存的大多是紙質(zhì)文書檔案，需要占用大量的空間。隨著時(shí)間的流逝，部分紙質(zhì)文件會(huì)有破損丟失的情況。首先，在醫(yī)院文書檔案管理數(shù)字化發(fā)展的過程中，能夠利用數(shù)字化技術(shù)將紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)化為電子文書檔案，并進(jìn)行電子備份，這樣就不需要花費(fèi)過多的人力收集整理紙質(zhì)文書，也能夠避免部分紙質(zhì)文件出現(xiàn)丟失、破損的情況；其次，在調(diào)取、查看文書檔案環(huán)節(jié)，不會(huì)出現(xiàn)人為操作失誤破壞文書檔案的情況。因?yàn)?，在?shù)字化管理的過程中，這些文書檔案已經(jīng)被提前歸類整理，各科室成員只需要通過網(wǎng)絡(luò)檢索，就能夠精準(zhǔn)定位所需的文書檔案，此過程減少了人力查找的環(huán)節(jié)，不會(huì)損害紙質(zhì)文書檔案，能夠提高文書檔案的管理質(zhì)量。

3.提高利用效益

數(shù)字化技術(shù)改變了以往的文書檔案檢索、查看模式，各科室成員可在任意時(shí)間、地點(diǎn)通過網(wǎng)絡(luò)檢索平臺(tái)快速查找自己所需的文書檔案，各科室之間還能夠高效傳遞文書檔案。由于文書檔案涉及各科室的信息，最重要的價(jià)值就在于它的應(yīng)用，因此，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)后，各科室能夠高效共享這些信息，也就能夠發(fā)揮其最大化價(jià)值。

二、醫(yī)院文書檔案管理數(shù)字化發(fā)展問題

1.管理制度落后

現(xiàn)階段，部分醫(yī)院雖然在資金、技術(shù)等方面投入力度大，但并未認(rèn)識(shí)到管理制度的重要性，依然采取傳統(tǒng)的文書檔案管理制度，難以發(fā)揮數(shù)字化文書檔案資源的最大化價(jià)值。

一是，沒有明確劃分文書檔案管理人員的管理職責(zé)。

二是，沒有規(guī)范的操作程序、未劃定各科室的文書檔案調(diào)取權(quán)限范圍。

三是，在提交電子文書檔案時(shí)缺少統(tǒng)一的文本格式，沒有明確的文書檔案整理期限等。導(dǎo)致文書檔案管理工作人員懶散，管理工作流于形式，不能按照要求做好文書檔案、整理、備份等工作，影響了文書檔案管理數(shù)字化工作的順利開展。

2.信息安全風(fēng)險(xiǎn)高

雖然，現(xiàn)階段部分醫(yī)院認(rèn)識(shí)到了文書檔案管理數(shù)字化發(fā)展的重要性，但信息安全意識(shí)較低，導(dǎo)致管理工作開展過程中存在較大的安全風(fēng)險(xiǎn)。一是，醫(yī)院沒有聘請(qǐng)專業(yè)的安全技術(shù)人員做好信息維護(hù)工作，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)極有可能遭受黑客和病毒入侵，導(dǎo)致重要的文書檔案丟失或者被隨意篡改；二是，各科室成員缺少信息安全意識(shí)，不能根據(jù)醫(yī)院規(guī)定流程調(diào)取文書檔案，可能因誤操作篡改文書檔案中的信息內(nèi)容，或是下載一些帶病毒的軟件。與紙質(zhì)文書檔案相比，數(shù)字化文書檔案中的信息內(nèi)容更容易被篡改，因?yàn)閿?shù)字化文書檔案沒有特殊筆跡也不受紙質(zhì)影響，即使出現(xiàn)較大的改動(dòng)也很難被識(shí)別，這就會(huì)威脅到文書檔案信息的真實(shí)性、安全性。

3.缺少數(shù)字化文書檔案工作人員

醫(yī)院在進(jìn)行文書檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，需要大量掌握專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能水平較高的數(shù)字化檔案管理人員。但就現(xiàn)實(shí)情況來看，很多醫(yī)院并不重視數(shù)字化文書檔案人才的引進(jìn)和培養(yǎng)工作，已有的一些文書檔案工作人員雖然有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，但數(shù)字化水平低，只了解基本的醫(yī)療常識(shí)以及具備簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作能力，沒有掌握最新的數(shù)字化技術(shù)，難以做好數(shù)字化文書檔案管理工作。

4.數(shù)字化進(jìn)程緩慢

醫(yī)院在進(jìn)行文書檔案管理數(shù)字化發(fā)展的過程中，需要大量先進(jìn)軟件和硬件的支持。但很多醫(yī)院的資金有限，無法按照具體工作需求購買先進(jìn)的數(shù)字化軟件和硬件，也沒有在醫(yī)院內(nèi)部建立完善的數(shù)字化文書檔案管理平臺(tái)，難以高效收集各科室的文書檔案信息，這給文書檔案管理數(shù)字化工作帶來了很大的難度。

三、醫(yī)院文書檔案管理數(shù)字化發(fā)展對(duì)策

1.創(chuàng)新工作理念，加強(qiáng)人才培養(yǎng)

醫(yī)院管理層干部的思想觀念，直接決定了文書檔案管理工作是否能夠享受到更多的資源支持。因此，管理層要認(rèn)識(shí)到，想讓醫(yī)院向前發(fā)展就必須要規(guī)范文書檔案數(shù)字化管理工作，要主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的文書檔案管理思想，給予這項(xiàng)工作更多的資源傾斜，分配更多的資金，為其配備先進(jìn)的軟硬件設(shè)備設(shè)施。

同時(shí)，也要做好人才培養(yǎng)工作，要鼓勵(lì)檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)新時(shí)期的管理理念，打破傳統(tǒng)管理模式，積極嘗試各種管理方式，及時(shí)向管理層提出建議，分享自己的想法，只有人員創(chuàng)新才能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案管理工作上的創(chuàng)新。

由于醫(yī)院的文書檔案管理工作正在進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，所以，檔案管理人員也要學(xué)會(huì)電子信息管理系統(tǒng)的操作方法，熟練使用計(jì)算機(jī)。醫(yī)院要對(duì)所有的檔案管理人員開展周期性培訓(xùn)等多樣化的培訓(xùn)方式。尤其是在引入新技術(shù)、新設(shè)備后，要組織他們學(xué)習(xí)開展實(shí)踐操作，如組織檔案管理人員參加市檔案局舉辦的為期半個(gè)月的培訓(xùn)會(huì)、參與各種形式的電子檔案制作大賽等，也可以與周邊醫(yī)院建立合作關(guān)系，組織醫(yī)院的檔案管理人員開展業(yè)務(wù)交流、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等，讓他們學(xué)習(xí)更多先進(jìn)的管理理念和檔案管理數(shù)字化知識(shí)，并將這些理念和知識(shí)應(yīng)用在實(shí)際工作中。培訓(xùn)工作需要與考核工作結(jié)合在一起，淘汰考核成績(jī)較低的檔案管理人員，這樣既能夠檢驗(yàn)培訓(xùn)效果，又能夠督促檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)，積極參與接受技能培訓(xùn)。

在招聘人才時(shí)，醫(yī)院要明確人才對(duì)于計(jì)算機(jī)等設(shè)備的操作要求，盡可能地面向高校，引進(jìn)更多的高素質(zhì)檔案管理人才，為醫(yī)院注入更多的新鮮血液。

2.完善文書檔案數(shù)字化管理制度

第一，醫(yī)院在進(jìn)行文書檔案管理數(shù)字化發(fā)展的過程中，要將已有的一些紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。為了確保這些檔案信息的安全性和真實(shí)性，需要建立全過程管理機(jī)制。醫(yī)院需要采取專人專錄的方式，一部分人錄入檔案資料，一部分人檢查審核，確保檔案內(nèi)容真實(shí)有效。后期這些文書檔案一旦出現(xiàn)問題，就要追究錄入人員、檢查審核人員的責(zé)任。

第二，醫(yī)院要嚴(yán)格落實(shí)歸檔雙軌制，這樣即使部分文書檔案資料丟失，也能快速調(diào)取備份找回。簡(jiǎn)單來講，就是檔案管理人員既要保存電子檔案，也要做好紙質(zhì)檔案的備份工作，這就要求管理人員要掌握數(shù)字化管理技術(shù)。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案的不同類型有選擇地采取雙套制度。一部分應(yīng)用價(jià)值高的檔案可以采取這種制度，一部分應(yīng)用價(jià)值低的檔案不需要采取該制度，這樣能夠減少資源的浪費(fèi)，還能夠著重保存一些重要的信息。

第三，醫(yī)院的檔案資料雖然有較高的價(jià)值，但只有在應(yīng)用后才能夠充分發(fā)揮出來。為了提高文書檔案資料的查詢率、共享率、可利用價(jià)值，檔案管理人員需要利用自己的專業(yè)能力，將所有文書檔案的關(guān)鍵詞提取出來組成關(guān)鍵詞組，利用大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)將有關(guān)聯(lián)的文書檔案內(nèi)容整理在一起，制作打包文件。這樣，醫(yī)院內(nèi)部的工作人員在調(diào)取檔案資料時(shí)，只需要搜索關(guān)鍵詞，就能夠得到所有相關(guān)聯(lián)的檔案資料，這些檔案資料能夠?yàn)獒t(yī)療活動(dòng)、管理決策提供重要的依據(jù)。

第四，醫(yī)院還要引入保密制度，按照文書檔案的重要性，設(shè)置公開信息和機(jī)密信息，劃定各科室成員的調(diào)取權(quán)限，級(jí)別較低的成員只擁有查閱權(quán)而沒有更改權(quán)，甚至只能查閱一定范圍內(nèi)的文書檔案。同時(shí)，在此基礎(chǔ)上引入在線身份驗(yàn)證的方法，確保這些文書檔案信息的安全性。

第五，醫(yī)院要建立審批制度，由于醫(yī)院的文書檔案重要程度各不相同，有一部分是屬于保密級(jí)別的檔案。如果某成員想要查閱或是使用這部分文書檔案，就需要先向上級(jí)部門提交申請(qǐng)，審批通過后檔案管理人員會(huì)開放權(quán)限供其調(diào)取查閱。

3.積極推進(jìn)文書檔案數(shù)字化建設(shè)

第一，在文書檔案管理的過程中，醫(yī)院要積極引入完善的硬件和軟件設(shè)備。例如，掃描儀、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等，這是文書檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，只有這樣才能夠減少信息轉(zhuǎn)化的誤差，確保錄入信息的準(zhǔn)確性。

第二，醫(yī)院要建立屬于自己的文書檔案管理庫和局域網(wǎng)，可以在醫(yī)院內(nèi)部的局域網(wǎng)建立一個(gè)供各科室共享信息的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。這需要醫(yī)院管理層給予更多的資金支持，營(yíng)造良好的自動(dòng)化辦公環(huán)境，積極引入智能化網(wǎng)絡(luò)的辦公方式。此外，還要考慮到管理工作的具體需求，建立專門的文書檔案資料庫。由于文書檔案信息數(shù)量比較大，整理收集比較麻煩，所以，科室之間可以通過局域網(wǎng)聯(lián)絡(luò)，快速分享本科室的信息數(shù)據(jù)，在第一時(shí)間更新各類數(shù)據(jù)，只要其中一個(gè)科室更新了數(shù)據(jù)，信息數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)就能夠自動(dòng)更新。

第三，在此基礎(chǔ)上醫(yī)院要建立文書檔案檢索系統(tǒng)，在系統(tǒng)中能夠查詢重要或普通的文書檔案。為了防止重要的文書檔案信息泄露，只有極少部分的責(zé)任人擁有查詢重要文書檔案信息的權(quán)限，登錄時(shí)需要驗(yàn)證個(gè)人信息，系統(tǒng)能夠自動(dòng)記錄查詢?nèi)?、查詢時(shí)間、地點(diǎn)等。

第四，醫(yī)院還可以建立能夠連接并實(shí)時(shí)收集各科室產(chǎn)生的各項(xiàng)信息資料，整理后自動(dòng)生成文書檔案的文書檔案管理平臺(tái)。同時(shí)，根據(jù)醫(yī)療服務(wù)優(yōu)先級(jí)別為部分科室設(shè)置綠色通道，必要時(shí)可以直接開啟應(yīng)急通道專門為這些科室服務(wù)，在某個(gè)科室急需調(diào)取文書檔案資料時(shí)，可以直接放寬權(quán)限范圍，在無須申請(qǐng)批準(zhǔn)的情況下就可以將一手資料提供給該科室。在建立文書檔案管理平臺(tái)后，醫(yī)院還要做好醫(yī)療服務(wù)端管理對(duì)接工作。針對(duì)藥房、門診、住院等多個(gè)科室設(shè)立專用端口，實(shí)時(shí)采集錄入醫(yī)務(wù)人員和病患的文書檔案信息，提高文書檔案信息的更新速度，這樣，就不會(huì)出現(xiàn)文書檔案信息管理延遲的情況。為了方便醫(yī)務(wù)人員隨時(shí)調(diào)取文書檔案資源，還要將文書檔案管理端口和醫(yī)務(wù)人員的端口區(qū)分開來，即使通道互通，也不會(huì)相互影響。

此外，在實(shí)際工作開展過程中，醫(yī)院可嘗試將云儲(chǔ)存等先進(jìn)的技術(shù)整合應(yīng)用，集中高效管理文書檔案，為管理工作帶來更多便利。

4.加強(qiáng)安全防護(hù)，保護(hù)信息安全

在文書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的過程中，做好安全防護(hù)工作也是非常重要的。一是由于數(shù)字化文書檔案帶有易修改的特征，即使是源文件也有可能被篡改。在這種情況下，醫(yī)院要將所有的源文件設(shè)置為只讀狀態(tài)，避免文書檔案被隨意篡改；二是醫(yī)院所有的蓋章文件都有法律效力，起到了憑證作用。在傳輸這些文件時(shí)可以應(yīng)用加密技術(shù)，包括數(shù)字水印、數(shù)字簽名等多種技術(shù)。同時(shí)，醫(yī)院還要引入認(rèn)證技術(shù)、安全審計(jì)技術(shù)等，避免信息系統(tǒng)遭受非法入侵。

為了防止文書檔案信息在儲(chǔ)存、利用等環(huán)節(jié)，被一些不法分子攻擊、侵犯，還需要邀請(qǐng)專業(yè)的人員建立防火墻、做好病毒查殺。同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)制定相關(guān)的應(yīng)急預(yù)案，從容面對(duì)、預(yù)防各種信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，提高文書檔案儲(chǔ)存的安全性。

四、結(jié)語

醫(yī)院進(jìn)行文書檔案管理數(shù)字化建設(shè)是非常有必要的，能夠發(fā)揮文書檔案的最大化價(jià)值，提高醫(yī)院的運(yùn)行效率。各醫(yī)院都應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變思維，明確現(xiàn)階段文書檔案管理數(shù)字化發(fā)展過程中存在的問題，認(rèn)識(shí)到培養(yǎng)數(shù)字化人才的重要性，加強(qiáng)數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)，完善數(shù)字化管理機(jī)制，做好文書檔案安全防護(hù)工作等。只有這樣才能夠減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，才能讓檔案管理工作更加便捷、高效，才能為醫(yī)院的醫(yī)療科研等多項(xiàng)工作提供更多資源支持，從而提升醫(yī)院的醫(yī)療水平。

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作者簡(jiǎn)介：李燕麗（1975—），女，漢族，山東廣饒人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。