探究保障性住房檔案的信息化管理建設(shè)

摘 要：保障性住房是保障民生，解決困難民眾住房問題，提高民眾安全感、幸福感的關(guān)鍵舉措。同時，保障性住房的分配公正、公平、公開性也是社會民眾普遍關(guān)注的問題。保障性住房檔案記錄了住房保障工作開展的全過程信息，是住房保障工作順利高效開展的重要基礎(chǔ)。2020年修訂頒布的《檔案法》將檔案信息化建設(shè)納入其中，為保障性住房檔案的信息化管理建設(shè)提供了制度基礎(chǔ)。本文闡述了保障性住房檔案管理的特征，分析了保障性住房檔案信息化管理建設(shè)的必要性，并對其當(dāng)前檔案信息化管理建設(shè)現(xiàn)狀進行探究，提出針對性的優(yōu)化措施建議。

關(guān)鍵詞：保障性住房；信息化；檔案管理；建設(shè)

住房保障歷來是國家和政府極為關(guān)注的工作內(nèi)容，實踐工作開展中，保障性住房檔案具有重要的行政、業(yè)務(wù)和法律依據(jù)作用，是相關(guān)政府單位、房產(chǎn)機構(gòu)開展住房保障工作、制定相關(guān)政策文件的重要依據(jù)，是開展保障住房產(chǎn)權(quán)變更、年度復(fù)核、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、租住核查等工作的基本依據(jù)，以確保后續(xù)工作流程順利進行。同時，還是處理住房產(chǎn)權(quán)糾紛等問題的重要參考資料。推進保障性住房檔案信息化管理建設(shè)，是互聯(lián)網(wǎng)時代背景下提出的核心要求，也是保障性住房檔案管理工作的發(fā)展趨勢。

一、保障性住房檔案管理

1.保障性住房檔案管理內(nèi)容

保障性住房檔案是依托保障性住房收集存儲的各類信息，包括與保障性住房需求人員相關(guān)的文字、圖片、影像等。根據(jù)住房種類、時間及載體不同，可對保障性住房檔案資料進行相應(yīng)的分類，如根據(jù)住戶性質(zhì)可分為以部門、戶為基本單位的兩種方式。以戶為基本單位，保障性住房檔案數(shù)據(jù)則可分為經(jīng)濟房、廉租房與限價房三種類型，通過申請、審核與復(fù)核、實施四項流程進行住房申購，申購流程中產(chǎn)生的各類材料也是構(gòu)成保障性住房檔案管理內(nèi)容的重要部分。

2.保障性住房檔案管理特征

第一，專業(yè)性特征。保障性住房檔案本身具有一定的特殊性，開展檔案管理工作時，必須基于對保障性住房具體內(nèi)容全面分析，才能確定科學(xué)合理的處理流程、內(nèi)容與形式。相關(guān)管理工作者必須具備高水平專業(yè)素養(yǎng)，才能高水平開地展相關(guān)工作。第二，動態(tài)性特征。保障性住房檔案管理的動態(tài)性特征源自低收入家庭在個人收入、人口數(shù)量和物價波動等方面的數(shù)據(jù)變化，保障性住房不是長久為某一家庭提供。保障性住房檔案管理制度及政策也在隨著社會經(jīng)濟發(fā)展而不斷健全，保障性住房的申請標(biāo)準(zhǔn)和方式也在不斷變化，檔案管理工作人員必須及時掌握數(shù)據(jù)動態(tài)，了解申請者收入信息，進而系統(tǒng)、完整地開展相關(guān)工作，確保工作方法和內(nèi)容表現(xiàn)出相應(yīng)的動態(tài)性。第三，雙軌制特征。保障性住房檔案管理的雙軌制特征主要體現(xiàn)在檔案資料的紙質(zhì)版、電子版并存方面，系統(tǒng)全面的檔案資料也是保障房屋管理工作順暢、高效開展的基礎(chǔ)。當(dāng)前，保障性住房檔案管理正逐步實現(xiàn)從紙質(zhì)文件到電子文件管理的轉(zhuǎn)變，結(jié)合信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，有助于快速掌握申請工作各環(huán)節(jié)信息和進度，大大提高了檔案分類管理和調(diào)用工作的效率及質(zhì)量。

二、保障性住房檔案信息化管理建設(shè)

1.保障性住房檔案信息化管理

保障性住房檔案信息化管理主要包括電子化、數(shù)字化和信息化等流程。電子化是指利用歸檔系統(tǒng)、計算機等設(shè)備形成檔案信息；數(shù)字化是指對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案利用掃描等技術(shù)手段進行處理加工，形成數(shù)字化檔案副本；信息化管理則是基于保障性住房檔案的電子化和數(shù)字化，依托網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，連接不同檔案管理系統(tǒng)的信息資源，實現(xiàn)信息收集、整合分類、歸檔、鑒定、利用和銷毀的全過程信息化，大大提高檔案信息利用管理的快捷性。保障性住房檔案信息化管理應(yīng)形成全流程信息歸檔系統(tǒng)，實現(xiàn)“一戶一檔”“一套一檔”，要在一定區(qū)域內(nèi)實現(xiàn)房源與對象信息資源的共享，并實現(xiàn)保障性住房檔案資源的共享。

2.保障性住房檔案信息化管理建設(shè)的必要性

第一，有助于提升保障性住房檔案管理效能。一方面，深化保障性住房檔案信息化管理建設(shè)，推動整合資源共享，能夠有效提高管理辦事效率與質(zhì)量。信息化也有利于降低人工記錄存在的錯誤，同時，能夠快速完成分類、查詢、統(tǒng)計和各類管理操作，工作人員僅需操作檔案信息管理系統(tǒng)即可，大大減少了人員工作量，使工作人員可以集中精力制定和落實相關(guān)政策要求。另一方面，辦理保障性住房業(yè)務(wù)的網(wǎng)點和相關(guān)職能部門數(shù)量眾多，業(yè)務(wù)辦理過程中的各個審核環(huán)節(jié)耗時較大，導(dǎo)致整體業(yè)務(wù)時長大大延長，紙質(zhì)資料審批效率極低，同時也造成了巨大的審批資料保管壓力。基于信息管理系統(tǒng)進行業(yè)務(wù)資料審批工作，能夠有效減少保障性住房申請、受理、審核等環(huán)節(jié)的耗時。

第二，有助于提升保障性住房資源分配的科學(xué)性與公開公正性。保障性住房是國家政策性住房，用于解決貧困群體的住房問題，事關(guān)民生，住房資源極為緊缺，因此，加強住房資源科學(xué)規(guī)范管理，提高住房保障資源分配的科學(xué)、公開公正至關(guān)重要。依托檔案信息管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對保障性住房數(shù)量、面積、位置、房型和保障對象工作、家庭成員、收入等信息的全面信息化管理，有利于從全局角度切入，對保障性住房資源和需求對象進行統(tǒng)籌管理，提供保障性住房政策制定的有效數(shù)據(jù)支撐，提升相關(guān)工作開展的嚴謹性和科學(xué)性，令保障性住房資源真正為困難群體提供基礎(chǔ)保障。同時，信息化管理建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)全管理流程的透明公開性，盡可能減少人工操作，降低違規(guī)操作風(fēng)險，實現(xiàn)對保障性住房相關(guān)工作流程的剛性約束，促進保障性住房相關(guān)工作的開展公平、公正、公開。

三、保障性住房檔案信息化管理建設(shè)現(xiàn)狀

1.信息化水平有限

由于檔案信息化管理建設(shè)經(jīng)費有限，軟件系統(tǒng)開發(fā)滯后，硬件設(shè)備設(shè)施配置不完善等問題，導(dǎo)致當(dāng)前保障性住房檔案信息化管理建設(shè)仍無法有效滿足社會發(fā)展的需求，檔案資源信息的共享流轉(zhuǎn)質(zhì)量、速度有限，很多信息搜集、整合與保管工作仍主要由人工完成。很多工作人員的保障性住房檔案管理理念仍未轉(zhuǎn)變，缺乏與信息化管理建設(shè)相匹配的專業(yè)技術(shù)能力和管理知識儲備。保障性住房的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)進度緩慢，紙質(zhì)檔案電子化工作仍存在缺陷，數(shù)字化管理程度有限，還未實現(xiàn)對實物檔案、數(shù)碼檔案和電子檔案的三檔并存管理。

2.檔案收集處理規(guī)范性有限

首先，在進行檔案資源的收集過程中，過于重視檔案數(shù)量，對檔案質(zhì)量的重視不足。檔案收集范圍過于粗放，存在一定的盲目性，導(dǎo)致檔案資源的價值無法充分發(fā)揮。其次，檔案資源的收集方式過于單一，紙質(zhì)檔案仍然是當(dāng)前保障性住房檔案資源的主要收集方式，特種載體檔案資源占比依然偏低，且普遍存在處理不規(guī)范問題。最后，在對檔案資料進行整理分類時，由于操作不規(guī)范，未嚴格按照相關(guān)要求落實，也導(dǎo)致后期檔案管理和信息化建設(shè)需要耗費更多的物力、人力資源。

3.檔案資源利用效率有限

一方面，“重保管、輕利用”是當(dāng)前保障性住房檔案管理工作的普遍問題，雖然相關(guān)收集整理和保管工作開展已遵照檔案管理法規(guī)和政策的要求，但是，缺乏對檔案資源的有效利用，除非必要，很少有人會對相關(guān)檔案資料進行查閱，不利于檔案資源應(yīng)用價值的發(fā)揮。另一方面，暴露出檔案存儲混亂和分類不合理等問題，管理應(yīng)用流程不健全，規(guī)范性不足，不利于檔案資源的后期利用。再加上信息保護、信息公開之間的矛盾，導(dǎo)致住房保障部門在檔案信息的查詢權(quán)限方面很難進行合理合法的設(shè)定，進一步影響了保障性住房檔案資源的利用效率。

四、保障性住房檔案信息化管理建設(shè)優(yōu)化措施

1.加大技術(shù)資金支持

首先，相關(guān)部門要進一步增強對保障性住房檔案信息化管理建設(shè)的重視，設(shè)立專項資金，并基于具體建設(shè)情況靈活調(diào)整資金分配。同時，可以采取服務(wù)外包形式深化保障性住房檔案信息化體系改革，加強提升檔案管理部門的檔案管理水平，不斷提高檔案管理質(zhì)量。其次，要加強對檔案管理軟硬件設(shè)備設(shè)施的配置優(yōu)化。檔案管理部門要全面細致檢查檔案信息化管理軟硬件設(shè)備設(shè)施，制定科學(xué)的優(yōu)化方案，打造良好的辦公條件。最后，要及時升級更新管理軟件，確保能夠動態(tài)化追蹤房產(chǎn)市場信息，助力檔案資源管理效率提升。

2.完善保障性住房檔案信息管理系統(tǒng)

保障性住房檔案信息量龐大，完善檔案信息庫是一項持續(xù)性的工作，必須采取動態(tài)化的管理方式，不斷健全檔案信息管理系統(tǒng)，做好檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)換，提高管理工作質(zhì)量與效率。針對音視頻、紙質(zhì)文本等不同原始檔案類型，采取科學(xué)的信息化處理手段與設(shè)備，如普通紙質(zhì)檔案利用高速掃描儀即可完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換，難以拆分的檔案則需使用無邊距掃描儀，零散數(shù)字信息則需利用模數(shù)轉(zhuǎn)變軟件進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，進而加快保障性住房檔案的信息化進程。在信息管理系統(tǒng)中，要設(shè)立動態(tài)化信息更新模塊，實時更新房產(chǎn)權(quán)屬信息，確保保障性住房檔案中的產(chǎn)權(quán)變更、查封、轉(zhuǎn)讓等信息和實際一致。第一，要加強檔案信息匯總、更改、分析等流程的標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性，增強信息的準(zhǔn)確性、有效性；第二，要充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用優(yōu)勢，實現(xiàn)保障性住房檔案信息的資源共享，便于進行線上申請、審核等；第三，要切實發(fā)揮信息管理系統(tǒng)的分析統(tǒng)計和查詢價值，實現(xiàn)快辦快處，提高保障性住房檔案管理的高效化、動態(tài)化與標(biāo)準(zhǔn)化；第四，要重視對信息管理系統(tǒng)防火墻的管理加固，及時更新系統(tǒng)補丁，排除病毒與安全隱患，加強保障性住房檔案信息化管理建設(shè)過程中的安全性。此外，面向檔案管理、房產(chǎn)管理等部門，要針對信息錄入管理制定相應(yīng)的規(guī)范制度，確保檔案管理部門獲取到的檔案信息準(zhǔn)確、規(guī)范，便于后期工作開展。

3.構(gòu)建新型檔案信息查詢模式

依托保障性住房檔案信息管理系統(tǒng)，構(gòu)建新型的檔案信息查詢模式，能夠大大降低檔案信息查詢過程中的人力和物力等資源消耗，快速精準(zhǔn)滿足各類群體用戶的檔案需求。一是，分級查詢。保障性住房房屋登記信息需要公示的同時，也要保護民眾的信息隱私安全，為最大化發(fā)揮登記信息公示作用，可遵照檔案保密法中相關(guān)級別規(guī)定，針對檔案信息查詢?nèi)藛T的具體目的和個人身份，科學(xué)設(shè)定查詢條件和可查詢內(nèi)容。此外，通過在信息管理系統(tǒng)中設(shè)置分級自助查詢模塊及不同級別查詢窗口，即可實現(xiàn)全新的分級授權(quán)檔案信息查詢模式。二是，專門查詢。即面向執(zhí)法部門、房屋權(quán)利人等設(shè)立專門查詢窗口，相關(guān)人員可在提供相應(yīng)證明后，查詢相關(guān)保障性住房的檔案信息內(nèi)容。三是，內(nèi)部核查。這一核查模式是對檔案管理部門工作人員的信息核查權(quán)利限制，只有進行相關(guān)業(yè)務(wù)辦理時，工作人員方可核查業(yè)務(wù)相關(guān)的住房檔案信息，從而保證業(yè)務(wù)辦理的準(zhǔn)確性，同時避免出現(xiàn)隨意查詢住房檔案信息的現(xiàn)象。

4.提高檔案信息資源利用率

相關(guān)管理部門要加強先進信息技術(shù)手段的深化應(yīng)用，構(gòu)建完善的檔案資源信息應(yīng)用平臺，切實發(fā)揮檔案資源利用價值。首先，要積極轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)理念，不斷開發(fā)保障性住房資源的利用渠道。檔案管理工作人員要形成新的服務(wù)和利用理念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)被動式檔案服務(wù)為主動式服務(wù)。在實踐工作中，要基于民眾的實際需求進行檔案資源開發(fā)，根據(jù)用戶使用數(shù)據(jù)提前預(yù)測潛在需求，通過個性化推送檔案信息、出版影音作品、組織主題性檔案展覽等方式為社會民眾提供全方位的檔案服務(wù)。其次，要加強聯(lián)系社會民眾、企事業(yè)單位等，依托信息技術(shù)手段提高保障性住房檔案資源的數(shù)據(jù)開發(fā)、專題編研及文件匯編等工作質(zhì)量，簡化檔案資源的調(diào)閱、申辦和查詢流程，提高服務(wù)效率，更加高效地滿足現(xiàn)代社會發(fā)展對保障性住房檔案信息資源的需求，適應(yīng)時代發(fā)展特征。最后，要加大檔案資源應(yīng)用管理力度，進一步規(guī)范系統(tǒng)流程、標(biāo)準(zhǔn)和審批步驟等，明確信息管理系統(tǒng)使用過程中的操作權(quán)限，做好檔案資源利用過程中的控制監(jiān)督工作，保障資源信息的安全性。對保障性住房檔案資源進行利用時，要加強對重要和敏感信息的保護，嚴格控制保障性住房檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換、檢索和服務(wù)應(yīng)用等環(huán)節(jié)，做好安全防范，避免信息數(shù)據(jù)遭到泄露和破壞。

5.提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)

住房保障單位要重視對內(nèi)部管理人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)提升，優(yōu)化現(xiàn)有人才培養(yǎng)方案，靈活采取經(jīng)驗宣講、拓展訓(xùn)練等方式，有效融合理論培訓(xùn)和實踐培訓(xùn)。一方面，要通過理論培訓(xùn)進一步轉(zhuǎn)變保障性住房檔案管理人員的工作理念，增強主動服務(wù)意識，深入了解信息化管理建設(shè)的價值與優(yōu)勢；另一方面，要創(chuàng)建專業(yè)化技能學(xué)習(xí)平臺，保障管理人員能夠及時掌握先進的信息技術(shù)手段，進而在保障性住房檔案管理工作中加以靈活運用，提高管理、服務(wù)工作的質(zhì)量與效率。同時，要重視開展培訓(xùn)考核，督促內(nèi)部管理人員有效實現(xiàn)個人職業(yè)素養(yǎng)的不斷提升。

此外，要加大對專業(yè)化檔案管理人才的引進力度，提高人員招聘中的能力、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保保障性住房檔案管理信息化建設(shè)和日常管理質(zhì)量水平。

五、結(jié)束語

深入推進檔案信息化管理建設(shè)，是提高保障性住房檔案管理質(zhì)量和效率的關(guān)鍵保障與路徑，有利于顯著增強檔案資源信息的多元化與豐富性，提高保障性住房檔案信息的準(zhǔn)確性與全面性。相關(guān)單位和部門必須加強對保障性住房檔案信息化管理建設(shè)的科學(xué)規(guī)劃，深化應(yīng)用先進信息技術(shù)手段，完善信息化管理系統(tǒng)和工作流程，提高內(nèi)部人員職業(yè)素養(yǎng)，推動保障性住房檔案管理工作實現(xiàn)健康持久發(fā)展。

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（作者單位： 安康市保障性住房管理中心）

基金項目：保障性住房檔案信息服務(wù)能力建設(shè)研究，編號：ZGYGC15411。

作者簡介：胡家芳（1975—），女，漢族，陜西漢濱人，本科，館員，研究方向：檔案管理。