提升企業(yè)檔案管理工作實際效能和方法策略

趙磊

對于企業(yè)而言，檔案管理是企業(yè)經(jīng)營活動中的重要管理內(nèi)容?？梢詫ζ髽I(yè)在歷年發(fā)展過程中的各項業(yè)務(wù)記錄數(shù)據(jù)等進(jìn)行歸檔，為后續(xù)企業(yè)決策提供相關(guān)的依據(jù)。而隨著我國社會生活的進(jìn)步，信息技術(shù)逐漸應(yīng)用到企業(yè)的方方面面，為企業(yè)提供動力以及革新的契機(jī)。企業(yè)檔案本身蘊(yùn)含著很多的企業(yè)發(fā)展資料和企業(yè)信息，因此企業(yè)就要重視檔案的收集和管理，進(jìn)而促使企業(yè)能夠有效提升管理效能。當(dāng)下很多企業(yè)在檔案管理方面，現(xiàn)狀不容樂觀，不僅沒有加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的認(rèn)知，也沒有設(shè)置專門的檔案管理人員，更別提企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新手段了。因此，企業(yè)要面對檔案管理的全新格局，加速如今的數(shù)據(jù)化管理和信息化建設(shè)。因此，筆者將依據(jù)新時期的檔案管理特點(diǎn)和需求，提出企業(yè)檔案管理的全新策略，提升企業(yè)檔案管理的實際效果。

一、企業(yè)檔案管理工作的時間價值

企業(yè)檔案管理具有極為重要的現(xiàn)實意義，在這項工作中包含著企業(yè)信息檔案的歸檔與管理活動。檔案管理在我國有直接的檔案館和檔案室，對各類信息進(jìn)行歸檔管理，并提供服務(wù)。這也是國家檔案事業(yè)的一部分。檔案管理工作對于企業(yè)而言尤為重要，它主要是對企業(yè)機(jī)密性政策性以及相關(guān)內(nèi)容的記錄。檔案管理工作具備嚴(yán)格的技術(shù)體系和專業(yè)性。企業(yè)可以在嚴(yán)謹(jǐn)操作的基礎(chǔ)上制定崗位技術(shù)流程，設(shè)立專門的檔案管理工作人員，開展系統(tǒng)的企業(yè)檔案工作。同時還要注重管理技術(shù)的提升，進(jìn)行檔案工作的信息化建設(shè)，有效面對這一進(jìn)程中企業(yè)檔案管理工作的全新挑戰(zhàn)。

檔案工作有一定的特殊性和重要性，為企業(yè)管理者實施管理制定戰(zhàn)略決策，具有重要作用，提供相關(guān)的決策依據(jù)，雖然檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性的工作，但也是企業(yè)管理過程中的一部分。從另一種角度上說，企業(yè)的檔案管理不僅是一項事務(wù)性工作，同時也是企業(yè)內(nèi)部管理水平的體現(xiàn)，決定了企業(yè)的管理技術(shù)革新能力。另外，企業(yè)檔案管理工作也能發(fā)揮有效地保障作用，主要包括機(jī)關(guān)工作的考察憑據(jù)，利于企業(yè)內(nèi)部管理績效考核，另外就是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)建設(shè)的重要指標(biāo)，歷年的生產(chǎn)數(shù)據(jù)，為接下來的生產(chǎn)活動作出指導(dǎo)，也能夠提供經(jīng)驗教訓(xùn)。還有就是對企業(yè)管理工作的支持度。

總之，在企業(yè)的檔案管理過程中，具有非常重要的意義所在，做好企業(yè)檔案管理工作，能夠為企業(yè)挖掘豐富的信息資料，為企業(yè)在生產(chǎn)活動以及各項管理過程中提供有效的依據(jù)；企業(yè)的檔案資料也是企業(yè)發(fā)展中的重要信息留存方式，進(jìn)而針對整體的文書檔案，人事檔案進(jìn)行有效地統(tǒng)籌和管理。在檔案所記錄的內(nèi)容當(dāng)中，包含各項大量的對企業(yè)發(fā)展有用的信息，能夠為企業(yè)長久發(fā)展提供數(shù)據(jù)保障，企業(yè)必須有效留存重要這些信息資料，活化為后續(xù)發(fā)展提供建設(shè)性指導(dǎo)意見。

二、企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

1.企業(yè)人員檔案管理意識不足。首先在企業(yè)檔案管理工作中，最大的問題就是企業(yè)內(nèi)部缺乏科學(xué)的管理體系，以及整體的科學(xué)認(rèn)知能力。企業(yè)必須結(jié)合有效的管理流程，提升檔案管理人員的科學(xué)操作和管理意識，進(jìn)而充分了解企業(yè)檔案管理工作的重要性，提升整體的管理責(zé)任態(tài)度，進(jìn)而改善企業(yè)檔案管理工作的水平和現(xiàn)狀。因此，企業(yè)檔案管理過程中要建立有效的統(tǒng)籌和規(guī)劃，企業(yè)各項管理人員、基層員工都要對企業(yè)檔案管理工作有所認(rèn)識，但傳統(tǒng)企業(yè)中很少有企業(yè)能夠真正將檔案管理工作普及到各個基層各個員工。這也就導(dǎo)致了企業(yè)各項管理人員及員工對檔案管理工作的認(rèn)識和理解存在很多誤區(qū)，知之甚少。還有部分企業(yè)雖然具備基本的探究和實踐過程，但是整體還缺少檔案管理工作的操作能力和有效技能，認(rèn)為就是簡單的將文本檔案進(jìn)行歸檔處理即可。對于檔案管理工作的建設(shè)，也沒有有效把握更不會去重點(diǎn)管理企業(yè)檔案管理人員，對其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，他們的意識較貧乏。對企業(yè)管理檔案的要求，僅限于最基本的檔案歸檔工作，對后續(xù)檔案的相關(guān)處理工作基本毫無頭緒，甚至并沒有將檔案利用起來，為后續(xù)的企業(yè)發(fā)展活動提供決策依據(jù)。

2.企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)有待提高。企業(yè)檔案管理過程中存在的問題就是檔案管理人員的素質(zhì)問題，一般企業(yè)檔案管理人員在檔案管理的過程中要有一定的專業(yè)知識和理論作為基礎(chǔ)，才能夠提升整體檔案管理工作的效果，實現(xiàn)全新的規(guī)范化科學(xué)化管理局面。當(dāng)下很多企業(yè)檔案管理工作的操作進(jìn)程中，都是由普通的員工進(jìn)行操作，并沒有招錄專門的工作人員進(jìn)行專業(yè)檔案管理，他們不具備檔案管理的常識以及專業(yè)能力，整體綜合素質(zhì)有待提高。因此，在企業(yè)檔案管理工作中就出現(xiàn)了檔案管理工作不到位，檔案管理缺乏實效規(guī)范性，對企業(yè)工作沒有產(chǎn)生實際的幫助等現(xiàn)象。有些管理者在企業(yè)的管理過程中，甚至隨便挑選一名員工對企業(yè)的各類信息檔案進(jìn)行歸類，存儲由于員工對于檔案信息管理的技能不足，往往會導(dǎo)致企業(yè)檔案管理過程中出現(xiàn)各種紕漏，甚至損害企業(yè)的檔案內(nèi)容，或者將檔案內(nèi)容泄露給同行競爭對手等，這種現(xiàn)象屢見不鮮，如果還沒有將企業(yè)檔案管理重視起來，沒有將管理人員的專業(yè)技能作為管理工作的重要一環(huán)，那么將為企業(yè)埋下很多隱患。這些隱患都將影響企業(yè)后續(xù)的管理工作，且局限企業(yè)的長期發(fā)展，甚至有害企業(yè)的利益。

3.企業(yè)檔案管理缺少有效的分類。企業(yè)檔案管理工作過程中，還要具備有效的分類和統(tǒng)籌規(guī)劃能力。但是如今很多企業(yè)檔案管理的分類結(jié)構(gòu)還存在著一些實際問題，缺乏專業(yè)的分類統(tǒng)籌能力。同時，檔案管理人員對技術(shù)內(nèi)容并不了解，因此在檔案分類編研工作上仍然存在很多問題。在企業(yè)檔案門類方面可能不夠完善，無法涵蓋企業(yè)所有信息內(nèi)容，檔案結(jié)構(gòu)不夠合理，檔案的信息質(zhì)量也不夠過關(guān)，這些現(xiàn)象都嚴(yán)重影響了企業(yè)在檔案管理過程中的編研和整理工作。而且也對企業(yè)信息管理工作提出更大的難點(diǎn)，相當(dāng)于企業(yè)的檔案管理工作根本沒有發(fā)揮出實效，也無法為企業(yè)的管理工作提供決策支持，甚至可能會由于企業(yè)檔案分類結(jié)構(gòu)缺乏科學(xué)的判斷依據(jù)，出現(xiàn)檔案管理中的混亂局面。而且如果企業(yè)沒辦法對檔案管理分類作出合理的規(guī)劃，可能還會影響企業(yè)信息研究的時效性及推廣性，讓企業(yè)在檔案管理過程中無法發(fā)揮出實效，也無法利用檔案管理的內(nèi)容為企業(yè)決策作出依據(jù)，從而有效地開展企業(yè)常規(guī)發(fā)展活動。

4.企業(yè)檔案管理整體效率不高。企業(yè)檔案管理利用率低下，也是一個重要的問題，企業(yè)要結(jié)合檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)的提取，是企業(yè)檔案管理的目的之一。而當(dāng)下很多企業(yè)將檔案管理視為流程化，工作甚至并沒有設(shè)檔案管理部門，這就使得企業(yè)很多歷史發(fā)展資料以及保密性數(shù)據(jù)難以進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，為企業(yè)后續(xù)戰(zhàn)略服務(wù)計劃的制定作出相關(guān)依據(jù)。而且這種情況也使得企業(yè)檔案信息的編研成果有效性降低，被利用的可能性也減弱，對企業(yè)各種信息和載體的文件歸檔都難以實現(xiàn)，高效性檔案管理措施難以發(fā)揮實效。使得企業(yè)很多檔案最終出現(xiàn)丟檔、錯檔、亂檔等各種問題。也會縮短企業(yè)檔案壽命，難以發(fā)揮企業(yè)自身的檔案管理價值。

三、提升企業(yè)檔案管理工作的手段和策略

1.加大企業(yè)檔案管理的整體統(tǒng)籌效果。在企業(yè)管理過程中必須具備較好的系統(tǒng)調(diào)和統(tǒng)籌能力，才能提高企業(yè)檔案管理工作的整體效果，實現(xiàn)較為科學(xué)的檔案管理局面，將檔案收集工作作為檔案管理的第一環(huán)，努力做好檔案的接收工作，以及對檔案完整度的查驗工作，還有檔案的利用價值和質(zhì)量等方面的篩查工作，這一系列工作都是企業(yè)檔案管理收集工作中的重要內(nèi)容。同時，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，各種各樣的企業(yè)檔案載體都逐漸產(chǎn)生，除了文本類檔案還會出現(xiàn)視頻類檔案，還有電子檔案等，這些都是企業(yè)檔案管理的范圍之內(nèi)，要加強(qiáng)檔案的管理和收集工作，暢通收集渠道，并且將有價值的檔案信息全部歸檔。同時在企業(yè)檔案管理收集的過程中，還要注意將檔案分類進(jìn)行合理化，盡量對企業(yè)的各式各樣檔案分門別類便于后續(xù)查看，也便于所有信息歸檔，避免信息泄露，避免信息丟失等。企業(yè)信息檔案分類結(jié)構(gòu)合理，才能夠讓企業(yè)檔案編研顯出成果，從而對企業(yè)后續(xù)的發(fā)展建設(shè)工作做出可行的建議和數(shù)據(jù)指導(dǎo)。另外還要提升企業(yè)管理人員在管理工作中的重要性，讓企業(yè)管理工作人員在檔案收集的過程中高度重視檔案收集工作，完善檔案管理和整合的實施策略，創(chuàng)新檔案邊緣理念為檔案收集工作做好各項準(zhǔn)備，提高檔案收集時效。

2.建立企業(yè)檔案管理工作的實施細(xì)則和制度。企業(yè)檔案管理工作中，還需要結(jié)合實際需求建立完善的檔案管理制度，在檔案制度建設(shè)的過程中實施有序管理，并且能夠為企業(yè)的項目實施作出依據(jù)，確保檔案資料完整準(zhǔn)確。眾所周知，有章可循才是企業(yè)管理工作的重點(diǎn)，關(guān)鍵企業(yè)檔案管理也是管理工作中的一環(huán)，一樣需要完善的管理制度，成文的管理要求才能讓管理工作人員有章可循。另外再對企業(yè)的檔案進(jìn)行收集之后，還要將檔案的歸檔和移交工作做好。一般來講企業(yè)的檔案將會移交給企業(yè)的檔案室統(tǒng)一管理，對于日常的檔案借閱利用，以及存檔都要有嚴(yán)格的規(guī)章制度，并不是每一個人都可以直接借閱，即使借閱之后也要定期歸還，企業(yè)還要定期對檔案內(nèi)容進(jìn)行盤點(diǎn)，對于丟檔的內(nèi)容及時巡回，形成完善的檔案管理機(jī)制。而且企業(yè)在制定檔案管理規(guī)章制度的時候，也要充分結(jié)合企業(yè)自身的管理現(xiàn)狀以及管理章程，避免在企業(yè)檔案管理過程中與其他管理制度相沖突，建立出縱橫交織的檔案管理體系，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各項管理活動。另外企業(yè)檔案管理還要做到腦勤手勤和腿勤。不僅要對檔案資料做好收集，還要將音像資料，實物資料以及電子文件等珍貴的企業(yè)活動素材進(jìn)行歸檔，收整完齊，從而為后續(xù)的工作做好準(zhǔn)備。這種資料的收集可以為企業(yè)提供可靠的檔案信息資源，不僅對于企業(yè)后續(xù)的宣傳和生產(chǎn)活動有所幫助，還能夠充分保證企業(yè)檔案的完整性。

3.營造企業(yè)檔案管理文化氛圍加強(qiáng)意識。在企業(yè)檔案管理過程中，還要充分注重對企業(yè)檔案管理工作人員管理意識的加強(qiáng)，而且也要在企業(yè)過程中實行全員檔案管理，做好檔案管理宣傳工作，并且在企業(yè)中營造一種檔案管理的文化氛圍，讓文化深入到企業(yè)的管理中，從而讓企業(yè)各層員工及管理人員從內(nèi)心深處認(rèn)識到企業(yè)檔案管理的重要性。眾所周知，文化對于一個企業(yè)發(fā)展而言具有重要的影響作用，企業(yè)可以通過對企業(yè)內(nèi)部檔案管理文化氛圍的營造，使得企業(yè)內(nèi)部每一個員工深刻認(rèn)知到檔案工作的必要性，對公司檔案管理工作作出配合，并且將可靠的資料交于公司檔案管理部門存檔，讓檔案管理工作能夠在全公司有效開展起來，同時公司各層管理人員也要對檔案管理工作作出指導(dǎo)，檔案管理專業(yè)人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)確保檔案的完整性，并且讓檔案管理工作能夠不斷創(chuàng)新，提高工作效率。最重要的就是企業(yè)檔案管理工作人員在收集檔案信息的過程中也要注重對企業(yè)檔案的信息真實性作出篩選辨別，堅決將虛假的業(yè)務(wù)信息資源收入到企業(yè)的檔案庫中。求真務(wù)實，明辨是非，才能真正將企業(yè)的檔案管理工作做到實處。

4.做好企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作。隨著信息化的不斷進(jìn)步，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理過程中，也要逐漸完善信息化建設(shè)工作，將檔案管理與企業(yè)的信息化同步，讓企業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)能夠在各個檔案管理子系統(tǒng)中發(fā)揮功效。從檔案的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范上面進(jìn)行統(tǒng)一。從信息獲取加工處理以及各項保密工作方面統(tǒng)一到子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行操作，而各種信息的格式也要有所規(guī)定，規(guī)范納入企業(yè)統(tǒng)一的信息管理要求中去，切實保證企業(yè)各項檔案內(nèi)容能夠有效的歸結(jié)到企業(yè)的電子信息系統(tǒng)中。同時還要建立以檔案管理部門為主的核心管理信息系統(tǒng)。由檔案管理部門進(jìn)行監(jiān)督，各個企業(yè)部門可以上傳各項檔案資料，當(dāng)然檔案資料的上傳標(biāo)準(zhǔn)也要進(jìn)行規(guī)范上傳，內(nèi)容也要有所限制，并不是所有的信息資源都能列入公司的檔案管理中無效的信息可以直接剔除。最后還要建立以信息開發(fā)利用為重點(diǎn)的檔案管理監(jiān)督機(jī)制，在企業(yè)信息系統(tǒng)檔案管理運(yùn)行過程中，檔案管理部門應(yīng)該對企業(yè)的各項信息做好監(jiān)督管理工作，對適宜公開的企業(yè)檔案資料可以共享，而保密性質(zhì)的企業(yè)檔案資料則要限制使用，所有需要調(diào)用企業(yè)保密性資料的部門，都要提前作出申請并且給出合理的使用原因，不斷深化企業(yè)檔案信息化管理的步伐。而且，企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)過程中也必須不斷更新理念，持續(xù)創(chuàng)新檔案信息化管理方式方法，并且對企業(yè)檔案信息化的有效性加以提升，讓企業(yè)檔案管理工作真正落到實效。

5.創(chuàng)新工作思路理念，提高利用頻次。在企業(yè)檔案管理過程中要不斷創(chuàng)新工作理念，并且提高檔案的使用率，這樣才能讓企業(yè)的檔案管理工作真正發(fā)揮其應(yīng)有的效果。企業(yè)的拓展服務(wù)功能是企業(yè)檔案工作發(fā)展的重要因素，因此企業(yè)管理工作人員要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。企業(yè)檔案管理人員也要不斷創(chuàng)新理念、解放思想、突破局限，檔案管理工作并不是僅收資料、存資料這種簡單的工作，而應(yīng)該突破自我封閉，更換思想。堅持將企業(yè)的檔案管理工作創(chuàng)新并加以有效改進(jìn)，逐漸優(yōu)化檔案管理實效。企業(yè)檔案管理工作需要以公司的核心業(yè)務(wù)、營收為最基本目標(biāo)，做好各項檔案信息歸檔工作，并且跟隨時代發(fā)展趨勢，將當(dāng)下各項企業(yè)檔案管理技能和科學(xué)的方法吸收并加以利用，拓展到企業(yè)自身的檔案管理工作中來。同時企業(yè)檔案管理工作人員也要處理好企業(yè)檔案保密性的工作，對于保密性較強(qiáng)的文件一定要嚴(yán)格存檔并且調(diào)取規(guī)范。在企業(yè)管理過程中，一定不能僅僅死守傳統(tǒng)的檔案管理理念，要逐漸走上信息化的道路，不斷創(chuàng)新、不斷進(jìn)步，利用當(dāng)代信息技術(shù)對檔案管理加以研究，逐漸優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部檔案管理的方法，制定出適合本公司的檔案管理規(guī)范。檔案管理工作人員也不能僅僅將檔案收回來存檔就完成了任務(wù)，而是應(yīng)該對其加以利用，在各項工作中能夠有效服務(wù)。將檔案編研工作做到極致，從而提高整個公司檔案管理的效率以及利用率。

四、結(jié)語

在企業(yè)各項管理活動中，檔案管理就是企業(yè)各項信息資源的重要管理工作。企業(yè)工作人員必須將檔案管理工作落到實處，對企業(yè)檔案管理過程中的各種問題加以改進(jìn)，提升企業(yè)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，對檔案管理的分類結(jié)構(gòu)科學(xué)規(guī)劃，提高檔案管理利用效率，制定企業(yè)檔案管理工作制度，讓檔案管理工作人員有章可循，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

（作者單位：中央儲備糧高臺直屬庫有限公司）