民辦高校教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀及提升路徑研究

■ 廣西外國語學(xué)院 梁妍婷

近年來，民辦高校在人才培養(yǎng)、學(xué)術(shù)研究、社會(huì)服務(wù)等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。在這個(gè)過程中，教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理基層的管理者和執(zhí)行者，作為高校行政管理中的重要一環(huán)，發(fā)揮著不可替代的作用。教學(xué)秘書工作內(nèi)容繁雜，包括學(xué)籍管理、教學(xué)統(tǒng)計(jì)、教學(xué)評估等多個(gè)方面，其職責(zé)涵蓋了學(xué)生管理、教師管理和教學(xué)質(zhì)量管理等多個(gè)方面。但是，在實(shí)踐中，也面臨著一些問題。一方面，教學(xué)秘書的工作存在著受重視程度不夠的問題，其職責(zé)與工作量不成比例，嚴(yán)重影響了其工作效率和工作積極性；另一方面，由于民辦高校管理制度相對不完善，教學(xué)秘書在實(shí)際工作中也會(huì)面臨一些管理上的困難。在這種情況下，學(xué)校應(yīng)該積極探索提升教學(xué)秘書職業(yè)能力的路徑，不斷完善教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)，提高教學(xué)秘書的工作效率和專業(yè)素質(zhì)。

1 教學(xué)秘書的工作管理

1.1 教學(xué)管理

在高校管理中，“教學(xué)是立校之本，科研是強(qiáng)校之路”，教學(xué)工作是高校的重中之重。

所以教學(xué)管理是民辦高校教學(xué)秘書的重要職責(zé)之一，其涉及多個(gè)方面的工作內(nèi)容。首先，教學(xué)秘書根據(jù)教學(xué)計(jì)劃和系部的教師課程分配進(jìn)行教師課表、學(xué)生課表、班級課表、教室課表的合理編排。平時(shí)做好教師調(diào)停課處理，及時(shí)協(xié)調(diào)好教師授課時(shí)間和地點(diǎn)的沖突，避免發(fā)生教學(xué)事故和課程延誤；其次，完成重修學(xué)生的課程報(bào)名和確認(rèn)工作，對重修學(xué)生進(jìn)行課程重修的安排。每個(gè)月對教師的課時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和上報(bào)。對期末考試和考查課程進(jìn)行期考安排，處理期末考試各種相關(guān)事宜。負(fù)責(zé)補(bǔ)考安排、組織和通知；再次，教學(xué)秘書需要對學(xué)校的教學(xué)資源進(jìn)行全面、系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)，包括教室、實(shí)驗(yàn)室、圖書館、計(jì)算機(jī)設(shè)備等各種教學(xué)資源的數(shù)量和使用情況。在此基礎(chǔ)上，教學(xué)秘書可以合理配置教學(xué)資源，確保教學(xué)設(shè)施的合理使用，提高教學(xué)效果和質(zhì)量；最后，教學(xué)秘書要協(xié)助負(fù)責(zé)教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)測，定期開展教學(xué)質(zhì)量評估，收集教師和學(xué)生的反饋意見，并對教學(xué)質(zhì)量問題進(jìn)行分析和改進(jìn)，提升教學(xué)質(zhì)量和水平。綜上所述，在教學(xué)管理方面的工作中，教學(xué)秘書需要具備較高的綜合素質(zhì)和管理能力，以確保教學(xué)工作高效、有序和穩(wěn)定地進(jìn)行。

1.2 學(xué)生管理

當(dāng)新生入學(xué)時(shí)，教學(xué)秘書要協(xié)助系部對學(xué)生進(jìn)行專業(yè)分流，確定新生名單；建立新生和畢業(yè)生電子圖像信息庫，為入學(xué)資格審核、報(bào)考各項(xiàng)等級考試、畢業(yè)信息查詢等工作提供電子圖像；對學(xué)生學(xué)號和教務(wù)系統(tǒng)密碼進(jìn)行管理，便于學(xué)生在教務(wù)系統(tǒng)上查詢相關(guān)課程信息、成績信息等；組織負(fù)責(zé)學(xué)生報(bào)考全國大學(xué)英語等級考試、全國計(jì)算機(jī)等級考試、普通話水平測試等報(bào)名工作；收集和管理學(xué)生獲獎(jiǎng)情況，組織開展學(xué)生創(chuàng)新實(shí)踐學(xué)分認(rèn)定工作；期中組織學(xué)生學(xué)業(yè)預(yù)警和學(xué)分自查工作；協(xié)調(diào)和處理學(xué)生成績異議和申訴；對學(xué)生畢業(yè)論文做好查重工作，做好學(xué)生畢業(yè)資格審核工作。學(xué)生方面的管理工作數(shù)據(jù)龐大，工作復(fù)雜，所以對教學(xué)秘書的能力要求較高。

1.3 教師管理

對新入職的教師進(jìn)行信息錄入，提醒其參加新教師培訓(xùn)會(huì)，對教學(xué)工作和教學(xué)表格，進(jìn)行耐心地講解和指導(dǎo)；每個(gè)學(xué)期學(xué)校會(huì)要求教師進(jìn)行校內(nèi)或校外培訓(xùn)，教學(xué)秘書要統(tǒng)計(jì)、收集和整理教師培訓(xùn)的相關(guān)材料，對學(xué)院教師進(jìn)行績效量化考核，并且每月上報(bào)績效和考勤；對教師的職稱晉升，教學(xué)秘書要處理相關(guān)職稱申報(bào)的工作，督促教師上交各項(xiàng)教學(xué)材料和個(gè)人材料；負(fù)責(zé)學(xué)院教師年度考核材料的收集和整理上交工作。

1.4 檔案管理

高校基層檔案管理工作主要有黨政類、教學(xué)類和科研類。其中民辦高校教學(xué)秘書的檔案管理工作面對的主體是學(xué)生和教師。學(xué)生的檔案管理工作主要包括學(xué)生的創(chuàng)新實(shí)踐學(xué)分認(rèn)定的材料、學(xué)生學(xué)業(yè)預(yù)警的相關(guān)材料、學(xué)生學(xué)分自查的材料、學(xué)生畢業(yè)論文的整理和歸檔等。教師的檔案管理工作主要包括教師教學(xué)材料的歸檔和整理，涉及教學(xué)大綱、教學(xué)進(jìn)度表、教案、教學(xué)總結(jié)、教師聽課本，學(xué)校組織的例會(huì)和其他會(huì)議記錄也需要整理存檔。另外還有科研類的檔案，包括專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)、實(shí)踐教學(xué)、教學(xué)改革、教學(xué)成果、各項(xiàng)比賽獲獎(jiǎng)情況等。

1.5 行政工作

教學(xué)秘書不僅要完成教學(xué)管理、學(xué)生管理、檔案管理工作，還要協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)完成各種行政工作，做好領(lǐng)導(dǎo)的副手。比如，平時(shí)做好辦公用品的申請和管理，完成其他行政職能部門需要的數(shù)據(jù)和材料的整理，做好各種會(huì)議和活動(dòng)的籌備和開展工作，協(xié)助做好各種迎檢工作等。

2 民辦高校教學(xué)秘書工作存在的問題

2.1 受重視程度不夠

在民辦高校中，教學(xué)秘書的重要性不容忽視，但是在實(shí)際工作中，教學(xué)秘書的工作往往被忽視，導(dǎo)致其受重視程度不夠。一方面，由于教學(xué)秘書工作內(nèi)容比較繁雜，工作任務(wù)比較瑣碎，且涉及的工作被認(rèn)為是輕松事，這使得教學(xué)秘書的工作被視為次要的工作，難以得到足夠的重視；另一方面，由于民辦高校制度相對不完善，教學(xué)秘書的工作往往沒有明確的工作職責(zé)和權(quán)限，使得教學(xué)秘書難以在工作中發(fā)揮自己的能力和價(jià)值。此外，教學(xué)秘書作為管理人員，其職業(yè)地位和薪酬待遇相對較低，也會(huì)影響其受重視程度。

2.2 工作內(nèi)容繁雜

教學(xué)秘書的工作職責(zé)繁雜，需要掌握多項(xiàng)專業(yè)知識和管理技能。在工作中，教學(xué)秘書需要負(fù)責(zé)協(xié)助系部教學(xué)計(jì)劃的制定、課程安排的協(xié)調(diào)、教師授課安排的調(diào)度、學(xué)生檔案管理、成績管理、畢業(yè)資格審核、教學(xué)資源的統(tǒng)計(jì)、教學(xué)設(shè)施的維護(hù)和更新、教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)控、教師教學(xué)效果的評估、學(xué)生學(xué)習(xí)效果的評估等方面的工作。這些工作涉及不同的專業(yè)領(lǐng)域和管理技能，需要教學(xué)秘書具備較高的綜合素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)。首先，教學(xué)秘書需要具備扎實(shí)的專業(yè)知識，熟悉教學(xué)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，了解教學(xué)制度和規(guī)定，并能根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行靈活應(yīng)對；其次，教學(xué)秘書需要具備良好的組織管理能力和協(xié)調(diào)溝通能力，能有效地協(xié)調(diào)各個(gè)部門之間的關(guān)系，解決工作中出現(xiàn)的各種問題；最后，教學(xué)秘書還需要具備較強(qiáng)的邏輯思維能力和分析解決問題的能力，能在處理各種突發(fā)情況時(shí)迅速反應(yīng)，做出正確的決策。因此，教學(xué)秘書的工作職責(zé)比較多樣化，對其專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)提出了較高的要求。

2.3 管理制度不完善

民辦高校管理制度的建立和完善相對滯后，這給教學(xué)秘書的工作帶來了一定的挑戰(zhàn)和困難。一方面，由于信息共享不及時(shí)，教學(xué)秘書需要通過各種途徑去收集和獲取相關(guān)的信息和資料，這不僅浪費(fèi)了大量的時(shí)間和精力，還難以保證信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，影響了工作效率和質(zhì)量；另一方面，由于管理流程不規(guī)范，教學(xué)秘書在處理工作時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)漏洞和錯(cuò)誤，甚至出現(xiàn)嚴(yán)重的失誤，如誤導(dǎo)學(xué)生、誤判成績等，嚴(yán)重影響了學(xué)生的學(xué)習(xí)和教學(xué)質(zhì)量的提升。此外，由于民辦高校的管理制度和規(guī)范相對不完善，使得教學(xué)秘書的工作只能在不完善的管理框架下進(jìn)行，難以按照標(biāo)準(zhǔn)的流程和規(guī)范工作，這也對教學(xué)秘書的工作效率和質(zhì)量提出了更高的要求。因此，如何在不完善的管理制度下，提升教學(xué)秘書的管理水平和專業(yè)素質(zhì)，是當(dāng)前民辦高校教學(xué)秘書面臨的重要課題之一。

3 提升教學(xué)秘書職業(yè)能力的路徑

3.1 開展經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)

教學(xué)秘書的工作是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作，教學(xué)秘書需要具備一定的專業(yè)素質(zhì)和管理能力，同時(shí)也需要不斷學(xué)習(xí)和積累工作經(jīng)驗(yàn)。為了提升教學(xué)秘書的職業(yè)能力，開展經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)是非常重要的一條路徑。首先，經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)可以幫助教學(xué)秘書了解其他學(xué)校的工作情況和做法，了解其他學(xué)校的成功經(jīng)驗(yàn)和不足之處。通過這種方式，教學(xué)秘書可以借鑒其他學(xué)校的成功經(jīng)驗(yàn)，避免重復(fù)工作和犯錯(cuò)，提高工作效率和質(zhì)量。同時(shí)，也可以通過這種方式加深對自身工作的認(rèn)識，發(fā)現(xiàn)自身的不足之處，從而有針對性地進(jìn)行學(xué)習(xí)和提升；其次，經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)可以促進(jìn)教學(xué)秘書之間的溝通和合作，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。在活動(dòng)中，教學(xué)秘書可以互相交流學(xué)習(xí)，相互啟發(fā)，共同探討問題，共同解決問題。這樣可以增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力，提高團(tuán)隊(duì)工作效率；最后，經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)還可以促進(jìn)教學(xué)秘書的職業(yè)發(fā)展。通過與其他教學(xué)秘書交流，教學(xué)秘書可以了解不同的職業(yè)發(fā)展路徑和前景，從而更好地規(guī)劃自己的職業(yè)生涯，不斷提升自己的職業(yè)素養(yǎng)和能力?？傊?，開展經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)是提升教學(xué)秘書職業(yè)能力的一條非常重要的路徑。通過不斷的學(xué)習(xí)和交流，教學(xué)秘書可以不斷提升自己的專業(yè)素質(zhì)和管理能力，為學(xué)校的發(fā)展貢獻(xiàn)更大的力量。

3.2 強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)

在提升教學(xué)秘書職業(yè)能力的路徑中，強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)也是非常關(guān)鍵的一步。教學(xué)秘書需要具備豐富的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能，包括教學(xué)管理、學(xué)籍管理、教學(xué)統(tǒng)計(jì)、教學(xué)評估等方面。因此，開展針對教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，可以有效提升其職業(yè)能力和工作水平。具體來說，強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)應(yīng)該注重實(shí)際操作和案例分析。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)緊貼教學(xué)秘書的實(shí)際工作需要，以問題為導(dǎo)向，針對性地進(jìn)行培訓(xùn)。例如，可以組織專業(yè)人士或有經(jīng)驗(yàn)的教學(xué)秘書開展培訓(xùn)，分享他們在實(shí)際工作中遇到的問題和解決方法，讓教學(xué)秘書能更好地理解和掌握相關(guān)業(yè)務(wù)知識。此外，培訓(xùn)過程中要注重實(shí)際操作和案例分析，讓教學(xué)秘書能通過模擬操作和案例分析等方式，深入理解和掌握相關(guān)業(yè)務(wù)知識。通過這種方式，教學(xué)秘書可以更好地應(yīng)對實(shí)際工作中的各種挑戰(zhàn)和問題，提升工作效率和水平，為民辦高校的發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。

3.3 強(qiáng)化責(zé)任意識

教學(xué)秘書作為學(xué)校管理團(tuán)隊(duì)中的核心成員之一，其工作涉及學(xué)生、教師、管理部門等多個(gè)方面，需要具備較高的責(zé)任心和敬業(yè)精神。因此，加強(qiáng)教學(xué)秘書的責(zé)任意識培養(yǎng)，是提升其職業(yè)素養(yǎng)和工作能力的關(guān)鍵。首先，教學(xué)秘書應(yīng)牢固樹立責(zé)任意識，認(rèn)識到其工作對學(xué)校教學(xué)管理的重要性，深刻理解其工作的影響和責(zé)任；其次，加強(qiáng)對工作流程和標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)和掌握，做到工作程序合理、流程規(guī)范。同時(shí)，教學(xué)秘書應(yīng)主動(dòng)承擔(dān)工作責(zé)任，積極主動(dòng)地解決工作中的問題，推進(jìn)工作的開展，確保工作質(zhì)量；最后，教學(xué)秘書還應(yīng)定期檢查工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，并對工作進(jìn)行總結(jié)和反思，不斷提高自身工作水平和質(zhì)量?？傊訌?qiáng)教學(xué)秘書的責(zé)任意識培養(yǎng)，對提升其職業(yè)素養(yǎng)和工作能力具有重要意義。只有不斷增強(qiáng)責(zé)任感，才能更好地完成自己的工作，為學(xué)校的教學(xué)管理作出更大的貢獻(xiàn)。

3.4 保持健康心態(tài)

保持健康心態(tài)是提升教學(xué)秘書職業(yè)能力的重要路徑之一。教學(xué)秘書工作的繁忙和復(fù)雜性常常會(huì)給教學(xué)秘書的身心健康帶來一定的壓力。因此，教學(xué)秘書需要具備良好的心理素質(zhì)和情感控制能力，以保持健康的心態(tài)和情緒，從而更好地完成工作任務(wù)。為了保持健康心態(tài)，教學(xué)秘書可以通過多種方式來緩解工作壓力和消除負(fù)面情緒。例如，可以通過參加體育鍛煉、旅游度假、閱讀等方式來放松身心，增強(qiáng)身體的抵抗力。此外，積極與朋友和家人交流溝通，尋求幫助和支持，也可以有效緩解工作和生活中的壓力。在日常工作中，教學(xué)秘書還可以通過優(yōu)化工作流程、提高工作效率等方式來減少工作壓力，同時(shí)也要學(xué)會(huì)適當(dāng)調(diào)整工作和生活的平衡，保持良好的工作狀態(tài)和健康的生活習(xí)慣，這有助于提高工作效率和質(zhì)量，更好地增強(qiáng)教學(xué)秘書的職業(yè)能力。

4 結(jié)語

綜上所述，在現(xiàn)今的高校教育體系中，民辦高校扮演著越來越重要的角色，而教學(xué)秘書作為民辦高校中不可或缺的一部分，其職責(zé)也日益凸顯。本文就民辦高校教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀及提升路徑進(jìn)行了研究，提出了一些具有可行性的建議。未來，隨著社會(huì)和高校教育的不斷發(fā)展，民辦高校教學(xué)秘書的職業(yè)前景將會(huì)更加廣闊。所以教學(xué)秘書需要不斷學(xué)習(xí)和適應(yīng)新的技術(shù)和方法，與時(shí)俱進(jìn)，為高校教育的發(fā)展作出自己的貢獻(xiàn)。同時(shí)，教學(xué)秘書需要關(guān)注行業(yè)趨勢和發(fā)展方向，不斷提高自己的專業(yè)能力和管理能力，以適應(yīng)未來民辦高校教育的發(fā)展需要。