信息化背景下人事檔案智能化管理策略探析

賀敏

摘 要：在信息化建設(shè)的大背景下，檔案管理的理念、方法、工具不斷更新，人事檔案發(fā)展迎來新機(jī)遇。當(dāng)前，傳統(tǒng)的機(jī)械式管理已無法滿足人事檔案管理的多樣化需求，探索人事檔案智能管理策略，不僅是信息化時代提高檔案管理效率的需要，更是滿足人事檔案事業(yè)發(fā)展、深度挖掘人事檔案多元價值的需要。本文以信息化背景下人事檔案智能化管理的動因分析為切入點，介紹了人事檔案智能化管理的關(guān)鍵要素，從四個方面提出了人事檔案智能化管理策略，為努力推動人事檔案工作轉(zhuǎn)型升級和高質(zhì)量發(fā)展提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化；智能化

近年來，全國檔案信息化建設(shè)不斷推進(jìn)，檔案管理與利用的方式呈現(xiàn)出明顯的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和自動化趨勢，人事檔案也在這一波信息化浪潮中迎來了新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在我國，人事檔案管理主要是指對個人的履歷文件、自傳文稿、鑒定考核考察檔案、學(xué)歷評聘資料、政審表格、加入黨團(tuán)文檔、獎勵記錄、處分材料、任免工資待遇簿冊等材料的記錄[1]。就當(dāng)前人事檔案管理態(tài)勢來看，信息化建設(shè)進(jìn)程的加快與人事檔案管理理念、質(zhì)量、方式的滯后產(chǎn)生一定程度的矛盾?；诖?，檔案工作者應(yīng)積極探索信息化背景下人事檔案管理的新趨勢、新特點、新問題，以智能化管理為切入點，探尋應(yīng)對的方法措施，以更好地推動熱人事檔案管理高質(zhì)量發(fā)展。

1 信息化背景下人事檔案智能化管理的動因分析

1.1 是信息化時代提高檔案管理效率的需要

近年來，全國各地檔案信息化建設(shè)推進(jìn)進(jìn)程不斷加快，大多數(shù)單位實現(xiàn)數(shù)字化、信息化的檔案管理模式。但在人事檔案領(lǐng)域，目前通常使用的載體仍多為紙質(zhì)，電子人事檔案的效力有待進(jìn)一步確定，與此同時人事檔案高度的個性化特征也使得起在內(nèi)容分析與整理上存在一定難度。人事檔案更新頻率較高、保存資料多，利用率也較高，孤本檔案往往無法同時滿足多個部門的需求，特別是在職務(wù)調(diào)整、職稱評定、入職和離職手續(xù)辦理期間。紙質(zhì)實體材料不能形成信息網(wǎng)絡(luò)，降低了對人事檔案的統(tǒng)計、信息輸出等日常管理的工作效率，限制了人事檔案數(shù)據(jù)對人力資源管理的作用發(fā)揮[2]。與人事檔案管理效率低相對應(yīng)的是人事檔案在內(nèi)部管理和業(yè)務(wù)發(fā)展方面發(fā)揮的作用更加突出，這就要求檔案管理部門應(yīng)借助信息化浪潮，推動人事檔案的智能化管理。借助語音識別、機(jī)器學(xué)習(xí)、自動抓取等智能技術(shù)，碎片化和離散化的人事檔案資源得以被加工成網(wǎng)絡(luò)化的檔案資源，傳統(tǒng)的機(jī)械師數(shù)字化管理逐步發(fā)展為智能化管理，極大地減輕人事部門和檔案管理部門員工的負(fù)擔(dān)，能讓他們以更多的精力投入到人事檔案利用服務(wù)地開發(fā)中去。

1.2 是滿足人事檔案事業(yè)發(fā)展的需要

在政務(wù)一體化和政務(wù)服務(wù)水平不斷提高的大趨勢下，人事檔案的庫存量、流轉(zhuǎn)量和服務(wù)量勢必會日益增多。目前，大多數(shù)地單位在人事檔案管理上人遵循著“集中統(tǒng)一、歸口管理”原則。由于人事檔案具有流轉(zhuǎn)速度快、使用頻率高和個性化較強(qiáng)的特點，這也使得其管理難度較大。人事檔案不僅提供檔案查（借）閱服務(wù)、證明材料和政審考察等服務(wù)，也成為社保待遇認(rèn)定、國民繼續(xù)教育、職工晉升的重要參考依據(jù)。在此背景下，亟需對傳統(tǒng)人事檔案管理進(jìn)行優(yōu)化和改革，以智能化管理方式推動人事檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。目前，人事檔案智能化管理已取得了一定成效，主要體現(xiàn)在智能化檔案館、智能位置索引、管理信息系統(tǒng)建設(shè)方面。智能化檔案館建設(shè)主要強(qiáng)調(diào)技術(shù)和設(shè)備地引入，實現(xiàn)人事檔案快捷存取、檔案快速盤庫、提高信息安全防護(hù)水平。智能位置索引面向人事檔案利用服務(wù)，通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠為用戶精確查找檔案存放位置，同時全程跟蹤人事檔案流轉(zhuǎn)地各個環(huán)節(jié)，一次性對多個人事檔案調(diào)取和存儲。檔案管理信息系統(tǒng)主要面向工作人員，智能化的檔案管理信息系統(tǒng)體現(xiàn)在對人事檔案內(nèi)容的讀取、分析和價值挖掘，能夠讓工作人員實現(xiàn)自主性的資源重組與利用。

1.3 是深度挖掘人事檔案價值的需要

從人事檔案的智能化管理需求來看，相關(guān)部門應(yīng)聚焦人事檔案本身所具有的在社會保障和人力資源管理方面的價值，結(jié)合大數(shù)據(jù)、數(shù)字化和信息化手段，將檔案研究理論與技術(shù)工具結(jié)合起來。從宏觀的角度來看，人事檔案智能化管理能夠促進(jìn)區(qū)域內(nèi)人力資源的可視化、數(shù)據(jù)化，通過統(tǒng)一接口平臺，將所有人事檔案信息匯總、分析，能夠客觀了解區(qū)域內(nèi)人才供給情況，包括各個產(chǎn)業(yè)中人員的年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷層次、獎懲信息等，為區(qū)域人才引進(jìn)、人力資源發(fā)展規(guī)劃乃至產(chǎn)業(yè)發(fā)展提供參考。從微觀的層面來看，人事檔案直接反映了企事業(yè)單位的人員情況，傳統(tǒng)機(jī)械式的數(shù)字化管理只能實現(xiàn)對人事檔案的描述性統(tǒng)計分析，通過文本分析、知識圖譜和知識發(fā)現(xiàn)等智能化手段，能夠發(fā)現(xiàn)和預(yù)測人事工作的問題和發(fā)展趨勢，從而為企事業(yè)單位發(fā)展提供決策幫助。除此之外，人事檔案管理智能化也能夠?qū)崿F(xiàn)對人事檔案的多樣化呈現(xiàn)，包括圖片、文字、聲音等多種載體，拓展人事檔案的利用范圍，全面增強(qiáng)人事檔案信息資源的共享性與流轉(zhuǎn)性，確保能夠為更多的機(jī)構(gòu)或個人提供高效的服務(wù)[3]。

2 人事檔案智能化管理的瓶頸

2.1 資源建設(shè)層面

一是人事檔案數(shù)字化資源建設(shè)較為薄弱。人事檔案單套制管理制度尚未大規(guī)模推廣，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案保管介質(zhì)之間還存在較為明顯的割裂，特別是對于人事檔案來說，數(shù)字化文檔的價值和有效性還未得到普遍認(rèn)可。二是檔案數(shù)字化成果較少。在實際工作中，由于人事檔案根據(jù)發(fā)文部門級別分類分級存儲，這就導(dǎo)致很多部門數(shù)字化資源管理的不規(guī)范和不標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字化成果較為完備地通常都是單位內(nèi)部中心部門，如黨辦、行政辦公室等，下屬職能部門或業(yè)務(wù)部門人事檔案的數(shù)字化成果還是以新產(chǎn)生的數(shù)字化資源為主，實體檔案的數(shù)字化進(jìn)度較慢。

2.2 檔案管理層面

一是人事檔案管理理念滯后。領(lǐng)導(dǎo)層面對人事檔案管理的重視程度不夠，資金投入和資源分配較少，現(xiàn)有的信息化設(shè)備多為打印機(jī)和掃描機(jī)等基礎(chǔ)資源，辦公室領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)管理人員在人事檔案管理方面重視程度以及創(chuàng)新性不夠。主要關(guān)注的是文件的傳閱、簽批和轉(zhuǎn)發(fā)等，不能充分認(rèn)識到人事檔案資料的分析、利用的重要性，導(dǎo)致普遍存在人事檔案管理與業(yè)務(wù)檔案工作不能銜接上，阻礙了檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程，制約了人事檔案智能化管理。二是管理方式缺乏創(chuàng)新。在人事檔案收集與管理上的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、制度不同步，使得檔案資源在整合和匯總時效率低下，系統(tǒng)不兼容，不利于檔案的二次編研與利用服務(wù)創(chuàng)新。但與此同時，很多管理流程還是基于傳統(tǒng)人事檔案管理環(huán)境創(chuàng)建的，與智能化的管理趨勢存在一定落差。

2.3 服務(wù)利用層面

目前，信息化環(huán)境下人事檔案管理呈現(xiàn)出總量偏低、特色不足的問題，資源開發(fā)程度較低，也直接影響了檔案價值開發(fā)與利用，這也提醒檔案管理部門應(yīng)根據(jù)人事檔案資源特點和利用需求創(chuàng)新和開發(fā)特色檔案利用方式。目前，人事檔案信息資源的組織與利用還存在著碎片化、離散化和附加值較低等問題。同時，多數(shù)檔案利用與服務(wù)的開發(fā)多基于管理的角度，專題性、個性化服務(wù)還較少。

3 信息化背景下人事檔案智能化管理策略

3.1 匯聚優(yōu)質(zhì)人事檔案資源、加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化管理

人事檔案智能化管理的核心是對檔案資源的高效收集、管理和利用，資源智能化程度往往決定了管理智能化程度。對此，檔案管理部門和人事部門應(yīng)以匯聚優(yōu)質(zhì)人事檔案信息、規(guī)范人事檔案管理為目標(biāo)，通過智能化的手段，分類分級的搭建智能化檔案資源體系，有效激活人事檔案的多元價值，最大化發(fā)揮智能化管理效能。

3.1.1匯聚優(yōu)質(zhì)人事檔案資源。建立起多級人事管理部門共同組成的檔案資源智能化工作體系，人事檔案智能化管理應(yīng)區(qū)別于傳統(tǒng)的分散式人事檔案收集模式，基于業(yè)務(wù)特征、資源特征和管理需要開展個性化的建檔工作，既要把分散性的檔案資源整合起來，也要做好跟人建檔工作，充分體現(xiàn)人事檔案“服務(wù)于人、用之于人”的特征。除一般的個人信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等基礎(chǔ)性信息外，還應(yīng)注重收集個體在履職期間的過程性信息，如培訓(xùn)、論文、學(xué)術(shù)交流、采訪錄像、珍貴照片等，實現(xiàn)對人事信息的動態(tài)跟蹤。除此之外，推動人事檔案信息與醫(yī)療、社保和社會信用接軌，補充其中關(guān)于各類職稱、薪酬評審和稅務(wù)相關(guān)記錄，推動人事檔案資源的合理流通，實現(xiàn)人事檔案向人才檔案的轉(zhuǎn)變[4]。此外，應(yīng)進(jìn)一步擴(kuò)大人事檔案的來源。檔案管理者應(yīng)提高信息搜索能力，主動向各個渠道的記錄者搜集，這一工作的重點在于甄別檔案的價值。同時，在保證真實性和完整性的基礎(chǔ)上鼓勵員工自發(fā)提供檔案。

3.1.2加強(qiáng)人事檔案資源的規(guī)范化管理。推動單套制管理模式的實施，解決傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案帶來的規(guī)格不一、標(biāo)準(zhǔn)化程度低、數(shù)字化等問題。在具體實施層面，一方面應(yīng)對老舊人事檔案進(jìn)行全面的數(shù)字化工作，基于辦公OA系統(tǒng)和人事檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，由員工本人填寫、用工部門審核、人事檔案部門終審、檔案管理部門歸檔的流程，確保數(shù)字檔案不漏一人，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。對新產(chǎn)生的人事檔案，應(yīng)做好全過程管理和動態(tài)跟蹤，采用云上記錄的方式，完整留存減、刪、改等操作記錄，保障檔案的真實性和完整性。

3.2 為人事檔案智能化管理提供智能保障

3.2.1加強(qiáng)人事檔案智能化管理的需求調(diào)研。主要由用戶、用人部門、人事部門和領(lǐng)導(dǎo)決策層，從業(yè)務(wù)發(fā)展、檔案事業(yè)和員工成長幾個維度對智能化管理需求進(jìn)行全面調(diào)研，重點對數(shù)字化資源、數(shù)字化利用領(lǐng)域進(jìn)行系統(tǒng)摸牌，發(fā)現(xiàn)痛點和薄弱點，一方面要考慮人事檔案個性化強(qiáng)、保密性強(qiáng)的特征，也要遵循差異化和層次化的原則對人事檔案智能化管理可能的發(fā)展趨勢及逆行預(yù)測，為后續(xù)新技術(shù)的部署和應(yīng)用提供參考。

3.2.2加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入。基于人事檔案智能化管理的需求，做好軟硬件設(shè)備的年度采購計劃，在具體實施層面，應(yīng)做好云服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、移動存儲設(shè)備、智能化采集、RFID掃描的采買，如對人事檔案的查詢、利用等功能應(yīng)實現(xiàn)實名授權(quán)和認(rèn)證。同時，推動人事檔案數(shù)據(jù)管理平臺的共享共建，進(jìn)一步完善人事檔案資源異地備份模式，定時更新計算機(jī)終端的系統(tǒng)和殺毒軟件，防止木馬病毒利用系統(tǒng)漏洞而侵入計算機(jī)設(shè)備。

3.2.3優(yōu)化人事檔案管理信息平臺。首先，優(yōu)化人事檔案加工編輯系統(tǒng)。這一環(huán)節(jié)主要負(fù)責(zé)人事檔案的增減刪改的基礎(chǔ)性操作，目的是實現(xiàn)人事檔案規(guī)范化管理，系統(tǒng)的權(quán)限僅面向檔案管理人員或職能部門的兼職檔案員。其次，做好檔案信息管理平臺的前端系統(tǒng)。前端主要面向檔案利用人員，通常涵蓋單位內(nèi)部所有員工，這部分應(yīng)加強(qiáng)可視化建設(shè)，包括對人事檔案的展示、檢索和查閱，讓更多員工通過便利化的方式獲取檔案資料，提高人事檔案利用效率。最后是檔案服務(wù)系統(tǒng)，提供模塊化的服務(wù)功能，用戶可根據(jù)個人需求在系統(tǒng)上的各個服務(wù)模塊查詢和獲取信息，改變傳統(tǒng)檔案的中心服務(wù)模式，進(jìn)一步縮短了用戶與人事檔案資源之間的距離，點對點的利用方式也有助于提高檔案利用率，化解傳統(tǒng)模式下的信息孤島難題，構(gòu)建出多主體參與的協(xié)同服務(wù)模式。

3.2.4應(yīng)推動人事檔案管理平臺的共享鏈接。通過統(tǒng)一的云平臺整合不同檔案部門的服務(wù)與系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資源的跨界、 跨領(lǐng)域、跨系統(tǒng)的資源整合，為檔案異地備份奠定基礎(chǔ)。此外，還可以通過招標(biāo)形式引進(jìn)第三方供應(yīng)商提供安全管理服務(wù)，通過云端做好人事檔案的備份與應(yīng)急處理。

3.3 挖掘人事檔案多元價值，創(chuàng)新人事檔案服務(wù)方式

3.3.1在人事檔案管理中探索數(shù)據(jù)分析的應(yīng)用。這一環(huán)節(jié)應(yīng)在資源建設(shè)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步人事檔案應(yīng)用的細(xì)化領(lǐng)域和分析主題，在總數(shù)居中建設(shè)人事檔案的專題數(shù)據(jù)庫。專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)該管理系統(tǒng)中優(yōu)化數(shù)據(jù)采集、編輯和歸檔環(huán)節(jié)。目前，不同單位根據(jù)業(yè)務(wù)類型不同開發(fā)或引入了多種多樣的操作平臺，其在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、編程語言方面都有差異。近年來隨著政務(wù)一體化的發(fā)展，人事檔案服務(wù)基本實現(xiàn)了“一站式”，但從業(yè)務(wù)角度來說還仍采用類型不同的管理系統(tǒng)，這也給資源整合帶來難度。對此，應(yīng)從前端將信息資源整合到一起，實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換與共享。具體而言，可根據(jù)不同開發(fā)平臺的底層邏輯，建立起一個面向前端的數(shù)據(jù)分析平臺，將該平臺嵌入到各管理系統(tǒng)中。數(shù)據(jù)采集后，通過編碼以XML文檔的形式流入數(shù)據(jù)連接模塊，經(jīng)過業(yè)務(wù)邏輯層的解析后進(jìn)入數(shù)據(jù)庫。除此之外，以組織、人、事、物四大要素作為數(shù)據(jù)維度進(jìn)行關(guān)聯(lián)，整合形成主題數(shù)據(jù)，構(gòu)建知識圖譜庫、標(biāo)簽分類庫、數(shù)據(jù)畫像庫、輿情分析庫、關(guān)系圖譜庫等。算法模型庫的算法可根據(jù)組工業(yè)務(wù)特點，構(gòu)建分析的指標(biāo)和閾值，搭建算法模型，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的快速處理[5]。

3.3.2創(chuàng)新人事檔案服務(wù)方式。人事檔案隨“人”而動，這就決定其利用率要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其他類型檔案。人事檔案的智能化利用，要依托資源智能化管理和智能化技術(shù)，面向員工、檔案管理和領(lǐng)導(dǎo)決策。一方面應(yīng)拓展服務(wù)渠道，構(gòu)建線上為主、線下補充的服務(wù)格局，通過企業(yè)號、公眾號、PC端和OA系統(tǒng)搭建內(nèi)外結(jié)合的立體化服務(wù)矩陣，在原有線上服務(wù)的基礎(chǔ)上通過引入智能機(jī)器人實現(xiàn)實時服務(wù)，打破傳統(tǒng)人事檔案服務(wù)的時空界限。另一方面豐富服務(wù)內(nèi)容，提供數(shù)據(jù)分析、可視化分析、實時查閱等服務(wù)，讓各個主體自由靈活地組織服務(wù)模塊。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介：賀敏，陜西陜煤曹家灘礦業(yè)有限公司人力資源部主管，研究方向：人力資源檔案智能信息。