數(shù)字化背景下衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理發(fā)展趨勢與優(yōu)化建議

吳博藝

摘 要：數(shù)字化在檔案事業(yè)中的應(yīng)用，加速了檔案管理向高質(zhì)量方向轉(zhuǎn)變的步伐。衛(wèi)生技術(shù)人員檔案關(guān)系著醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，能夠為醫(yī)療衛(wèi)生人才隊伍建設(shè)提供科學(xué)依據(jù)。當(dāng)前衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理的數(shù)字化、數(shù)據(jù)化、共享化趨勢漸強，但實踐中也面臨檔案管理欠規(guī)范、檔案信息利用不充分、檔案數(shù)字化的人才和技術(shù)支持不足的問題。為此，應(yīng)建立專門的衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息化管理系統(tǒng)，同時注重數(shù)字化管理平臺的維護和更新，將檔案管理數(shù)字化推上新臺階。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；衛(wèi)生技術(shù)人員；檔案管理；發(fā)展趨勢；技術(shù)支持

衛(wèi)生技術(shù)人員檔案是面向衛(wèi)生技術(shù)人員，在長期醫(yī)療實踐和科研活動中形成的包含但不限于工作經(jīng)歷、學(xué)術(shù)水平、科研創(chuàng)新、業(yè)務(wù)能力、專業(yè)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)考核、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)等方面的信息。衛(wèi)生技術(shù)人員檔案能夠真實客觀地反映衛(wèi)生技術(shù)人員的業(yè)務(wù)能力水平，是衛(wèi)生技術(shù)人員職稱評定、職級晉升、工作調(diào)動、提拔重用的重要參考依據(jù)。數(shù)字化背景下，衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理應(yīng)主動地適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，圍繞衛(wèi)生技術(shù)檔案管理的現(xiàn)實訴求，對衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息進行深度開發(fā)，提煉出有價值的檔案信息，更好地服務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)工作開展。

1 數(shù)字化背景下衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理發(fā)展趨勢、內(nèi)容與特征

1.1 衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理數(shù)字化趨勢顯著增強

數(shù)字化時代背景下，衛(wèi)生技術(shù)人員檔案類型越來越多樣，大量數(shù)字化的衛(wèi)生技術(shù)人員檔案成為檔案管理部門的主要管理對象。一方面，數(shù)字化衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理能夠有效地節(jié)省檔案資源占用空間，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理而言，數(shù)字化的衛(wèi)生技術(shù)人員檔案以數(shù)字形式存在于電腦系統(tǒng)之中，不必為其提供單獨的紙質(zhì)存儲空間，實現(xiàn)對技術(shù)人員檔案的快速處理，在節(jié)省空間的同時，也有助于提升衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理效率和質(zhì)量。另一方面，數(shù)字化檔案管理有助于實現(xiàn)檔案信息高效共享[1]，依托衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息化管理系統(tǒng)，可以對數(shù)字化衛(wèi)生技術(shù)人員檔案進行集中管理，也可以與其他業(yè)務(wù)部門和主管部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立起緊密聯(lián)系，實現(xiàn)衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息的高效共享，同時也可以圍繞某項課題或具體業(yè)務(wù)工作需要，對衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息進行開發(fā)和利用，更好地發(fā)揮衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息的特殊價值。

1.2 衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理的內(nèi)容及特點

衛(wèi)生技術(shù)人員檔案主要包含技術(shù)工作成果、個人基礎(chǔ)材料以及任職資格相關(guān)材料。從技術(shù)工作成果材料看，包含衛(wèi)生技術(shù)人員所獲得的各類證書、發(fā)表的論文、專著、匯編、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、繼續(xù)教育證書、其他有備案價值的各種技術(shù)成果證書。從個人的基礎(chǔ)材料看，包含個人工作簡歷、工作經(jīng)歷、從事專業(yè)技術(shù)年限證明材料、參加各類培訓(xùn)證明材料、證書、成績、參加對口醫(yī)療支援工作情況，等等。從任職資格材料看，包含專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申請表、登記表、考核表、上崗證書、聘任合同、職業(yè)證書、資格證書，等等[2]?？梢?，衛(wèi)生技術(shù)人員檔案門類多樣，這就要求在衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理過程中要圍繞衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理的具體特征，實現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新。

衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理質(zhì)量在一定程度上也體現(xiàn)出了醫(yī)院管理水平。充分利用衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息為人力資源優(yōu)化、干部提拔重用提供扎實的檔案信息依據(jù)。同時要加大對衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理相關(guān)工作宣傳。具體要落實好以下兩方面工作。

一方面，要結(jié)合日常工作做好衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息收集。衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息產(chǎn)生具有一定的隨機性。要定期向衛(wèi)生技術(shù)人員發(fā)送通知，要求衛(wèi)生技術(shù)人員將近期所獲得的技術(shù)成果、學(xué)術(shù)論文、學(xué)位、學(xué)歷、職業(yè)資格等相關(guān)技術(shù)材料上報給檔案管理部門并做好嚴格登記。同時要堅持動態(tài)化管理。檔案管理部門與其他部門取得聯(lián)系，對衛(wèi)生技術(shù)人員崗位考核、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核等相關(guān)材料也要登記入檔。另一方面，衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理要具有一定的前瞻性。數(shù)字化發(fā)展對衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理產(chǎn)生了深刻影響，同時也為衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息收集提供了諸多便利條件。檔案管理部門及時地了解衛(wèi)生技術(shù)人員的工作動態(tài)和情況，及時與衛(wèi)生技術(shù)人員進行溝通，將最新最有價值的檔案信息收集上來，充分發(fā)揮好衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息在醫(yī)院人才梯隊建設(shè)技術(shù)力量配置、組織選拔、職稱晉升、人才使用等方面的作用。

2 衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理的現(xiàn)實困境與難點

2.1 衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理欠規(guī)范

當(dāng)前部分醫(yī)院在衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理過程中對檔案管理的具體流程方式?jīng)]有完整概念，對衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理的內(nèi)容作用體系沒有系統(tǒng)認知[3]。在具體工作落實過程中難免會出現(xiàn)隨意性問題。一方面，部分檔案管理部門在衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理過程中沒有圍繞存在的具體問題完善下制度機制，導(dǎo)致制度機制建設(shè)落后于衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理，這也就客觀上造成了衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理缺乏制度規(guī)范，容易出現(xiàn)檔案缺失、檔案混亂等問題。另一方面，部分檔案管理部門很多好的制度并沒有真正地落到實處，多數(shù)制度沒有發(fā)揮指導(dǎo)性作用，這也就導(dǎo)致了衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理制度機制與實際工作并不相符，難以發(fā)揮出制度機制的規(guī)范性作用。

2.2 衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息應(yīng)用不足

當(dāng)前部分檔案管理部門在衛(wèi)生技術(shù)人員檔案歸檔之后工作缺乏積極性和主動性，并沒有對重要的檔案信息進行深入挖掘，難以為醫(yī)院人力資源合理利用、人事安排和干部提拔提供有針對性地借鑒和參考。一方面，部分的案管理部門在衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理過程中主動服務(wù)意識較差，很多衛(wèi)生技術(shù)人員檔案收集上來之后就會束之高閣，不管不問，只有相關(guān)人員查詢、借檔，才會利用到這些檔案信息，平時這些檔案幾乎很難發(fā)揮作用，這在很大程度上會弱化衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息的作用發(fā)揮。另一方面，衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息與人事工作結(jié)合的不夠緊密。在工作銜接上還是缺少橋梁，相應(yīng)檔案管理部門很多意見建議難以傳遞到人事部門，在衛(wèi)生技術(shù)人員使用方面，由于信息整合方面不到位，所提供的衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息難免存在著滯后性，相應(yīng)衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息能夠發(fā)揮的參考性作用十分有限。

2.3 檔案數(shù)字化管理的人員技術(shù)支持不足

目前從事衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理的相關(guān)工作人員素質(zhì)水平一般，加之受到硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)等因素的限制，也限制了檔案管理人員能力發(fā)揮。一方面，從事衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理人員素質(zhì)有限。部分從事衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理人員并沒有接受系統(tǒng)專業(yè)的檔案培訓(xùn)，對于醫(yī)院行政工作較為熟悉，對于檔案管理工作并不熟悉，在工作開展過程中難免會出現(xiàn)各種問題。不僅會影響衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理工作質(zhì)量，甚至?xí)绊懞笃谛l(wèi)生技術(shù)人員檔案信息資源開發(fā)和利用。另一方面，對衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息化管理技術(shù)支持不到位。數(shù)字化時代背景下，要想進一步提升衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理質(zhì)量，就必須主動地引進大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)，并將這些技術(shù)主動地與衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理各個環(huán)節(jié)深度融合[4]。但從目前看，部分醫(yī)院對于衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理重視程度不足，相應(yīng)地也就沒有為其提供必要的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息化、數(shù)字化進展緩慢，影響衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理質(zhì)量和信息安全。

3 借助數(shù)字化優(yōu)化衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理的建議

3.1 建立衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息化管理系統(tǒng)

首先，做好前期調(diào)研。了解數(shù)字時代背景下衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理的現(xiàn)實訴求，既要圍繞業(yè)務(wù)工作需要，也要契合衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理的諸多特點，確保所設(shè)計出來的衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息化管理系統(tǒng)既符合工作需要，又能夠節(jié)省成本。根據(jù)軟件功能需求解決數(shù)據(jù)庫技術(shù)難題、系統(tǒng)設(shè)計難題、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)難題和安全技術(shù)難題，進一步提升衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息化管理系統(tǒng)的專業(yè)化水平。其次，給予衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息化管理系統(tǒng)足夠支持。醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)要圍繞衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理工作實際需要召開會議，專門研究建立衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息化管理系統(tǒng)的必要性和現(xiàn)實意義，上下級之間形成共識，全力支持衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)。為其提供必要的硬件設(shè)施，軟件系統(tǒng)和后續(xù)的資金投入，切實保障衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息化管理系統(tǒng)能夠滿足后續(xù)改進需要。最后，重視后期維護和更新。后期大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)的不斷更新和發(fā)展，對衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息化管理系統(tǒng)也會提出更高要求，相應(yīng)地還需要對衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息化管理系統(tǒng)進行升級和改造。

3.2 推進檔案協(xié)同管理提升檔案管理質(zhì)量

為保證衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理質(zhì)量，有必要推進檔案協(xié)同管理，讓更多部主動地參與到衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理之中，既能夠?qū)崿F(xiàn)衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息的快速收集和整合，也能夠讓部門了解到衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理相關(guān)工作推進現(xiàn)狀，加強與檔案管理部門聯(lián)系和溝通，圍繞衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息進行開發(fā)和利用[5]。一方面，要從當(dāng)前數(shù)字化、信息化時代背景出發(fā)，將現(xiàn)代信息技術(shù)與衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息收集工作進行有機結(jié)合，對衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息進行快速收集，防止衛(wèi)生技術(shù)人員主觀原因或其他客觀因素造成衛(wèi)生技術(shù)人員檔案收集不全等問題。另一方面，要重視檔案管理部門與其他科室的溝通和互動，爭取其他科室支持。衛(wèi)生技術(shù)人員檔案涉及衛(wèi)生技術(shù)人員切身利益，更需要衛(wèi)生技術(shù)人員所在科室的大力支持。只有檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門密切配合，才能夠?qū)崿F(xiàn)衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息的快速傳遞和高效共享。

3.3 完善檔案數(shù)字化物質(zhì)載體和人員技術(shù)支持

檔案管理部門要充分認識到數(shù)字信息技術(shù)發(fā)展對衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理產(chǎn)生的深刻影響，為此，一方面，要為衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息化管理提供扎實的硬件支持，配備先進的計算機、打印機、復(fù)印機等物質(zhì)載體，為衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理數(shù)字化、信息化提供扎實的基礎(chǔ)設(shè)施。另一方面，加大對檔案管理人員的教育培訓(xùn)。當(dāng)前部分從事衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理工作人員能力和水平參差不齊。因此，有必要將檔案管理人員教育培訓(xùn)放在重要位置，在具體培訓(xùn)工作開展過程中，要制定詳細的衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理人員培訓(xùn)計劃。對培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)內(nèi)容選擇、師資隊伍選擇以及培訓(xùn)工作如何開展形成相對應(yīng)的方案，切實保證培訓(xùn)效果，進一步提升管理人員的能力和素質(zhì)。能夠主動地參與到衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理工作創(chuàng)新之中，圍繞衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理的現(xiàn)實訴求不斷地優(yōu)化管理方式、創(chuàng)新管理方法，進一步提升衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理整體質(zhì)量。

總之，數(shù)字化背景下，衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理面臨著新情況，也出現(xiàn)了很多新問題，為進一步提升衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理水平，有必要適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，瞄準衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息化和數(shù)字化這一未來發(fā)展趨勢，主動將數(shù)字化技術(shù)與衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理進行有機融合，并圍繞當(dāng)前衛(wèi)生技術(shù)人員在檔案管理過程中出現(xiàn)的制度機制落實不徹底，衛(wèi)生技術(shù)人員檔案信息開發(fā)不系統(tǒng)，衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理信息化程度低，衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理人才隊伍建設(shè)滯后的現(xiàn)實困境。制定更有針對性的優(yōu)化措施，進一步提升衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理質(zhì)量，圍繞未來發(fā)展趨勢完善相應(yīng)制度機制，優(yōu)化管理手段，提升衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理整體水平。

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作者簡介：吳博藝，大學(xué)學(xué)歷，廣西玉林市婦幼保健院副研究館員，研究方向：人事檔案管理。